לכתבה הקודמתלעסקים קטנים: הליסינג הוא חברו הטוב ביותר של המנהל לכתבה הבאהעסק חדש הצעדים הראשונים

תקשורת ארגונית אפקטיבית חלק ב

לכאורה הדואר האלקטרוני מייעל את עבודתם של ארגונים, שכן הוא מאפשר למנהלים ולעובדים לתקשר ישירות אבל בה בעת יוצר אצל העובד המודרני אינפלציה בלתי אפשרית במידע

06/05/2012, 08:52
Cisco בפייבוק
דואר אלקטרוני, אימייל / צלם: thinkstock

מאת צפריר בשן

הערימה הגבוהה ביותר של הניירת ארגונית היא זו הנסתרת מהעין. היא מגיע לגבהים שלא יתוארו. למרבה המזל, איש אינו מדפיס אותה בדרך כלל, אבל הערימה הזו הולכת ונערמת, יום אחר יום, ולא פעם הופכת לקוץ מציק במיוחד בכף רגלו של הארגון. הערימה הזו נקראת דואר אלקטרוני, והיא סובלת מהבעיה של כל הדברים שניתנים בחינם: היצע שמטביע את הביקוש.

לכאורה, הדואר האלקטרוני מייעל את עבודתם של ארגונים, שכן הוא מאפשר למנהלים ולעובדים לתקשר ישירות ולכאורה, הדואר במהירות מבלי לקום ממקומם או להגיע למשרד, ואפילו תוך כדי תנועה. אבל בה בעת, היכולת הזו לתקשר כל הרף של מחשבה או בדל של משימה, יוצרת אצל העובד המודרני אינפלציה בלתי אפשרית במידע שעליו לעבד ושעמו עליו להתמודד.

התוצאה של עודף דואר אלקטרוני (וכמעט כולנו סובלים מהעודף הזה) היא זרם בלתי פוסק של הפרעות לתהליכי חשיבה ועבודה, ושעבוד מוחלט לתיבת הדואר הנכנס. תוצאה אחרת היא התארכות מיותרת לחלוטין של תהליכים ובפרט תהליכי קבל החלטות, בשל העובדה שהרבה יותר מדי אנשים מעורבים בהם.

לפיכך, הנה עשרה חוקים פשוטים של עשה ואל תעשה למשתמשי דואר אלקטרוני:

  • כתבו את הדואל שלכם לאט. ככל שתכתבו אותו לאט יותר, כך הוא יהיה שלם וברור יותר לקוראים שלכם. גם אם יש לכם הודעות רבות לכתוב, מוטב שתכתבו לאט. כתיבה איטית ומרוכזת תחסוך תשובות מיותרות, הבהרות, התנצלויות ותסכול.
  • קצרו ככל הניתן. אנשים מתקשים לקרוא בלוקים ארוכים של טקסט. מה המידע שאתם רוצים להעביר? מה ההוראה שאתם חייבים לשלוח? כתבו את אלה ודלגו על היתר.
  • אל תדלגו על שורת הנושא. היא דרמטית בחשיבותה ובחיסכון הזמן שהיא מניבה. עדכנו אותה בעת הצורך, במקרים של העברות ותשובות.
  • נסו להשתמש בשאלות סגורות: במקום "מה דעתך", הציעו חלופות ושאלו איזה מהן המכותב שלכם מעדיף. אם תצליחו לעשות כן, תחסכו התכתבויות ארוכות ומיותרות.
  • אם המכותב שלכם אינו השכן לקיוביקל שאתו אתם מתכתבים 50 פעם ביום, כיתבו פנייה וברכה לסיום. דואל אישי הוא יותר אפקטיבי.
  • אם המכותב שלכם הוא כן השכן, או אדם שאתם מרבים להתכתב איתו, אל תענו אם אין צורך בכך. ותרו על הודעות בסגנון "קיבלתי, יבוצע".
  • הימנעו מצרופות (attachments) ככל האפשר. הן דורשות שורה ארוכה של החלטות ממקבל הדואל: האם לפתוח את הצרופה? האם לשמור אותה? איפה לשמור אותה? לפעמים חייבים לצרף קובץ, אבל הרבה מאוד פעמים ניתן לכתוב את כל הדברים בגוף ההודעה.
  • הימנעו ככל הניתן מכפתור "השב לכל". הכפתור הזה הוא אסון ליעילות הארגון. הוא יוצר שרשורי דואל ארוכים ואינסופיים שמתקבלים בהמוני תיבות דואר של אנשים שאינם מעוניינים לקבל אותם.
  • אם אתם לא מסוגלים לעדכן את רשימות התפוצה שלכם, ותרו עליהן.
  • שימוש נכון בדואל הוא מדבק. אם תפעלו לפי החוקים הללו, תגלו שעוד ועוד אנשים מחכים אתכם. כשזה יקרה, החברה שלכם תחסוך זמן רב ותתייעל באופן משמעותי.

הכותב הוא מרצה לתקשורת אפקטיבית.

גלובס לחודש היכרות – כל הכתבות, המאמרים וטורי הדעה אצלך מדי ערב >>
 

 
 
 
מהפכה בטכנולוגיית המידע: צפו בסביבת העבודה החדשה
(The New Collaboration Workspace) ■ מהפכה זו מונעת ע"י מספר מגמות כגון גידול אדיר במספר הטלפונים החכמים, מחשבי לוח וטכנולוגיות רבות נהיות פשוטות יותר והמעבר לשירותים מבוססי ענן
טיפים לעסקים: כך תקימו את הרשת הנכונה לעסק שלכם
טיפים לבחירת הרשת הנכונה לעסק שלכם
מגמה חדשה: ליסינג גם לציוד תקשורת
מגמת רכישת הציוד בליסינג מעמיקה בשוק התקשורת בישראל
 
 
המדריך להישרדות בזמן מלחמה
4 טיפים לעסקים קטנים-בינוניים
שאלות ותשובות: זכויות העובדים באזור הלחימה בדרום
על רקע מבצע "עמוד ענן", משרד התמ"ת פרסם מקבץ שאלות ותשובות בנושא זכויות וחובות העובדים ■ האם עובד הנעדר מהעבודה בגלל המלחמה זכאי לפיצוי?
התמ"ת מפעיל מוקד לפניות הציבור בנוגע לזכויות עובדים במצב חירום
המוקד ייתן מידע בנושאים הנוגעים למערך מעונות היום, הנחיות לעובדים במפעלים חיוניים וחובת התייצבות במקומות עבודה, מידע וסיוע לעסקים קטנים ועוד
שלום שמחון חתם על צו לגיוס עובדים במפעלים חיוניים
עקב המצב בדרום, חתם שר התמ"ת על צו המאפשר גיוס עובדים במפעלים למתן שירותים קיומיים באזור שחלה עליו הכרזת שר הביטחון בדבר מצב מיוחד בעורף
 
 
דרושים עובדים בינוניים
" שהמנהלים אינם מבינים כי אתגר השירות אינו למצוא עובד נדיר באיכויותיו, אלא בניית מודל שירות המאפשר לעובד הממוצע לתת שירות מעולה באופן שגרתי"
מבחן המרשמלו של המנכ"ל והדירקטוריון
למרות שמנהלי חברות מבינים את חשיבות השירות ויצירת אמון עם הלקוח, הם אינם עומדים בפיתוי למקסם את הרווחים בטווח הקצר גם במחיר שבירת האמון עם הלקוחות
למי שייך הפטנט- לעובד או למעסיק?
עד לא מזמן התשובה לשאלה זו הייתה ברורה - למעסיק כמובן. אולם, לפני מספר שבועות דן בית המשפט העליון בסוגיה ומתברר כי התשובה לשאלה זו איננה כה ברורה.
תעודת ביטוח למפתחי אפליקציות
אילו אמצעים עומדים בפני מפתח התוכנה כדי להגן על יצירתו?
 
תוכן מקודם