לכתבה הקודמתבעלי עסקים: האם אתם יודעים איפה אוכלים העובדים שלכם? לכתבה הבאהבעלי עסקים: איך תבחרו את המטרה העסקית הבאה שלכם?

טיפים לשיחות ועידה יעילות יותר

המדריך לשיחות ועידה: איך לקצר שיחות ועידה ולהפוך אותן להרבה יותר אפקטיביות?

17/06/2012, 12:08
Cisco בפייבוק
פרסום ושיווק מטרה חץ / צלם: save as
פרסום ושיווק מטרה חץ / צלם: save as

שיחות ועידה הן כורח המציאות. במיוחד בעולם העסקים של היום, כשלקוח וספק עשויים לא להיפגש כלל ולהימצא במרחק של אוקיינוס זה מזה. כשאפילו חברים לאותו צוות משתמשים ביומיום שלהם בשפות שונות לחלוטין, זה בישראל ורעו באירופה, אמריקה או דרום מזרח אסיה.

ובעקבות כל זה, כולנו מכירים את שיחות הוועידה הארוכות-ארוכות, שמפגישות צוותים אד-הוק ובעלי תפקידים שונים מחברות שונות, כדי לסכם אי אלו נושאים העומדים על הפרק. כולנו מכירים את השתיקות הארוכות, את המהנדס שלחץ רגע על "מיוט" ושכח ללחוץ שוב לפני שענה תשובה של ארבע דקות. את הפיהוקים הארוכים ואת התחושה העמומה שהשיחה הזו לעולם לא תיגמר.

יש דרכים לקצר שיחות ועידה ולהפוך אותן להרבה יותר אפקטיביות. הנה כמה מהן:

תכננו אג'נדה מדוקדקת: כל פגישה זקוקה לראשי פרקים, אבל שיחות ועידה זקוקות להם אפילו יותר. ככל שתשכילו לחדד את השאלות ולייצר חלופות סבירות למענה למשתתפים כדי לסגור נושא, כך שכילו לקצר ולייעל מאוד את שיחות הוועידה שלכם.

לא כולם חייבים להשתתף: שיחות ועידה של יותר מדי אנשים הן לא יעילות באופן חריג, כי הן מצליחות לבזבז המון זמן להמון אנשים. שימוש בלוח זמנים מדוקדק יאפשר לכם להעלות לשיחה אנשי מקצוע רלוונטיים רק לחלק מהשיחה, ולחסוך להם לא מעט זמן וליתר המשתתפים תסכול רב.

השתמשו בווידאו: אם אפשר, עברו לשיחות בווידאו. הן יספקו לכם אינדיקציות טובות בהרבה באשר לאנשים שאליהם אתם מדברים ורמת הקשב שלהם. זאת ועוד, שיחות וידאו מקלות מאוד על הבנת משתתפים אחרים, במיוחד דוברי שפות זרות, וכמובן, מקלות על כל המשתתפים להבין מי בדיוק מדבר בכל רגע נתון.

היזהרו בשימוש ב"השתק": כפתורי מיוט הם שימושיים במיוחד למי שמאזין לשיחה בסביבה רועשת ורוצה למנוע אי נעימות מיתר המשתתפים. מאידך, הם מונעים לא פעם דיאלוג אמיתי, במיוחד כשהקולגה קופץ ועונה לסוגיה בכל ליבו, רק כדי לגלות שאיש אינו שומע אותו. בקיצור, השתמשו בהשתקה - אבל רק כשצריך.

פצלו דיונים לשיחות אחרות: לדיונים שלנו יש נטייה לזלוג ממהות לפרטים. במיוחד נכונים הדברים במקרה של אנשים מאוד מקצועיים בתחום צר יחסית, שמעדיפים לדבר על הפרטים המוכרים להם, המצויים אמנם מתחת לאף, אבל רלוונטיים פחות לתמונה הגדולה. במקרים כאלה, במיוחד אם אתם אלה שמנהלים את השיחה, שלחו את המתדיינים על קוצו של יוד או שבב לשיחה נפרדת בזמן אחר, כדי שיחזרו אליכם עם מסקנות שמשרתות את התמונה הגדולה.

השתמשו בהקלטות: שיחות הוועידה של היום מצוידות ברך כלל בפונקציות הקלטה, ולא פעם גם באפשרויות דפדוף בין משתתפים. כדאי לכם ולאנשי הצוות שלכם להשתמש בפונקציות הללו, גם כדי לעדכן חברי צוות שלא השתתפו בשיחה - וגם כשאתם זקוקים לרענון הזיכרון לגבי חלק מהשיחה.

גלובס לחודש היכרות – כל הכתבות, המאמרים וטורי הדעה אצלך מדי ערב >>
 

 
 
 
מהפכה בטכנולוגיית המידע: צפו בסביבת העבודה החדשה
(The New Collaboration Workspace) ■ מהפכה זו מונעת ע"י מספר מגמות כגון גידול אדיר במספר הטלפונים החכמים, מחשבי לוח וטכנולוגיות רבות נהיות פשוטות יותר והמעבר לשירותים מבוססי ענן
טיפים לעסקים: כך תקימו את הרשת הנכונה לעסק שלכם
טיפים לבחירת הרשת הנכונה לעסק שלכם
מגמה חדשה: ליסינג גם לציוד תקשורת
מגמת רכישת הציוד בליסינג מעמיקה בשוק התקשורת בישראל
 
 
המדריך להישרדות בזמן מלחמה
4 טיפים לעסקים קטנים-בינוניים
שאלות ותשובות: זכויות העובדים באזור הלחימה בדרום
על רקע מבצע "עמוד ענן", משרד התמ"ת פרסם מקבץ שאלות ותשובות בנושא זכויות וחובות העובדים ■ האם עובד הנעדר מהעבודה בגלל המלחמה זכאי לפיצוי?
התמ"ת מפעיל מוקד לפניות הציבור בנוגע לזכויות עובדים במצב חירום
המוקד ייתן מידע בנושאים הנוגעים למערך מעונות היום, הנחיות לעובדים במפעלים חיוניים וחובת התייצבות במקומות עבודה, מידע וסיוע לעסקים קטנים ועוד
שלום שמחון חתם על צו לגיוס עובדים במפעלים חיוניים
עקב המצב בדרום, חתם שר התמ"ת על צו המאפשר גיוס עובדים במפעלים למתן שירותים קיומיים באזור שחלה עליו הכרזת שר הביטחון בדבר מצב מיוחד בעורף
 
 
דרושים עובדים בינוניים
" שהמנהלים אינם מבינים כי אתגר השירות אינו למצוא עובד נדיר באיכויותיו, אלא בניית מודל שירות המאפשר לעובד הממוצע לתת שירות מעולה באופן שגרתי"
מבחן המרשמלו של המנכ"ל והדירקטוריון
למרות שמנהלי חברות מבינים את חשיבות השירות ויצירת אמון עם הלקוח, הם אינם עומדים בפיתוי למקסם את הרווחים בטווח הקצר גם במחיר שבירת האמון עם הלקוחות
למי שייך הפטנט- לעובד או למעסיק?
עד לא מזמן התשובה לשאלה זו הייתה ברורה - למעסיק כמובן. אולם, לפני מספר שבועות דן בית המשפט העליון בסוגיה ומתברר כי התשובה לשאלה זו איננה כה ברורה.
תעודת ביטוח למפתחי אפליקציות
אילו אמצעים עומדים בפני מפתח התוכנה כדי להגן על יצירתו?
 
תוכן מקודם