הרעב לזמן: מוחקים מיילים כי אין זמן לקרוא אותם

מחקר: שלושה מכל חמישה מנהלים בכירים מרגישים מוצפים מהיקף המידע שהם נחשפים אליו, ויותר ממחצית ציינו את ההפרעה שהוא יוצר

גלישה באינטרנט, מיילים / צילום: שאטרסטוק
גלישה באינטרנט, מיילים / צילום: שאטרסטוק

גם בימים שבהם אנחנו מקטרים על כמויות המידע וההפרעות הנוחתות עלינו מכל מכשיר אפשרי, סביר להניח שברגע האמת נודה שלא היינו חוזרים לאחור, אל הימים שבהם ישבנו בחדרי עיון בספריות, ולא היינו מוותרים בקלות כל כך על האפשרות לשאול את ד"ר גוגל כל דבר בכל רגע.

ובכל זאת, אי-אפשר להתעלם גם מהצד האפל של המהפכה הזאת - עומס מידע ובן דודו פיצול הקשב. במחקר כבר ניתנו לכך שמות שונים, כמו "מחנק מידע", "ערפל מידע", "סינדרום עייפות מידע" ואפילו "הרעב לזמן".

אנחנו מתמודדים עם הסיפור הזה בעבודה - הן במישור האישי והן במישור הארגוני. עם האפשרות לייצור מידע אינסופי ללא עלות כמעט, נפתחו השערים להצגת תכנים במגוון אינסופי של פורמטים: הודעות טקסט וטוויטר בסלולרי, התראות פייסבוק ושאר רשתות חברתיות וצ'טים למיניהם, וזה עוד לפני שדיברנו על המייל.

במקביל, אנחנו נחשפים למידע שלא ידענו שקיים או שלא יכולנו בעבר להגיע אליו ואי-אפשר פשוט להתעלם ממנו עכשיו - מחקרים וסקרים מקצועיים, בלוגים של קולגות, פורומים בתחומי עניין, רשתות תקשורת פנים-ארגוניות ואפילו סתם הגיגים ברשתות החברתיות. למנהלים, האמצעים החדשים הללו מייצרים לא רק מידע אלא גם ערוצי תקשורת לעובדים, ללקוחות ולשאר בעלי העניין.

מחקר של קבוצת Economist בשיתוף היל אנד נולטון מצא כי שלושה מכל חמישה מנהלים בכירים מרגישים מוצפים מהיקף המידע שהם נחשפים אליו, ויותר ממחצית ציינו את ההפרעה שהוא יוצר. כתוצאה מכך, אנחנו מתייחסים רק לכרבע מהמידע שמגיע אלינו והשאר הולך לאיבוד. 75% מהנשאלים אמרו שהם הרבה יותר סלקטיביים לגבי המידע שהם צורכים בגלל היקף החומר המצוי. אבל שלא נתבלבל, שליש מהמנהלים גם אמרו שהם צורכים תוכן מעורר מחשבה על בסיס יומי ושבשנה האחרונה הגבירו את צריכתו. "רבות נאמר על עידן ריבוי התוכן, ועל כך שהתוכן הוא המלך, אבל המחקר מצביע על כך שעודף ממנו יוצר בלבול והייתי מסתכנת ואומרת - סכנה ליצרניו", אמרה דפנה טריואקס, שמשרדה מייצג את היל אנד נולטון בארץ. "בישראל, שבה עדיין סוגדים לאות הכתובה, הרגלי צריכת התוכן חשובים ויצרני התוכן צריכים לתת על הרגלים אלה את הדעת".

המחקר מראה שהמידע צריך להיות מקורי, מבוסס על הוכחות ומוצג באופן איכותי. מנהלים יודעים שהם חייבים לחפש תכנים חדשים ולאמץ חשיבה יצירתית אבל הם עושים זאת בתוך התמקדות במספר מוגבל של מקורות מידע. במילים אחרות, פחות אבל איכותי.

בהקשר הזה, יש לי דווקא סיפור על ארגון שהתמודד עם עומס המידע בהצלחה. זה התחיל בבעיה מוכרת - עומס עבודה. הפתרון המקובל של תוספת כוח אדם לא התאפשר וההנהלה פנתה לחפש פתרונות אחרים. בתהליך של שיח המונים עם העובדים גילינו דבר מעניין: התרבות הארגונית למעשה ציפתה מהעובדים שתהיה להם תשובה לכל שאלה בו במקום. לכן כולם נמצאו ברשימות התפוצה בארגון ונכחו בכל ישיבה, כדי שחס וחלילה לא יעלה שם איזה עניין והם לא יהיו מודעים לו. לאחר שהנושא עלה לדיון, הוסכם שגם התשובה "תן לי לברר ואחזור אליך בתוך שעה" היא ממש בסדר, ובעקבות זאת עשה הארגון ניקיון יסודי ברשימות התפוצה שלו ובחן מחדש מי צריך להיות באיזו ישיבה. כך הוא הוריד עומס משמעותי וגם ייתר חלק מתוספת כוח האדם שחשב שהוא זקוק לה.

אז זה מה שיכול ארגון לעשות, אבל מה איתנו? מחקר בינלאומי של LexisNexis מ-2010 על היעילות שלנו בעבודה מראה שרובנו מוחקים את המידע המגיע אלינו לפני שאנחנו מסיימים לקרוא אותו ואחד מכל שני עובדים לערך מרגיש מתוסכל מכך שאינו מצליח לנהל את כל המידע שמגיע אליו. שישה מכל עשרה לערך אומרים שהם מרגישים שאיכות העבודה נפגעת בגלל חוסר היכולת לעבד את כל המידע במהירות הנדרשת. אנחנו לא מצליחים לעבד את המידע בקצב שבו הוא מגיע והציפייה שנזהה את הדברים החשובים והדחופים מבעד להררי המידע ונגיב אליהם במהירות יוצרת לחץ שלא היה כמוהו בעבר.

התוצא היא, כפי שהסופרת לינדה סטון קוראת לזה, תשומת לב חלקית מתמשכת (Continuous Partial Attention). בעוד שבמולטי-טסקינג לרוב חלק מהפעולות שנעשות במקביל הן אוטומטיות ולא דורשות מחשבה מרובה, למשל דיבור בטלפון ותיוק במקביל, במצב של תשומת לב חלקית מתמשכת אנחנו מקדישים לדברים תשומת לב חלקית בלבד כל הזמן, כדי לא להפסיד שום דבר. בסופו של דבר המצב הזה יוצר תחושה מלאכותית של משבר.

דניאל לויטין, פרופסור לפסיכולוגיה ונוירולוג, מחבר הספר The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, טוען שהמוח האנושי מסוגל להתמקד בשלושה-ארבעה דברים מקסימום במקביל. מעבר לכך אנחנו מאבדים פוקוס. לטענתו, מולטי-טסקינג מבזבז דלק הנדרש למיקוד ומעבר פיזי ממש בין משימות גורם לנו להרגיש תשושים, מבולבלים וחרדים. אגב, גם המחשבה שיש משהו אחר או נוסף שאנחנו צריכים לעשות עכשיו יוצרת לחץ דומה. חישבו מה זה אומר על הפרודוקטיביות של עובד, שבכל רגע נכנס מייל חדש לתיבת הדוא"ל שלו. אם אתם בודקים מיילים בכל חמש דקות, אתם עושים זאת 200 פעמים ביום עבודה.

אז מה עושים? ההמלצות מתמקדות בכמה נושאים מרכזיים:

לרוקן את המוח

נתחיל דווקא בהמלצות של גורו הפרודוקטיביות דיוויד אלן, מחבר הספר Getting Things Done. לדבריו, קודם כול צריך לנקות את הראש מכל המחשבות שמפריעות לנו להתרכז על ידי כך שנרשום אותן על נייר או באחת מאפליקציות ה-To Do הרבות. הרשימות האלה ייתנו לנו את הרשות לשחרר ולהתמקד במשהו אחר. עוד הוא ממליץ למיין את הרשימות לפי ארבע קטגוריות: לעשות, להעביר למישהו אחר, לדחות, לוותר.

חוק שתי הדקות

כבר ב-1967, בספרו הקלאסי The Effective Executive, המליץ פיטר דרוקר לשמור ביומן שעות למחשבה, שבהן לא עונים לטלפון, ולהתקשר חזרה ביחידות זמן המוקצבות לכך פעם או פעמיים ביום. אז היה מדובר בטלפון, היום מדובר במגוון אמצעי קשר, אבל ההמלצה בעינה עומדת: הקדישו בכל יום שעה כדי לסיים את כל מה שלוקח שתי דקות או פחות. לגבי מיילים ההמלצה היא להקציב להם זמן פעמיים-שלוש ביום ולבטל את ההודעות הקופצות על המסך שמספרות לכם שהגיע מייל חדש.

להתחיל את היום במה שקשה

בבוקר יש לנו יותר אנרגיה ולכן ההחלטות החשובות צריכות להיעשות בתחילת היום - גם אלה שקשה לקבל או אלה שאנחנו לא רוצים להתמודד עמן. זה מחייב אתכם להשאיר לזה זמן, ולהפנים שמה שהחלטתם לעשות, זה הדבר הכי חשוב כרגע. ובהקשר הזה, הקדישו לכל משימה רק את הזמן שהיא שווה - אם אתם מתייקים, האם כדאי להקדיש מחשבה וזמן לצבע של החוצצים? כנראה רק אם זה חומר שאתם נדרשים להשתמש בו בקביעות וביעילות.

קחו הפסקות

15 דקות בכל שעתיים יהפכו אתכם להרבה יותר יעילים. צאו לסיבוב, הקשיבו למוזיקה, אפילו תעצמו עיניים, וכן, אפשר לחלום בהקיץ. המוח פועל בשני מצבים הפוכים: באחד אנחנו מכוונים את המחשבה ובאחר המחשבות מריצות את עצמן. המצב הראשון הוא של עשייה ועבודה, אבל המוח לא יכול להישאר בו כל היום. כשאנחנו חולמים בהקיץ אנחנו נותנים למחשבות להריץ את עצמן ללא סדר וקשר וזה מאפשר למוח למלא את המצברים הדרושים כדי לחזור לעשייה. זה גם מעודד יצירתיות, כי כשהמחשבות רצות מעצמן אנחנו עשויים לראות קשרים שלא ראינו קודם לכן ולהגיע לפתרונות חדשים.

אז יש מה לעשות נגד עומס המידע, אבל זה דורש משמעת עצמית, קצת כמו גמילה. אנחנו צריכים בכל יום מחדש ליישם את מה שכבר ידוע, להשאיר זמן למחשבה, לוותר על מה שלא חשוב וגם להתנתק פה ושם. ולא רק למען עצמנו, הרי בכל פעם שאנחנו מקישים על Send, אנחנו מוסיפים עוד משהו לענן המידע של מישהו אחר.

*** הכותבת היא דירקטור משאבי אנוש באינטל מרחב אירופה ובעלת הבלוג "על עבודה וקריירה באמצע החיים", niritcohen.com

מוחקים מיילים
 מוחקים מיילים