http://www.globes.co.il/newsletters/imun_ishi/imun_ishi_9_1_2008.htm?fid=2862
 |
 |
 |
| ליאורה ליפץ | 9 ינואר 2008 | |
"תיעדוף" היא מלה שנולדה בעולם העסקים בן זמננו כפועל המתאר עריכה של סדר עדיפויות ברשימה של פריטים. בדרך כלל משתמשים בה לגבי משימות.
לפי מה מתעדפים? אנו נוטים לתעדף לעיתים קרובות לא מתוך נאמנות לעצמנו, אלא מתוך צורך לרצות את הזולת. אם מוסיפים לזה לזה את הרצון שלנו להיות בסדר עם הסביבה, הרי לכם הצפה של משימות ותפקידים שיש למלא ולהפסיק במשך יום.
כאשר אתם מוצפים באופן זה, עיצרו ושאלו את עצמכם שלוש שאלות:
1) מה המטרה החשובה ביותר שלי כרגע?
2) מה המשימה הכי חשובה כרגע - זו שהשלמתה תקרב להשגת המטרה החשובה
3) מה תהיינה ההשלכות (על המטרה) אם משימה זו או אחרת לא תושלם
מענה לשאלות אלו ימקד אתכם ויבהיר לכם מה עליכם לעשות עם הזמן הנתון לכם.
אתה עומד לצאת הביתה בסוף יום העבודה, לפתע ניגש אליך מישהו ומבקש לעשות עבורו דבר מה, עוד היום. אם זה דבר שיסייע לך להשיג את המטרה החשובה לך ביותר כרגע, הישאר ועשה זאת.
לחילופין, הדבר שיקדם אותך למטרה החשובה לך ביותר הוא ללכת הביתה לבלות עם הבן שלך, שכן אם לא תעשה כך, המחיר יהיה כבד מדי הרי שסדר העדיפויות שלך ברור.
תיעדוף הוא המקור לחיים מאוזנים ולהצלחה.
ככל הידוע לי, זמן הוא דבר קבוע וגם אם נחפוץ בכל לבנו להתערב בתנועתו - לא נצליח. לעולם יהיו בידינו רק 24 שעות ביממה, רק 7 ימים בשבוע ורק 12 חודשים בשנה, והם יעברו על פנינו בקצב מדויק ואחיד להפליא. ובכן את הזמן לא ניתן לחסוך, לזרז או למתוח, אבל הפלא ופלא - אפשר לנהל.
בתרגיל נפוץ בסדנאות לניהול זמן עומד המנחה ובידו צנצנת ריקה המייצגת את הזמן ומציע דרך למלא אותה בכמה שיותר פריטים: ראשית למלא אותה באבנים הגדולות, אח"כ באבנים קטנות יותר, אח"כ בחצץ שיכנס בין האבנים הגדולות והקטנות, אחר כך בחול שיכנס בסדקים הקטנים שנשארו ולבסוף במים שימלאו באופן מוחלט את תכולת הצנצנת.
בתום מילוי הצנצנת שואל המנחה את הקהל מה הלקח מן התרגיל, הקהל (סדנא לניהול זמן, זוכרים?) שסבר שהאבנים והמים מייצגים משימות, משיב שאם מנהלים נכון את הזמן, יש תמיד מקום לעוד משימה.
בשלב זה מבשר המנחה לקהל המופתע שהטריק הוא לא לסדר נכון את הזמן - אלא להבחין בין הדברים החשובים בחיינו אותם מייצגות האבנים הגדולות, לבין המשימות השוליות - שהן החול והמים.
עכשיו, אחרי שהבנו שלזמן יש גבולות ברורים ושאי אפשר להסיטם -
האם כתוצאה מכך נרגיש שיש לנו יותר זמן?
האם נפסיק לשכוח לעשות דברים שרצינו?
האם נפסיק לדחות דברים?
האם נפסיק להיות מאחרים כרוניים?
התשובה נמצאת במישור שונה לגמרי: זה לא הזמן שאנחנו צריכים ללמוד לנהל. כמה נח להטיל את האשמה בזמן הקצר שתמיד אינו מספיק במקום לראות מה באמת גורם למצוקת הזמן האופיינית למי שחי במאה ה-21.
בעולמנו יש "גזלני זמן" ובהם המכשירים ההופכים אותנו לזמינים ונגישים כמעט בכל זמן ומקום שבו נהייה, סביבת העבודה הגלובאלית המייצרת יום עבודה שמתחיל עם זריחת השמש באסיה, ומסתיים בשקיעתה בהוואי.
הבה נבחן את ניהול הזמן שלנו במישור הסובייקטיווי - זה שיש לנו שליטה והוא אנחנו.
 | שימו קץ לזמינות הטוטאלית האם הזמינות הטוטאלית היא מוסכמה שאין לערער עליה? הטלפונים הסלולריים הכניסו מונעים מאיתנו את האפשרות להתרכז בשום פעילות שאנו עושים. גם כאשר אנחנו מעבירים את הטלפון הסלולרי למצב "שקט", אנו מקפידים להתבונן מדי זמן קצר ברשימת השיחות שלא נענו, ולרובנו יש נטיה לבדוק אימיילים שהתקבלו, גם באמצע ישיבות. הסחות אלה יוצרות מציאות שבה קשה להתמקד בפעולה אחת ברצף. קבעו לעצמכם את גבולות הזמינות שלכם, האמינו לי: הסובבים אתכם יכבדו גבולות אלו. קבעו זמנים קבועים ומרוכזים בהם אתם בודקים הודעות ומיילים והקצו זמנים קבועים לשיחות טלפון שעליכם להחזיר ומיילים שעליכם לענות עליהם. חברו את כל הרגעים שבהם הוסחתם מהמעשה המרכזי שהייתם עסוקים ובו ותגלו שהרווחתם פרק זמן פנוי משמעותי, שהעיקר בו הוא שהוא יהיה איכותי וממוקד. |
 | "יהיה בסדר" הוא לא כל כך בסדר "יהיה בסדר" - צרוף המילים שגור בפי הישראלי המצוי. "סמוך על סמוך" וכמו שהפולנים אומרים מיד אני מתחילה לדאוג שכלום לא יהיה כמו שרציתי, ושהדוחות לא יהיו בזמן, ושהמשלוחים יתעכבו והאישורים הדרושים לא יגיעו ומשהו ממש ממש "לא יהיה בסדר". ואז מתחיל המירוץ נגד הזמן הגורם לבזבוז זמן. שוב נעשית אותה העבודה, שוב אותן הבדיקות, שוב מאות טלפונים, שוב ישיבות חירום, שוב כמות גדולה של אנשים מעורבת במקביל ועסוקה בפתרון הבעיה, ושוב "אין על מי לסמוך" אז בפעם הבאה אנחנו לוקחים את הכל על עצמנו, מטפלים בכל באופן אישי ב"אין זמן" שיש לנו. כדאי שתשקיעו את רב הזמן שלכם בתכנון. עשו שעורי בית, איספו אינפורמציה, בידקו והכינו אלטרנטיבות לפני שאתם ניגשים לביצוע, תתכוננו לבלתי צפוי, היערכו ביסודיות באופן מפורט לא תאמינו כמה זמן יקר יתפנה לכם לבצוע המשימות שלכם באופן הרבה יותר יעיל, מהיר ואיכותי. |
 | סליחה שאיחרתי כמה פעמים קרה לכם שההבטחה "להגיע תוך חצי שעה" הופרה, והמבטיח הגיע בתוך שעה, שעתיים ואפילו שלוש? המאחרים הכרוניים אינם סובלים באופן מיוחד מעודף משימות. על פי רוב הם עונדים שעון, גם הטלפון הסלולרי מציג להם את השעה וכמותו השעון בלוח המכוונים שבמכונית. יתרה מכך, מנסיוני, המאחרים הכרוניים נוטים לכוון את שעוניהם שיקדימו, וזאת בכוונה למנוע את האיחורים התכופים שלהם. האיחור של "הכרוניים" אינו נובע מכך שהם אינם מודעים לזמן, הם סובלים מבעיה אחרת: הם הסבו את הצורך שלהם בשליטה, משליטה בזמן לשליטה בזולת. פסיכולוגים סבורים שמאחרים כרוניים סובלים מצורך נסתר ואובססיווי בשליטה. שוו בנפשכם כמה גדולה שליטתו של האדם המאחר על מי שממתין לו: הממתין סימן ביומנו משבצת זמן לפגישה עם "המאחר", פינה את עצמו ממשימות, ביטל או דחה תוכניות אחרות ועכשיו הוא מחכה, חסר מעש וחסר אונים, לפגישה מתוכננת שאינו יודע מתי תתקיים, אם בכלל. אם אתם מזהים את עצמכם כ"מאחרים כרוניים", כדאי שתחפשו אפיק אחר לסיפוק הצורך שלכם לשלוט. אם תמשיכו לאחר, אתם עלולים לגלות שאנשים סביבכם מפסיקים לסמוך עליכם במקרה הטוב, ומנתקים מכם מגע - במקרה הרע. צאו לפגישות שקבעתם במועד שלוקח בחשבון את האפשרות שבדרך עשויים להיות עיכובים בלתי צפויים, השתמשו באמצעי התזכורות שיש ביומנים מקוונים ובטלפונים סלולריים, כדי לזכור את הפגישות, ואת המועד המתאים לצאת אליהן כדי להגיע בזמן. אם אתם שייכים לקבוצת "המחכים עד בוש" - העצה הטובה ביותר שאני יכולה לתת לכם היא להפסיק לחכות ומיד. כשמתוכננת לכם פגישה עם "מאחר כרוני", הכינו מראש תוכנית חלופית למקרה שהוא יתנהג כצפוי - כלומר יאחר. קבעו לעצמכם מראש גבול איחור שאם המאחר עובר אותו, אתם פונים לביצוע התוכנית החלופית. עשו עם עצמכם חסד ואל תחכו יותר מרבע שעה. אם אחרי עשר דקות המתנה "המאחר" לא הגיע, התקשרו אליו ואם הוא עוד לא מחכה בלובי, אמרו לו שיצאתם לפגישה אחרת והציעו לקבוע מועד חדש לפגישתכם. אני סבורה שמדיניות כזו תיטיב אתכם, וגם עם המאחר - יכול להיות שהוא ילמד מהניסיון הזה משהו. |
 | מה חשוב לי באמת? "תיעדוף" היא מלה שנולדה בעולם העסקים בן זמננו כפועל המתאר עריכה של סדר עדיפויות ברשימה של פריטים. בדרך כלל משתמשים בה לגבי משימות. לפי מה מתעדפים? אנו נוטים לתעדף לעיתים קרובות לא מתוך נאמנות לעצמנו, אלא מתוך צורך לרצות את הזולת. אם מוסיפים לזה לזה את הרצון שלנו להיות בסדר עם הסביבה, הרי לכם הצפה של משימות ותפקידים שיש למלא ולהפסיק במשך יום. כאשר אתם מוצפים באופן זה, עיצרו ושאלו את עצמכם שלוש שאלות: 1) מה המטרה החשובה ביותר שלי כרגע? 2) מה המשימה הכי חשובה כרגע - זו שהשלמתה תקרב להשגת המטרה החשובה 3) מה תהיינה ההשלכות (על המטרה) אם משימה זו או אחרת לא תושלם מענה לשאלות אלו ימקד אתכם ויבהיר לכם מה עליכם לעשות עם הזמן הנתון לכם. אתה עומד לצאת הביתה בסוף יום העבודה, לפתע ניגש אליך מישהו ומבקש לעשות עבורו דבר מה, עוד היום. אם זה דבר שיסייע לך להשיג את המטרה החשובה לך ביותר כרגע, הישאר ועשה זאת. לחילופין, הדבר שיקדם אותך למטרה החשובה לך ביותר הוא ללכת הביתה לבלות עם הבן שלך, שכן אם לא תעשה כך, המחיר יהיה כבד מדי הרי שסדר העדיפויות שלך ברור. תיעדוף הוא המקור לחיים מאוזנים ולהצלחה. |
ליאורה ליפץמנכ"ל חברת GBE-SUCCESS למצויינות בעסקים, יועצת אסטרטגית ומאמנת למצוינות עסקית של בכירים, ושל הנהלות וחברות. בעלת 20 שנות ניסיון ניהול בחברות מובילות, ובהן נסטלה ושטראוס-עלית. בוגרת כלכלה ומנהל עסקים מאוניברסיטת תל אביב מוסמכת The Coaching Training Institute US.
- ידוע למבקש המסרים כי גלובס ו/או מנהליו ו/או עובדיו והפועלים מכוחם ובכלל זה ליאורה ליפץ (להלן: "גלובס") אינם אחראים לתוכן המסרים ו/או לנכונותם. כל שימוש במידע נשוא המסרים טעון בדיקה ואימות נוספים על ידי מבקש המסרים וייעשה על אחריותו בלבד ומבקש המסרים מתחייב כי לא יבצע כל מהלך או מעשה בהסתמך על המידע וידאג לוודא את נכונות המידע באמצעים אחרים.
- מובהר ומוסכם בזה כי אין במסרי ליאורה ליפץ (להלן: "המסרים") משום המלצה או חוות דעת של "גלובס" לגבי האופן שבו אדם צריך להתנהל עם הכפופים לו ועם הגורמים להם הוא כפוף, או איתם הוא עובד כלקוחות, כשותפים או כחברי צוות במקום עבודתו. אין להסתמך על המסרים לשם קבלת החלטה כלשהי על סמך המלצה כלשהי המופיעה, וכל החלטה המתקבל בזכות המסרים הינה על אחריות מבקש המסרים בלבד.
- עוד מובהר וידוע למבקש המסרים אין הנאמר מהווה בכל דרך, תחליף לייעוץ המתחשב בצרכים ובנתונים של כל אדם.
- מבקש המסרים מצהיר שידוע לו כי הגישה למסרים ניתנת לו באופן אישי בלבד.
- מבקש המסרים ער לכך, כי אין אפשרות למנוע שגיאות, ליקויים וטעויות בתוכן המסרים או בדרך העברתם. עוד ידוע כי מעת לעת תיתכן הפסקה במסרים בשל חופשות/ מחלות/ כוח עליון/ שיקולי עריכה של גלובס, ומבקש המסרים מצהיר כי לא יהיו לו כל טענות בגין הפסקות מסרים כאמור.
- בשים לב לאמור לעיל, מבקש המסרים פוטר בזה את גלובס מכל אחריות לכל ליקוי או שגיאה במידע, לרבות ומבלי לפגוע בכלליות האמור לעיל, בדרך העברתו או בתוכנו של המידע נשוא המסרים, ולכל אובדן הפסד או נזק ישיר, עקיף, תוצאתי או אחר שיגרם, במישרין או בעקיפין, תוך כדי או כתוצאה מתוכן המסרים או מדרך העברתם, וזאת מכוח כל דין לרבות דיני הנזיקין ועוולת הרשלנות, ודיני החוזים
- על השימוש במסרים וכל הנובע מהם, יחולו אך ורק דיני מדינת ישראל. מקום השיפוט הבלעדי בגין כל עניין הנובע מהשימוש במסרים, הוא אך ורק בבתי המשפט המוסמכים בתל אביב.
- מבקש המסרים מאשר ומצהיר בזה כי המסרים נשלחים אליו ע"י גלובס, רק בכפוף לאמור להבהרות וכתב הויתור דלעיל.
| אין לשלוח מייל חזרה לכתובת אימייל זו. הודעת דואר זו נשלחה לכתובת [$$$EMAIL$$$], בעקבות רישומך לאתר גלובס [online]. אין להפיץ את המידע הכלול במהדורה זו ללא אישור של גלובס [online]. |