חברות היי-טק, כמו חברות רבות אחרות בשוק, נוהגות לשלוח את עובדיהן לנסיעות עסקיות מעבר לים באופן קבוע. השפעות המשבר הכלכלי העולמי פחתו בשיעור ניכר, והחברות החזירו את תקציבי הנסיעות שלהן לרמה שלפני המשבר. עניין זה הופך את הוצאות הנסיעה בארגון לאחד התקציבים הגדולים.
"ב-2010 שוק הנסיעות מישראל לחו"ל עמד על 4 מיליארד דולר. 1.5 מיליארד דולר מתוך הסכום הכולל הוא הסכום שהוקדש לנסיעות עסקים", אומרת צלת שביט-פרנס, סמנכ"לית מכירות ושיווק בחברת קומביטאס, העוסקת בפתרון תוכנה לניהול נסיעות עסקיות בארגונים.
"בשביל שהארגון יידע לנהל נכון את תקציב הנסיעות, הוא צריך נהלים ברורים לאישור הנסיעה על-פי דחיפותה, יעדה ועלותה", היא אומרת. "פעמים רבות, ניהול הוצאות הנסיעות מוטל על עובדים חסרי כלים לראייה כלל-מערכתית וארגונית. חשוב להכיל בתהליך עובד בכיר. כך ניתן להיות בטוחים שתקציב הנסיעות הוא חלק בלתי נפרד מהאסטרטגיה. האחראי על התחום ידאג לנהל נכונה את תקציב הנסיעות, יידע להתייחס לכלל מרכיבי הנסיעה, תוך עמידה ביעדים ובהליכים הארגוניים".
דרך נוספת לחסוך בעלויות היא תכנון לטווח ארוך; הזמנה מוקדמת של הטיסה חוסכת עלויות באופן ניכר. טיסה המוזמנת בחלון זמן של 72 שעות יקרה משמעותית מנסיעה המוזמנת זמן רב מראש. הפרש של שבועיים בהזמנת אותו כרטיס טיסה יכול להכפיל את עלותו. "לעובד יש אינטרס הפוך", אומרת שביט-פרנס. "ככל שהטיסה מוזמנת במועד מאוחר יותר, כך הסיכוי שלא ייוותרו מושבים פנויים במחלקת התיירים גדל, והעובד 'נאלץ' להזמין מקום במחלקת עסקים או בהקצאת מחיר יקרה יותר, המעניקה לו יותר נקודות בתוכנית הנוסע המתמיד האישית שלו ואפשרויות שדרוג, מעבר לנוחיות ופינוק המושבים".
אחד הדברים שכדאי לעשות אחת לחצי שנה הוא ניתוח של ההוצאות הכרוכות בנסיעה לחו"ל. ניתוח ההוצאות יכול להציף נתונים חריגים, שאליהם לא בהכרח מתוודעים מניתוח כל הוצאה בנפרד. ניתוח הנתונים יכול לסייע במניעת חריגים, או לפחות להפחית את מספרם. לדברי שביט-פרנס, "חברה שערכה ניתוח של ההוצאות לאחור גילתה הוצאות חריגות של יותר מ-40 אלף דולר, שהוצאו על כביסה. אמנם על-פי מדיניות החברה מותר היה לעובד להשתמש בשירות זה, אך באין מערכת בקרה לעניין, הנושא נפרץ לחלוטין".
לבסוף, אי אפשר להתייחס לסוגיית הנסיעות העסקיות בלי להגדיר מראש באילו תנאים יטוס העובד במחלקה ראשונה. הדרך הנכונה היא להכפיפה לצורך העסקי. לדוגמה, עובד הנדרש לטיסה טרנס-אטלנטית לפגישה חשובה ודחופה, יוכל ליהנות משדרוג למחלקה גבוהה יותר, על-מנת להגיע רענן ומוכן לפגישה.