הרגולציה הפנסיונית: כיצד הכלכלן יכול להגדיל ערך באמצעות גידור סיכונים?

*** הכתבה בשיתוף איגוד הכלכלנים

החל מינואר 2018 כל מעסיק לו מעל ל-20 עובדים מחוייב להעביר את הדיווח על הקופות הפנסיוניות של עובדיו, באמצעות ממשק דיגיטלי בפורמט ייעודי. התקנות מחייבות את כלל הגופים המוסדיים לתת משוב למעסיק על אופן קליטת הכספים במערכות התפעוליות. כתוצאה מכך, גוף מוסדי לא יקלוט דיווח ממעסיק שלא בהתאם להוראות התקנות.

לדיווח הדיגיטלי, מעבר להיותו תנאי בסיס לרישום הזכויות הפנסיוניות של העובד, גם יתרונות רבים ומשמעותיים - הוא מייעל את תהליך ההפקדות והעברת הרשימות מהמעסיקים למוסדיים, מאפשר העברת מידע תקין וברור (שאינו ידני), מייצר עבור המעסיק תהליך דיווח אחיד מול כל המוסדיים ומאפשר בקרה על קליטת הכספים בחשבונות העובדים.

מעסיקים שלא ידווחו כנדרש - יקנסו: הגופים מוסדיים מחויבים לשלוח למעסיק שלא מדווח במבנה האחיד שתי התראות, ובהן לציין כי לממונה על הביטוח ושוק ההון סמכות להטיל קנסות וכי אם לא יתוקן הדיווח למבנה האחיד, תאלץ חברת הביטוח להעביר את פרטי המעסיק לממונה.

מאידך, התווה הרגולטור לוחות זמנים מדויקים למתן היזון חוזר מהמוסדיים למעסיקים בדבר המידע והכספים שהועברו: תוך שלוש שעות המעסיק צריך לקבל היזון חוזר ראשוני על הנתונים שסיפק, והיזון חוזר מסכם תוך חמישה ימי עסקים. כמו כן, קובע החוק היזון חוזר חודשי על קליטת המידע ורישום הזכויות לעובדים - עד ל-15 בחודש העוקב. בנוסף, פעם בשנה, ועד ה-28 בפברואר יקבל המעסיק היזון חוזר שנתי מצטבר על כלל ההפקדות שביצע לקופה. כמו כן, עובד שהופסקו התשלומים עבורו לקופה, יקבל דיווח בדואר תוך 30 יום מהפסקתם. לרבות סיבת הפסקת ההפקדות לקרן, כפי שציין המעסיק בדיווח לקופה. במידה והמעסיק לא ידווח אודות סיבת הפסקת ההפקדות, יועבר הדיווח על אי-העברת הכספים - הן לעובד והן למעסיק.

לבצע מיפוי של ההסדר הפנסיוני

המחלקה הכלכלית יכולה לחסוך כסף לחברה ועם זאת להגן על המעסיק מפני החשיפה לאי ציות להוראות הרגולציה. להלן הדרכים להעברת הממשק האחיד:

מכל האמור לעיל ניתן לראות כי העלות עבור הממשק יכולה לנוע בין 0 שקלים לעובד, דרך מספר אגורות ועד עשרות שקלים בחודש תלוי בגובה השכר המבוטח. כמו כן, לכל אחת מהאפשרויות ישנם יתרונות וחסרונות וחישוב הכדאיות צריך לכלול מספר פרמטרים.

הדרך היעילה ביותר לדעת מהי האפשרות הטובה ביותר, שתיתן פתרון אופטימלי למחלקת השכר יחד עם חיסכון בעלויות התפעול, היא לבצע מיפוי של ההסדר הפנסיוני.

במסגרת המיפוי נבחן את גיליון הקופות של העובדים בכמה וכמה אופנים. למשל: כמה יצרנים פנסיוניים יש לנו? מה גובה השכר המובטח של העובדים בכל קופה? כמה עובדים מפרישים לפנסיה או ביטוח סולו וכמה משולבים? בכמה מכלל תיק העובדים יש לסוכן בטוח או מנהל הסדר מעורבות בתפעול? האם מחלקת השכר פתוחה לפורטלי המעסיק של חברות הביטוח, עד כמה היא "טכנולוגית" ואם בכלל ביכולתה לבצע פיצול דיווחים? באיזו תוכנת שכר עובד הארגון והאם ניתן לפצל את דוחות ה-xml (דוחות הדיווח הדיגיטלי) לפי יצרן ומה גובה התשלום עבור הפיצול?

לאחר מכן נוכל לבצע בדיקת עלות-תועלת לכל אחד מסוגי האוכלוסייה.

במקרים רבים נמצא כי בדרך פשוטה ניתן לפצל את האוכלוסייה, באופן שיאפשר לנו לדווח ללא עלות על שכבה רחבה של עובדים שלהם מוצר אחד לפנסיה או שני מוצרים כגון פנסיה וגמל או פנסיה והשתלמות. בסוג מוצרים אלה הדיווח פשוט והממשק עובד בד"כ בצורה טובה ולא נדרש טיפול רב במשובים. מה גם שבניית מפרט שירות מול קרן הפנסיה, יכול לאפשר עזרה בטיפול במשובים שקיבל המעסיק מקרן הפנסיה (דרך מנהל התיק).

במקרים בהם מפאת מחסור בתקנים או בגלל אי-יכולות טכניות של מחלקת השכר, או עלויות גבוהות של תוכנות השכר לפיצול הדוח, שווה לקבל הצעת מחיר מלשכת שירות או לשכת שכר להעברת הממשק האחיד. עם או בלי טיפול במשובים היא כמעט תמיד תוריד בעלויות שמשולמות לסוכן.

האוכלוסיה שדורשת התערבות סוכן ביטוח היא האוכלוסייה הבכירה או הוותיקה יותר, שמבוטחת בדרך כלל בתוכניות ביטוח ותיקות ומורכבות יותר. לאוכלוסייה זו רצוי לדווח דרך מנהל ההסדר, אשר תמורת דמי הסליקה יכול להעניק שירות מלא ומקיף למעסיק ולעובד.

בשורה התחתונה, במקרים רבים הדרך הזולה ביותר לדיווח ממשק תשלומים פנסיונים היא פיצול ממשקים לפי צורך ועלות. את הבדיקה כדאי לבצע אחת לשנתיים/ שלוש או בעת גידול/ קיטון מסיבי של עובדים בארגון.

הכותבת היא מנהלת פיתוח עסקי במנורה מבטחים, פנסיה וגמל.