העומס שאחרי: איך להקל את ההתאקלמות אחרי חזרה מחופשה

שיאו של אוגוסט כבר מאחורינו, אבל חלקנו הגדול, שכבר הספיק לחזור מהחופשה השנתית שלו, ודאי נתקל בבעיה של התאקלמות לאחר שבוע או שבועיים שהוא לא היה במשרד. אחת הבעיות המוכרות לכל עובד שנסע לנפוש איפשהו היא עומס העבודה שמתחיל לפני החופש ומגיע גם אחריו.

ברוב המקרים, לפני חופשה העובדים צריכים לסיים מטלות רבות ולטפל גם בדברים שהיו סובלים דיחוי אם הם לא היו יוצאים מהמשרד לתקופה קצרה. העומס הזה בדרך כלל מפריע קצת פחות כי העובד יודע שברגע שהוא יספיק לסיים את כל המטלות שלו, הוא ייהנה מזמן של נופש.

אולם הבעיה העיקרית מתרחשת כשחוזרים מהחופשה ותיבת המייל עמוסה במאות הודעות, עליהן העובד צריך לעבור, בדרך כלל במשך שעות ארוכות אם לא יותר. התוצאה, בסופו של דבר, שאחרי חופשה של שבועיים, העובד יכול להקדיש עוד יום או יומיים רק בשביל להשלים את כל מה שקרה כשהיה בחופש.

"כדי שחופש יהיה באמת חופש, יש לתכנן אותו מראש", אומרת יעל פרימק, מאמנת ומנהלת מקצועית ב-AllJobs. "זוהי משימה מאתגרת במיוחד בענף ההיי-טק, שבו התרבות הארגונית התובענית שירשה נורמות של עבודה מהבית מקשה על הפרדת החיים האישיים מהעבודה. על מנת לאפשר חופשה אמיתית, אני ממליצה טרם החופשה לסיים כמה שיותר מהפרויקטים הפתוחים שאינם סובלים דיחוי.

"כמו כן, כדאי לדאוג למחליף ולתאם עם עמית או מנהל בארגון שהעובד סומך עליו ושהתפקיד והדרגה שלו מאפשרים זאת, כדי שיחליף אותו לפתרון בעיות דחופות או בהשלמת פרויקט. טרם החופשה כדאי להעביר חפיפה מקוצרת, שתאפשר לו לבצע את המשימות הדחופות".

לענות רק לבוס

פרימק מוסיפה כי "חשוב ביותר לשדר חוסר זמינות לסביבה על מנת שכולם יוכלו להתאים עצמם לכך. זה כולל הודעה מראש לממונה על ימי ההיעדרות הצפויים וסימון ימי החופש כימים שלמים של "מחוץ למשרד" כדי למנוע קביעת פגישות בתאריכים אלה. כדאי להודיע במייל לכל הגורמים שמולם עובדים, כולל עמיתים ולקוחות, על משך ההיעדרות מהעבודה. חשוב שתאריכי ההיעדרות יהיו ברורים, ולמי יש לפנות בזמן זה במקרה הצורך".

אחת השאלות שעומדות בפני העובדים היא כיצד נכון לנהוג במיילים, משימות וטלפונים בזמן החופש. האם יש צורך להמשיך לענות לכל שיחה והאם כדאי לבדוק מדי פעם את חשבון המייל בזמן הפנוי? "חשוב להבין שחופש הוא צורך, ממש כמו צרכים בסיסיים אחרים שלנו. לא ניתן לתפקד בצורה טובה לאורך זמן ללא חופש. לכן, מומלץ להתארגן כך שהעובד יוכל לאפשר לעצמו לא לקרוא מיילים, לא לענות לכל טלפון ולא לעסוק במשימות של העבודה בזמן החופש", אומרת פרימק.

"על מנת שלא יוצף במיילים ובטלפונים במהלך החופשה, אני מציעה להשאיר הודעה קולית בטלפון שאליו לקוחות ועמיתים מתקשרים, ובה להגיד "אני בחופש עד...., ניתן לפנות ל... במקומי" ולהשאיר את מספר הטלפון שלו. במייל כדאי להפעיל את המענה האוטומטי שאומר שהעובד בחופשה מתאריך עד תאריך, למי אפשר לפנות, כולל שם, טלפון וכתובת מייל", אומרת פרימק. בנוגע לשיחות טלפון, פרימק ממליצה לענות רק כשהמחליף או המנהל מתקשר.

כשהעובד חוזר מהחופשה, פרימק מציעה להביא בחשבון שהימים שאחרי החופש יהיו עמוסים, ולהכין את עצמו ואת המשפחה לימים ארוכים יותר מהרגיל.