שבעת כללי הזהב לניהול תכתובת אימייל יעילה

מעוניינים להיגמל מההתמכרות לדואר האלקטרוני ולהשתמש בו ביעילות? ■ כך תעשו זאת

בסופו של המאמר הקודם, אשר עסק בהתמכרות שלנו לאימיילים, הבטחתי לכם מספר עצות שיסייעו לכם לנהל תכתובת אימייל יעילה. הנה הם לפניכם - שבעת כללי הזהב של האימייל היעיל.

שורת נושא ברורה ותמציתית

הקפידו על כתיבת שורת "נושא" תמציתית ואינפורמטיבית. שורת ה"נושא" דומה לכותרת של ידיעה בעיתון, וככזו יש לה שתי מטרות. האחת היא למשוך את תשומת ליבו של הנמען, והשנייה היא לספר לו במספר מילים קטן ככל האפשר את עיקר הדברים.

כותרות כמו "פגישה", "סיכום" או "מאמר" לא ימשכו את הנמענים לקריאת האימייל. עליכם לוודא שמבט חטוף בכותרת יספיק למכותב כדי לדעת במה מדובר. לעתים, כדאי אפילו לוותר לצמצם את האימייל לשורת "נושא" בלבד. למשל, "תביא לפגישה שלנו על התקציב ביום שלישי ב-14:00 דו"ח ביצועים מצטבר לרבעון 3.תודה". כך תמשכו תשומת לב עניינית, ותזכו להתייחסות.

רשימת מכותבים מסודרת ומצומצמת

ישנם כללים ברורים ביחס לשאלה מי צריך להיות מכותב לאימייל (TO), ומי נמצא ברשימת מקבלי ההעתקים (CC). המכותבים הם אלו שצריכים להשיב לאימייל, או לבצע את המשימות הכתובות בו. אם לאימייל יש יותר מנמען אחד, הקפידו לפרט בגוף האימייל מה מתבקש כל אחד מהנמענים לעשות.

רשימת ה-CC מכילה את אלו שאינם מתבקשים להגיב לאימייל, אבל עליהם להיות מיודעים ביחס למה שכתוב בו. חשוב שרשימה זו תהיה מצומצמת ככל האפשר, ותכלול רק את מי שבאמת מעורב בנושא. אין טעם לכתב את כל העולם בכל עניין. אל תנהלו את עבודתכם בפרהסיה, כוונו את המשימות לאנשים הרלוונטיים, ואל תכבידו על תיבות הדואר של עמיתיכם באימיילים מיותרים.

תיאור הקבצים המצורפים בגוף האימייל

אל תסמכו על כך שהמכותבים יפתחו באופן אוטומטי את כל הקבצים המצורפים. אם אתם מצרפים לאימייל מאמר או לינק, אל תסתפקו בכך, אלא כיתבו בגוף האימייל את תמצית הנאמר בקובץ המצורף. אפשרו למקבלי האימייל להחליט האם הם רוצים לפתוח את המצורף, או לגשת ללינק. מעבר לכך, במידה ויחליטו שאין להם זמן לעשות זאת, הרי באמצעות כתיבת התקציר, וידאתם שהם קראו את עיקרי הדברים.

כתיבת התמצית חשובה גם לכם, כיוון שהיא מחייבת אתכם לקרוא את כל הקובץ המצורף, ולהחליט למי כדאי וחשוב לשלוח אותו. בצורה כזו תחסכו משלוח של מאות אימיילים.

הימנעו מאימיילים ארוכים

אימיילים שאורכם עולה על 5 שורות אינם נקראים, ולא זוכים להתייחסות. לכן, אם יש לכם משהו ארוך לומר, אל תתעצלו. הרימו טלפון או קיבעו פגישה. אם אין לכם ברירה, והגעתם למסקנה שאתם חייבים לכתוב אימייל ארוך, חלקו את הכתוב לפסקאות קצרות, וכך תקלו על הנמענים. בכל מקרה, הימנעו מתכתובות מתמשכות. אמצו את חוק ה-3. לאחר שלושה אימיילים שעוסקים באותו נושא, עיצרו את ההתכתבות וקיבעו פגישה.

חלקו את מספר האימיילים בהתאם לנושא, ולא לנמען. אם ברצונכם לכתוב לאותו נמען על מספר נושאים, הקדישו לכל נושא אימייל נפרד. אמנם, מספר האימיילים יגדל, אבל כך תוודאו שכל נושא יזכה לתשומת לב. כמו כן, כך תזכו לתשובה מהירה, ותימנעו מהמצב המוכר כל כך, שבו התגובה מתעכבת עד לנמען יש תשובה על על הנושאים.

ענייניות ובהירות

אל תכתבו אימיילים מעורפלים, שמשאירים מקום לפרשנות אישית ואינם מוגבלים בלוח זמנים מפורט. כיתבו מה אתם רוצים, ממי ומתי. בקשות כלליות לא תקבלנה התייחסות רצינית. כאשר אתם כותבים, "יש לסכם את הישיבה", לא ברור מי צריך לעשות זאת, באיזו ישיבה מדובר, מתי הסיכום צריך להיות מוכן, ולמי יש להעביר אותו. היו ברורים, בקשו בקשות ספציפיות, וכיתבו את כל הפרטים הנחוצים. זיכרו, שהאימיילים יהיו ברורים יותר, כך יגדל הסיכוי שתקבלו במהירות תשובות ענייניות.

כאשר אתם כותבים אימייל, נסו לקרוא אותו בעיני הנמען. המייל הכתוב הוא צורת תקשורת מוגבלת ביחס לשיחה אישית. מבט בעיניים, חיוך ושפת גוף - כל אותם סימנים שמסייעים לנו להבהיר את כוותנו בפגישות פנים אל פנים, נעדרים מהתקשורת הכתובה. לכן, הקפידו להתנסח בבהירות. היו אסרטיביים, אך לא אגרסיביים.

תגובה מהירה

חשוב לדעת כיצד לכתוב אימיילים, אך חשוב לא פחות לדעת כיצד להשיב עליהם, ולכל הפחות מתי. השתדלו לענות לכל אימייל, לכל היותר 24 שעות לאחר קבלתו. אם אין ביכולתכם לעשות זאת, למשל אם עדיין אין לכם את כל המידע הדרוש, יידעו את השולח בנוגע לכך. אל תשאירו אימיילים תלויים באוויר ללא מענה. אם אתם יוצאים לחופשה, דאגו למענה אוטומטי, שיכלול את מועד חזרתכם לעבודה.

הציבו גבולות

במקום לצפות במסך המחשב ולהמתין לאימיילים, נסו לרכז את קריאת האימיילים לשלושה מועדים במשך היום. כך, לא רק תחסכו לעצמכם זמן, אלא תוודאו שאתם קוראים את כל האימיילים שאתם מקבלים. כאשר אתם פותחים אימייל, השלימו את הטיפול בו - תגובה מיידית, מחיקה, תיוק או העברה לרשימת המשימות. נסו להימנע מפתיחת אימייל יותר מפעם אחת.

אני מקווה ששבעת הכללים שסיפקתי, יסייעו לכם להתגבר על ההתמכרות לאימייל, ולהפוך אותו לכלי עבודה יעיל. בהצלחה.

  • ■■ליאורה ליפץ היא מנכ"ל חברת GBE-SUCCESS למצויינות בעסקים. יועצת אסטרטגית ומאמנת למצוינות עסקית בכירים, הנהלות וחברות. בעלת 20 שנות ניסיון ניהול בחברות מובילות, ובהן אסם-נסטלה ושטראוס-עלית. בוגרת כלכלה ומנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב. מוסמכת The Coaching Training Institute US.
  • הדברים הכתובים במאמריה של ליאורה ליפץ מבוססים על נסיון ניהולי וידע מצטבר עתיר שנים בתפקידים בכירים בשוק הישראלי ואין בהם משום המלצה לגבי האופן שבו אדם צריך להתנהל במקום עבודתו ובכלל. לפיכך, אין הנאמר מהווה בכל דרך, תחליף לייעוץ המתחשב בצרכים ובנתונים של כל אדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה.
  • לקשר עם ליאורה ליפץ יש לכתוב לדוא"ל lipetzl@gmail.com
יומן קורונה:
ניוזלטר יומי על כל מה שצריך לדעת
הרשמה
הרישום נכשל
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988