היום חופפים

מה עושים בגיוס עובד בודד או בחברה קטנה וצעירה?

בגיוסים של חברות גדולות, ברוב המקרים מדובר בקליטה של מחזורים שכוללים מספר עובדים יחד. במקרים כאלה, הדרך הטובה ביותר לחפיפה היא השקעה בהדרכות מסודרות ובסדנאות מקצועיות.

אך מה עושים כשמדובר בגיוס עובד בודד או בחברה קטנה או צעירה? הנה כמה טעויות נפוצות:

  • לזרוק למים - לא מדובר בלימוד שחייה אלא בעולם העסקים, ואי אפשר לצפות מעובד חדש שפשוט יסתדר. כך למשל, עובד חדש בצוות מכירות צריך ללמוד את כל הדרוש על המוצר, להכיר את המינוח המקצועי, להתוודע לנהלים בארגון, לפגוש את הלקוחות ואת החברות המתחרות, ולעשות כל זאת בהדרגה.

  • חפיפה מעובד פורש - למרות שעובדים רבים מחויבים לחפיפה הולמת למחליפם עם פרישתם מהעבודה, הרי שבפועל - גם אם מדובר בעובד שעוזב מיוזמתו - ראשו כבר טרוד בעניינים אחרים והוא יכול להיות חסר סבלנות לפרטים הקטנים ולקצב הקליטה של העובד החדש.
    הדבר נכון על אחת כמה וכמה כשמדובר בעובד שפוטר. אז הדרישה ממנו לבצע חפיפה, היא כבר בגדר אבסורד ויכולה לגרום נזק של ממש.

  • לימוד בתנועה - למרות הנוחות שבדבר: פשוט להצמיד עובד חדש לעובד ותיק ולצפות שילמד את העבודה תוך כדי צפייה, זוהי דרך מסורבלת שלעתים גורמת לאימוץ של טכניקות עבודה לא יעילות.
    לא תמיד הבחירה בעובד החופף הינה נכונה, ולעתים נבחר אדם אשר מתפקד היטב מבחינה מקצועית, אך נעדר יכולות בינאישיות מתאימות וחסר סבלנות כלפי העובד החדש.

חפיפה צוותית
במקום כל אלו, מוטב להשקיע זמן ומשאבים בחפיפה צוותית, המיועדת להכין את הקרקע לקראת העובד החדש ולוודא כי גם הצוות הקיים יודע את תפקידו במהלך החפיפה.
כדאי לנסח לו"ז מדויק הכולל התלוות לעובד וותיק בתפקיד דומה ולדאוג כי הדבר ייקבע בלוחות הזמנים של העובדים הוותיקים כפגישה מחייבת.
יש לכלול בכך גם הדרכה אישית של המנהל הישיר ולהגדיר מראש את משך תקופת הליווי. חשוב להעביר זאת לעובד ביומו הראשון, כדי להעניק לו בטחון ותחושה שהוא אינו לבדו במערכה.

יתרון חשוב שיש לשיטה זו הוא יתרון חברתי. העובד זוכה לפגישה בת שעה או יותר עם כל אחד מאנשי הצוות שלו. לאחר מכן, סביר להניח שלא ישכח את שמו, ולא יחוש מבוכה לשוחח עמו בהפסקת הצהריים.

חומר תיאורטי
מומלץ לייצר חוברת קליטה מסודרת, הכוללת חומר רקע תאורטי ומעשי: מינוחים מקצועיים, הצגה של המוצר, סקירת הלקוחות, נהלים אדמיניסטרטיביים ואנשי קשר פנים-ארגוניים.
אפשר להכין חוברת כזאת לכל צוות ולכל תחום ולעדכן בהתאם לצורך.

במידה וישנה תוכנה מיוחדת (למשל SAP) המחייבת לימוד, חשוב להקדיש לכך הן זמן תירגול מעשי וכמובן לוודא שישנו חומר כתוב באופן מסודר. "מחברות חפיפה" בהם עובדים חדשים משרבטים בחיפזון הוראות הפעלה, הן הרבה פחות אפקטיביות ובעיקר מבלבלות.

ימי חסד
תהא אשר תהא הדרך שבה תבחרו לחפוף את עובדכם החדש, חשוב להכריז על תקופת ההתחלה כתקופת ניסיון או הרצה. בזמן זה טעויות צריכות להיות נסלחות יותר מבדרך כלל, והעובד צריך לקבל את התחושה שהוא יכול, ומוזמן, לשאול שאלות את אנשי הצוות ואת המנהלים.

אסור שעובד חדש ירגיש לא בנוח לעשות זאת, וחשוב לדאוג שהאווירה בהקשר זה תהיה מקבלת ונעימה. מלבד ההתחלה ברגל ימין, הדבר חשוב על מנת למנוע אי אלו נזקים מקצועיים.

יעל מהודר היא יועצת ארגונית ובעלת תואר ראשון בעבודה סוציאלית ותואר שני בסוציולוגיה ארגונית.

הדברים הכתובים במאמריה מבוססים על הניסיון והידע המקצועי הרב שצברה בתהליכי ייעוץ ארגוני ופיתוח מנהלים בחברות ובארגונים שונים בתחומי ההייטק והתעשייה, ובעבור אנשים פרטיים. הדברים מיועדים להעשרת הידע בלבד, אינם מהווים תחליף לייעוץ מקצועי אישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה.

צרו איתנו קשר *5988