חסידי השיטה סבורים שזו הדרך האולטימטיבית לחסוך בעלויות ולהרחיב את פעילות החברה, במיוחד כשחסרים לה משאבים כספיים וניהוליים. מתנגדיה טוענים, שמדובר בסוג של הימור ומזהירים מפני איבוד שליטה. מי צודק?
בעד אאוטסורסינג:
"אפשר לאבד את הפוקוס"
רני צים, מבעלי מחסני כמעט חינם: "יכולנו לקנות מפעל מזון ולייצר בעצמנו מותג פרטי, אך זה כרוך באופרציה שלא רצינו להיכנס אליה"
"אנחנו מאמינים בהתמקצעות. כל אחד והמקצוע שלו. יש התמקצעות בכל דבר, וזה דבר שלא נגמר ומסתעף להרבה מאוד תחומים. אני בעד אאוטסורסינג, כי אפשר לאבד את הפוקוס בעסק אם מתפזרים מדי", אומר צים.
עוד לדבריו, "מחסני כמעט חינם" הוציאה למיקור חוץ את מערך הלוגיסטיקה וההפצה שלה, תחזוקת הקופות הרושמות, שירותי האבטחה, המותג הפרטי ועוד. "יכולנו לקנות, למשל, מפעל מזון ולייצר בעצמנו מותג פרטי עבור הרשת הקמעונאית שלנו, אבל זה כרוך באופרציה ניהולית אחרת שלא רצינו להיכנס אליה", אומר צים ומוסיף, שבאותה מידה החליטו להתקשר עם חברת קוסמטיקה וחברת מוצרי חשמל חיצוניות לצורך הקמה בקרוב של "חנות בתוך חנות".
*מהם היתרונות במיקור חוץ?
"מיקור חוץ מאפשר לנו להתפתח ולהתמקד בעוגנים החשובים כמו ירקות, שהוא נושא חשוב וחזק מאוד בסופרמרקט. לכן, רכשנו 70% מחברת 'תנובת הדרום', העוסקת בהפצת ובמכירת ירקות טריים, הישר מבתי הגידול".
*מהי התרומה הכספית של מיקור חוץ לעסק שלך?
"קשה לכמת בכסף. זה מוכיח את עצמו ביעילות שמן הסתם שווה הרבה מאוד כסף".
*מה לא מומלץ להוציא החוצה?
"עוגנים. אותם צריך לטפח. את היתר אפשר להוציא. מסיבה זו, החלטנו לבנות, למשל, מחסן לוגיסטי ולהחזיר אלינו את נושא הלוגיסטיקה, שנחשב בתחום שלנו לעוגן מרכזי".
מה באשר לכוח אדם במיקור חוץ?
"כוח האדם נשאר אצלי. אני לא מוציא את זה החוצה כי זה עלול להרחיק את העובדים. נאמנות עובד גבוהה יותר כשאני המעסיק הישיר שלו".
*מה יש לך לומר נגד השיטה?
"אין דבר כזה 100% מיקור חוץ, וגם לא 70%. בעל עסק צריך לדעת איפה נקודות החוזק שלו ולשמר אותן אצלו, חזק וקרוב לחזה; ואיפה החולשות שלו, ולהוציא אותן החוצה. טעות איומה להוציא הכול. מיקור חוץ זה טוב במקומות שאתה חלש בהם".
*קרה ששירות אאוטסורסינג לקוי פגע בתדמית החברה?
"קרה פעם או פעמיים שמפעל מזון חיצוני החליט לשנות על דעת עצמו נוסחה והמוצר לא יצא כמו שרצינו. הפסקנו לעבוד איתו. לכן, חשוב מאוד לפקח ולבקר את נותן השירות החיצוני".
מחסני כמעט חינם
פעילות: רשת קמעונאית
בעלים: האחים רני ועדי צים
שנת הקמה: 1999
מס' סניפים: 20
מס' עובדים: 2,000
מחזור שנתי: 1.2 מיליארד שקל
"אי-אפשר להתפתח כשהכול אצלך"
יואל גרינבוים, אבישי להב ודוד פרנקל, בעלים ומנכ"לים משותפים ארומה לייף: "בזכות זה אנחנו פנים לדברים החשובים באמת: שיווק ומכירות"
"התרומה הכספית הישירה של האאוטסורסינג לחברה שלנו נמדדת במאות אלפי שקלים בשנה", אומרים גרינבוים, להב ופרנקל. לדבריהם, גם לזמן הרב שנחסך להם יש תרומה כספית אדירה. "בזכות האאוטסורסינג, אנחנו מתפנים לדברים החשובים לנו באמת, להתמקד בעיסוק המרכזי של החברה, בליבה: שיווק ומכירות. זמן שווה כסף".
הפעילויות ש"ארומה לייף" הוציאה למיקור חוץ כוללות, בין היתר, לוגיסטיקה, הפצה, רכש, גבייה ומחשוב. "עד לפני כשמונה שנים עשינו את הכול בעצמנו", אומרים השלושה. "לא הייתה לנו שום פעילות באאוטסורסינג, למעט רכב אחד בליסינג.
"לפני כשמונה שנים העברנו את כל הפעילות הלוגיסטית שלנו - ובכללה אחסנה, ניהול מלאי, הפצה, גבייה חלקית והחזרת סחורה - לחברת 'ס.ל.א', חברת ההפצה של ענקית התרופות 'טבע'. עשינו זאת כי ראינו שאין לנו שום יתרון יחסי בלקיים פעילות לוגיסטית עצמאית, וזה אכן הוכיח את עצמנו".
*מתנגדי האאוטסורסינג טוענים שזאת דרך לאיבוד שליטה על החברה.
"בעולם המודרני של היום, אי-אפשר להתפתח אם אתה מרכז אצלך את כל התהליכים. אאוטסורסינג עוזר לך לעסוק בדבר המרכזי ולפתח את העסק. ככל, שמתמקדים יותר, כך הסיכויים להצליח גבוהים יותר. מיקור חוץ יכול לשמש מקפצה ומכפיל כוח רציניים לעסקים קטנים".
*מה הכי חשוב לדעת לפני שיוצאים למיקור חוץ?
"לבחור בחברת מיקור חוץ טובה ולבחון אותה על בסיס הצלחותיה וניסיונה. כמו הרבה דברים אחרים בחיים, גם כאן היחסים האישיים עם אנשי האאוטסורסינג חשובים מאוד, כי בסופו של דבר הם אלה שמייצגים אותך ביום-יום. הם צריכים להיות מספיק רגישים לצרכים שלך, וההיפך. זה חזק יותר מהחוזה שאתה חותם איתם עליו. מיקור חוץ מצליח ברמת האנשים שאתה בחרת לעבוד איתם".
*מה קורה כשספק חיצוני מפשל בשירות?
"הדבר הראשון והמידי שאנחנו עושים זה לעקוף את הספק ולטפל בבעיה ישירות מול הלקוח. לאחר מכן, אנחנו מתדיינים עם הספק כדי להפיק לקחים למקרים דומים בעתיד. בתחילת הדרך זה קרה יותר, היום, אחרי שהדברים נלמדו והוטמעו על-ידי הספק, זה קורה, לשמחתנו, הרבה פחות".
ארומה לייף
פעילות: יבואנית תוספי תזונה ומוצרי בריאות
בעלים: יואל גרינבוים, אבישי להב ודוד פרנקל (בחלקים שווים)
שנת הקמה: 1997
מס' עובדים: 20
מחזור: 20 מיליון שקל
נגד אאוטסורסינג:
"להשאיר את הנאמנות בבית"
גבי רוזנברג, נשיא ומנכ"ל JCS: "הוצאנו בעבר את כל המחשוב, והחזרנו את המצב לקדמותו"
"לא צריך לפחד ממיקור חוץ, אבל גם לא צריך לרוץ לזה", סבור רוזנברג. JCS, הוציאה בעבר את כל המחשוב שלה לחברת IBM וכעבור מספר שנים, בעקבות הפסקת הפקת החדשות המקומיות עבור הכבלים, החזירה את המצב לקדמותו.
"זה היה עניין נקודתי שנדרשנו לו, ולא הייתה לנו את היכולת לספק את הכול בעצמנו, בשל הפריסה הארצית", אומר רוזנברג ומוסיף, שמיקור חוץ עשוי להיות פתרון נכון בתנאים מסוימים, ומצד שני להוות סכנה גדולה לחברה.
"אסור להוציא למיקור חוץ פעילות שהיא במהות של הארגון, פעילות שהיא בדנ"א של הארגון, ופעילות שהיא הגרעין של הארגון. בדיוק כמו הגרעין של האטום, צריך לעשות מאמץ גדול להשאיר את הידע ואת הנאמנות בבית".
עוד לדבריו, מנכ"לים רבים נטו בעבר, בתקופות של משבר כלכלי וגם במשבר האחרון, להוציא למיקור חוץ פעילויות שונות, על מנת להוכיח התייעלות וחיסכון בהוצאות הקבועות. אולם, הניסיון מלמד שלא תמיד הם באמת הצליחו לחסוך. "מדובר בפעולה מלאכותית, כדי להוכיח בצורה מהירה התייעלות וחיסכון".
*עד כמה מיקור חוץ באמת מסוכן לחברה?
"כל מה שאפשר לעשות בבית, עדיף לעשות בבית. משתי סיבות עיקריות: יכולת לשמור על ידע מצטבר וקונקרטי לצורכי הארגון, ונאמנות עובדים. ברגע שאתה עושה מיקור חוץ, הידע זולג החוצה והנאמנות של העובדים היא לחברת האאוטסורסינג ולא לך. ובשעת מבחן, אתה עלול לגלות שאין מאחוריך חיילים".
*מה כן אפשר להוציא החוצה?
"רק דברים שהם לוויינים, ולעשות את זה בכפוף לשיקולי כדאיות. שיווק, למשל, לא הייתי מוציא החוצה. כן הייתי שוקל להוציא חשבונאות, בהנחה שגוף חיצוני יכול לטפל בנושא במקצועיות ובהרבה פחות כסף. מלבד מערכות המידע שהוצאנו בעבר והחזרנו, הוצאנו החוצה סופית את הדוברות, כי זה עושה שכל להעסיק דובר חיצוני ולא פנימי. להערכתי, מיקור חוץ מתאים יותר לעסקים קטנים, אולם בפועל עסקים גדולים פתוחים לזה (לשיטות עבודה מודרניות) יותר".
JCS
פעילות: קבוצת אולפנים ההפקות
בעלים: רון לאודר
שנת הקמה: 1979
מס' עובדים: 200
מחזור שנתי: כ-160 מיליון שקל
"יכולת השליטה יורדת"
עמית בלומקין, מנכ"ל עולם הקולנוע: "בענף עם מתח רווחים נמוך כמו שלנו, מיקור חוץ הופך לסיפור לא כדאי"
"מה שאתה יודע לעשות טוב, תעשה לבד", אומר בלומקין. לדבריו, "עולם הקולנוע" שכרה בעבר את שירותיהן של חברות מיקור חוץ, אך מהר מאוד חזרה הביתה. "היו לנו מספר ניסיונות שהביאו אותנו למסקנה, שמה שאנחנו מסוגלים לעשות לבד, עדיף לנו לעשות לבד".
*למה לא מיקור חוץ?
"לגישתנו, בענף עם תחרות קשה ומתח רווחים נמוך (5%-15%) כמו שלנו, אין יתרון למיקור חוץ. אם שולי הרווח היו למעלה מ-35%, היינו שוקלים זאת כי הוא קונה במובן מסוים שקט. אני לא פוסל זאת כרעיון, אבל בענף שלנו זה סיפור לא כדאי".
*האם צריך אופי מסוים למיקור חוץ?
"מן הסתם, לבעלים/למנהל ריכוזי עם מעורבות אישית גבוהה, תהיה בעיה לצאת למיקור חוץ. אצלנו, הבעלים מעורב מאוד".
*מהו הסיכון הגדול ביותר במיקור חוץ?
"במיקור חוץ אין הזדהות עם הארגון. למשל, אם צריך לאסוף מוצר פגום מלקוח. עובד חברה ידע מתי לאסוף ומתי לא, ואילו עובד מיקור חוץ יאסוף בכל מקרה, ואז אתה מקבל מחסן מלא ג'אנק. יכולת השליטה והבקרה שלך יורדת משמעותית. מיקור חוץ יכול להוות סכנה גדולה לחברה, ועלול אפילו להביא למצב של פשיטת רגל. גוף שרוצה לצאת למיקור חוץ חייב אנשים שיפקחו ויבקרו את זה בצורה יסודית".
*אם כך, למי זה טוב?
"השיטה יכולה להתאים לעסק קטן שרוצה להתרחב ואין לו את המשאבים הדרושים לכך; או לעסק גדול, שבזכות יתרון הגודל יקבל שירות במחירים נמוכים. במקרה שלנו, משתלם לנו להעסיק בעלי מקצוע שנותנים שירות לכל חברות הקבוצה".
עולם הקולנוע
פעילות: רשת המתמחה במסכי טלוויזיה ובמחשבים ניידים
בעלים: קבוצת "אל-כל אלקטרוניקה" שבבעלות אבי בר שדה
שנת הקמה: 2002
מס' עובדים: 80
מס' סניפים: 14 (בבעלות)
מחזור שנתי: כ-150 מיליון שקל
10 טיפים למיקור חוץ נכון
על-פי אריה רימיני, מנכ"ל חברת טלדור
1. הגדר את עיסוק הליבה של העסק
למפעל תעשייה גדול, למשל, אין את היכולות להתמודד עם המורכבות והידע הנדרשים לניהול ולאבטחת מערכות המידע של המפעל. במצב כזה, לא כדאי להשקיע בהכשרת עובדים, אלא לצאת למיקור חוץ.
2. בדוק אילו פעילויות אינן קשורות לעסקי הליבה והוצא אותן החוצה
אמות המידה הן חיסכון במשאבים: בכסף, במרבית המקרים האאוטסורסינג תורם לחיסכון של עד 15%; בעלויות כ"א מתמחה; בזמן; בתרומה להתמקדות בעסקי הליבה; בהימנעות מבעיות או משברים עם עובדים.
3. בחר ספק עם קשת רחבה של שירותים
הקפד לבדוק שהוא מספק אותם ללא תלות בספקי משנה. מומלץ לא להתפתות לבחור בספק הזול ביותר.
4. היה מודע לפערי הערכים או התרבות
חשוב לוודא שערכי הספק תואמים את ערכי החברה שלך; שאתה והוא מדברים באותה "שפה מקצועית" ומכוונים לאותו לוח זמנים מבחינת רמת השירות. אם ספק האאוטסורסינג ממדינה אחרת, צריך לדאוג לגשר על פערי התרבות. זאת, מפני שאי-הבנות הנובעות מפערי ערכים או תרבות עלולות לפגוע קשות בלקוחות ובעסק שלך.
5. דרוש עמידה בסטנדרטים
כדי לשמר על עמידה ביעדים, עמוד על כך שהספק יעמוד בתקני שירות מקובלים ויעבור את ההכשרות הנכונות.
6. בקש מהספק יכולות לא "גולגלות". יש להגיע עם הספק להסכם תפוקות ולא להסכם תשומות. כלומר, במקום לשכור מהספק אנשים לפי זמן, דרוש ממנו התחייבות לתת מענה מקצועי לצרכים שהגדרת. כך יגדל הסיכוי שתקבל מענה כלכלי יותר לצרכיך.
7. דרוש מהספק רמת שירות שקופה
יש לדאוג לכך שבתקופות של פרויקטים גדולים או ביקושים גדולים למוצריך, לא תצטרך לעסוק בגיוס כוח אדם ובמשאבים שיהפכו ל"שומנים" בעונות "רזות" יותר.
8. חפש ספק שחושב מחוץ לקופסה
אין ערך לספק שעושה את המובן מאליו. אחת ממטרות מיקור החוץ היא להאיר את עיניך בתובנות חדשות, להציע פתרונות לבעיות, ולדעת לקדם תקלות עתידיות. חפש ספק שנוטע בך את התחושה שאתה בידיים טובות.
9. השקע במערכות היחסים עם הספק ועובדיו
לא לזלזל בספק ולא להפלות את עובדיו. תן להם את התחושה שהם חלק ממשפחת העובדים הקבועים שלך. עובד חיצוני שמרגיש חלק מארגון גדולה יותר, ישרת אותך טוב יותר.
10. קח אחריות מלאה על טעויות הספק
כשהספק טועה יש לקחת אחריות מלאה מול הלקוח, ולעשות כל מאמץ לתת לו מענה מידי בשיתוף עם הספק. זכור, מבחינת הלקוחות המותג שלך הוא תמיד הכתובת, והספק חייב להמשיך להיות שקוף. על כן, לא מקצועי ולא מוסרי לנסות להסתתר מאחוריו. לא למהר "להתגרש" מהספק, אלא לתחקר יחד איתו את התקלה ולהפיק לקחים בצורה עניינית ומקצועית.