לכתבה הקודמתבוס, אל תפריע לכתבה הבאהבעלי עסקים: האם אתם יודעים איפה אוכלים העובדים שלכם?

חמשת המ"מים: הסוד הבסיסי ביותר של כתיבת מסמך ענייני

הקללה של מסמך לא מאורגן נפוצה להחריד. אנחנו מערבבים עניין בעניין, שוכחים מה היה הנושא ונגררים לדיון בפרטים ולא במהות. יש דרך להתגבר על הצרה הזו.

17/06/2012, 12:08
Cisco בפייבוק
מסמכים, תחקירים / צלם: 7Ermek/Shutterstock.com. א.ס.א.פ קראייטיב

מאת צפריר בשן

כל אחד מכיר את זה: אתם מקבלים מהבוס או מקולגה מסמך ארוך ומפורט שבא להניע אתכם לפעולה או להעביר לכם מידע קריטי. אתם קוראים את המסמך פעם אחת ואז פעם שנייה, אם זה מסמך מהבוס אולי אתם קוראים אותו פעם שלישית - ובסופו של דבר מגיעים למסקנה שאין לכם מושג מה הוא רוצה מכם, ולמה הוא שלח את המסמך הזה מלכתחילה.

הקללה של מסמך לא מאורגן נפוצה להחריד. אנחנו מקבלים אותם, ולמרבה הצער, גם כותבים אותם לא פעם בעצמנו. אנחנו מערבבים עניין בעניין, שוכחים מה היה הנושא, נגררים לדיון בפרטים ולא במהות, ומנסים להוכיח ידע והבנה במקום להעביר מידע בצורה פשוטה ובהירה.

יש דרך להתגבר על הצרה הזו. הדרך הזו לקוחה מעולם העיתונות, שנתקל מזמן בקושי להעביר מסר כתוב בצורה בהירה ועניינית, ולפיכך גם כתב לה פתרון בית ספר.

כשעיתונאי כותב ידיעה עיתונאית, שמטרתה העברת מידע, כל מה שהוא צריך זה לענות על חמש שאלות. מרגע שחמש השאלות הללו נענו, הידיעה שלו שלמה. לאחר מכן, הוא רק עורם פרטים נוספים שעשויים לעניין את הקוראים שלו. למען האמת, עיתונאי טוב יכול לכתוב את לב ליבה של הידיעה במשפט או שניים, והכל בזכות חמש השאלות הללו.

לחמש השאלות קוראים The Five Ws, או "חמשת המ"מים" בעברית. כדי לדעת באמת איך ומה לכתוב במסמך שלכם, אתם בסך הכל צריכים לענות על השאלות הבאות:

מי: במי מדובר? מי השחקנים הראשיים?

מה: מה קרה? מה יקרה?

מדוע: מדוע זה קרה? מדוע זה יקרה?

מתי: מתי זה קרה? מתי זה יקרה?

מקום (where): איפה מרכז ההתרחשות.

אם תנסו לייצר אמירה באמצעות חמשת המ"מים, תגלו שאפשר לספר את רוב הסיפורים ולהעביר כמעט כל מידע, באמצעות משפט או שניים. כמובן, אם יש צורך בפרטים נוספים, תוכלו לפרט לאחר מכן.

אבל אם אתם אכן נדרשים לכתוב מסמך ארוך ומפורט יותר, כדאי לכם מאוד להשאיר את חמשת המ"מים כנר לרגליכם. הם יעזרו לכם לא להיסחף לנקודות לא רלוונטיות, לא להרחיב על סוגיות טפלות, ולא להתפלפל שלא לצורך. זכרו: כל המידע הקריטי כבר שם, השתמשו בפנס שהדלקתם באמצעות חמשת המ"מים, וכתבו לאורו.

הכותב הוא מרצה לכתיבה אפקטיבית

גלובס לחודש היכרות – כל הכתבות, המאמרים וטורי הדעה אצלך מדי ערב >>
 

 
 
 
מהפכה בטכנולוגיית המידע: צפו בסביבת העבודה החדשה
(The New Collaboration Workspace) ■ מהפכה זו מונעת ע"י מספר מגמות כגון גידול אדיר במספר הטלפונים החכמים, מחשבי לוח וטכנולוגיות רבות נהיות פשוטות יותר והמעבר לשירותים מבוססי ענן
טיפים לעסקים: כך תקימו את הרשת הנכונה לעסק שלכם
טיפים לבחירת הרשת הנכונה לעסק שלכם
מגמה חדשה: ליסינג גם לציוד תקשורת
מגמת רכישת הציוד בליסינג מעמיקה בשוק התקשורת בישראל
 
 
המדריך להישרדות בזמן מלחמה
4 טיפים לעסקים קטנים-בינוניים
שאלות ותשובות: זכויות העובדים באזור הלחימה בדרום
על רקע מבצע "עמוד ענן", משרד התמ"ת פרסם מקבץ שאלות ותשובות בנושא זכויות וחובות העובדים ■ האם עובד הנעדר מהעבודה בגלל המלחמה זכאי לפיצוי?
התמ"ת מפעיל מוקד לפניות הציבור בנוגע לזכויות עובדים במצב חירום
המוקד ייתן מידע בנושאים הנוגעים למערך מעונות היום, הנחיות לעובדים במפעלים חיוניים וחובת התייצבות במקומות עבודה, מידע וסיוע לעסקים קטנים ועוד
שלום שמחון חתם על צו לגיוס עובדים במפעלים חיוניים
עקב המצב בדרום, חתם שר התמ"ת על צו המאפשר גיוס עובדים במפעלים למתן שירותים קיומיים באזור שחלה עליו הכרזת שר הביטחון בדבר מצב מיוחד בעורף
 
 
דרושים עובדים בינוניים
" שהמנהלים אינם מבינים כי אתגר השירות אינו למצוא עובד נדיר באיכויותיו, אלא בניית מודל שירות המאפשר לעובד הממוצע לתת שירות מעולה באופן שגרתי"
מבחן המרשמלו של המנכ"ל והדירקטוריון
למרות שמנהלי חברות מבינים את חשיבות השירות ויצירת אמון עם הלקוח, הם אינם עומדים בפיתוי למקסם את הרווחים בטווח הקצר גם במחיר שבירת האמון עם הלקוחות
למי שייך הפטנט- לעובד או למעסיק?
עד לא מזמן התשובה לשאלה זו הייתה ברורה - למעסיק כמובן. אולם, לפני מספר שבועות דן בית המשפט העליון בסוגיה ומתברר כי התשובה לשאלה זו איננה כה ברורה.
תעודת ביטוח למפתחי אפליקציות
אילו אמצעים עומדים בפני מפתח התוכנה כדי להגן על יצירתו?
 
תוכן מקודם