"זמן הוא כסף", את זה יודע כל איש עסקים. אלא ש"זמן" הוא עניין נזיל, בייחוד בזירת העסקים התובענית והתזזיתית. לכן, מי שלא מנהל נכון את הזמן הזמן מנהל (ומתסכל)אותו.
להלן 7 עצות לניהול זמן בצורה נכונה ואפקטיבית:
1. אם לא תרשום, איך תזכור?
אתם בטח מכירים את העובדים שמסתובבים בארשת פנים חצי סנילית וממלמלים לעצמם "נו... מה רציתי לעשות...?" כדי להימנע ממצבים אלה, מומלץ בתחילתו של כל יום להקדיש מספר דקות לרישום המשימות שעליך לבצע במהלך היום ובאותה הזדמנות לעקוב אחר המשימות השבועיות.
כדאי גם לסווג את המשימות ע"פ סדר העדיפות והדחיפות, ולקבוע מגבלות זמן לכל משימה. כך תוכל להיות רגוע במהלך היום ובסופו של יום לסמן "וי" על מה שהספקת לבצע. אגב, עם כל הכבוד ל-outlook ומחשבי כף היד למיניהם רישום בחוברת קטנה ופתקי memo עושים היטב את העבודה.
2. דע את השעון הפרודוקטיבי שלך
לכל אדם יש את השעות בהן הוא מרוכז יותר ויכול לייצר פרודוקציה גבוהה יותר. אצל רוב האנשים, מדובר בשעות הבוקר המוקדמות. לכן, כדאי לנצל שעות אלה לביצוע משימות חשובות אשר דורשות ריכוז ומאמץ רב יותר. את המשימות הטכניות שאינן דורשות ריכוז או מאמץ רב, כדאי לדחות לשעות אחר הצהריים, בהן רמת הריכוז נמוכה.
3. מי גזל את הזמן שלי?
בכל ארגון יש "גזלני הזמן". אם זה איש המכירות שמתיישב מולך עם הקפה של הבוקר ומתעקש לספר על אירועי היום הקודם; או שזה הסמנכ"ל שמתעקש לקיים ישיבה ארוכה על כל הזזת כיסא ממקום למקום. הילחמו בהם! הגידו להם לא! סמנו להם ע"י שפת הגוף שאתם עסוקים. הקפידו על כך בעיקר כאשר "הגזלנים" מתעקשים לגזול את זמנכם דווקא בשעות הפרודוקטיביות שלכם.
4. פגישה היא לא המטרה, אלא האמצעי
אחד מגזלני הזמן האכזריים ביותר הן הפגישות או הישיבות למיניהן. אל תדאג, אתה לא לבד: כמעט בכל ארגון מתמוססות להן שעות עבודה רבות וחשובות על פגישות/ישיבות סרק שלא יוצא מהן דבר. לכן, כדי להימנע מכך, שאל את עצמך האם הפגישה הכרחית. לדוגמא, אם ספק מעוניין להיפגש איתך בנוגע להצעה מסוימת, בקש ממנו שישלח לך טרם הפגישה את ההצעה. אולי תגלה שההצעה שלו אינה רלוונטית לצרכיך. כך תוכל לוותר על קיום הפגישה ותחסוך את הזמן היקר שלך ושל הספק. אם כבר החלטת לקיים פגישה, קבע לה מטרות והגבל אותה בזמן.
5. דחייה אינה הפתרון
תכונתו הטבעית של האדם היא לדחות משימות לא נעימות. בעולם העסקים יש כאלה לא מעט, כגון, התמודדות מול גופים בירוקרטים וכו', אלא שהמשימה הופכת לעוד פחות נעימה כאשר אתה דוחה אותה לרגע האחרון, או גרוע מכך מפספס אותה. לכן, למרות הקושי שבדבר, נסה לנתק את העניין האמוציונלי וטפל במשימה מהר ככל האפשר.
6. גם זה וגם זה = זה לא זה
ניסיון לטפל בו-בזמן בכמה משימות עלול להביא אותך למצב שלא תצליח לסיים אף לא משימה אחת. במיוחד נכון הדבר לגברים שבינינו, הסובלים ממגבלה אבולוציונית שלא מאפשרת לנו לעשות שני דברים בבת אחת (אתה לא היחיד שמנמיך את הווליום של הרדיו בזמן שאתה מחפש חניה). לכן, כדאי יותר להשתמש בשיטת ה"פרה-פרה". עם זאת, יש "משימות דומות" כגון, החזרת טלפונים או אי-מיילים כדאי לבצע ברצף.
7. אל תעמיס יותר מדי
ככל שתעמיס על עצמך יותר, כך תישחק יותר ותיהנה פחות. גרוע מכך תהיה כל-כך עסוק ומרוכז במשימות הקיימות שלא יהיה לך פנאי לחשוב על רעיונות חדשים. לכן, אל תשתעבד לכיסא ולמסך המחשב. צא לשעה קלה לשתות קפה עם חבר/ה, התאוורר בטיול על חוף הים, מלא את המצברים. אתה עשוי לגלות שההספק הכללי שלך יעלה, ולא פחות חשוב, שאתה מצליח להגיע לרעיונות חדשים ומועילים.
הכותב הוא יועץ אסטרטגי שיווקי ובעליה של חברת "גבריאל אסולין פתרונות עסקיים" המתמחה בייעוץ שיווקי ואימון אנשי מכירות-שירות ומנהלים: www.gacmarketing.com