טובעים באי-מיילים

"אי אפשר איתו, ואי אפשר בלעדיו", כפי שמגדיר את יחסו לאי-מייל רענן רוגל, הבעלים של דורן תקשורת. "אי-מייל זה זריזות ומיידיות, אבל זה גם שיעבוד. רוב המנהלים שאני מכיר מחוברים לאי-מייל כל הזמן, ביום, בלילה, בחופשות ובנסיעות".

עשה זאת בעצמך

המנהל של היום כבר לא צריך לחכות שמזכירתו תחזור מהפסקת צהריים, כדי להכתיב לה מכתב או לשלוח אותה עם מכתב לדואר. את המכתב הוא כותב בעצמו והמשלוח נעשה באמצעות הדואר האלקטרוני. המנהל של היום כבר לא יכול להרשות לעצמו לחכות יום או יומיים להשיב על מכתב; אם קיבל אותו דרך הדואר האלקטרוני, כדאי שישיב מייד. למנהל של היום לא יחכו עד שיחזור מחופשה או נסיעה, כדי שיענה על הצעה; ברגע שהוא נוחת בחו"ל, מצפים ממנו להיכנס לאי-מייל ולהשיב מיד.

ביום רגיל נדרש המנהל הממוצע לעבור על עשרות, ואפילו מאות, מיילים. במצב כזה לא נשאר זמן שקט לחשוב ולתכנן. נראה, כי במקום שהמייל יעזור למנהלים להשתלט על סדר היום, הוא מתחיל להשתלט להם על סדר היום.

"מדהים עד כמה הבעיה אוניברסלית ופוגעת בכולם", מעיר נתן זלדס, מהנדס בכיר בתחום מערכות מידע באינטל ישראל, שלפני שנים אחדות גיבש תוכנית לעידוד שימוש יעיל במייל אצל עובדים. זלדס מצא, כי הנפגעים העיקריים מתופעת ה-E-mail Overload הם מנהלים בדרג בכיר, גם אם לא הבכירים ביותר. "כמות המיילים גדלה ככל שאתה בכיר יותר, אבל אצל הבכירים ביותר יש בדרך כלל מזכירה, שעוברת על הדואר וחוסכת מהם את הטירחה. בדרג ביניים פלוס, מי שאין לו מזכירה, סובל מאוד מהתופעה של עומס יתר".

שליש זבל

במחקר, שערך זלדס בקרב 1,020 עובדי אינטל באיזור הים התיכון, נמצא כי הם מקדישים בממוצע שלוש שעות ביום לדואר אלקטרוני. העובדים אף פסקו, כי כשליש מהמיילים, שמגיעים אליהם, מיותרים.

בין הגורמים העיקריים לעומס היתר במייל, הציב זלדס את היעדר הנהלים המסודרים. "בארגונים רבים אין כללים הקובעים מי מוסמך לשלוח אי-מייל בתפוצה מלאה, ולכן כולם עושים זאת", הוא מסביר. בנוסף, רבים אינם מתמצאים באפליקציות השונות של תוכנות המייל. "רוב העובדים פשוט לא יודעים לסנן מיילים, ואם לא די בכך, הם גם מתעקשים להופיע בכל רשימת תפוצה בארגון, כדי שלא יפסידו חלילה איזה מייל חשוב".

לעומת זאת טוען אמיר לב, מנכ"ל קומטאץ' המתמחה בפיתרונות לדואר זבל, כי מי שיודע לעבוד נכון עם המייל, יכול להגיע היום לתפוקות "שבעבר אפשר היה רק לדמיין כמותן. אי אפשר להעלות על הדעת איך אפשר לנהל חברה מבוזרת בלי אי-מייל, כאשר מרכז הפיתוח נמצא במקום אחד, מרכז ההפצה במקום אחר ומשרד השיווק במקום שלישי".

לדברי לב, שתי הסיבות העיקריות לעומס יתר במייל, הן דואר פנימי ודואר זבל. "מנהלים רבים חושבים, שיעילותם נמדדת במספר המיילים שהם שולחים לעובדים. אנחנו רואים, שככל שהחברה גדלה, גדל משקל הדואר הפנימי בתוך סך הדואר האלקטרוני. בחברות גדולות, מדובר אפילו ב-70%. בחברות שבהן אין נהלים בעניין, רוב הדואר הפנימי הוא דואר זבל".

* אילו נהלים רצוי לקבוע כדי למנוע זאת?

"הכלל הראשון הוא לשלוח כל מייל רק אל הנמען, שאמור לטפל בו. בארגונים רבים, נוהגים לשלוח אותו אי-מייל ל-20 איש. הניסיון מראה, שזה לא יעיל, כי איש מהנמענים אינו יודע מי אמור לטפל בנושא".

לדברי יהודית זבדי, מנהלת משאבי אנוש של איי.אף.אנ. מערכות ומומחית לניהול זמן, רוב המנהלים הישראלים אינם יודעים לעבוד ביעילות עם הדואר האלקטרוני. "רובם אינם יודעים להשתמש ביכולות התוכנה לסנן ולקבוע דרגות עדיפויות למיילים. הם לא יודעים שאפשר לסמן מיילים דחופים, שאפשר לסמן מיילים לפי אלו שמיועדים אליך או רק מכותבים אליך, ומן הסתם פחות דחופים. הם גם לא יודעים, שאפשר למחוק אוטומטית את כל דואר הזבל. התוצאה היא, שרובם טובעים במיילים".

* כמה זמן לדעתך מתבזבז כתוצאה מכך?

"לדעתי, בין חצי שעה לשעה".

הדרך של רוגל להתמודד עם עומס יתר היא לבדוק את הדואר כל הזמן. "אם אני לא און-ליין, אני מנסה לבדוק דואר כמה שיותר פעמים ביום, לפחות בבוקר, בצהריים ובערב. אני עושה את זה גם בסופי שבוע וגם בחופשות, כדי שלא יצטברו מיילים. מה שחשוב זה לנקות כמה שיותר את המייל ולשמור את מה שצריך בתיקיות".

לב מקומטאץ' אינו מצליח לקבוע לעצמו שעות קבועות לבדיקת המייל. "בניגוד למנהלים אחרים שאני מכיר, לי קשה מאוד להתאפק. המקסימום שאני מצליח לעשות זה לקבוע שעה אחת ביום, שבה אני לא נוגע במייל ומתפנה לדברים אחרים".

שיטות מיון

ללב יש תיקייה מיוחדת בדואר האלקטרוני, שבה הוא מאחסן "דברים מעניינים, שאין לי זמן לקרוא. לפני כל טיסה, אני מדפיס את כל המסמכים הללו וקורא אותם במטוס".

יורם רוזנווקס, מנהל חטיבת מכירות ושיווק של יעל תוכנה, מקבל בממוצע 150 מיילים ביום. כדי שהעיסוק במייל לא יהפוך לתפקיד בפני עצמו, הוא גיבש לעצמו נהלי טיפול מתאימים. "בדרך כלל אני עובר על המיילים בין פגישות במשרד. אני ממיין אותם לפי הכותרות. בדחופים אני מטפל מיד, ובפחות דחופים אני מטפל מאוחר יותר, בדרך כלל בסופי שבוע. אני לא קורא את הכל, כי אחרת לא הייתי יוצא מזה".

אצל גרישה סוקולובסקי, מנהל תחום אחסון בסאן איזור הים התיכון, האי-מיילים שזוכים לתגובה מיידית הם אלה שמעבירים לו הממונים עליו. "אני מקבל מדי יום 70-100 מיילים, ובדרך כלל אני ממיין אותם לפי חשיבות. מה שלא דחוף לאותו רגע, אני מעביר לתיקיה שקראתי לה Have to Read. אי-מיילים שמגיעים מכתובת שאני לא מכיר, אני פשוט מוחק".