טיפ מ-Jobinfo: סוד הניהול הנכון של הזמן

חבל על כל דקה, בואו ניגש ישר לעניין, הנה רשימה של 7 עצות זהב שיארגנו לך את היום ואת החיים

1. תכנון ארוך טווח

הקדש זמן לתכנון ובחירת משימות שעליך להשלים בתקופה נתונה. תכנון ארוך טווח יוצר מסגרת לכל פעולה יומיומית. אחרת איך תבדוק מה עליך לעשות ומה מיותר? אם יצוץ פתאום פיתוי (כמו השתלמות ארוכת טווח), איך תבדוק אם הוא מעכב אותך? אתה לא מתבקש להיות נוקשה - אפשר 'לזרום' בדרך, בין יעד ליעד, אבל אם לא תסמן יעדים, לא תהיה לך אינדיקציה לגבי התקדמותך.

2. פרק משימותיך לחלקים

פעמים רבות אנחנו דוחים טיפול במשימה משום שהיא מורכבת, ארוכה בביצועה וקשה לנו לתפוס אותה בדמיוננו.

"להרכיב את הכוננית על הקיר?!" אנחנו חושבים בעייפות. "אולי מחר..". אולם כאשר אנחנו מפשטים את המשימה לשלבים זה פשוט בהרבה. כל שעלינו לעשות הוא: 1. להביא את הכוננית, הפטיש, הברגים, הדיבלים והעיפרון. 2. להציב את הכוננית במיקום הרצוי. 3. לסמן בעפרון את המיקום הרצוי של הברגים וכו'.

איך תהפוך הר לעכבר? פשוט מאוד. פרק משימות גדולות שעומדות בפניך למטלות קטנות ואופרטיביות, קבע יעדים וזמנים לביצוע של כל מטלה ורשום לאילו משאבים אתה זקוק להשלמת כל מטלה.

3. תכנון יומי קצר טווח

כל היום התמקדת במטלות לא-חשובות ודווקא למה שהיית מחויב לא נשאר לך זמן? שוב דחית מטלה מסוימת מורכבת או לא אטרקטיבית?

כדי להתגבר על דחיות אלו, התחל את היום בהגדרת יעדים. בכל בוקר הקדש מספר דקות להגדרת המטרות והיעדים של היום. תכנן כל דבר שאתה מתכוון לבצע והגדר זמני תחילה וסיום משוערים לכל מטלה. כשתרשום את הדברים, הם יהפכו למוחשיים ותרגיש מחויב להשלמתם.

לעניין זה מערכת ה- Outlook היא כלי עזר יעיל במיוחד. בתיקיית המשימות שנמצאת בסרגל השמאלי תוכל למפות את כל המשימות ולדרג אותן לפי סדר חשיבותן.

מערכת ה- Outlook מאפשר לך גם לקבוע תאריכי יעד, לנהל רישום על התקדמות המשימה ולקבל עדכונים על התפתחויות של עובדים אחרים בפרויקט

4. זמן לכל תחומי החיים

אנשים רבים מתכננים רק את הזמן בו הם מתכוונים לעבוד ומקצים את הזמן הנותר לפעילויות אחרות, כמו פנאי או משפחה - בד"כ נשאר מעט מאוד זמן.

ניהול זמן יעיל פירושו לא רק שתספיק הרבה, אלא גם שתרגיש בנוח עם החיים שלך ועם הדרך שאתה מעביר את הזמן שלך. תכנן את הזמן שאתה רוצה להקדיש למשפחתך, לחבריך ולתחביביך, לא רק את הזמן למטלות בעבודה. הרבה יותר נעים להעביר את השעות בעבודה כשאתה יודע שתבלה את הערב עם המשפחה שלך (אתה בבית? התרחק מהמחשב הנייד והמנע משיחות עם הבוס או לקוח)

מחקרים רבים מלמדים שככל שעובדים יותר שעות, התפוקה, היעילות ויכולת הריכוז נפגמות‭. במילים אחרות, חלוקת הזמן בין תחומי החיים לא רק שלא פוגעת בעבודה, אלא שאם היא נעשית בצורה נכונה, היא משפרת את המצב הנפשי ותורמת לריכוז גבוה יותר ויצירתיות. העבר את המסר הלאה - גם הממונה שלך הוא אדם שזקוק לחלוקה נכונה יותר של זמן היממה. לכן, אל תתנצל על שאתה אחראי לליווי הילד לחוג אחה"צ או לגן בבוקר.

5. זמנים מתים

תתפלא לגלות כמה אתה משיג רק על ידי מילוי 'החורים' ביום שלך. מישהו מאחר לישיבה? אין בעיה, לך יש זמן להתעדכן בעיתון המקצועי האהוב עליך. מחכה בתור לרופא או למוסך? הצטייד בחומר קריאה. זה לא חייב להיות חומר קריאה מקצועי אלא גם דברים שפשוט מעניינים אותך. גם את זמן הנסיעה ברכב אפשר לנצל בצורה יעילה יותר, לטובת הקשבה לקלטות לימודיות שונות, או אפילו לספרי-אודיו.

בסוף היום תרגיש יעיל ופרודוקטיבי כשתדע שהיום הספקת לא רק לעבוד, אלא גם ללמוד, להתעדכן ולהתפתח.

6. הערכות מצב

עבודה היא תהליך דינאמי. עבודה דחופה היום הופכת למשנית מחר - חבר המנהלים הקפיא את הפרויקט, ההקשר השתנה ועוד. משימות חדשות נכנסות כל העת ו"משבשות" את סדר הקדימויות שלך.

לכן, בדוק ועדכן את התכנון שלך מעת לעת.

7. הבטח פחות, עשה יותר

כמה פעמים ניסית להיות נחמד והבטחת לעשות משהו בקצב שלא יכולת לעמוד בו?, אחר כך לא הספקת, עבדת בלחץ, נשארת שעות נוספות ולא עמדת במועד הסופי, עד שבסוף לא רק שהיית תשוש ועצבני אלא שגם כעסו עליך שלא עמדת במועד שהוגדר?

כדי להימנע ממצבים אלו, הקצב לכל פעילות זמן ממושך יותר מהזמן שאתה מעריך שאתה זקוק לו. בצורה כזו תשאיר לעצמך זמן רזרבי למקרה של סוגיות בלתי צפויות (שתמיד צצות) ותוכל לבצע את העבודה בצורה רגועה ואיכותית.

בסופו של דבר, לא רק שהעבודה שלך תהיה נעימה וטובה יותר אלא גם יהיו מרוצים ממך יותר.

אגב אל תשכח להקצות זמן גם לתכנון הזמן שלך!

נותר לך זמן חופשי? נצל אותו לדברים חשובים כמו עיון בספרות מקצועית או טיפוח קשרים חברתיים.

אמור במפורש מה אתה לא עושה אתה לא נמדד על המשימה הזו? המשימה לא מתאימה לכישוריך?

סרב והסבר מדוע. אחרי שאמרת, ייתכן שיסרבו לך, אבל לפחות יידעו מה רצונותיך, ובפעם הבאה זה יהיה כבר ברור וידוע. גם אם סירבו לבקשתך, אפשר וצריך לסרב שוב.

8. עת לכל משימה

תכנן את לוח הזמנים שלך באופן שמותאם לאופי שלך ולאופי העבודה.

אתה לא טיפוס של בוקר? המנע מפגישות חברתיות לשעות הבוקר. מתקשה להתרכז בסביבה רועשת? אל תקבע לעצמך משימות מורכבות לשעות סואנות במשרד.

אם אתה מעוניין לזהות את העת המתאימה לכל פעילות, במהלך הימים הבאים נהל רישום אישי מדויק ומפורט של כל פעילויותיך בהתאם לשדות המופיעים בטבלה המצורפת:

קריירה 8
 קריירה 8

שעת רישוםפעילות תחושה בזמן פעילותמצב סביבת עבודהפרודוקטיביות 10:00ישיבת צוותלקראת התעוררות רועשמצוין! נרשמו פריצות דרך. 11:00כתיבת מסמך תכנוןריכוז גבוההומה+טלפוניםנמוכה. מסקנה: שעה מתאימה לכתיבה אבל צריך למצוא חדר שקט, לנעול את המשרד ולשים שלט נא לא להפריע 12:30ארוחת צהרייםהיית כבר רעב מדימסקנה: לאכול מוקדם יותר 18:00בדיקת מייליםעייפות גבוההשקטמצוין

ולבסוף, הנה יג' מצוות כלליות לניהול הזמן ביום:

א.כותב קוד? מטפל בבאגים? עשה זאת בשעות בהן רמת הערנות גבוהה ורמת ההפרעות נמוכה.

ב.עובד עם תוכנות האופיס? אל תעבוד על כמה מסמכים בו זמנית. עבודה טורית תוך השלמת משימה אחר משימה תשיג תוצאה טובה יותר. עדיף לבצע בשעות בהן רמת ההפרעה נמוכה.

ג.בדיקת אי-מייל? הפעל את חוק 'הריכוז' אל תבדוק אי-מייל כל שתי דקות. פעמיים ביום לבדיקת דואר הנה תדירות סבירה לבדיקה. על מנת לבדוק ולהשיב לדואר לא צריך להיות ערני או חריף במיוחד. השעות שלאחר ארוחת הצהריים ושעות הערב הנן שעות סבירות לכך.

אם אתה נמנה על אלו שפשוט חייבים לענות לחלק מהמכתבים, היעזר במערכת ה- Outlook:

ה'מסייע' מחוץ למשרד מאפשר לך להפעיל שירות שיענה אוטומאטית לכל מי ששולח לך דואר בהודעה כשאינך נמצא במשרד או כאשר אתה מעוניין להתרכז במשימה אחרת. ביכולתה של פונקציה זו לענות על מכתבים חשובים או כאלו שאתה מצפה להם (למשל משולח מסוים, עם תוכן מסוים, בנושא מסוים) בתגובה אותה הכנת מראש.

שימוש בפעולת 'סדר' מאפשרת לך להעביר אוטומאטית הודעות פחות חשובות לתיקיה אותה תגדיר כתיקיה שאתה בודק רק פעם ביום (הודעות פחות חשובות יוגדרו על פי זהות השולח, או האם נשלחו רק אליך). כך יוותרו Inbox-ב רק ההודעות החשובות. אפשרות אחרת היא להשתמש בסדר על מנת לצבוע בצבע שונה הודעות שנשלחו רק אליך או הודעות שנשלחו ממישהו מסוים ממנו אתה מצפה למכתב. כך תוכל להבחין בין המכתבים החשובים לדואר הפחות דחוף.

ד.שיחות טלפון? זכור ליישם את חוק הריכוז: אל תפזר את השיחות בצורה שתפריע לרציפות העבודה. בצע אותן בשעות בהן אתה עוסק במלאכות שלא חייבות להיות רציפות ובשעות בהן רוב האנשים נמצאים בעבודה. אל תתקשר בשעות שאתה עצבני או עייף. אמור לאנשים להתקשר אליך בשעות אותן אתה מקצה לביצוע שיחות. אם יש לך מזכירה, אמור לה לסנן שיחות ולומר לאנשים להתקשר בשעות שהקצית לשיחות (שיכולות להיות גם זמן התיוק, סידור ופעילויות אחרות הדורשות רמת ריכוז נמוכה).

ה.התעדכנות במידע באתרים שונים באינטרנט - ניתן לבצע בסוף היום. לא להגזים בתדירות הבדיקות. אפשר גם להתקין תוכנה שמיידעת אותך על עדכונים.

ו.קשר עם לקוחות - בשעות היום המרכזיות.

ז.הדרכת לקוחות ועובדים - הסבר הוראותיך בבהירות ובאסרטיביות שלא תצטרך לבזבז זמן על ויכוחים או הסברים נוספים.

ח.ארוחת צהריים - הקפד הקפדה יתרה על הארוחה שלך. אם אתה מרגיש רעב כמה שעות לפני, הקדם את ארוחת הצהריים. מצד שני, אל תחזור למשרד מפוטם. בדוק איזו השפעה יש לסוגי מזון שונים עליך. לדוגמה, אכילת ירקות ופירות במהלך יום העבודה מרעננת לרוב.

ט.תוכנה חדשה? שינוי טכנולוגי? בקש שהשינוי יתבצע בסוף היום. כך אתה יכול ללכת ולא לבזבז את הזמן בציפייה לתיקון. אם יש סיבוכים, אתה לא צריך לחכות זמן רב אלא לחזור לאחר התיקון. מוכרח להתלוות למתקינים? נצל את זמנך לקריאת חומר מקצועי מספרים או מגזינים שאספת בנושא.

י.סידור סביבת העבודה - שולחן עבודה לא מסודר מקשה על חשיבה מסודרת וממוקדת. שולחן מאורגן מבהיר לך מה עומד בפניך וגורם לך להתרכז במשימה שמולך.

יא. שיחות חולין אל תזניח אותן - הן חשובות להיכרות עם הפוליטיקה המשרדית. יחד עם זאת, אל תשקיע יותר מחצי שעה ביום על שיחות חולין, ונסה שלא לקיים אותן בשעות בהן אתה מרוכז.

יב.משימות חירום שונות - פעמים רבות העבודה מתעכבת בשל גורמים דחופים שמופיעים לפתע ודורשים טיפול. הקצה לעצמך זמן לבלת"מים (בלתי מתוכנן מראש). זכור שלא כל מצב בעייתי מחייב טיפול מיידי או טיפול שלך (זוכר? רק מה שמקדם אותך לעבר השגת המטרות הגדולות).

יג.תקוע? לא מצליח לפצח משימה? דחה אותה למועד אחר. לעיתים, המוח מתעייף מחשיבה מסוג מסוים. לעיתים המוח זקוק לזמן 'דגירה'.

רוצה להשאר מעודכן/ת בנושא הסיפורים הגדולים של השבוע?
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988