גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

דואר אלקטרוני / אילוסטרציה: SHUTTERSTOCK

לא משנה מה קיבולת תיבת המייל שלכם, אם לא רכשתם במיטב כספכם נפח אחסון נוסף, סביר להניח שרובכם מגרדים את הקצה העליון של קיבולת התיבה. התוצאה: התראות מעצבנות, מיילים שחוזרים לשולח ומאבק אינסופי לשבט או לחסד - לשמור או למחוק. נפח התיבה הוא בעיה חוזרת שמצריכה פתרון, ושיהיה קל ומהיר.

במדריך זה נגלה לכם כמה טיפים שיעזרו לכם בכמה מקרים להפטר בבת אחת מעשרות אלפי מיילים ששוקלים ג'יגה בייטים רבים, ויעזרו לכם לפנות מקום שיוכל לשמש אתכם במשך מספר שנים, עד המחיקה הבאה.

שימו לב: אנו ממליצים בכל מקרה שלא למהר. הימנעו מלמחוק כמויות גדולות של אימיילים בלי הבחנה, מבלי שבדקתם  מדגמית שאינכם מוחקים פריטים שלא רציתם למחוק. כמו כן שקלו לגבות את כל תיבת הדואר בטרם תפתחו במסע המחיקה. בעלי חשבון ג'ימייל יכולים לגבות את כל התיבה דרך עמוד החשבון האישי בגוגל. באאוטלוק של אופיס מבית מיקרוסופט אפשר לייצא את כל הדואר על פי ההוראות כאן.

1. להפטר באופן אוטומטי מניוזלטרים

כולם יודעים שמצגות ותמונות שוקלות מספר רב של מגה בייטים ומעמיסים וסותמות את תיבת המייל שלנו. אז זהו, שלא. השנה היא לא 2003 ומצגות ותמונות הן כבר לא הגורם העיקרי להתפוצצות האוכלוסין בתיבה - הן כנראה הבעיה הכי קטנה. הבעיה כיום היא שלאחר שנים על גבי שנים של תכתובות גם המיילים הכי רזים מצטברים בהמוניהם לשכבות גיאולוגיות של בייטים ואלו סותמים את התיבה. במיילים הגדולים נטפל בהמשך, בינתיים נתחיל מהצעד הכי פשוט שעבור חלקכם יוכל לטפל בבעיה בבחינת זבנג וגמרנו.

לטריק הזה הגעתי לאחר שניסיתי את כל האפשרויות המקובלות האחרות - למשל למחוק את כל המיילים ששוקלים מעל 1 מגה בייט (ואז גיליתי שלא רק שיש מעט מאוד כאלה, אלא שהם מכילים הרבה תמונות שאני דווקא מעדיף לשמור); או למחוק מיילים שקשורים למקומות עבודה לא רלוונטיים.

בשלב הזה שאלתי את עצמי איך אני מגיע בבת אחת לכמה שיותר מיילים מיותרים שאין כמעט סיכוי שיש לי צורך לשמור? ואז נזכרתי בכל הניוזלטרים, החשבוניות והפרסומות, שלכולן יש מכנה משותף אחד, שמעטים בכלל שמים אליו לב, ושמתחבא בתחתית המייל:

"אם אינך רואה מייל זה לחץ כאן"

המשפט הזה שנמצא כמעט בכל מייל פרסומי נועד לאפשר לצפות בתוכן המייל גם בדפדפן. הוא מאפשר למי שהמערכת המייל שלו חסמה את תוכן המייל לצפות בו מחוץ לתיבת המייל, כעמוד אינטרנט. המשפט הזה מופיע בכמה גרסאות דומות מאוד כמעט בכל מייל מיותר שאי פעם קיבלתם ואני הצלחתי למחוק באמצעותו, ובאמצעות שני ביטויים נוספים, כ-27 אלף מיילים ששקלו 3 ג'יגה, שנצברו ככל הנראה במשך כעשור בתיבת הג'ימייל הראשית שלי. טיפ זה תקף כמובן לכל גירסה של משפט זה בכל שפה. באנגלית הנוסח הוא: View this email in your browser.

שתי המילים הנוספות היו noreply ו-unsubscribe. הראשונה מופיעה בדרך כלל בכתובת האימייל של מערכות שליחה אוטומטיות כדי לסמן למקבל שאין להגיב למייל זה. המילה השניה מופיעה כיום על פי חוק בכל מייל פרסומי או בניוזלטר כדי לאפשר להפסיק בלחיצת כפתור את קבלת המיילים מאותו מפרסם.

מה עושים? פשוט מקישים את המילים הללו בתיבת החיפוש, ומוחקים את כל מה שהתקבל.

2. מעיפים את הגדולים

אם אתם משתמשים בג'ימייל, אפשר לסנן את כל המיילים שגודלם מעל נפח מסוים. הקלידו בתיבת החיפוש את הביטוי size:1mb כאשר במקום הספרה 1 אפשר לכתוב כמובן כל מספר שמייצג את מספר המגה בייטים של משקל המיילים שתרצו שיופיעו. אפשר לחפש עד 25 מגה בייטים - המגבלה הנוכחית של גודל הקבצים המצורפים.

אפשרות נוספת: תוסף ותיק ויעיל במיוחד בשם findbigmail יסרוק עבורכם את התיבה (אתר החברה המפתחת מבטיח שהוא לא סורק את התוכן שבמיילים אלא רק את המידע הדרוש לצורך המשימה, וגם את המידע הזה הוא אינו שומר), יאתר את המיילים הגדולים ויפתח עבורם תיקיות/תגיות נפרדות, כדי שתוכלו לעבור על כל המיילים הגדולים במרוכז ולהחליט אילו מביניהם תרצו למחוק.

3. מוחקים מיילים ישנים ואת אלו שלא נקראו

הטיפ הזה, גם כן בג'ימייל, אמנם פחות מתאים לבעלי נטיות אגירה (קלות!) כמוני אבל משתמשים אחרים יוכלו למחוק את כל המיילים הישנים במחי הקלקת עכבר.

הקלידו בתיבת החיפוש את הביטוי: older_than:10y כדי למצוא את כל המיילים שגילם מעל 10 שנים. חזרו על הפעולה עם כל ציון זמן שנוח לכם. במקום y - המייצג שנים - אפשר לחפש לפי מספר ימים (d), שבועות (w), או חודשים (m).

אפשר לחפש מתוך המיילים הישנים רק את אלו שלא נקראו באמצעות הביטוי: is:unread older_than:10y.

4. לזרוק קבצי נקודה זיפ

אפשר להגיע למיילים גדולים גם בדרכים אחרות. את הטיפ הזה אינני אוהב משום שהוא פחות מתאים להרגלי השימוש שלי, אבל הוא בהחלט יכול להוות פיתרון יעיל לכאלה שאופי השימוש שעשו במייל כלל העברה תכופה של מצגות, סרטים או קבצים גדולים שארוזים בפורמט כיווץ כלשהו.

חפשו את הביטוי .mov לסרטים (שימו לב שהנקודה באה לפני סיומת הקובץ);

.ppt למצגות;

.pdf לקבצי פי די אף;

.zipלקבצי זיפ (המכילים בתוכם תיקיות שלמות וקבצים גדולים);

שימו לב: מומלץ מאוד לחפש יחד עם הנקודה לפני שם סיומת הקובץ.

מומלץ גם לא למחוק את כל הקבצים באופן גורף כדי לא למחוק בטעות חומר ארכיוני שתרצו לשמור.

5. לטאטא אימיילי עבודה

נסו להיזכר בלקוחות, ספקים או מקומות עבודה שנהגתם להתכתב איתם לאורך השנים ושאינם רלוונטיים יותר. חפשו את הדומיין מהם נשלחו המיילים שלהם (הדומיין הוא כל הביטוי שבא אחרי סימן הכרוכית - @) בכתובת האימייל של השולח, והקלידו אותם בתיבת החיפוש. טיפ זה תקף גם לשולחים פרטיים שהרביתם להתכתב איתם. מומלץ לחפש את השם יחד עם הסיומת ויחד עם הכרוכית כדי להימנע ממחיקת אזכור טקסטואלי של שם החברה או האדם במיילים אחרים.

אפשרות נוספת, לבעלי חשבון ג'ימייל: לאחר שאיתרם מייל שתרצו להפטר ממנו כמו גם מכל חבריו, הכנסו אליו ולאחר מכן חפשו את איקון השלוש נקודות המאונכות (מעל המייל ותחת תיבת החיפוש) והקליקו עליו. בתפריט שייפתח הקליקו על Filter Messages Like These ומחקו את כל התוצאות שהתקבלו.

6. לשכוח ממה שנמצא בלשונית המיותרים

תיבת המייל של ג'ימייל מציגה לצד התיבה הראשית (inbox) תיבות נוספות שנועדו להפריד את המיילים שנשלחו אליכם באופן ידני ואישי, מאלו שנשלחות בתפוצה רחבה כמו פרסומות ניזולטרים וכיוצא באלה. תחת לשונית Social תמצאו בעיקר עדכונים מרשתות חברתיות; תחת לשונית Updates תמצאו בעיקר ניוזלטרים שנרשמתם אליהם ביודעין, לצד מיילים מספקי השירותים שלכם כמו נטפליקס או גוגל בעצמה.

לעומת זאת, ללשונית promotions אמנם מסתננים כמה ניוזלטרים רצויים אבל הרוב המוחץ של המיילים תחת לשונית זאת הם אכן פרסומיים. אם לשונית זאת לא מופיעה לכם לצד האינבוקס, חפשו אותה בתפריט השמאלי (בממשק באנגלית). את כל המיילים תחתיה פשוט אפשר למחוק. אני מחקתי כך ג'יגה בייט אחד בהרף עכבר.

בונוס: כיצד למחוק בקליק אחד

לאחר שהבנו כיצד לגלות את כל המיילים המיותרים נותר רק למחוק אותם. אולם כאשר מדובר בכמות גדולה של מיילים הם נפרשים על מספר רב של עמודים. הפיתרון פשוט ביותר:

בתוצאות החיפוש מופיעה לצד כל אימייל תיבת סימון ריקה, ומעל כל התיבות מופיעה תיבה שכאשר תסמנו אותה יסומנו כל המיילים שבעמוד. בשלב הזה אפשר פשוט ללחוץ על "מחק" אולם תיאלצו לחזור על הפעולה בכל עמוד ועמוד של תוצאות. בג'ימייל יש פתרון מהיר - לינק שיופיע רק לאחר לאחר שסימנתם את התיבה שמסמנת את כל המיילים, שלחיצה עליו תמחק את כל המיילים בכל העמודים. הוא נקרא:

Select all conversations that match this search

ולבסוף, אחרי שגמרתם למחוק את כל מה שיכולתם, אל תשכחו לבקר בתיבת הפריטים המחוקים/סל המחזור, ולמחוק באמת וסופית את כל עשרות אלפי המיילים הללו. לעד.

בהצלחה! מצאתם פתרונות חדשים? כתבו לנו!