וואטסאפ / צילום: שאטרסטוק
אנשים רבים בוחרים להתכתב זה עם זה בוואטסאפ, שידוע ביתרונו לאפשר לאנשים לתקשר בזמן אמת בצורה שקופה וזולה. יש אומרים שבאמצעותו יכולים תהליכי קבלת החלטות שארכו בעבר כשלושה ימים להתרחש תוך כמה דקות.
תחליף למייל
מחקר אחד הראה שעובדים שמשתמשים בהודעות מידיות משלימים משימות מהר יותר ביחס לאלה שאינם. מחקר אחר הראה כיצד משטחת התקשורת בוואטסאפ את ההיררכיה בקרב צוותי רפואת חירום, ומאפשרת לחניכים לפנות לרופאים מנוסים בקלות רבה יותר.
זאת, יחד עם העובדה שכתיבה בוואטסאפ משווה תחושה של מהלך אישי ופחות מחייב ורשמי, הביא לכך שהוואטסטפ החליף בהדרגה את המייל במקרים רבים. אולם זוהי חרב-פיפיות. הרי אם ההתכתבות בוואטסאפ היא מהלך אישי - רק הגיוני שתתרחש בשעות הפנאי, וכך בדיוק מתחילים ההצפה וטשטוש הגבולות בין הפנאי לעבודה.
הצד האפל: ערוץ ההנחתות
נוסף על חוסר האפשרות להעביר נימה, שפת גוף ורגש במלואם, יש לוואטסאפ בחיינו המקצועיים צד אפל למדי.
למשל, בהקשר של ניהול זמן: "אנחנו עובדים בוואטסאפ", טוענת באוזניי עובדת, "וזה מתיש! יצאתי לשעה בלי הנייד? אני חוזרת למאות הודעות שלא נקראו, ולרוב מגלים בדיעבד שאין שם שום דבר חשוב...".
ואכן, הדבר הראשון והמשמעותי ביותר הוא העובדה שהתקשורת בוואטסאפ היא אחד מהגורמים המציפים ביותר בחיי עובד ממוצע. מדובר בהצפה מתמדת, המטשטשת כמעט לחלוטין את הגבול שבין הבית למשרד. וכפי שסיפרו חברי צוות שליוויתי: "אנחנו קוראים לקבוצה שלנו 'ערוץ ההנחתות', כי כל הזמן צצות בה הנחתות בצורת משפט קצר, נטול הקשר, לא מנומק";
"כשזה מגיע בוואטסאפ, אתה מצופה להגיב מיד. איש לא מכריח אותך, אבל אין בררה. לא הגבת? זמן קצר לאחר מכן תזכה לרצף של סימני שאלה. בחרת להגיב רק בשעות העבודה? תהיה בטוח שמרכלים עליך מאחורי הגב ומחשיבים אותך לראש קטן".
מילא, אם זה היה יעיל...
יתרה מזו, לכל מה שנשלח בוואטסאפ אין תוקף של מסמך חשוב, ופעמים רבות דברים חשובים נעלמים בין ערמות המסרים הטפלים, ומשימות נופלות בין הכיסאות.
ואכן, מנהלים רבים אינם מרוצים. כך למשל חשף המנהל של הצוות שליוויתי: "לשליחת הודעה על צורך שעלה לפתע אין כוח אמיתי. אתה שואל 'מי יכול לבדוק רגע מה קורה עם...?", והחבר'ה לא עונים. אתה זוכה לאפס תגובה במקרה הגרוע, או לרצף של תירוצים במקרה הטוב".
מה שהמנהל לא ידע הוא שכשהוא מנסח כך בקשה למשימה, הוא מוביל למצב של פיזור האחריות, שבו איש אינו נוטל אחריות ומחכה שקולגה אחר ישיב במקומו.
מדור הרכילות והסכסוכים
השימוש בוואטסאפ מזמן גם ריבוי רכילויות, הודעות משעשעות, "דאחקות" על הבוס, אמירות מיניות - ובדרך אל הבריונות קצרה מתמיד.
למשל, בצורת הקמת קבוצות מצומצמות שלא כוללות את כל חברי הצוות, או בצורת העברת דבריו של אדם לגורם שלישי בלא ידיעתו.
וישנו דבר נוסף שאיש אינו מייחל לעצמו - שליחת הודעות בטעות אל הנמען או הקבוצה הלא נכונים - מצב מביך שיכול לייצר קונפליקטים רבי עוצמה שקשה לגשר עליהם, במיוחד בדרך הווירטואלית.
צרו מדיניות וואטסאפ רשמית ומחייבת
- למניעת הצפה: אל תשלחו כל מחשבה. רכזו הודעות לאחת מסודרת, ולא חמש הודעות נפרדות שבכל אחת חסר מידע. חכו שיהיה לכם כל המידע הדרוש, וארגנו אותו בהודעה אחת מאורגנת וברורה.
- להפחתת הנחתות - תעדפו משימות ונהלו אותן. אם אין דחיפות, הבהירו מה לוח הזמנים המצופה גם ממשימה שמועברת בוואטסאפ.
- כשאין בררה אלא "להנחית", נסו להמעיט מצבי פיזור אחריות על ידי הימנעות משליחת משימות בצורת שאלה פתוחה נוסח "מי פנוי לעשות...?". במקום זאת, העדיפו לבקש ישירות מאיש צוות, כאשר אתם מקפידים בכל "הנחתה" לבקש מאיש צוות אחר.
- אם זה חשוב ודחוף - זה לא לוואטסאפ. בחרו ערוץ תקשורת אחר, ורק הזמינו את עובדיכם דרך הוואטסאפ להתוודע אל מה ששלחתם בערוץ שבחרתם.
- קבוצה תכיל רק את המשתתפים שהעניין המקצועי נוגע להם.
- כתיבה בקבוצה תיעשה בשעות העבודה, אלא אם כן מדובר במצב חירום. מעבר לכך - ישנו המייל.
- אין להתווכח או לשלוח הודעות חמות מזג או נוזפות. עניינים אלה יש לנהל באופן אישי ופרטי, וודאי שלא וירטואלי.
- יש להימנע מעיסוק בעניינים כגון משבר רגיש שהמעסיק טרם פתר.
- יש להימנע משיחות אחד-על-אחד בקבוצה.
- יש לחשוב לפני כל שליחה: האם זה רלוונטי? הכרחי? האם זה זמן טוב? וערוץ התקשורת המתאים? האם בקבוצה או בפרטי? האם הבהרתי למי מיועדת הידיעה? האם קריאת הטקסט ללא שימוש בשפת גוף אינו עלול להתפרש באופן שונה מכוונתי?
יעל מהודר היא יועצת ארגונית.