גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

10 עשרת הדיברות של הדוא"ל

הטכנולוגיה משתלטת על חיינו יותר ויותר, ולעיתים אנו מוצאים את עצמנו אבודים לנוכח כל אמצעי התקשורת שאיתם עלינו להתמודד כל הסחות הדעת הללו מונעות מאיתנו להתרכז בעיקר, לקבל את המידע שנחוץ לנו ולבצע את המוטל עלינו לפניכם המדריך האולטימטיבי לשליטה בטכנולוגיה ששולטת בחיינו

האי-מייל הוא המשרת שלכם

לאנשים שעובדים במשרדים הפינתיים יש מזכירות/מזכירים שתפקידם למנוע הפרעות. הם מקבלים שיחות והופכים אותן לתיעוד כתוב. הם הודפים מבזבזי זמן. הם יוצרים מרווחי זמן ללא הפרעה לביצוע עבודה אמיתית. גם שירות האי-מייל שלכם יעשה עבורכם את המטלות הללו, ורוב תוכנות ושירותי הדוא"ל מציעים אפשרויות מקבילות.

קודם כל, כבו את רוב ההודעות (notifications): האדום המהבהב בבלקברי, האייקון הקטן בפינת המסך, המייל האוטומטי שאומר לכם שמישהו הזכיר אתכם בטוויטר. לרוב האתרים, היישומים, המכשירים והתוכנות יש מדור "settings" ובתוכו "notifications". אם אתם לא מוצאים, חפשו אותו בגוגל, וכבו אותו.

אפשר להיות חריגים באירועים נדירים: בערך פעם בשבוע, מישהו שאני מכיר מנסה לשלוח לי הודעה אישית בטוויטר. הגדרתי לטוויטר לשלוח לי מייל כשזה יקרה, אבל אני לא צריך נורה מהבהבת קטנה שתגיד לי שמישהו שלח לי מייל. אם סוף העולם לא מגיע, מישהו תמיד שולח לי מייל ממש כעת. אענה עליו כשיהיה לי פנאי.

גם מכשיר הטלפון יכול למנוע הפרעות: הודעה קולית מנומסת יכולה לבקש מאנשים לסמס או לשלוח מייל. כשסיימתם את מה שבאמת תכננתם לעשות, תבדקו את המייל. מיילים הם רשומות שלא הולכות לשום מקום, וניתן לבדוק בכל זמן שנוח לכם.

אל תטרחו לתייק - העבירו ישר לארכיון

בימים עברו, אנשים נהגו לתייק את המיילים הישנים בתיקיות. אך ג'ימייל הפיץ את הרעיון של ארכיון כללי - המקביל של השלכת כל המסמכים לתיבה ליד שולחנך ונבירה בה אם אתה צריך למצוא משהו. אם לשירות המיילים שלכם אין ארכיון ברירת מחדל כמו בג'ימייל, אתם יכולים ליצור אותו, כלומר לפתוח תיקיה בשם "ארכיון" ולהשליך לתוכה את כל מה שאולי תצטרכו אי פעם.

זה נשמע אולי לא שפוי, אבל ההבדל בין ארכיון מיילים מודרני לתיבת זבל הוא שבארכיון אפשר לחפש. אם אי פעם חיפשתם בגוגל מסמך שיש לכם כבר בארון התיקיות, הבנתם את הרעיון הבסיסי: החיפוש הוא כעת כה טוב, שקל יותר לחפש משהו בארכיון אלקטרוני כללי מאשר לנסות לחפש את התיקייה היכן שאתם זוכרים ששמתם אותה.

אני רציני בעניין הזה. תשכחו ממערכות תיקיות מסובכות - לא צריך לבזבז עליהן זמן. אני משתמש בתיקיות רק לפרויקטים ספציפיים מאוד. לדוגמה, פעמים רבות אני מוצא את עצמי מסכים להופיע בכנסים או להירשם לפסטיבלים, ויכול להיות מועיל להשתמש בתיקייה לאחסון כל המיילים שנוגעים לאירוע כזה. כאשר האירוע מסתיים אני גורר את כל התיקייה הזו לתיקייה שנקראת "אירועי עבר" שלא תפריע לי יותר לעולם.

אבל ברוב המקרים, מערכות של תיקיות הופכו למסורבלות. בחירת התיקייה הנכונה לגרור אליה מייל הופכת לתרגיל ממושך של סיווג, ואיתור המייל אחר כך הופך לבלתי אפשרי.

מחקר נחמד תחת הכותרת "האם אני מבזבז את זמני בארגון מיילים?" של סטיב ויטאקר ועמיתיו במחלקת המחקר ביבמ מגיע למסקנה שבאופן כללי התשובה חיובית. החוקרים ריכזו נתונים דיגיטליים מ-345 משתמשי תוכנת מיילים במשך כמה שבועות. הם גילו שחיפוש מייל נמשך בממוצע 15 שניות, ואילו חיפוש מייל בתיקייה לוקח בערך דקה (כמה משתמשים נוהגים לגלגל כלפי מעלה ומטה את ה-inbox שלהם, עם זמן חיפוש של 30 שניות). רק כדי להיות ברור: לוקח פי ארבעה יותר זמן למצוא מיילים במערכות תיקיות מאשר בארכיון כללי של "הכנס ושכח מזה". וה"מתייקים" לא צפויים יותר למצוא את המייל בהשוואה ל"ארכיבאים".

משתמשי גוגל יכולים אפילו לפנק את עצמם באופציית "שלח והעבר לארכיון". אפשר להתקין אותה בחיפוש ב-settings של ג'ימייל. בלחיצה אחת אתם משגרים את התשובה, משגרים את המייל לארכיון וחוזרים ל-inbox. זה ממכר. המיילים פשוט נעלמים.

טפלו ב-inbox ורוקנו אותה

תנו לי רגע לבדוק את תיבת המיילים (inbox) שלי. אני כבר חוזר.

חזרתי. היה מייל אחד, וכעת אין כלום. אני משוכנע יותר ויותר ששפיות תלויה בשמירה על inbox ריקה ככל האפשר. הרעיון הוא לבדוק אותה כמה פעמים ביום ולטפל במהירות בכל מה שרובץ שם.

זה לא אומר שאתם צריכים להניח לתיבת המיילים לסובב אתכם על האצבע - קל מאוד לאפשר לסדרי עדיפויות של אחרים לנהל לכם את היום. אפשר לטפל ברוב הדואר הנכנס מהר מאוד בלי להפריע למה שחשוב באמת.

איך? גורו היעילות מרלין מאן קובע שיש רק חמישה דברים שאתם יכולים לעשות עם אי-מייל: למחוק, להעביר למישהו אחר, להשיב, לעכב או לנקוט פעולה מהותית יותר. יש מיילים שהם מטבעם זבל, ואפשר למחוק אותם בלי לקרוא. אם זהו זבל ממקור ידוע, ולא סוחר בגלולות ויאגרה מזויפות, בדקו אם יש לו unsubscribe בקליק אחד, או חישבו על סינון מהיר: כל מערכת מייל שמכבדת את עצמה מאפשרת לכם לחסום מיילים משולח מסוים, במקרים רבים בקליק אחד או שניים.

מיילים אחרים צריך לקרוא, אבל אפשר לטפל בהם כמעט באופן מיידי. אם מדובר בפגישה כלשהי שתהיו בה, רשמו את הפגישה ביומן שלכם (אלקטרוני או פיזי) - והקליקו "ארכיון" להיפטר מהמייל. אם אתם יכולים להחליט במהירות, החליטו והשיבו (אולי אתם חוששים להצטייר כשטחיים. בימינו, כאשר מיילים רבים נשלחים מטלפונים, זו פחות בעיה) או העבירו במהירות את המשימה למישהו אחר. אם המייל הוא "למטרת יידוע", קראו אותו ושגרו לארכיון. ישנם, כמובן, המיילים שמחייבים טיפול ממושך יותר, ואם אתם לא רוצים להפסיק את כל מה שאתם עושים כדי להגיב, פירוש הדבר לדחות את התגובה. אל תשאירו את המייל הזה בתיבה. העבירו אותו לתיקיית "לטיפול" או לתיקיית הארכיון עם תזכורת במקום שאתם סומכים עליו (כולל בעט ונייר, בחירה לא רעה).

נשמע כמו טיפול קוסמטי שמיועד לנקות את תיבת הדואר שלכם אבל פשוט מעביר את הבעיות למקום אחר? לא נכון. הסיבה היא שאם אתם משאירים רשימת מטלות בתיבה שלכם, התיבה תהפוך לרשימת מטלות. זה לא טוב מפני שכל אחד יכול להטריד אתכם רק על ידי שיגור מייל. והפונקציונליות שאולי תרצו ברשימת מטלות - קביעת מטלות חוזרות, תאריכי יעד ועדיפויות - פשוט לא קיימת בתיבת דואר רגילה. כשאני אומר שאין מיילים בתיבת הדואר שלי, אני לא אומר שעשיתי הכול. אני פשוט משתמש במערכת רישום פחות לא-פונקציונלית לדברים שטרם עשיתי.

תהיו נחמדים - הכול מתועד

איך להיות סוציופת מייל

אם אתם רוצים להרגיז באמת בן אדם עסוק, שגרו לו מייל עם קובץ צמוד שאומר "ראה בבקשה את המכתב המצורף", ואל תוסיפו פרטים. זוהי קטסטרופה תקשורתית משולשת. קודם כל, אתם מחקים את ההתנהגות של מישהו שמנסה להפיץ וירוס. שנית, קשה לקרוא את ההודעה שלכם בטלפון, ובכמה מערכות אי אפשר לחפש אותה. שלישית, אתם מאטים את הכול. זה לא חיפוש אוצר של ילדים, שבו כל מסר מוביל למסר הבא. זהו ניסיון כושל לתקשר עם בן אדם עסוק.

אם attachments הם הסגנון שלכם, למה לא להכניס את כל הפרטים בסגנון של הזמנה מהודרת? לסידור כזה יש את כל ה"יתרונות": קובץ גדול שאי אפשר לחפש בו, אי אפשר לקרוא אותו על צג טלפון והוא מחייב משכנתא כדי להוריד אם הנמען בחו"ל. יהיה מה שיהיה האירוע שלכם, אני מבטיח ששווה להחמיץ אותו אם זו הדרך שבה אתם בוחרים להודיע עליו.

לחילופין, אתם יכולים להעלות מידע ויראלי לאינטרנט מאחורי סיסמה, ולשגר אלי קישור שאני אמור ללחוץ עליו. אני אוהב לנסות להיזכר בסיסמאות: להקליד אותן על סמארטפון זה מקור הנאה גדול, והחשש שאני מגיב להתקפה של גנבי זהויות רק מוסיף להתלהבות. למקרה שאתם חושבים שאף אחד לא מטורף לתקשר כך, אשמח לעשות לכם היכרות עם כמה עמיתים שלי ב"פייננשל טיימס".

עוד כתבות

הראלי בוול סטריט יימשך? זה מה שמלמדת ההיסטוריה

מדד המניות המוביל S&P 500 עשוי לסיים את הרבעון הראשון עם עלייה של 10% ● האם ניתן להסיק מכך שהמשך השנה יתאפיין בראלי? לפי מחקרים של כמה גופי השקעות, החדשות הרעות נוטות להגיע במחצית השנה השנייה

מבצע לתשלום חלקי על דירה על הנייר / צילום: דרור מרמור

מספר הדירות שנרכשות רק עולה, אז למה נתוני המשכנתאות נמוכים?

נתוני המשכנתאות החדשות שניטלו ממשיכים לדשדש כבר כמה חודשים, למרות העלייה ברכישת דירות ● האם מבצעי הקבלנים המאפשרים לשלם רק 10% בתשלום הראשון ואת היתר במסירה, יתבטאו במשכנתאות בעוד שנתיים־שלוש?

חיילים צרפתים מפטרלים בפריז / צילום: Reuters, Benoit Tessier

באירופה מתכוננים לאירוויזיון ואולימפיאדה תחת חשש כבד מחטיפות ופיגועים

אירוויזיון במאלמו, אליפות היורו בגרמניה ואולימפיאדה בפריז: שורת האירועים ההמוניים באירופה הקיץ, במקביל למלחמה בעזה והסיכון הגבוה לטרור איסלמי, מעלים את הכוננות בה לשיאים חדשים ● האמצעים שעל הפרק: שימוש ברחפנים והחזרת הנוכחות המשטרתית בגבולות

הסכם אינו נדרש כתנאי עבור זוגות במערכות יחסים כאלה ואחרות / צילום: Shutterstock, Viacheslav Lopatin

זוג הקפיא עוברים ואז נפרד. האם האישה תוכל להשתמש בהם?

כשלושה עשורים לאחר פרשת נחמני, בתי המשפט עדיין נאלצים לדון בתביעות בלתי אפשריות לגבי גורלם של עוברים מוקפאים ● מן הראוי היה לחייב כל זוג שפונה לבצע הפריה חוץ-גופית, לחתום על הסכם שמתייחס לאפשרות הריאלית של פרידה במהלך הזמן שחולף בין יצירת העוברים המוקפאים לבין השימוש בהם

מישל וונטסוס, לשעבר מנכ''ל ביוג'ן / צילום: Quris

"ביוג'ן הייתה פסגת הקריירה שלי עד כה": המנכ"ל לשעבר מדבר על התוכניות לעתיד

מישל וונטסוס היה מנכ"ל ביוג'ן בתקופה שבה הייתה במוקד תשומת הלב בעקבות התרופה החדשנית שלה לאלצהיימר, אבל בסוף שילם בכיסאו על הכישלון שלה בשוק ● בראיון ל"גלובס", הוא מגיב על הביקורת שהושמעה נגדו, מספר אילו חברות מעניינות אותו עכשיו ומדבר על ההשקעה שלו בקיוריס הישראלית ● על המיזם החדש שהוא מקים בסינגפור, הוא עדיין לא מוכן לפרט

אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, צילומים: AP (Mosa'ab Elshamy), אתר החברה, שאטרסטוק

באפריקה הצעירים מנצחים, וביפן מייצרים חיתולים רק בשביל קשישים

בסנגל בוחרים נשיא חדש וצעיר, ובאירופה רוצים להפקיע את הריבית הרוסית ● בינתיים, סין נזכרת שהיא אינה רוצה בחורבן המערב, וארה"ב מנסה למנוע את מושחתי העולם מלהלבין בנדל"ן ● חמישה אירועים מהשבוע שהיה בעולם 

הורים לילדים שגילם עד שלוש יקבלו החל מתלוש השכר הקרוב תוספת של נקודות זיכוי / אילוסטרציה: Shutterstock

הטבת המס הגדולה שהבטיחה הממשלה נכנסה לתוקף. מה יקרה לנטו שלכם?

הורים לילדים שגילם עד שלוש יקבלו החל מתלוש השכר הקרוב תוספת של נקודות זיכוי, אשר תגדיל להם את ההכנסה הפנויה ● ואולם, מומחים טוענים כי הטבת המס לא תשפיע על מי שבאמת זקוק לה

הפגנת חרדים נגד גיוס בני ישיבות,ירושלים / צילום: Reuters, Ammar Awad

מהתקציבים שייעצרו ועד לדיוני החירום באוצר: כל מה שכדאי לדעת על הצו הדרמטי בנוגע לחוק הגיוס

בהתאם לצו הביניים שהוציא בג"ץ, תקצוב הישיבות שתלמידיהן לא מתגייסים ייעצר כבר בשבוע הבא ● בשלב זה, התמיכה בכ-44 אלף תלמידי ישיבות צפויה להיעצר ● באגף החשב הכללי במשרד האוצר, שאמונים על ביצוע התשלומים מתקציב המדינה, מתכוונים ליישם את הצו במועד ● איך זה יעבוד? גלובס עושה סדר

''התייצבות ושיפור, גם אם צנוע, ברוב הפרמטרים הפיננסיים של ההייטק הישראלי'' / אילוסטרציה: Shutterstock

אחרי שנה קשה, הרבעון הראשון של 2024 מראה מגמה חיובית בתעשיית הטק הישראלית

על פי נתונים חדשים מדוח ההייטק "Tech Review", ברבעון הראשון של 2024 חברות הסטארט-אפ הישראליות גייסו כ-1.6 מיליארד דולר ● מדובר בעלייה של כ-10% ביחס לרבעון הקודם וירידה של 10% בהשוואה לרבעון המקביל אשתקד ● 38% מסך הסכום הכולל גוייס בחברות הסייבר

דוד פתאל / צילום: איל יצהר

לאחר שלוש שנים של הפסד, אירופה עזרה לדוד פתאל לחזור להרוויח

עם סיומה של השנה הסתכמו הכנסותיה של פתאל ב-6.93 מיליארד שקל, עלייה חדה של 26.6% ביחס לשנה שקדמה לה ● בשורה התחתונה רשמה פתאל רווח נקי של 45.2 מיליון שקל ● הסיבות לעלייה: שיפור בשיעורי התפוסה במלונות הרשת, עלייה במחיר של חדר ממוצע למתארחים ושיפור בשערי החליפין

אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, צילומים: AP, דוברות הכנסת, שאטרסטוק

הדרך לאספקת הפגזים האמריקאיים לישראל עוברת בטורקיה

היחסים בין נשיא טורקיה, רג'פ ארדואן ונשיא ארה"ב, ג'ו ביידן, מתהדקים למרות היחסים המעורערים שהיו בין השניים לאורך השנים ● מדיווח בלומברג, מתברר כי ארה"ב מנהלת מו"מ עם טורקיה לצורך רכישת פגזים וחומרי נפץ, שיאפשרו לה להאיץ את קצב הייצור שלה ולשלוח את חלקם לישראל

מה חדש בדוחות / אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, חומרים: shutterstock

כלל: רווח של 305 מיליון שקל ב-2023, השפעת רכישת מקס עוד קטנה

מדור חדש של גלובס יביא את הסיפורים של עונת הדוחות בבורסת ת"א שאולי פספסתם ● והפעם: אימקו מסכמת את 2023 עם רווח כ-6.2 מיליון שקל לאחר שרשמה הפסד בתקופה המקבילה, כלל הציגה דוח רבעוני חזק, אך טרם רשמה רווח משמעותי מרכישת חברת כרטיסי האשראי מקס והרווח הנקי של מור השקעות זינק בכ-60% ● מדור חדש

קרן כהן חזון, מנכ''לית ובעלת השליטה בתורפז / צילום: ששון משה

תורפז רוכשת יצרני חומרי טעם בלגית-גרמנית תמורת 48 מיליון דולר

תורפז צפויה לרכוש את קבוצת קלאריס & ווילך באמצעות חברת הבת שלה - פיט ● החברה מייצרת חומרי הגלם היחודיים לתחום הבשר והאפייה ומחזור המכירות שלה הסתכם ב-35.1 מיליון דולר ב-2023

דובר צה''ל, תא''ל דניאל הגרי / צילום: דובר צה''ל

דובר צה"ל: בכיר בחמאס חוסל בביה"ח שיפא

נזק נגרם לחצר בית בשלומי אחרי רצף אזעקות בגליל המערבי • דיווח: ישראל תקפה אזור פעילות של חיזבאללה בדמשק, 2 נפצעו • בית הדין בהאג הורה לישראל להכניס סיוע לעזה ללא הגבלה • מוקדם יותר: פצוע בינוני בפיגוע ירי בכביש 90 מצפון ליריחו • עדכונים שוטפים

פליטים עזתים ברפיח / צילום: Reuters, IBRAHEEM ABU MUSTAFA

המומחה שמסביר: למה החליטו בעולם שרפיח היא הקו האדום

פלישת צה"ל לרפיח, בין המעוזים האחרונים של חמאס בעזה, עומדת בלב הדיון על עתיד המלחמה ● "העיר הפכה לסמל של המצוקה הפלסטינית והפליטות בעיני העולם", אומר ד"ר הראל חורב, מומחה לחברה הפלסטינית ● בראיון לגלובס הוא מסביר מדוע ישראל טועה בהתנהלותה ברפיח, מתייחס לפלונטר מול ארה"ב ומסביר מדוע חמאס ממשיך לסרב לעסקת חטופים

גזירת סרט בפתיחת משרדי ASI, חברת הבת בהודו יחד עם שגריר ישראל בהודו, נאור גילאון / צילום: תעשייה אווירית

מתחת לרדאר: התעשייה האווירית הקימה חברה בת בהודו

התעשייה האווירית השיקה השבוע את חברת הבת ההודית שלה בניו דלהי ● החברה הוקמה במסגרת שיתוף הפעולה בין התעשייה האווירית לבין DRDO, גוף המחקר והפיתוח בנושאי הגנה של ממשלת הודו

ניסאן X-TRAIL / צילום: יח''צ

המכונית של ניסן שמוכיחה: שוק הבנזין עדיין חי ובועט

ניסאן X-TRAIL, הטורבו-בנזין החדשה של ניסאן, מוכיחה שגרסאות הבנזין לא אמרו את המילה האחרונה: היא זריזה, נוחה ומרווחת

ינקי קוינט, מנכ''ל רמי ומ''מ מנהל רשות החברות / צילום: יוסי זמיר

מתחנות כוח ועד מוסכי רכבת: בענף התשתיות טוענים שרמ"י תוקעת מיזמים

בפנייה דחופה מבקשים במינהל התכנון מרשות מקרקעי ישראל לשחרר היתרים למיזמי תשתית לאומיים ● ברקע זה, גורמים בענף טוענים כי פרויקטים גדולים, בהם תחנות כוח ומוסכים של הרכבת הקלה, תקועים בגלל התנהלות הרשות ● רמ"י: "חלק מהפרויקטים יצאו לדרך"

סם בנקמן-פריד / צילום: ap, Bebeto Matthews

סם בנקמן-פריד, מייסד בורסת הקריפטו FTX, נידון ל-25 שנות מאסר

בנובמבר האחרון חבר מושבעים בארה"ב מצא את סם בנקמן-פריד אשם ● היום, השופט בתיק קבע כי הוא ירצה 25 שנות מאסר ● "אני הייתי המנכ"ל ולכן האחריות היא עלי", אמר בנקמן-פריד עם מתן גזר הדין

משה ארבל, שר הפנים / צילום: מארק ישראל סלם - הג'רוזלם פוסט

בעקבות חשיפת גלובס: השר ארבל קורא לנתניהו לאפשר כניסת פועלי בניין פלסטינים לישראל

שר הפנים מציין במכתבו: "גוברות ההערכות כי אלפי פועלים פלסטיניים מיהודה ושומרון מועסקים שלא כדין בענף" ● הוא קורא לראש הממשלה לבחון הסדרה של הכנסת הפועלים לישראל, בין היתר על ידי בחינה פרטנית של כל פועל והגבלת גיל