לכתבה הקודמתגם עסק קטן יכול להיות גורם היח"צ של עצמו לכתבה הבאהמתי עסק יפסיק לצרוך אשראי ולהיות תלוי בבנק?

בעל עסק? כדאי שתפנים: ידע זה לא בדיחה

מה עושים כדי לשפר את זרימת הידע בעסק שלכם? נגמלים מנייר ועוברים ל"משרד דיגיטאלי" ("Paperless Office")

17/06/2012, 13:52
שירות גלובס
Cisco בפייבוק
בורסה דולרים מטח  חדר מסחר וול סטריט  תחזית גרפים / צלם: thinkstock
בורסה דולרים מטח חדר מסחר וול סטריט תחזית גרפים / צלם: thinkstock

ידע זה עסק רציני. אנשים הקדישו את חייהם לאורך ההיסטוריה לתגליות מידע חדשות בתחומים שונים, או לניסיונות להשתמש בידע קיים כדי לפתח המצאות חדשניות - חלקן שינו את פני ההיסטוריה. מרקו פולו חקר את סין, איינשטיין פיתח את "תורת היחסות", וגוטנברג המציא את הדפוס. המצאה זו הפכה את הידע לנחלת הכלל, פגעה בכוחה של הדת, ונתנה דחיפה להקמת אוניברסיטאות וללידתה של העיתונות. מאז הופעתה של מכונת הדפוס הראשונה בימי הביניים (במאה ה- 15) התרגלנו לקבל ולשמר מידע בנייר. ולמרות שהעולם כבר עבר במידה רבה לפורמט דיגיטאלי, מסתבר שב-20 השנים האחרונות, הצריכה המשולבת של מוצרי נייר ב- 10 המדינות הצרכניות ביותר, גדלה בלא פחות מ-126%. ומכך ניתן להסיק שהמחשוב לא האט את קצב הצריכה, ויתכן שהסיבה לכך מאוד פשוטה: לא קל לשנות הרגלים בני מאות שנים.

מחקרים עדכניים מצביעים על הנתונים הבאים: 90% מהמידע העסקי עדיין שמור על נייר. 20% מזמנם של העובדים מתבזבז על חיפושי מידע בין אימיילים, פתקים, ארונות תיוק, וקלסרים. 7% מהמסמכים הולכים לאיבוד. ו-3% מהם מתויקים בצורה שגויה. על רקע ממצאים אלה ארגונים מחפשים פתרונות חכמים שיאפשרו להם להשתמש בהרבה פחות נייר, לנהל את המידע בצורה חכמה, ולשפר את יעילותם.

בנוסף, רבים מעוניינים כיום להצטרף "לגל הירוק". מאז שהופר האיזון שבין האדם לטבע, נוצר צורך דחוף בשינוי הרגלים למען שמירת הסביבה, וכיום כמעט כל הגופים במשק מתגייסים למאמץ. מכיוון שנייר מהווה 40% מהפסולת בעולם המערבי, הם שמים להם למטרה לשנות הרגלים ולצרוך הרבה פחות נייר.

מה עושים? נגמלים מנייר ועוברים ל"משרד דיגיטאלי" ("Paperless Office"). ארגונים שכבר עשו את השינוי נהנים מהרבה יותר שליטה על המידע הארגוני באמצעות תוכנות לניהול מסמכים שמספקות תמונת מצב מדויקת ועדכנית, בכל רגע נתון. המעבר דורש הקצאת משאבים, והטמעת שיטות עבודה חדשות. יחד עם זאת אחרי שעושים את הצעד הראשון, תוכנות לניהול מידע מתגלות כידידותיות למשתמש, ומאפשרות לכל עובד (עם הרשאה מתאימה) לאתר מסמכים במהירות ובקלות, וכך לשדרג את עבודתו.

המעבר למשרד דיגיטלי מתחיל קודם כל עם תכנית מקיפה שנבנית בעזרת מומחים לנושא. חברות מתמחות מעניקות ייעוץ, הדרכה, ואף הטמעה של כל הנהלים והתהליכים הנדרשים. חברות אלה גם מלוות ארגונים עד לסיומו המוצלח של הפרויקט. לאחר שהתכנית הושלמה, ממשיכים עם סדרת צעדים:

■ ניהול המידע - תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת לטפל, לסווג ולעקוב אחרי כמות עצומה של מידע (למשל אודות מלאי במחסנים). והיא גם מהווה תוכנת שליטה על ארכיב מסמכים, כאשר היא שומרת ומאחזרת את המידע ההיסטורי של הארגון. תוכנות אלה מאפשרות למספר בלתי מוגבל של משתמשים גישה לספריות מסמכים, ומספקות הרשאות שונות כדי להגן כראוי על הידע הארגוני.

אבטחת המידע - עסקים תלויים במידה רבה במידע. לכן, אובדן נתונים כתוצאה מאסון, מטעות אנוש או בגלל פריצות של האקרים - יגרום לפגיעה קשה בעסק (לעיתים בלתי הפיכה). תוכנת ניהול מידע מספקת הרשאות גישה, אך היא אינה פוטרת עסקים וארגונים מהצורך להתקין גם תוכנות אנטי-וירוס, אנטי-ספאם והגנות אחרות. יחד עם זאת מחקרים מצאו ש-67% מהמקרים של אובדן נתונים נובע דווקא מטעויות אנוש של משתמשים (מה שהופך אותם להרבה יותר בעיתיים מכל גורם אחר לרבות וירוסים). לכן ארגונים חייבים במקביל גם לאמץ מערכת נהלי אבטחה חדשים.

פרידה - כדי ששינוי כה יסודי בתפיסת הארגון יתבצע בהצלחה צריך לעשות פעולות הסברה, לגייס את הרצון הטוב של העובדים על ידי הצגת הנתונים, ולרתום אותם לפרידה ולגמילה מנייר.

הערך המוסף של ניהול מידע "במשרד הדיגיטלי" הוא שיתוף פעולה יעיל יותר בין עובדי החברה. לכן, אם כל עובד יתרום את חלקו, כולם יצאו מורווחים ויפעלו כגוף אחד מתואם. על ידי גמילה מנייר, הארגון יפיק את המיטב מהמידע שברשותו - מה שיוביל בסופו של דבר להשגת יעדים ומטרות.

אשר גליקמן, מנכ"ל חברת MPL חברה העוסקת במערכות ניהול ואחזור מסמכים,
וניהול משרד ללא נייר. MPL מתמחה בפיתרונות יחודיים למגזר הפרטי, המוניציפאלי, המוסדי, וההנדסי.

גלובס לחודש היכרות – כל הכתבות, המאמרים וטורי הדעה אצלך מדי ערב >>
 

 
 
 
מהפכה בטכנולוגיית המידע: צפו בסביבת העבודה החדשה
(The New Collaboration Workspace) ■ מהפכה זו מונעת ע"י מספר מגמות כגון גידול אדיר במספר הטלפונים החכמים, מחשבי לוח וטכנולוגיות רבות נהיות פשוטות יותר והמעבר לשירותים מבוססי ענן
טיפים לעסקים: כך תקימו את הרשת הנכונה לעסק שלכם
טיפים לבחירת הרשת הנכונה לעסק שלכם
מגמה חדשה: ליסינג גם לציוד תקשורת
מגמת רכישת הציוד בליסינג מעמיקה בשוק התקשורת בישראל
 
 
המדריך להישרדות בזמן מלחמה
4 טיפים לעסקים קטנים-בינוניים
שאלות ותשובות: זכויות העובדים באזור הלחימה בדרום
על רקע מבצע "עמוד ענן", משרד התמ"ת פרסם מקבץ שאלות ותשובות בנושא זכויות וחובות העובדים ■ האם עובד הנעדר מהעבודה בגלל המלחמה זכאי לפיצוי?
התמ"ת מפעיל מוקד לפניות הציבור בנוגע לזכויות עובדים במצב חירום
המוקד ייתן מידע בנושאים הנוגעים למערך מעונות היום, הנחיות לעובדים במפעלים חיוניים וחובת התייצבות במקומות עבודה, מידע וסיוע לעסקים קטנים ועוד
שלום שמחון חתם על צו לגיוס עובדים במפעלים חיוניים
עקב המצב בדרום, חתם שר התמ"ת על צו המאפשר גיוס עובדים במפעלים למתן שירותים קיומיים באזור שחלה עליו הכרזת שר הביטחון בדבר מצב מיוחד בעורף
 
 
דרושים עובדים בינוניים
" שהמנהלים אינם מבינים כי אתגר השירות אינו למצוא עובד נדיר באיכויותיו, אלא בניית מודל שירות המאפשר לעובד הממוצע לתת שירות מעולה באופן שגרתי"
מבחן המרשמלו של המנכ"ל והדירקטוריון
למרות שמנהלי חברות מבינים את חשיבות השירות ויצירת אמון עם הלקוח, הם אינם עומדים בפיתוי למקסם את הרווחים בטווח הקצר גם במחיר שבירת האמון עם הלקוחות
למי שייך הפטנט- לעובד או למעסיק?
עד לא מזמן התשובה לשאלה זו הייתה ברורה - למעסיק כמובן. אולם, לפני מספר שבועות דן בית המשפט העליון בסוגיה ומתברר כי התשובה לשאלה זו איננה כה ברורה.
תעודת ביטוח למפתחי אפליקציות
אילו אמצעים עומדים בפני מפתח התוכנה כדי להגן על יצירתו?
 
תוכן מקודם