האי-מייל הוא המשרת שלכם
לאנשים שעובדים במשרדים הפינתיים יש מזכירות/מזכירים שתפקידם למנוע הפרעות. הם מקבלים שיחות והופכים אותן לתיעוד כתוב. הם הודפים מבזבזי זמן. הם יוצרים מרווחי זמן ללא הפרעה לביצוע עבודה אמיתית. גם שירות האי-מייל שלכם יעשה עבורכם את המטלות הללו, ורוב תוכנות ושירותי הדוא"ל מציעים אפשרויות מקבילות.
קודם כל, כבו את רוב ההודעות (notifications): האדום המהבהב בבלקברי, האייקון הקטן בפינת המסך, המייל האוטומטי שאומר לכם שמישהו הזכיר אתכם בטוויטר. לרוב האתרים, היישומים, המכשירים והתוכנות יש מדור "settings" ובתוכו "notifications". אם אתם לא מוצאים, חפשו אותו בגוגל, וכבו אותו.
אפשר להיות חריגים באירועים נדירים: בערך פעם בשבוע, מישהו שאני מכיר מנסה לשלוח לי הודעה אישית בטוויטר. הגדרתי לטוויטר לשלוח לי מייל כשזה יקרה, אבל אני לא צריך נורה מהבהבת קטנה שתגיד לי שמישהו שלח לי מייל. אם סוף העולם לא מגיע, מישהו תמיד שולח לי מייל ממש כעת. אענה עליו כשיהיה לי פנאי.
גם מכשיר הטלפון יכול למנוע הפרעות: הודעה קולית מנומסת יכולה לבקש מאנשים לסמס או לשלוח מייל. כשסיימתם את מה שבאמת תכננתם לעשות, תבדקו את המייל. מיילים הם רשומות שלא הולכות לשום מקום, וניתן לבדוק בכל זמן שנוח לכם.
אל תטרחו לתייק - העבירו ישר לארכיון
בימים עברו, אנשים נהגו לתייק את המיילים הישנים בתיקיות. אך ג'ימייל הפיץ את הרעיון של ארכיון כללי - המקביל של השלכת כל המסמכים לתיבה ליד שולחנך ונבירה בה אם אתה צריך למצוא משהו. אם לשירות המיילים שלכם אין ארכיון ברירת מחדל כמו בג'ימייל, אתם יכולים ליצור אותו, כלומר לפתוח תיקיה בשם "ארכיון" ולהשליך לתוכה את כל מה שאולי תצטרכו אי פעם.
זה נשמע אולי לא שפוי, אבל ההבדל בין ארכיון מיילים מודרני לתיבת זבל הוא שבארכיון אפשר לחפש. אם אי פעם חיפשתם בגוגל מסמך שיש לכם כבר בארון התיקיות, הבנתם את הרעיון הבסיסי: החיפוש הוא כעת כה טוב, שקל יותר לחפש משהו בארכיון אלקטרוני כללי מאשר לנסות לחפש את התיקייה היכן שאתם זוכרים ששמתם אותה.
אני רציני בעניין הזה. תשכחו ממערכות תיקיות מסובכות - לא צריך לבזבז עליהן זמן. אני משתמש בתיקיות רק לפרויקטים ספציפיים מאוד. לדוגמה, פעמים רבות אני מוצא את עצמי מסכים להופיע בכנסים או להירשם לפסטיבלים, ויכול להיות מועיל להשתמש בתיקייה לאחסון כל המיילים שנוגעים לאירוע כזה. כאשר האירוע מסתיים אני גורר את כל התיקייה הזו לתיקייה שנקראת "אירועי עבר" שלא תפריע לי יותר לעולם.
אבל ברוב המקרים, מערכות של תיקיות הופכו למסורבלות. בחירת התיקייה הנכונה לגרור אליה מייל הופכת לתרגיל ממושך של סיווג, ואיתור המייל אחר כך הופך לבלתי אפשרי.
מחקר נחמד תחת הכותרת "האם אני מבזבז את זמני בארגון מיילים?" של סטיב ויטאקר ועמיתיו במחלקת המחקר ביבמ מגיע למסקנה שבאופן כללי התשובה חיובית. החוקרים ריכזו נתונים דיגיטליים מ-345 משתמשי תוכנת מיילים במשך כמה שבועות. הם גילו שחיפוש מייל נמשך בממוצע 15 שניות, ואילו חיפוש מייל בתיקייה לוקח בערך דקה (כמה משתמשים נוהגים לגלגל כלפי מעלה ומטה את ה-inbox שלהם, עם זמן חיפוש של 30 שניות). רק כדי להיות ברור: לוקח פי ארבעה יותר זמן למצוא מיילים במערכות תיקיות מאשר בארכיון כללי של "הכנס ושכח מזה". וה"מתייקים" לא צפויים יותר למצוא את המייל בהשוואה ל"ארכיבאים".
משתמשי גוגל יכולים אפילו לפנק את עצמם באופציית "שלח והעבר לארכיון". אפשר להתקין אותה בחיפוש ב-settings של ג'ימייל. בלחיצה אחת אתם משגרים את התשובה, משגרים את המייל לארכיון וחוזרים ל-inbox. זה ממכר. המיילים פשוט נעלמים.
טפלו ב-inbox ורוקנו אותה
תנו לי רגע לבדוק את תיבת המיילים (inbox) שלי. אני כבר חוזר.
חזרתי. היה מייל אחד, וכעת אין כלום. אני משוכנע יותר ויותר ששפיות תלויה בשמירה על inbox ריקה ככל האפשר. הרעיון הוא לבדוק אותה כמה פעמים ביום ולטפל במהירות בכל מה שרובץ שם.
זה לא אומר שאתם צריכים להניח לתיבת המיילים לסובב אתכם על האצבע - קל מאוד לאפשר לסדרי עדיפויות של אחרים לנהל לכם את היום. אפשר לטפל ברוב הדואר הנכנס מהר מאוד בלי להפריע למה שחשוב באמת.
איך? גורו היעילות מרלין מאן קובע שיש רק חמישה דברים שאתם יכולים לעשות עם אי-מייל: למחוק, להעביר למישהו אחר, להשיב, לעכב או לנקוט פעולה מהותית יותר. יש מיילים שהם מטבעם זבל, ואפשר למחוק אותם בלי לקרוא. אם זהו זבל ממקור ידוע, ולא סוחר בגלולות ויאגרה מזויפות, בדקו אם יש לו unsubscribe בקליק אחד, או חישבו על סינון מהיר: כל מערכת מייל שמכבדת את עצמה מאפשרת לכם לחסום מיילים משולח מסוים, במקרים רבים בקליק אחד או שניים.
מיילים אחרים צריך לקרוא, אבל אפשר לטפל בהם כמעט באופן מיידי. אם מדובר בפגישה כלשהי שתהיו בה, רשמו את הפגישה ביומן שלכם (אלקטרוני או פיזי) - והקליקו "ארכיון" להיפטר מהמייל. אם אתם יכולים להחליט במהירות, החליטו והשיבו (אולי אתם חוששים להצטייר כשטחיים. בימינו, כאשר מיילים רבים נשלחים מטלפונים, זו פחות בעיה) או העבירו במהירות את המשימה למישהו אחר. אם המייל הוא "למטרת יידוע", קראו אותו ושגרו לארכיון. ישנם, כמובן, המיילים שמחייבים טיפול ממושך יותר, ואם אתם לא רוצים להפסיק את כל מה שאתם עושים כדי להגיב, פירוש הדבר לדחות את התגובה. אל תשאירו את המייל הזה בתיבה. העבירו אותו לתיקיית "לטיפול" או לתיקיית הארכיון עם תזכורת במקום שאתם סומכים עליו (כולל בעט ונייר, בחירה לא רעה).
נשמע כמו טיפול קוסמטי שמיועד לנקות את תיבת הדואר שלכם אבל פשוט מעביר את הבעיות למקום אחר? לא נכון. הסיבה היא שאם אתם משאירים רשימת מטלות בתיבה שלכם, התיבה תהפוך לרשימת מטלות. זה לא טוב מפני שכל אחד יכול להטריד אתכם רק על ידי שיגור מייל. והפונקציונליות שאולי תרצו ברשימת מטלות - קביעת מטלות חוזרות, תאריכי יעד ועדיפויות - פשוט לא קיימת בתיבת דואר רגילה. כשאני אומר שאין מיילים בתיבת הדואר שלי, אני לא אומר שעשיתי הכול. אני פשוט משתמש במערכת רישום פחות לא-פונקציונלית לדברים שטרם עשיתי.
תהיו נחמדים - הכול מתועד
איך להיות סוציופת מייל
אם אתם רוצים להרגיז באמת בן אדם עסוק, שגרו לו מייל עם קובץ צמוד שאומר "ראה בבקשה את המכתב המצורף", ואל תוסיפו פרטים. זוהי קטסטרופה תקשורתית משולשת. קודם כל, אתם מחקים את ההתנהגות של מישהו שמנסה להפיץ וירוס. שנית, קשה לקרוא את ההודעה שלכם בטלפון, ובכמה מערכות אי אפשר לחפש אותה. שלישית, אתם מאטים את הכול. זה לא חיפוש אוצר של ילדים, שבו כל מסר מוביל למסר הבא. זהו ניסיון כושל לתקשר עם בן אדם עסוק.
אם attachments הם הסגנון שלכם, למה לא להכניס את כל הפרטים בסגנון של הזמנה מהודרת? לסידור כזה יש את כל ה"יתרונות": קובץ גדול שאי אפשר לחפש בו, אי אפשר לקרוא אותו על צג טלפון והוא מחייב משכנתא כדי להוריד אם הנמען בחו"ל. יהיה מה שיהיה האירוע שלכם, אני מבטיח ששווה להחמיץ אותו אם זו הדרך שבה אתם בוחרים להודיע עליו.
לחילופין, אתם יכולים להעלות מידע ויראלי לאינטרנט מאחורי סיסמה, ולשגר אלי קישור שאני אמור ללחוץ עליו. אני אוהב לנסות להיזכר בסיסמאות: להקליד אותן על סמארטפון זה מקור הנאה גדול, והחשש שאני מגיב להתקפה של גנבי זהויות רק מוסיף להתלהבות. למקרה שאתם חושבים שאף אחד לא מטורף לתקשר כך, אשמח לעשות לכם היכרות עם כמה עמיתים שלי ב"פייננשל טיימס".