גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

כבוד לאיש המינהלה

עובדי מינהלה או עוזרים אישיים הם כבר לא עובדים שקופים ובלתי מוערכים כבעבר

עובדי מינהלה / צילום: Shutterstock/ א.ס.א.פ קרייטיב
עובדי מינהלה / צילום: Shutterstock/ א.ס.א.פ קרייטיב

עובדי מינהלה או עוזרים אישיים הם כבר לא עובדים שקופים ובלתי מוערכים כבעבר. לאחרונה הראה סקר של חברת Office Team כי 100% מהמנהלים רואים בעוזריהם האישיים גורם חשוב להצלחתם, ו-75% חשים באחריותם ההולכת וגדלה של אנשי המנהל ב-5 השנים האחרונות.

אחריות ותוכן אסטרטגי

לא עוד אוסף של משימות שחוזרות על עצמן כגון קבלת-פנים למבקרי המשרד, הכנת קפה, הקלדה ותיוק. גם הטייטל השתנה (מ"פקיד/ה" ל"מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת"), וסף תנאי הקבלה עלה (למשל כשנדרשת השכלה אקדמית).

אין מדובר עוד בבובה, כפי שנתפסו בעבר על-ידי המנהלים, כי אם באדם שמושך בחוטים, מחזיק באחריות רבה, ומביא ערך משמעותי לחברה: מגן על מידע קריטי; מכיר היטב את תפקיד המנהל, מגמות השוק והמינוח המקצועי שלו ולפיכך יכול לתרום גם רעיונית ואסטרטגית (למשל בסיעורי מוחות); שומר על לוח הזמנים כדי שמנהליו יצליחו לתפקד ביעילות; מקפיד על דיוק - למשל בעריכת הגהה סופית לדוחות חברה (ויש טעויות שיכולות לעלות ביוקר); מקדם חסכון משאבים ועוד.

אולם למרות זאת, אין מדובר בתפקיד פשוט. הציפיות מהמנהלנים לעתים קרובות גדולות ומוגזמות עד כדי כך, שהם אינם חשים בהערכה כלפיהם.

אצבע מאשימה, בכל יום ובכל שעה

עוזר מנהלי מספר: "אם המערכת נופלת באמצע הלילה, מחר בבוקר אף אחד לא יוכל לעבוד. ומי אמור להיות ער ולטפל בזה? אמנם 'לטפל' משמע לשלוח את מי שצריך, אבל בלי שאהיה בתמונה הדברים לא יזוזו, לא תהיה תקשורת בין הגורמים השונים, ומחר יהיה יום מבוזבז".

ואכן, עמיתיהם לעבודה רואים בהם אחראים לבעיות שוטפות: כשהלו"ז לא מתקתק, כשהמדפסת מקולקלת, כשהרשת נופלת, כשיש הצפה במטבח - וגם כשהנסיבות אינן בשליטתם. הם מצפים מהם להיות תמיד זמינים לשירותם, ונוטים לכעוס כשמתגלה שיצאו להפסקה או עזבו מוקדם יותר.

"אני מצפה שהיא תמיד תהיה זמינה, ולא ממקום של זלזול", מספרת עובדת, "להיפך! אני כל כך מעריכה את העבודה שלה, ולא יכולה בלעדיה, לא מוצאת את הידיים והרגליים שלי בהיעדרה. יש דברים שרק היא יודעת לטפל בהם, ולכן אני קוראת לה 'המצילה שלי'".

עול התלות, גב תפוס, ראש כואב, חיוך

ואולי זו לא מחמאה? אולי זהו עול?

"בהתחלה התחושה שתלויים בי הייתה נעימה ומעצימה, אבל עם הזמן קיוויתי שאנשים ילמדו לעשות בעצמם דברים שאצלי מצטברים ומצטברים", מספרת מנהלת אדמיניסטרטיבית, ומוסיפה: "לכל בעל תפקיד אמורות להיות גם משימות אדמיניסטרטיביות, שתומכות במשימות הליבה שלו. אני לא אמורה לקחת מכולם את מאה אחוזי האדמיניסטרציה שלהם".

בשל כך, ובשל העובדה שאנשי המינהלה מצופים לספק שירותים לאנשים רבים במקביל, רבים מהם חווים עומס יומיומי רב ובלתי פוסק, על אחת כמה וכמה כשהארגון חווה עומס תקופתי והם מצופים להפשיל שרוולים ולסייע מקצועית.

תוך כדי כך הם מצופים גם לשמור על חיוביות ואדיבות כלפי מנהלים, עמיתים ולקוחות, גם כשאלה, מצדם, אינם קלים, לעתים כועסים ומאשימים, לא תקשורתיים, לחוצים או מוטרדים.

המנהלים של המנהלנים

  • התייחסו לאנשי המינהלה כאל משאב יעיל. שתפו אותם במידע מקצועי ואפשרו להם לסייע לכם רעיונית ועניינית, ולא רק ארגונית. שדרו להם שאתם בוטחים בהם כמקבלי החלטות, והיעזרו בהם, גם אם אתם יודעים לבצע את המשימה שהם מבצעים למענכם.
  • תקשרו עמם באופן מעורר מוטיבציה. הביעו הערכה כלפיהם וכלפי עבודתם, התעמתו בכבוד בעת הצורך, והשתדלו לדבר עמם פנים מול פנים אחת לזמן מוגדר.
  • אם אפשר, העניקו להם מרחב עבודה פרטי כלכל עובד אחר, כדי שיוכלו להתרכז במשימותיהם.
  • עודדו אותם להנגיש את תוצריהם (לוח זמנים שיתופי, הנחיות לעבודה עם מכשור משרדי, הנחיות לתיקון ציוד). בכך תעודדו אותם להתמקד במניעה ולא בתיקון, ותפחיתו את תדירות מקרי הקלקול המעסיקים אותם.
  • אפשרו להם ליצוק משמעות וערך לתפקידם. בכך יהיו בעלי מוטיבציה ועניין רבים יותר, ומחויבים יותר לעבודה.

עוד כתבות

ביתן אינטל בגרמניה / צילום: Shutterstock

אינטל תכננה להשקיע 86 מיליארד דולר באירופה. סטארט־אפ קטן מקשה עליה

קרב פטנטים שחברת שבבים קטנה מנהלת נגד אינטל בגרמניה עשוי לחבל בתוכניות של הענקית באירופה כולה ● ניצחון משמעותי לתביעה נרשם החודש, עם הוצאת צו מניעה זמני נגד מכירת כמה מעבדים של אינטל ● השאלה הגדולה: האם ייפתחו משפטים דומים ביבשת?

ציור הקיר להחזרת החטופים, ובהם אלמוג מאיר ג'אן / צילום: באדיבות משפחת מאיר

עדויות מהשבי: "חיילים עוברים עינויים, מורעבים בכלובים"

משפחות החיילים החטופים לפני הפגישה עם נתניהו: "גורמי הביטחון הפחידו אותנו" • פיגוע ירי בבקעת הירדן: מחבל פתח באש לעבר רכבים שנסעו בכביש 90 מצפון ליריחו, בן 30 נפצע בינוני • ירי רקטי לעבר גורן, גרנות הגליל וראש הנקרה • דיווחים פלסטיניים: צה"ל תוקף בצפון הרצועה ובמקביל פועל באיו"ש • סנטקום: השמדנו 4 כטב"מים ארוכי-טווח של החות'ים • עדכונים שוטפים

אסדת קידוח ''לוויתן'' / צילום: אלבטרוס

במשרד האנרגיה בוחנים: הקמת מתקן להנזלת גז בהשקעה של 7 מיליארד דולר

חלק משמעותי מיצוא הגז של ישראל תלוי היום במצרים, ומתקן הנזלה יאפשר יצוא לרחבי העולם כדי לבזר את הסיכונים ● מי יממן את עלויות ההקמה האדירות?

בורסת לונדון / צילום: Shutterstock

עליות קלות באירופה; הניקיי צלל בכ-1.5%

החוזים העתידיים בארה"ב נסחרים בירידות קלות ● בריטניה נכנסה למיתון ● באופנהיימר צופים "רוח גבית לשוק המניות האמריקאי לפחות עד שנת 2025" ● טסלה ממשיכה במומנטום השלילי לאחר שבמורגן סטנלי הורידו את תחזית המכירות של החברה

חברת הסייבר הישראלית Coro (קורו) / צילום: CORO

המשבר בהייטק נגמר? סטארט-אפ ישראלי שני מודיע בתוך שבוע על גיוס של 100 מיליון דולר

חברת קורו (Coro) הישראלית, העוסקת במכירת מערכות סייבר לעסקים קטנים ובינוניים, הודיעה על גיוס של 100 מיליון דולר ● ככל שנודע, כספי הגיוס כולם הושקעו בחברה ולא בקניית מניות מיזמים או משקיעים קודמים ● כל הגיוס התבצע מקרנות הון סיכון זרות

מתחם חזית הים בחיפה / הדמיה: מן-שנער-יעד אדריכלים

נסגר המכרז הראשון של רמ"י בחזית הים בחיפה: כמה תשלם הזוכה?

יורו ישראל זכתה במכרז של רמ"י על קרקע של 23 דונם, להקמת 500 יחידות דיור ושטחי מסחר באחד מהמתחמים המסקרנים בישראל ● החברה תשלם על הקרקע, הסמוכה לבית החולים רמב"ם בחיפה, כ-205 מיליון שקל כולל הוצאות פיתוח

קרן כהן חזון, מנכ''לית ובעלת השליטה בתורפז / צילום: ששון משה

תורפז רוכשת יצרני חומרי טעם בלגית-גרמנית תמורת 48 מיליון דולר

תורפז צפויה לרכוש את קבוצת קלאריס & ווילך באמצעות חברת הבת שלה - פיט ● החברה מייצרת חומרי הגלם היחודיים לתחום הבשר והאפייה ומחזור המכירות שלה הסתכם ב-35.1 מיליון דולר ב-2023

שר האוצר בצלאל סמוטריץ' / צילום: נועם מושקוביץ, דוברות הכנסת

עובדים שהוצאו לחל"ת בענף התיירות עומדים להישאר ללא דמי אבטלה

במשרד האוצר הניחו שאין צורך בקביעת מודל חל"ת ארוך־טווח וסברו כי המלחמה תסתיים לפני שהעובדים ימצו את ימי האבטלה והחופשה שצברו ● כעת, עסקים רבים טרם התאוששו, כשהמצוקה הגדולה היא בענף התיירות

מה חדש בדוחות / אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, חומרים: shutterstock

כלל: רווח של 305 מיליון שקל ב-2023, השפעת רכישת מקס עוד קטנה

מדור חדש של גלובס יביא את הסיפורים של עונת הדוחות בבורסת ת"א שאולי פספסתם ● והפעם: קיסטון מציגה תוצאות חזקות בזכות אגד, הרווח הנקי של רציו ירד ל-127 מיליון דולר, אימקו מסכמת את 2023 עם רווח כ-6.2 מיליון שקל לאחר שרשמה הפסד בתקופה המקבילה, וכלל הציגה דוח רבעוני חזק, אך טרם רשמה רווח משמעותי מרכישת חברת כרטיסי האשראי מקס ● מדור חדש

אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, צילום: שלומי יוסף

העליון מגדיר מחדש את גבולות שכר הטרחה לעורכי דין בתביעות ייצוגיות

פסק דין שאישר פשרה עם סופרגז ואמישראגז קבע תקדימים בעניין שכר טרחת עורכי דין בתביעות ייצוגיות ● בין השאר נקבע שיוגבל לפי מדרגות מקסימליות ודרך היישום לתשלום הובהרה ● בשוק יש שמברכים על ההסדרה ואולם אחרים מזהירים: תפגע בתמריץ להשיג פיצוי מירבי

מערכת ReDrone של אלביט / צילום: אלביט מערכות

מערכת יירוט הרחפנים של אלביט ומל"טים סיניים מול ישראליים בצפון אפריקה

אלביט הציגה ללקוחות אירופאיים את מערכת היירוט המתקדמת שלה, אלג'יריה מצאה מענה בסין מול עוצמת המל"טים מתוצרת ישראל, ארה"ב שמה את מבטחה בלייזר, והנקמה של פוטין בראש ממשלת הודו • השבוע בתעשיות הביטחוניות

בורסת תל אביב / צילום: שלומי יוסף

מגמה מעורבת בתל אביב; חברה לישראל קופצת ב-3%

מדד ת"א 35 עולה ב-0.6% ות"א 90 נסחר סביב רמות הבסיס ● הבורסה בת"א מסכמת רבעון ראשון בעליות נאות במדדים המובילים ● לאומי על הדולר המתחזק: "מציע למשקיעים הצעה שאי אפשר לסרב לה" ● באופנהיימר צופים "רוח גבית לשוק המניות האמריקאי לפחות עד שנת 2025" ● טסלה ממשיכה במומנטום השלילי לאחר שבמורגן סטנלי הורידו את תחזית המכירות של החברה

מנכ''ל NICE, ברק עילם / צילום: CRC Media

מלך השכר של ת"א: המנכ"ל שהרוויח כ-90 מיליון שקל ב-2023

עיקר התגמול של מנכ"ל נייס ברק עילם – הוני ● במשך שנותיו כמנכ"ל נייס צבר תגמולים בהיקף של כ-460 מיליון שקל לפי שער החליפין הנוכחי ● שכר של כ-17 מיליון שקל למנכ"ל אלביט אשתקד

ארגון הטרור שהצטרף לחזית נגד ישראל, והדרישה של גרמניה מאזרחים חדשים

גלובס מגיש מדי יום סקירה קצרה של ידיעות מעניינות מהתקשורת העולמית על ישראל במלחמה • והפעם: ארגון הטרור הסוני "הקבוצה האסלאמית" מצטרף לחיזבאללה בשל המלחמה בעזה, הקואליציה נגד החות'ים לא עומדת במשימה ובגרמניה דורשים מאזרחים חדשים לענות על שאלות על ישראל ● כותרות העיתונים בעולם 

יהודה מורגנשטרן, מנכ''ל משרד הבינוי והשיכון / צילום: רונן חורש

האוצר על הצעת משרד הבינוי לעזור לקבלנים: "לא ישימה בעליל"

מנכ"ל משרד הבינוי והשיכון יהודה מורגנשטרן אמר כי יבוצע פיילוט לסיוע לקבלנים שיאחרו במסירת דירה בשל המלחמה, תחילה בשלוש ערים - בשדרות, בקריית שמונה ובשלומי • מנכ"ל האוצר הייזלר: "לא מכיר את ההצעה"

עדי, עפרה ועירית שטראוס / צילום: אוסף פרטי

ילדיו של מיכאל שטראוס מוכרים מניות של החברה ב-327 מיליון שקל

שלושת ילדיו של מיכאל שטראוס, עפרה, עדי ועירית, מוכרים כ-4% ממניות שטראוס ● המכירה מגיעה לאחר שביולי אשתקד רכשו השלושה 24% מהקבוצה מילדיה של רעיה שטראוס בן דרור, אחותו של מיכאל

עינת גנון / צילום: בר שניר

פרויקט הענק מתעכב: עוד פרישה מהמרוץ לניהול רשות המטרו

עינת גנון, סמנכ"לית הרשות להתחדשות עירונית, הודיעה על פרישה מהמרוץ לניהול רשות המטרו, לאחר שלאחרונה גם צחי דוד, סגן הממונה על התקציבים באוצר לשעבר, הסיר את מועמדותו לתפקיד ● כעת נותר מועמד אחד לבחירה, והמכרז עומד בפני ביטול

מה חדש בדוחות / אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, חומרים: shutterstock

החברה שביטלה עסקת רכישת דירות ב־97 מיליון שקל והשיא של רפאל

מדור חדש של גלובס יביא את הסיפורים של עונת הדוחות בבורסת ת"א שאולי פספסתם ● והפעם: רפאל מסכמת שנה עם שיא בהכנסות ובצבר ההזמנות, הרווח של מיטרוניקס בירידה ומשק אנרגיה עברה לרווח של 1.6 מיליון שקל בזכות פרויקט יכיני, אזורים Living ביטלה רכישת 48 דירות בפרויקט בבני ברק וחברת הביטוח איילון עברה לרווח ● מדור חדש

המדינה החדשה שמצטרפת להליך נגד ישראל בהאג

גלובס מגיש מדי יום סקירה קצרה של ידיעות מעניינות מהתקשורת העולמית על ישראל במלחמה • והפעם: רוב האמריקאים מתנגדים להמשך המלחמה, הממשלה הצרפתית מהצהירה שלא סיפקה נשק לישראל מאז ה-7 באוקטובר ואירלנד מצטרפת לתביעה נגד ישראל בהאג ● כותרות העיתונים בעולם 

וול סטריט / צילום: Shutterstock

וול סטריט ננעלה בעליות; אנבידיה צללה בכ-3%

הנאסד"ק עלה ב-0.5% ● מדד דאקס עלה ב-0.5%, הקאק ירד ב-0.3% ● גולדמן סאקס: לשוק המניות בארה"ב יש אפסייד מוגבל ● נובוקיור וסייברוואן מזנקות בטרום מסחר ● ערב הפסחא, מחירי הקקאו בשיא כל הזמנים, מה זה אומר לגבי יצרניות הממתקים הגדולות ומחירי השוקולד?