הטאלנט, זה שרוצה לעזוב והעובד העמוס: איך מזהים אותם?

לא תאמינו מה ארגון יכול ללמוד מניתוח תעבורת המיילים בו

קריירה  / צילום: thinkstock
קריירה / צילום: thinkstock

כל אוהדי הכדורגל בעולם, יהיו אלה ילדים או מבוגרים, משכילים או חסרי השכלה, יודעים משהו משמעותי על העולם הארגוני. הם יודעים שחשיבות הקשר בין השחקנים גדולה מאשר היכולת האישית המצרפית של כל שחקן. ניתן להבין זאת גם מהשפה שבה משתמשים אנשי כדורגל לתאר תופעות של הצלחה או אי-הצלחה, למשל: "הקבוצה עדיין לא התחברה..." לתיאור הסיבה מדוע הקבוצה טרם הצליחה. בעבר אף נעשו ניסיונות שהוכיחו את התיאוריה: בשנת 2000 נשיא מועדון הכדורגל של ריאל מדריד, פלורנטינו פרז, הכריז על פרויקט ה"גלקטיקוס". הרעיון היה לאסוף את השחקנים הטובים ביותר בכל עמדה לקבוצה אחת. ההשקעה הייתה עצומה, אך בשל עימותי אגו הפרויקט לא עלה יפה, והמונח "גלקטיקוס" הפך לשם נרדף למונח "פרימה דונה".

למעשה, ל"חיבור" או ל"קשר" בין אנשים יש חשיבות בתחומים רבים. מחקרים מראים שההסתברות לנבא התנהגות של אדם, כמעט בכל תחום, עולה משמעותית כאשר מביאים בחשבון את רשת הקשרים שאליה הוא שייך. זה לא אמור להפתיע. הרי האדם אינו אלא תבנית נוף מולדתו, כפי שכתב טשרניחובסקי. אישיותו מתעצבת ומושפעת מהסביבה שבה גדל. גם בבגרותו התנהגותו של אדם מושפעת מסביבתו - על האדם פועלים מנגנונים קבוצתיים כגון קונפורמיות, זיכרון טרזנקטיבי, ופיזור אחריות. בארגונים, חיבור ספציפי של כל אלה נקרא "תרבות ארגונית".

אם תרבות ארגונית, שהיא תוצר של רשתות הקשרים בין האינדיבידואלים משפיעה כל כך על הארגון ועל הפרטים בו - מובן מדוע כל כך חשוב לנתח את רשת הקשרים הזאת. קשר הוא מאפיין של היחס בין אדם אחד לאדם אחר: מעבר אינפורמציה, התייעצות, חברות, אמון, דעה משותפת, משאב משותף. אוסף כל הקשרים מכונה "רשת ארגונית". ניתוח אוסף הרשתות האלה מאפשר לארגון לנבא תופעות ולגלות תובנות באופן שלא היה אפשרי בעבר. בעידן הטכנולוגיה, כאשר חשיבותו של המשאב האנושי הולכת וגדלה, וההשקעה הכספית בו מהווה את רוב ההוצאה בארגונים - אי אפשר שלא לבצע ניתוחים מעין אלה.

לארגונים, כבר היום, יש מספיק נתונים המאפשרים קבלת תובנות משמעותיות לגבי נושאים קריטיים. התקשורת העיקרית מתבצעת לרוב בדוא"ל, וניתוח הדינמיקה של התקשורת הזאת, בלי לחדור לפרטיות העובדים (כלומר, ללא צורך לנתח את תוכן התקשורת), יכולה לסייע לארגונים לשמר עובדים, לשפר אפקטיביות ולזהות "כוכבים", למשל.

מחקרים מראים שיש כמה קריטריונים רשתיים שקיומם המצרפי לאורך זמן מעלה את ההסתברות של עובד לעזוב. בין הקריטריונים: השתייכותו של עובד לרשת שיש בה מיעוט קשרים רלוונטיים באופן יחסי בארגון), השתייכותו לרשתות בין-יחידתיות והימצאותו על כמה מסלולי אינפורמציה קריטיים במקביל - מה שמגביר את תפיסת עומס העבודה עליו, פער בין התפקיד והעוצמה הפורמליים לבין אלה הלא-פורמליים ועוד.

ניתוח תעבורת הדוא"ל עשוי גם לאבחן ליקויים באפקטיביות הארגון על ידי זיהוי "חורים ארגוניים" - צווארי בקבוק שבלעדיהם העבודה נתקעת, כאלה שעיקר תפקידם הוא לתווך בין אחרים, צוותים ששיתוף המידע ביניהם הולך ופוחת, ועוד.

הדבר אולי החשוב ביותר הוא היכולת של ניתוחים מעין אלה לזהות "כוכבים נסתרים", אותם עובדים מוכשרים, בעלי פוטנציאל שלא דוחפים את עצמם ולא מפרסמים את עבודתם, ולכן בדרך כלל פחות בולטים. אם כיום הזיהוי של "כוכבים" מתבצע מלמעלה למטה, כלומר על ידי המנהלים - באמצעות ניתוח של תעבורת דוא"ל, הזיהוי מתבצע מלמטה למעלה, כלומר באמצעות דינמיקת העבודה היומיומית יכולים עמיתיהם של אותם "כוכבים נסתרים" להצביע עליהם כמרכזיים לביצוע עבודתם.

תמרורים מעין אלה נוצרים מתוך מידע שכבר קיים בארגון. מערכות דואר אלקטרוני שומרות, לצורך טכני של יכולת התאוששות וגיבוי, מטה-מידע של התעבורה. כלומר, לצד שרת הדואר הארגוני קיים בסיס נתונים של השולחים, המקבלים, סוג ההודעה (מענה, העברה, דיווח) וכו'. באמצעות אלגוריתמים של ביג דאטה, הבנה רשתית וידע פסיכולוגי-התנהגותי, ניתן לנתח את בסיס הנתונים הזה ולזהות מגמות.

ארגונים משקיעים את מרב כספם בהון האנושי. כלים טכנולוגיים העושים שימוש במידע שכבר קיים בארגון יכולים לסייע להם לשמור על השקעתם, למצות אותה ולשפר את שביעות הרצון של עובדיהם. הסיכון קטן, הרווח הפוטנציאלי עצום.

* הכותב הוא מייסד StepAhead, סטארט-אפ המסייע לקבל תובנות עסקיות באמצעות מיפוי הקשרים בארגון, בין השאר על ידי ניתוח תעבורת מייל

רוצה להשאר מעודכן/ת בנושא הסיפורים הגדולים של השבוע?
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988