אל תיתנו לאימיילים לנהל אתכם

האימייל הפך מכלי עבודה יעיל, למפלצת שמכלה את רוב זמננו ■ אל תיתנו לה לנצח

אנחנו מוצפים באימיילים. נראה כאילו המדד הבלעדי לרמת החשיבות של העובד בארגון המודרני, ולמידת נחיצותו לחברה הוא מספר האימיילים שהוא מקבל בכל יום.

שיחת המסדרון היא למי יש יותר אימיילים - 150 ביום או 230 בשעה. לפי ההתייחסות הרווחת, אם תיבת הדואר הנכנס שלך מלאה, אתה ככל הנראה אדם חושב ומשפיע, ואם עוד לא הגעת לראש הפירמידה, הרי שדרכך לשם סלולה. לעומת זאת, אם אתה מקבל מספר מועט של אימיילים בכל יום, ככל הנראה לא לוקחים אותך ברצינות, ואולי כדאי לך לחפש מקום עבודה אחר.

ברור שזוהי ראייה שטחית של המציאות, שהרי מה הטעם להיות מכותב על מאות אימיילים, שרובם כלל לא נוגעים לנו, ואינם רלוונטיים לתחומי אחריותנו. אבל, השפעתה של תפיסה זו על המציאות הארגונית חמורה ורעה ממה שניתן לשער ממבט ראשון.

כאשר אנו מתייחסים למספר האימיילים כאל מדד לחשיבות, אנו דואגים שתיבות הדואר שלנו ושל עמיתינו לעבודה יהיו מלאות באימיילים, שיעידו על חשיבותנו הרבה בארגון. אנו שולחים אימיילים רבים ככל האפשר עם מספר מכותבים גבוה ככל האפשר, וכך, לכאורה, אנו מוכיחים שאנו עסוקים, מעורבים וחשובים.

האימייל הופך מכלי טכנולוגי נחוץ ויעיל, שיכול לסייע לנו בעבודתנו, למעמסה שרוב זמננו מבוזבז עליה. האם בדקתם כמה זמן מיום העבודה שלכם מוקדש לקריאת אימיילים, לסגירה ופתיחה חוזרת של אותו המייל, או של הקבצים המצורפים אליו. כמה זמן אתם מבזבזים על תיוק וסידור מאות האימיילים הממלאים את תיבת הדואר שלכם עד להתפקע? לא אגזים אם אומר שעיסוק באימיילים תופס לעתים 70% מיום העבודה שלנו. כמה מעט זמן נשאר לנו לדברים החשובים באמת - חשיבה, תכנון קדימה, לימוד ומחקר, פגישות עסקיות.

אפילו כאשר אנו נמצאים בישיבה במשרד, אנחנו מציצים במחשב בכל רגע, רק כדי לראות אם קיבלנו אימייל חדש, שאסור לנו לפספס. במקום לייחד את תשומת ליבנו לבני האדם שיושבים עימנו סביב השולחן, אנו מתייחסים אליהם כאל דרך להעביר את הזמן בין אימייל לאימייל. אנחנו ממתינים בציפיה דרוכה לאימייל שיאשר את מועד הפגישה שיזמנו, אבל כאשר נגיע לאותה פגישה, נחכה בקוצר רוח לסיומה, כדי שנוכל לבדוק כמה אימיילים חדשים קיבלנו במהלכה.

חישבו פעם כמה נלעגים אתם נראים, כאשר אתם מציצים מתחת לשולחן במהלך ישיבה, רק כדי לקרוא עוד הודעה חדשה, שהתקבלה במכשיר הטלפון החכם שלכם.

אתם יכולים לומר, ובמידה רבה של צדק, שהאימייל הוא כלי עבודה חשוב - במיוחד בעידן של תקשורת גלובלית מהירה, ושלא נוכל להסתדר בלעדיו. אבל, לפעמים נדמה לי, שהסתדרנו טוב יותר בלעדיו. לעתים אני מתגעגעת לימים שבהם דיברנו יותר בטלפון, התראינו ונפגשנו פנים אל פנים - הסתכלנו אחד לשני בעיניים, ומיד הבנו יותר חשוב, ועל מה אפשר לוותר. היתה תקופה שבה יכולנו לקבל החלטות במהירות, בלי ליידע את כל העולם, ולחכות לתגובה כתובה מכל המעורבים בעניין. כל אחד תרם ככל יכולתו, וידע שהאדם האחראי יעשה כמיטב יכולתו, ויקבל את ההחלטה הטובה ביותר בעיניו.

מעבר לכך, ההתמכרות שלנו לאימיילים מביסה בסופו של דבר את עצמה, שכן גם יעילות האימייל ככלי עבודה נפגעת באופן עמוק. כאשר אנו מקבלים שטף של אימיילים, אין שום סיכוי שנוכל להתייחס לכל אחד מהם ברצינות, והמדד היחיד הוא מספר האימיילים שבהם טיפלנו בכל יום, וכלל אין זה משנה עד כמה היה הטיפול יעיל או פורה. מטרתנו היא לנקות את תיבת הדואר הנכנס, ואין זה משנה באיזו דרך נעשה זאת, ומה יהיו התוצאות.

במצב כזה, אינכם יכולים לצפות שכשאתם שולחים אימייל, הוא יקבל התייחסות ראויה. הרי גם אתם מסתפקים לעתים קרובות בסימון וי, והעברת ההודעה לתיבת הזבל, מבלי להעניק לה מחשבה.

אז מה ניתן לעשות. האם אפשר ליהנות משני העולמות - להשתמש באימייל בצורה יעילה, מבלי להניח לו להשתלט על זמן העבודה שלנו? התשובה היא חיובית, ובשבוע הבא אספק מספר כלים שיסייעו לכם בכך. אם תשמרו על כמה כללים פשוטים, תוכלו לוודא שכל אימייל שאתם שולחים ייקרא בתשומת לב, ויזכה להתייחסות רצינית ועניינית. אז עד לשבוע הבא, חג אורים שמח.

  • ליאורה ליפץ היא מנכ"ל חברת GBE-SUCCESS למצויינות בעסקים. יועצת אסטרטגית ומאמנת למצוינות עסקית בכירים, הנהלות וחברות. בעלת 20 שנות ניסיון ניהול בחברות מובילות, ובהן אסם-נסטלה ושטראוס-עלית. בוגרת כלכלה ומנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב. מוסמכת The Coaching Training Institute US.
  • הדברים הכתובים במאמריה של ליאורה ליפץ מבוססים על נסיון ניהולי וידע מצטבר עתיר שנים בתפקידים בכירים בשוק הישראלי ואין בהם משום המלצה לגבי האופן שבו אדם צריך להתנהל במקום עבודתו ובכלל. לפיכך, אין הנאמר מהווה בכל דרך, תחליף לייעוץ המתחשב בצרכים ובנתונים של כל אדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה.
  • לקשר עם ליאורה ליפץ יש לכתוב לדוא"ל lipetzl@gmail.com
יומן קורונה:
ניוזלטר יומי על כל מה שצריך לדעת
הרשמה
הרישום נכשל
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988