כלי מנצח : כיצד משלבים אוטומציה שיווקית בעסק?

אוטומציה שיווקית היא כלי הכרחי לניהול חכם של העסק ■ מתפיסת לידים, שיווק ומכירות ועד שירות לקוחות וניהול המשרד - באמצעות תוכנה אוטומטית שתייעל את שירותי האירגון במגוון תחומים, תוכלו להתפנות לרכישת לקוחות חדשים והגדלת הפעילות העסקית

אוטומציה שיווקית/ צילום:  Shutterstock/ א.ס.א.פ קרייטיב
אוטומציה שיווקית/ צילום: Shutterstock/ א.ס.א.פ קרייטיב

הכתבה בשיתוף WAY2CU

אוטומציה שיווקית מקיפה אותנו ונמצאת בכל מקום ובכל רגע כמעט, החל ממענה "מחוץ למשרד" לאימייל ששלחתם, דרך אישור ממסעדה על מקום שהזמנתם, ועד תזכורת משירותי בריאות לתור שנקבע לכם. אז איך תשלבו אוטומציה שיווקית בעסק שלכם? מקימים מנגנון ל"תפיסת לידים" ממגוון מקורות, מצליבים אותם ומוודאים שאין לידים כפולים במערכת ניהול הלקוחות שלכם. בנוסף, חשוב לייחס את המקור הנכון לליד מסוים, בעיקר אם מדובר בליד שהניב עסקה או שהוא פוטנציאל לעסקה. אוטומציה במשימות היומיום במשרד גם מפנה זמן לעסוק בדברים החשובים באמת לעסק שלכם, כמו למשל הגדלת הפעילות העסקית. לא משנה מהו גודל העסק וגם לא באיזה תחום אתם עוסקים, ניתן לייעל ביצוע של כל פעולה אוטומטית או פעולה שחוזרת על עצמה באמצעות אוטומציה.

אם אתם מבינים את החשיבות ואפילו מוכנים להשתמש באוטומציה בעסק שלכם, אבל כל הסיפור נשמע לכם יקר ומורכב להחריד, יש לנו חדשות טובות בשבילכם. תכירו את זאפּייר (Zapier), כלי אוטומציה לזרימת תהליכי עבודה, שמאפשר ליצור חיבורים או זאפים (Zaps) בין למעלה מ-750 תוכנות ושירותים שונים בקלות, ביעילות וללא צורך בידע בתכנות. אפשר להשתמש באוטומציה במגוון תחומים בעסק - הנה אפשרויות לאוטומציה בתחום הלידים, המכירות, שירות לקוחות וניהול המשרד.

לידים

לקוחות ובעיקר לקוחות פוטנציאליים מעוניינים לקבל מענה מיידי, לא מחר ולא אחר כך. בנוסף, מחקרים מעידים כי מענה למייל תוך 5 דקות מגדיל פי 20 את הסיכוי להפוך ליד לאיכותי, לעומת מענה תוך 30 דקות. כאשר לקוח פוטנציאלי ממלא פרטים באתר, ניתן לחזור אליו בצורה אוטומטית:

קיראו עוד ב"גלובס"


"היי (שם פרטי),

תודה שיצרת עמנו קשר. רצינו לעדכן אותך כי בקשתך נקלטה.

נציג שלנו יחזור אליך בהקדם".

כך הלקוח שמח שהודעתו נקלטה ולא הלכה לאיבוד, ומערכת האוטומציה יוצרת לכם תזכורת לחזור אליו.

כאשר נכנסת שיחה לבית העסק, בין אם יש לכם מערכת למעקב אחר שיחות (כמו callbox) ובין אם לאו, ניתן לעדכן בצורה אוטומטית את מערכת ניהול הלקוחות שלכם (CRM) בפרטי השיחה. אם מספר הטלפון קיים במערכת ניהול הלקוחות, מעדכנים את כרטיס הלקוח ואת איש הקשר התומך בו. אם מספר הטלפון לא קיים ב-CRM, ניתן לפתוח כרטיס לקוח בצורה אוטומטית, לעדכן אותו בפרטי השיחה ולפתוח את כרטיס הלקוח במחשב של האדם שענה לטלפון, או להקצות נציג שיטפל בלקוח וליצור תזכורת.

מכירות

הדרך להפוך לקוח מתעניין ללקוח משלם מורכבת ממספר שלבים, וגם אלו כמובן משתנים מעסק לעסק. הגדירו את תהליך המכירה שלכם ופרטו אותו לשלבים:

▪ הזדמנות חדשה - ברגע שהליד זוהה כפוטנציאלי, מוקצה נציג מכירות לטפל בו.

▪ יצירת קשר - הליד עובר לשלב זה מרגע שנציג המכירות פונה אליו. אם נוצר קשר הליד עובד לשלב הבא. אם הנציג הגיע לתא קולי, נשלח מייל אוטומטי ללקוח הפוטנציאלי שהנציג פנה אליו.

▪ חתירה למגע - הנציג מברר את צרכי הלקוח ומספר על יכולות המוצר לענות על צרכים אלו.

▪ ליד איכותי - הליד עובר לשלב הזה לאחר שנציג המכירות מזהה כי התקציב קיים, ולאיש הקשר יש את הסמכות לבצע החלטת קנייה. מכאן, בהתאם לסוג העסק והנהלים, הלקוח עובר במנגנון שמתייג אותו כאיכותי, לא רלוונטי או בלתי בשל עדיין.

מערכת אוטומטית יכולה לתת עדיפות ללידים על ידי מתן "ציון" לכל ליד, בהתבסס על תגובתו למאמצי השיווק שלכם. על ידי מתן ציונים ללידים תוכלו להתמקד בלקוחות פוטנציאלים, שניתן להמירם ללקוחות במהירות יחסית לאלה הדורשים זמן והשקעה נוספים.

שירות לקוחות

כאשר לקוח צריך עזרה, אין דבר מייגע יותר מאשר לחפש דרך ליצירת קשר עם העסק ולהמתין לחזרת נציג. על כן, הכניסו תמיד לינק ליצירת קשר עמכם בכל מייל שנשלח ללקוח, על מנת לחסוך את זמן חיפוש הקישור, ובאופן אוטומטי הקצו איש תמיכה לטפל באותה קריאה. מוזר ככל שזה נשמע, במערכת אוטומטית הלקוח מקבל מענה מהיר יותר, טוב יותר ואישי יותר, לעומת פנייה דרך מספר טלפון או מייל כלליים. על ידי הקצאת איש תמיכה או איש מכירות בהתאם לפנייה, תייעלו אוטומטית את המענה על ידי חיבור הלקוח עם האדם בארגון שיכול לעזור לו בצורה הטובה ביותר.

סקר שביעות רצון של הלקוחות, בין אם מדובר בפידבק חיובי או שלילי, יכול לספק מידע משמעותי לשיפור העסק שלכם. אם הלקוח אינו מרוצה ודאו כיצד ניתן למנוע זאת בעתיד ואיך תוכלו לעשות דברים אחרת. על מנת לשכפל את ההצלחה, בדקו מה הביא את הלקוח לאהוב את המוצר או השירות שלכם. השתמשו במערכת אוטומטית על מנת לשלוח סקר שביעות רצון. ללקוחות לא מרוצים הקצו אוטומטית נציג אשר יחזור אליהם ויברר מהי הסיבה לחוסר שביעות הרצון וכיצד ניתן לפתור אותה, פנייה מהירה תחסוך נזק מתמשך. לקוחות סלחניים בדרך כלל לטעויות קטנות בשירות, אך רצף של טעויות יגרום לרוב הלקוחות לעזוב אתכם. אם התגובה חיובית לסקר, שלחו מייל תודה אוטומטי ובו בקשו מהלקוח לספר על חווית השירות הטובה. חוות דעת אותנטית וטובה המופיעה באתר האינטרנט שלכם (ברשות הלקוח כמובן) יכולה להניב עסקאות רבות נוספות.

ניהול משרד

שכרו תוכנת אוטומציה לבצע את משימות המשרד שאין לכם זמן או יכולת לבצע, כמו מטלות קבועות, טיפול בניירת ואפילו ניהול חיפוש כוח אדם למשרה. אוטומציה תעזור לכם ולצוות שלכם לחסוך זמן ולהישאר מאורגנים. בין אם אתם שולחים חוזים, הצעות מחיר או כל מסמך אחר המשמש תפקיד בעסק שלכם, תנו למערכת אוטומטית לבצע מעקב על ידי קביעת תהליכים אוטומטיים.

נניח שרואה החשבון שלכם ביקש לקבל טפסי 101 חדשים לתחילת השנה עבור כל עובד. ספקו את רשימת המיילים של העובדים לתוכנת האוטומציה וכתבו מייל שמבקש מהעובד למלא את הטופס. צרפו למייל גם קישור להורדת הטופס. קבעו לתוכנה כי בעת קבלת מייל מהעובד שכולל טופס מלא, יורד עובד זה מרשימת הדיוור ואילו השאר יקבלו תזכורת מתחדשת בפערי זמן שהגדרתם.

יש אינספור מערכות שצריך להתחבר אליהן ומשימות רבות שצריכות להתבצע בעסק. באמצעות זאפייר תוכלו לחבר בקלות בין אפליקציות WEB בהן אתם משתמשים, להקל על ביצוע אוטומציות לתהליכי עבודה מייגעים, ולהפיק את המקסימום במינימום זמן וביעילות מירבית.

הכותב הוא מנהל השיווק של WAY2CU שמעבירה סדנת אוטומציה בעזרת מערכת זאפייר

לאתר ופרטים נוספים >>

לכתבה הקודמתלקראת הוצאות הפסח: אילו סוגי הלוואות קיימות בשוק?