הנהלת חשבונות מקצועית היא, לדעתי, הבסיס לניהול עסקי איכותי. אחת המטרות החשובות של הנהלת חשבונות היא להעביר למנהלי החברה מידע חשבונאי באופן שוטף: דוחות גבייה ואובליגו של לקוחות, תזרים מזומנים עתידי, סך המכירות ללקוחות מסוימים, דוחות רווח והפסד חודשיים וכו'. על מנת להבטיח את קבלת המידע הנ"ל באופן שוטף וברמה גבוהה, יש צורך בהנהלת חשבונות איכותית ומקצועית.
עסקים בקשיים - המכנה המשותף
בשנים האחרונות טיפלתי במספר רב של עסקים בקשיים עסקיים שסבלו מבעיות של תזרים ורווחיות. המכנה המשותף של כל העסקים האלה היה - הנהלת חשבונות ברמה נמוכה ביותר.
בתחילת ההתקשרות עם אותם לקוחות ביקשתי לקבל דוחות בסיסיים המחויבים מבחינתי להיות מוכנים בלחיצת כפתור: מאזן בוחן, נתוני מלאי, עלויות קבועות, עלויות השכר, הסכמים וכו'. כאשר לא קיבלתי את הנ"ל בטענה כי לא ניתן כרגע להדפיס את הדוחות הספציפיים, לא ביצעו עדיין התאמות, לא התקבלו עדיין דפי בנק, רואה החשבון עדיין לא העביר את החומר ועוד ועוד תירוצים שמשקפים עד כמה רמת הנהלת החשבונות נמוכה - הבנתי כמה גרוע מצבו של העסק.
המסקנה העיקרית היתה שהעסק נוהל כמו חנות מכולת בכל הקשור לניהול הכספים. כאשר מחלקת הכספים מנוהלת כל-כך גרוע, ניתן לראות בדרך-כלל גם כישלון ניהולי בשאר מחלקות החברה: שיווק, מכירות, ייצור, כוח-אדם וכו'.
מנהלת החשבונות - כדאי להתייחס אליה יותר…
לצערי מנהלים רבים אינם מעריכים את חשיבותו של מקצוע הנהלת החשבונות וכתוצאה מכך גם את מנהלת החשבונות. חוסר הערכה זה לא נובע, בהכרח, מבעיה ביחסי האנוש.
הבעיה בדרך-כלל היא אי-הבנת החשיבות של המידע הפיננסי שחייב מנהל החברה לקבל באופן שוטף. במקרים אלה גדל לדעתי באופן משמעותי הסיכון העסקי של החברה.
מנהל החברה - לרוב כספים זה לא הצד החזק שלו!
הסיכון גדל יותר כאשר אין איש כספים בכיר (חשב, מנהל כספים) בחברה. בעסקים קטנים ובינוניים רבים אין איש כספים מנוסה. הקשר השוטף בין מנהלת החשבונות למנהל החברה הוא תהליך עבודה קריטי בעיקר כאשר אין בחברה מנהל כספים.
במרבית המקרים מנהל החברה אינו איש כספים. הוא זה שהקים את החברה, הוא היזם, הוא בכלל מבין רק במכירות וכו'. הכספים? הם בכלל לא מענייניים אותו. הוא לא אוהב להתעסק בזה, והוא גם לא מבין בזה. מבחינתו, הדוחות הם בכלל למס הכנסה.
המשמעות היא שאין תהליך אמיתי של ניהול הכספים בחברה. ניהול כספים זה לא רק התאמות בנקים ודיווחים למע"מ. ניהול כספים לדעתי זה הבסיס לניהול עסקי מקצועי וקבלת החלטות עסקיות נאותות. במילה אחת - ניהול!
מנהל החברה חייב להיות מעורב בניהול מחלקת הכספים ולתת לנושא זה דגש רב יותר, בעיקר כאשר אין מנהל כספים בחברה. חובה לקבוע לפחות שתי ישיבות עבודה שבועיות עם מנהלת החשבונות.
בישיבות אלה יקבל מנהל החברה דוחות חשבונאיים (אובליגו, לקוחות, תזרים עתידי וכו'), ישאל שאלות, יקבל תשובות ויבדוק אם כל המשימות שהטיל בישיבה הקודמות בוצעו.
לעיתים יהיה חייב מנהל החברה להיעזר באיש כספים מנוסה - רואה חשבון חיצוני של החברה או יועץ עסקי, על מנת לוודא כי מחלקת הכספים עובדת בצורה נכונה.
מומלץ אף לקבוע נהלי עבודה פנימיים ולהגדיר את תפקידי מנהלות החשבונות, כולל הפרדת תפקידים ומתן דגש על בקרה פנימית. רואה חשבון מנוסה בניהול כספים יגדיר גם את הצרכים של מנהל החברה מול הנהלת החשבונות.
בשורה התחתונה
תפקידה העיקרי של הנהלת החשבונות בחברה הוא לא הדיווחים השוטפים לרשויות המס והכנת המשכורות. תפקידה העיקרי הוא להיות תשתית לניהול עסקי מקצועי ואיכותי, שיבטיח החלטות עסקיות נכונות יותר והקטנת הסיכונים העסקיים של החברה.
* הכותב הינו שותף מנהל משרד רואי החשבון אייל רז ושות' ושותף בחברת הייעוץ הפיננסי אינביז בע"מ.