משרדי חברת ARM / צילום: עמית גושר. עיצוב: הדס מקוב אדריכלות פנים
כשארגון מציב ברז בירה במטבח, מייעד חדרים לתרגול יוגה ומארגן פינות רביצה, מה הוא רוצה לומר על התרבות הארגונית שלו? התרגלנו לשמוע על העיצובים המפנקים של משרדים בחברות הייטק, אבל לדברי ד"ר אהובה גורן וינזדור, פסיכולוגית סביבתית, הדוגמה הכי בולטת בישראל לשינוי פיזי ששירת את השינוי בתרבות הארגונית היה המעבר של בנייני הממשלה לקריות ממשלה חדשות שהוקמו בסוף שנות ה-90 בירושלים, בתל-אביב, ברמלה, בבאר-שבע ובחיפה. הבניינים המודרניים החליפו בניינים שנשכרו אקראית ולא אפשרו שימוש בטכנולוגיות חדשניות. המעבר היה תוצאה של שינוי אסטרטגי בעבודת הממשלה עשר שנים לפני כן, שעיקריו היו שיפור השירות הממשלתי ושיפור התדמית שלו. לדברי גורן וינזדור, עיצוב המשרדים החדש עודד שיתוף פעולה בין עובדים לבין משרדי ממשלה שונים ושיפור השירות לציבור.
איך כיום עיצוב המשרדים משקף את השינויים הארגוניים? הנה כמה טרנדים חמים.
1. "שכונות" במקום אופן ספייס
לאורך השנים התרחשו כמה מהפכות במרחב הישיבה בארגונים. לדברי עדי לוסטר, מעצבת פנים במשרד הדס מקוב אדריכלות פנים, המתמחה בעיצוב משרדים, ב-1900 כל מקומות העבודה נבנו כמו מפעלים לעובדי הצווארון הכחול, באולמות גדולים ללא כל פרטיות ועם פיקוח מלא של הממונים. עם התפתחות מקצועות הצווארון הלבן, בסביבות 1950, בתקופה שאחרי מלחמת העולם השנייה, התפתח האופן ספייס שחולק ברהיטים שנתנו אוטונומיה מינימלית לעובד. בשנות ה-70 נוצרו הקיוביקלס עם המחיצות הגבוהות, שהטו את המטוטלת לכיוון השני - העדר מוחלט של תקשורת בין העובדים. שנות ה-90 של המאה הקודמת הביאו עמן דרישה לשיתוף ובעקבותיה ירדו המחיצות - גישה שהתחזקה בשנות ה-2000 עם מעבר לאופן ספייס ללא מחיצות בכלל, בעיקר בחו"ל.
היום שולט הקונספט של "שכונה", עם עירוב שימושים ממש כמו בתכנון עירוני. אם בעבר חברות גדולות, שהחזיקו כמה קומות בבניין, חילקו בין הקומות את שכבת ההנהלה, העובדים וחדרי הישיבות, היום מערבים אזורי עבודה באופן ספייס עם פינות קפה נלוות וחדרי ישיבות במגוון גדלים שאפשר להזמין. זאת נוסף על קפטריה גדולה שבה מתקיימים המפגשים הגדולים ופינות הסבה למפגש בלתי פורמלי. לדברי לוסטר, גם בפינות האלה מוצב בדרך כלל לוח מחיק, שנועד להעלאת רעיונות.
2. שולחנות עבודה: הישראלי צריך פרטיות
שולחנות העבודה האישיים אינם גדולים (כ-1.60 מטר) ומכונסים לאזור מסוים. באופן אולי מפתיע, העובד הישראלי זקוק הרבה יותר לאינטימיות מעמיתיו בעולם ורגיש מאוד לפלישה למרחב האישי. גורן וינזדור אפילו נתקלה בעובדים ששבתו כדי שהארגון יוסיף מחיצות בין העמדות שלהם, כדי לשמור על הפרטיות. מצד שני, היא מספרת על עובדים במשרד ממשלתי שדווקא דרשו לצאת מהחדר הפרטי שהיה להם משום שהרגישו מאוימים. הם עסקו בקבלת קהל, ולעתים הפגינו כלפיהם אלימות מילולית, ולכן ביקשו לעבוד במרחב משותף, כדי שאנשים נוספים יהיו חשופים לאינטראקציה עם מבקשי השירות. הם הועברו לחדרים של ארבעה אנשים ונרגעו.
"אצלנו יש מחיצה נמוכה שיושבת על השולחן ויוצרת קובייה קטנה שמפרידה ומחיצות דקורטיביות בין אזורי העבודה. המחיצה נותנת את ההפרדה כדי ליצור את חלקת אלוהים הקטנה שלך, לתת לך מקום לשם את התמונה של הילד או כדור בדולח שהבאת מהנסיעה האחרונה לבודפשט", אומרת לוסטר.
3. הכיסא החם: שיטת ההוטלינג
האפשרות לעבוד חלקית מהבית או מכל מקום במשרד באמעצות מחשבים ניידים מקבלת ביטוי גם באופן עיצוב המשרדים. "אנשים לא חייבים לשבת במקום אחד כדי לבצע את העבודה, ויש לזה השלכות ארגוניות מאוד גדולות", אומרת גורן וינזדור. "את לא חייבת להיות תקועה מתחת לאף של הבוס שלך ואם את רוצה לשנות אווירה, את יכולה ללכת לעבוד במקום אחר. לכן יוצרים פינות אחרות בתוך הארגון. בשנת 2000, כשביקרתי במשרדים של בריטיש איירווייז, התפעלתי מכך שלעובדים הייתה אפשרות לסחוב את המחשבים שלהם לבית קפה בחצר. זו נראתה לי מהפכה גדולה. היום זה טריוויאלי. את יכולה לשבת בישיבה מזרחית על הדשא עם המחשב ולעבוד".
לוסטר אומרת שאם בהתחלה הייתה מגמה להכניס את הבית לתוך העבודה - לדוגמה, חדר כושר במשרד או אפשרות להביא את הכלב לעבודה - היום המגמה היא לעבור לעבוד בבית. "יש לך כיסא במשרד, אבל תעבוד מהבית אם אתה רוצה. בחברות בחו"ל, 30% מהשטח מיועד להוטלינג - עובדים מהבית או מבית הקפה ואז מגיעים למשרד לפגישות או לישיבות, בחדרי ישיבות שהוזמנו מראש. בחברות כאלה יש לוקרים שבהם נמצאת התיקייה של העובד והם לוקחים את החפצים שלהם כשהם מגיעים לפגישה".
4. חדרי ישיבות ותאי טלפון למתבודדים
חדרי הישיבות משתנים בגודלם - מ"פוקוס רום", חדר ליחיד, דרך חדרים לצוותים של כמה אנשים ועד חדרי ישיבות גדלים. לדברי המעצבת מעיין חיו, שמעצבת את משרדי נמוגו בהרצליה, "לאנשים שלא מצליחים לעבוד באופן ספייס, עשינו שמונה תאי טלפון, המבודדים אקוסטית ומאפשרים לעבוד בשקט. נוסף על זה יש לנו 9 חדרי ישיבות המיועדים לשני אנשים, לשלושה אנשים ולשישה אנשים ומעלה. כששני אנשים רוצים לשבת וליצור, לא נעים לשבת בחדר של 15 איש". חיו גם שואבת השראה ממושגים של עיר. היא עיצבה את אזורי הישיבה כשדרות של חנויות המובילות למעין פיאצה מרכזית.
5. בריאות וכושר: איך מקימים את העובדים
בעיה גדולה שמעצבי משרדים מנסים להתמודד איתה היא היושבנות, כלומר, הישיבה הממושכת בימי עבודה ארוכים. אחת הדרכים להקים עובדים היא פינות קפה קטנות ופינות הסבה שמאפשרת מבחינה ארגונומית לשנות את מנח הישיבה. דרך אחרת היא להציב שולחנות חשמליים עולים ויורדים, המאפשרים לעבוד בעמידה. בחברות הייטק רבות מקצים שולחנות כאלה לכל עובד. לדברי לוסטר, בחברות גדולות נהוג להוסיף חדרי מדרגות פנימיים המחברים בין קומות שונות, במקום שהעובדים ייצאו וייכנסו במעלית.
ברבים מהמשרדים יש חדרי כושר וחדרי יוגה או פילאטיס, לצד מקלחת. כלובי אופניים בחניה או חדרי אופניים גם הם דרך לעודד אנשים להגיע לעבודה באופן ירוק.
6. שיתוף עובדים: רק בהחלטות משניות
לשיתוף עובדים בעיצוב המשרדים יש יתרון ברור: הוא מוביל לעיצוב מותאם למשתמש ולשביעות רצון גבוהה יותר בקרב העובדים. חיו מספרת שבעיצוב משרדי נמוגו, היא נעזרה בקבוצות מיקוד ובשאלונים כדי לקבל רעיונות מהעובדים. "ההתנהגות הארגונית משתנה בכל רגע ויש המון אתגרים. התהליך השיתופי מאפשר להתמודד עם התהליכים של השינוי ולענות לצרכים ולרגישויות של העובדים, ולתת להם פתרונות. אחד הדברים שהעובדים ביקשו היה להדגיש את המסר של שקיפות - כולם באופן ספייס והמנהלים בחדרים שקופים. כשתיכנסי למשרד, לא תרגישי איפה המנהלים יושבים", היא אומרת.
לוסטר מוסיפה שמדובר במעין פינג פונג עם העובדים. "יש לנו האינפוט שלנו, אבל אנחנו נותנים לעובדים לבחור בין אפשרויות. למשל, בנושא התאורה, בהרבה מקרים מגיעים למשרד ומגלים שהעובדים כיבו את האור כי הוא חזק מדי".
לדברי לוסטר, נותנים לעובדים לבחור בין חדר פאן עם אקס-בוקס לבין חדר כושר או פינג פונג. צוות התחבורה בודק אם העובדים מגיעים בתחבורה ציבורית, ברכב, באופנועים או באופניים, ובהתאם לזה דואגים למקום לחניה ולקסדות. צוות הריהוט יחליט, לדוגמה, אם דרושים שולחנות חשמליים עולים ויורדים. "באחת החברות עשינו ספסל ליד החלון שיש לו גב ואפשר להרים רגליים ולשבת עם הלפטופ ולעבוד. במשרד אחר - פופים שהם קצת כמו כדורי פיזיו של פילאטיס שמעודד צורת ישיבה שונה. אם רוצים להביא כלבים למשרד - המיטות של הכלבים צריכות להתאים לשטיח".
"כמעט בכל החברות יש הבנה לצורך של העובדים להשתתף", אומרת גורן וינזדור. "כשאני נשכרת על ידי ההנהלה, אחד הדברים שאני עושה זה לבנות מערך שיאפשר לעובדים להשמיע את קולם. הבעיה היא שאת ההחלטות הגדולות והבסיסיות מקבלים לא כל כך עם העובדים. ההחלטה להעביר יחידה מסוימת למקום פתוח מתקבלת מלמעלה. נוהגים לשתף בעניינים יותר משניים. עבדתי עם חברה ששלחו עובדים למילאנו כדי לבחור שטיח או צבעים, אבל אלה דברים משניים יותר. העובדים אמרו לי: בדברים החשובים באמת לא משתפים אותנו".