עובדי מינהלה / צילום: Shutterstock/ א.ס.א.פ קרייטיב
עובדי מינהלה או עוזרים אישיים הם כבר לא עובדים שקופים ובלתי מוערכים כבעבר. לאחרונה הראה סקר של חברת Office Team כי 100% מהמנהלים רואים בעוזריהם האישיים גורם חשוב להצלחתם, ו-75% חשים באחריותם ההולכת וגדלה של אנשי המנהל ב-5 השנים האחרונות.
אחריות ותוכן אסטרטגי
לא עוד אוסף של משימות שחוזרות על עצמן כגון קבלת-פנים למבקרי המשרד, הכנת קפה, הקלדה ותיוק. גם הטייטל השתנה (מ"פקיד/ה" ל"מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת"), וסף תנאי הקבלה עלה (למשל כשנדרשת השכלה אקדמית).
אין מדובר עוד בבובה, כפי שנתפסו בעבר על-ידי המנהלים, כי אם באדם שמושך בחוטים, מחזיק באחריות רבה, ומביא ערך משמעותי לחברה: מגן על מידע קריטי; מכיר היטב את תפקיד המנהל, מגמות השוק והמינוח המקצועי שלו ולפיכך יכול לתרום גם רעיונית ואסטרטגית (למשל בסיעורי מוחות); שומר על לוח הזמנים כדי שמנהליו יצליחו לתפקד ביעילות; מקפיד על דיוק - למשל בעריכת הגהה סופית לדוחות חברה (ויש טעויות שיכולות לעלות ביוקר); מקדם חסכון משאבים ועוד.
אולם למרות זאת, אין מדובר בתפקיד פשוט. הציפיות מהמנהלנים לעתים קרובות גדולות ומוגזמות עד כדי כך, שהם אינם חשים בהערכה כלפיהם.
אצבע מאשימה, בכל יום ובכל שעה
עוזר מנהלי מספר: "אם המערכת נופלת באמצע הלילה, מחר בבוקר אף אחד לא יוכל לעבוד. ומי אמור להיות ער ולטפל בזה? אמנם 'לטפל' משמע לשלוח את מי שצריך, אבל בלי שאהיה בתמונה הדברים לא יזוזו, לא תהיה תקשורת בין הגורמים השונים, ומחר יהיה יום מבוזבז".
ואכן, עמיתיהם לעבודה רואים בהם אחראים לבעיות שוטפות: כשהלו"ז לא מתקתק, כשהמדפסת מקולקלת, כשהרשת נופלת, כשיש הצפה במטבח - וגם כשהנסיבות אינן בשליטתם. הם מצפים מהם להיות תמיד זמינים לשירותם, ונוטים לכעוס כשמתגלה שיצאו להפסקה או עזבו מוקדם יותר.
"אני מצפה שהיא תמיד תהיה זמינה, ולא ממקום של זלזול", מספרת עובדת, "להיפך! אני כל כך מעריכה את העבודה שלה, ולא יכולה בלעדיה, לא מוצאת את הידיים והרגליים שלי בהיעדרה. יש דברים שרק היא יודעת לטפל בהם, ולכן אני קוראת לה 'המצילה שלי'".
עול התלות, גב תפוס, ראש כואב, חיוך
ואולי זו לא מחמאה? אולי זהו עול?
"בהתחלה התחושה שתלויים בי הייתה נעימה ומעצימה, אבל עם הזמן קיוויתי שאנשים ילמדו לעשות בעצמם דברים שאצלי מצטברים ומצטברים", מספרת מנהלת אדמיניסטרטיבית, ומוסיפה: "לכל בעל תפקיד אמורות להיות גם משימות אדמיניסטרטיביות, שתומכות במשימות הליבה שלו. אני לא אמורה לקחת מכולם את מאה אחוזי האדמיניסטרציה שלהם".
בשל כך, ובשל העובדה שאנשי המינהלה מצופים לספק שירותים לאנשים רבים במקביל, רבים מהם חווים עומס יומיומי רב ובלתי פוסק, על אחת כמה וכמה כשהארגון חווה עומס תקופתי והם מצופים להפשיל שרוולים ולסייע מקצועית.
תוך כדי כך הם מצופים גם לשמור על חיוביות ואדיבות כלפי מנהלים, עמיתים ולקוחות, גם כשאלה, מצדם, אינם קלים, לעתים כועסים ומאשימים, לא תקשורתיים, לחוצים או מוטרדים.
המנהלים של המנהלנים
- התייחסו לאנשי המינהלה כאל משאב יעיל. שתפו אותם במידע מקצועי ואפשרו להם לסייע לכם רעיונית ועניינית, ולא רק ארגונית. שדרו להם שאתם בוטחים בהם כמקבלי החלטות, והיעזרו בהם, גם אם אתם יודעים לבצע את המשימה שהם מבצעים למענכם.
- תקשרו עמם באופן מעורר מוטיבציה. הביעו הערכה כלפיהם וכלפי עבודתם, התעמתו בכבוד בעת הצורך, והשתדלו לדבר עמם פנים מול פנים אחת לזמן מוגדר.
- אם אפשר, העניקו להם מרחב עבודה פרטי כלכל עובד אחר, כדי שיוכלו להתרכז במשימותיהם.
- עודדו אותם להנגיש את תוצריהם (לוח זמנים שיתופי, הנחיות לעבודה עם מכשור משרדי, הנחיות לתיקון ציוד). בכך תעודדו אותם להתמקד במניעה ולא בתיקון, ותפחיתו את תדירות מקרי הקלקול המעסיקים אותם.
- אפשרו להם ליצוק משמעות וערך לתפקידם. בכך יהיו בעלי מוטיבציה ועניין רבים יותר, ומחויבים יותר לעבודה.