גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

תשכחו ממסמכים ותיוקים: הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים למשרד ללא נייר

דיגיטציה של כל הניירת בארגון והמעבר ל-Paperless Office היא מגמה מבורכת ● כיצד תוכלו לייעל את התהליך ואף להתמודד מול סוגיות משפטיות הקשורות אליו - כמו למשל, סוגיית החתימה הדיגיטלית

חתימה דיגיטלית מאפשרת נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב
חתימה דיגיטלית מאפשרת נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב

הכתבה בשיתוף SPS

בשנים האחרונות הולכת ומתחזקת מגמת המשרדים ללא נייר (Paperless Offices), שבמסגרתה עסקים וארגונים שונים מצמצמים עד מעלימים את השימוש בחומרים מודפסים. היא כוללת בין השאר את סריקת כלל המסמכים באופן ממוחשב ויצירתם מלכתחילה באופן דיגיטלי (כמו למשל מרשמי תרופות, נסכי טאבו ועוד). מהפכה זו מתאפשרת הודות למגוון רחב של פתרונות טכנולוגיים, שמייצרים למשרדים חיסכון גדול במשאבים ושליטה אופטימלית בסידור וקיטלוג מסמכי הארגון.

יחד עם זאת, מכלול הפתרונות המדובר חייב להתייחס למספר סוגיות טכנולוגיות ומשפטיות חשובות, זאת על מנת לאפשר לעסקים לפעול בצורה חוקית, לפי תקנות מדינת ישראל, ולהפוך את תהליך הדיגיטציה של המסמכים ליעיל באמת. שכן, המטרה המרכזית של עסק היא להצליח לארכב ולאחזר מסמכים בצורה יעילה כדי להתנהל מול הלקוחות באופן שוטף. פגיעה בהליך יכולה ליצור לאותו העסק הפסד כספי, תקלות מול לקוחות ואפילו תסבוכת מול הרשויות. מכאן עולה השאלה: כיצד ניתן לבצע את תהליך הדיגיטציה בארגון בצורה נכונה? איך ניתן באמת להימנע מהנייר ולשמור את המסמכים בצורה מיטבית. "השאלה אינה רק טכנולוגית, אלא הרבה מעבר לכך. צריך לעמוד בכללים מסוימים וזה לחלוטין אפשרי אם עושים זאת נכון", מסביר פליקס כהן, מנהל, מייסד ושותף ב-SPS פתרונות הדפסה. כהן מנהל את מערך המכירות של בית תוכנה ישראלי המפתח ומשווק תוכנות המספקות פתרונות מתקדמים בתחום הארכיון הדיגיטלי אבטחת הדפסה, חתימה דיגיטלית, סבב חתימות דיגיטלי מכל מקום ,והקבילות מבחינה משפטית.

במקום עשרות מסמכים: מסמך מאוחד

חתימה דיגיטלית היא אחד המרכיבים המהותיים בעולם המשרדים ללא נייר. החתימה הדיגיטלית מאפשרת למעשה נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני, כשכל ניסיון לערוך אותו לאחר שנחתם נרשם ובו במקום הוא מאבד את ערכו. "מדובר במפתח שנועל את המסמך. אם ניסו לערוך אותו, קרי לפרוץ אותו, נרשמת התרעה ואז יודעים שהמסמך אינו קביל יותר", מסביר כהן. כך, מבחינה חוקית, ניתן לחתום דיגיטלית שורה ארוכה של מסמכים, ממרשמים רפואיים, דרך מסמכי בית משפט ועד למגוון רחב של עסקאות.

לדברי כהן, אחד האתגרים שעסקים שונים מתמודדים עימם נוגע לשימוש במרכיב החתימה הדיגיטלית ולמשלוח חשבוניות עסקה, הזמנות עבודה ומסמכים נוספים שהם חלק מתהליך העבודה השוטף מול לקוחות. הוא מסביר כי "פתרונות שעסקים רבים משתמשים בהם, כמו למשל מערכות ERP ועוד, מתמקדים בייצור מסמך לכל עסקה או שלב בתהליך בנפרד והוצאתו ללקוח". כך עבור כל הזמנת עבודה או רכש או חשבונית, המערכת מוציאה מסמך נפרד ושולחת אותו ללקוח והתהליך אינו מיטבי".

נמאס מהבלאגן במשרד, הכירו את התוכנה שמאפשרת לכם לחסוך זמן וכסף. לפרטים הקליקו כאן>>

מוצר חדשני, שירות חשבונית למייל, אשר פותח על ידי SPS, ולדברי כהן מהווה פתרון ייחודי בשוק, מאפשר לאחד באופן דיגיטלי את כל מסמכי העסקה מול לקוח מסוים ולהפיק מסמך מאוחד. "נניח שמול לקוח מסוים יש לי עסקה מתמשכת שכוללת תעודות משלוח והזמנות רכש, ומסמכים נוספים, המוצר שלנו יודע לספח לכל חשבונית את המסמכים שקשורים אליה ולהפיק PDF אחד, חתום דיגיטלית באופן חוקי, מאובטח, קביל על ידי רשויות המס ושניתן בקלות לארכב אותו באופן דיגיטלי", אומר כהן. "בכל רגע נתון, למשל במענה למקרים שלקוח מאבד את המסמך מסיבה כזו או אחרת, ניתן לשלוף אותו מחדש ולשלוח בשנית. לא מדובר במסמך נאמן למקור, אלא במסמך המקורי שפשוט נשלף מהארכיון. במקום עשרה מסמכים שונים קיימת חשבונית במייל עם כל הנספחים מרוכזים", הוא מדגיש.

משטח החתמה VPSign Vpad / צילום: יח"צ SPS

משטחי החתמה דיגיטליים חוקיים

מכירים את הסיטואציה שבה אתם נדרשים לחתום על עסקה מול גוף עסקי כלשהו ולצורך כך מוגש לכם משטח שחור עם עט דיגיטלי אשר משמש אתכם לצורך החתימה? אז מתברר שבמקרים מסוימים לא הכירו בחתימה זו. "אין במדינת ישראל חוק בנושא או תקנות שקובעות כיצד יש להחתים לקוחות על מסמכים דיגיטליים וזה יוצר בעיה", מציין כהן. וכשיש לקונה בחוק או בתקנות, כמו בהרבה מקרים אחרים, הפסיקה היא שמתווה את הכללים.

לדברי כהן, כבר בשנת 2010 פסק בית המשפט לתביעות קטנות כנגד חברה, אשר החתימה לקוח על משטח מסוג זה. הטענה אז הייתה כי הנוהג במסגרתו הלקוח חותם על משטח כאשר ההסכם לא מונח לפניו, פסולה. זאת מאחר שהוא אינו רואה על מה הוא חותם תוך כדי הליך החתימה. ארבע שנים לאחר מכן נדרש לכך גם בית משפט השלום בירושלים, בתביעה שהוגשה נגד חברה אחרת. אז, ביקר בית המשפט את העובדה שהחתימה האלקטרונית שמבצע הלקוח למעשה משוכפלת ו"מודבקת" על המסמך, כך שהוא לא חותם בעצמו עליו. בכך, פסק בית המשפט כי החתימה נעדרת כל ערך משפטי. יצויין כי בית משפט לא פסל את המשטח, אלא את העובדה שלא הראו את התהליך או כי החתימה הועתקה.

"עדיין נעשה שימוש במשטחים האלה. לא רק ברכישות של מוצרים, אלא אפילו במוסדות פיננסים וחברות גדלות", מציין כהן ואף מדגים ממקרה אישי שחווה: "הפקדתי צ'ק באחד הבנקים. הפקיד החתים אותי באמצעות טבלט, לא ראיתי את המסמך ופתאום הופיע מסך שחור, שאלתי את הפקיד (טלר) איפה לחתום כי, כאמור, לא הראו לי על מה אני חותם. צילמתי סרטון של התהליך והעברתי אותו באופן אישי למנהלת מהפיקוח על הבנקים בצירוף הסבר על העדר תקינות של ההליך. היא כתבה לי שתבדוק את המקרה הספציפי של הבנק, כי על פניו נראה שאין בו עמידה ברגולציה הקיימת".

על מנת להתמודד עם הבעיה המשפטית, הרגולטורית והטכנולוגית שהוצגה בשורות מעלה, משווקת חברת SPS את משטח החתמה VPSign Vpad, תואם חתימת נייר עם עט, הכולל גם את כל הנתונים הביומטריים של החותם, לרבות וידוא זהות באמצעות תעודת זהות המוכנסת למשטח. מדובר במשטח ביומטרי בגודל 10 או 14 אינץ', שמאפשר לחתום על מסמכים בצורה דיגיטלית, תוך כדי שהחותם יכול לראות את המסמך במלואו ולדפדף בין העמודים השונים. בנוסף, המקום שבו הלקוח חותם על המסך הוא האזור שבו נדרשת החתימה. בדיוק כפי שנעשה עם דף ועט - והיא אינה מועתקת למקומות שונים במסמך. "מאחר שמדובר בטכנולוגיה ביומטרית, היא גם רגישה לעוצמת הלחיצה על המשטח ולתנועתיות ולכן גם מאפשרת ניתוח גרפולוגי במקרה של מחלוקת משפטית", מסביר כהן. "המסמך החתום דיגיטלית עובר לתיקיה או לענן, מוצפן לפי תקנים מחמירים ומאורכב", הוא מוסיף.

עושים סדר ב-ERP - התוכנה החכמה שתייעל לכם את ניהול המשרד. לפרטים הקליקו כאן>>

הדוגמאות של האחדת מסמכי העסקה באופן דיגיטלי למסמך אחד והפיתוח של משטחי החתימה הדיגיטלית הם רק חלק מהטכנולוגיות המתקדמות הזמינות כיום בשוק ומובילות את מהפכת המשרדים ללא נייר. כפי שניתן לראות, התהליך אינו כולל דיגיטציה פשוטה, אלא חשיבה טכנולוגית, משפטית ורגולטורית מורכבת המוטמעת במוצרים השונים. זאת על מנת להעניק את השירות היעיל ביותר למשרדים ולסייע להם בתהליך.

אין באמור לעיל משום יעוץ משפטי. יעוץ משפטי פרטני, אמור להינתן לכל מקרה לגופו.

עוד כתבות

הקשיות של רשת לנדוור / צילום: חי דורני

המשבר האקולוגי הכריע: רשת לנדוור נפטרת מכל קשיות הפלסטיק

ך"גלובס" נודע כי רשת בתי הקפה מוותרת על קשיות הפלסטיק שלה ותשלים בקרוב העברה של כל הרשת לקשיות מקרטון ● ככל הידוע, מדובר על רשת המסעדות הראשונה בישראל שמבצעת מהלך כזה בפריסה ארצית

מחרוזת התפילה האלקטרונית Click to Pray / צילום: יח"צ

סלח לי אבי כי הקלקתי: הוותיקן השיק מכשיר תפילה לביש

מדובר במחרוזת תפילה אלקטרונית בשם Click to Pray ("לחץ כדי להתפלל"), שניתן לענוד כצמיד, ומחוברת לאפליקציה למובייל

בצלאל סמוטריץ / צילום: אתר הכנסת

המאחזים הלא חוקיים ביהודה ושומרון: סמוטריץ' מגיב לחשיפת "גלובס"

שר התחבורה שלח מכתב חריף למנכ"ל משרד רה"מ, בו הוא מותח ביקורת קשה על המשנה ליועמ"ש, עו"ד ארז קמיניץ, וקורא שלא לציית להוראתו בעניין המאחזים הלא חוקיים ביהודה ושומרון ● "סגנונו מבטא בעיית משילות קשה ואובדן דרך של מי שאמורים להיות משרתי הציבור תחת הנחיית נבחריו. אין להשלים עם היפוך יוצרות כזה"

בנימין נתניהו / צילום: רויטרס

נתניהו לא התקדם עם הרכבת הממשלה, אך מתכנן נסיעה ליפן

20 ימים חלפו מאז קיבל נתניהו את מלאכת הרכבת הממשלה, אך נראה כי המו"מ תקוע ● חדשות 12 פרסמו כי רה"מ שוקל נסיעה ליפן החל ממוצאי שבת

דונלד טאסק, נשיא המועצה האירופית / צילום: Bartosz Banka/Agencja Gazeta, רויטרס

נמשכות השיחות על הסכם "ברקזיט"; טאסק: "נדע בעוד שבע-שמונה שעות"

השיחות על הסכם הברקזיט החדש בין האיחוד האירופי לבריטניה נמשכות בשעה זו, לאחר שהדד-ליין שנקבע להיום אחר-הצהריים חלף

המגרש שנמכר ברח' הירקון / צילום: שלומי יוסף

יוסי אברהמי רכש מגרש בת"א ברבע מיליארד שקל

מדובר במגרש בשטח של 6.4 דונם שהיה שייך לבעלים רבים ● על המגרש ניתן להקים מגדל מגורים בגובה 15 קומות ● השטח נמכר כחלק מהליך כינוס

יאיר לפידות ודב ילין/ צילום: איל יצהר

מכונת הכסף של ילין לפידות: בית ההשקעות שמרוויח כ-150 מיליון שקל בשנה בלי מינוף פיננסי

מותג חזק, רווחיות גבוהה ומנגד תמהיל מוצרים צר שעלול לגרום לתנודתיות ותלות במייסדים - זה מה שחושבים במידרוג על בית ההשקעות שמובילים דב ילין ויאיר לפידות ● ההחזקה ב-50% מבית ההשקעות, באמצעות אטראו, היא הבסיס העיקרי לאיתנות ולתזרים של חברת לידר השקעות, שהנפקת האג"ח שלה קיבלה דירוג A1 באופק יציב

אצטדיון המושבה / צילום: רויטרס

הדיל של עיריית פתח תקווה: שלמו כמיליון שקל בשנה - וקבלו אצטדיון על שמכם

אצטדיון "המושבה" בפתח תקווה עשוי בקרוב לשנות את שמו ● העירייה פרסמה מכרז שבו היא מציעה לחברות מסחריות את שם האצטדיון, בסכום שעשוי להגיע ל-8 מיליון שקל ב-8 שנים ● ניסיונות דומים בנתניה ובאילת נכשלו, ורק בת"א מצליחים להפיק מיליונים

דונלד טראמפ / צילום: רויטרס

שמור לי ואשמור לך, גירסת טראמפ: כך מנצל נשיא ארה"ב את יחסי החוץ שלו לטובתו האישית

זה כבר הפך לשיטה: בשורה של שיחות טלפון ופגישות שניהל עם מנהיגים בעולם הציג להם טראמפ דרישות שנועדו להועיל לו בהפרכת חשדות נגדו ובקמפיין לנשיאות 2020 ● כך זה עבד עם מנהיגי אוקראינה, אוסטרליה ובריטניה וגם עם ראש ממשלת ישראל, שאף קיבל מתנת בחירות נאה לעצמו

גיל גזית/ צילום: איל יצהר

גיל גזית, נעמי אנוך ואבי בניהו מצטרפים לאס. אר אקורד של עדי צים

עדי צים עצמו, בעל השליטה בחברה, סיים את כהונתו בדירקטוריון החברה והחל לשמש כמנהל אשראי וסחר לקוחות

זהבית כהן / צילום: רמי זרנגר

טוסקה שבשליטת אייפקס פרטנרס רוכשת את פולימר ממגדל העמק

פולימר לוג'יסטיקס מעסיקה כ-220 עובדים ומתמחה בפיתוח אריזות שינוע לשימושים חוזרים ● באייפקס סירבו לנקוב בסכום העסקה לרכישת פולימר, אך ציינו כי הקרן תעמיד לטוסקה הון נוסף שיאפשר לה לממן את רכישת החברה הישראלית

פנים בניין הבורסה בת"א / צילום: איל יצהר

הבורסה ננעלה בעליות: ת"א 35 קפץ ב-1.2%, טבע זינקה ב-9%

פריגו עלתה ביותר מ-2%, כיל טיפסה ב-1.2%, טאואר זינקה ב-4.66% ומניית אל על זינקה בכ-5% ● טבע הציעה פשרה בפרשת משככי הכאבים האופיואידים ● מדד המחירים לצרכן בספטמבר ירד ב-0.2%, בהתאם לצפי

בנימין נתניהו / צילום: Ronen Zvulun, רויטרס

גם רה"מ נתניהו מצטרף לבקשת החנינה מרוסיה לנעמה יששכר

נעמה יששכר, שנשפטה ברוסיה ל-7 שנות שנים בגין החזקת 9 גרם חשיש, נפלה קורבן לריב מעצמות, כאשר רוסיה מבקשת להסגיר לידיה האקר המוחזק בישראל, אשר גם ארה"ב מבקשת את הסגרתו, ובישראל סבורים כי מעצרה של יששכר נעשה כדי שתשמש קלף מיקוח

ח״כ אביגדור ליברמן, יו״ר ישראל ביתנו / צילום: טל שניידר

ליברמן: נשמח לשמוע שנתניהו מפרק את גוש הליכוד-חרדים

באשר לאמירות כאילו נתניהו מתעכב עם השבת המנדט לנשיא כי הוא מחכה לשמוע שליברמן מתנער מתמיכה בממשלת גנץ מבחוץ באמצעות הסיעה המשותפת, אמר ליברמן: "היחיד ששיתף פעולה לאורך שנים עם הח"כים הערבים, זה נתניהו"

סניף של ארומה ת"א / צילום: יח"צ

משרד הבריאות ערך שימוע לארומה ת"א; הערכה: הבעיה הייתה במקרר

(עדכון) - הרשת סוגרת עד להודעה חדשה את הסניף ברחוב מנחם בגין בת"א, לאחר ששני לקוחות שאכלו בו כריך וסלט טונה אושפזו אמש בשל תגובה אלרגית ● בנוסף הוחלט לבצע החלפה של מוצרי הטונה בכל הסניפים ולערוך בדיקת מעבדה וביקורת על כלל המוצרים ● "נפרסם את התוצאות בשקיפות לציבור"

רון לאודר / צלם: יונתן בלום

פלואנס של רון לאודר נערכת לגיוס של 30 מיליון דולר אוסטרלי בהנפקה פרטית

חברת הטיפול במים ובשפכים הנסחרת באוסטרליה נמצאת בהפסקת מסחר שם עד להשלמת התהליך מחרתיים

קצא"א / צילום: שלומי יוסף

איציק לוי מונה למנכ"ל קצא"א

לוי, שמכהן כמ"מ המנכ"ל, נבחר בתום הליך פומבי שנערך בפני ועדת איתור שמינה הדירקטוריון במאי האחרון ● זו הפעם הראשונה שמתקיים הליך פומבי לבחירת מנכ"ל קצא"א

הדמיית החניון של התחנה המרכזית של צפון ירושלים   / צילום: חברת מוריה, מורדגן

דניה סיבוס נבחרה להקים את התחנה המרכזית של צפון ירושלים

המרכז התחבורתי הצפוני של הבירה יכלול מסוף נוסעים וחניון למאות אוטובוסים שמעליהם גג בתצורת גינה ירוקה ● הפרויקט נאמד ב-212 מיליון שקל ● החניון יביא לפינוי חניון האוטובוסים שפועל בסמוך לבנייני האומה

עבדאללה מלך ירדן / צילום: רויטרס

דיווח: חכירת השטחים בצופר מידי הירדנים תוארך בחצי שנה

לפי דיווח בגלי צה"ל, השטחים החקלאיים באזור נהריים יוחזרו לידי ירדן בעוד פחות מחודש ● בירדן מכחישים את הפרסומים

ג'ניפר אניסטון / צילום: Mario Anzuoni, רויטרס

בפחות מ-24 שעות: 7 מיליון עוקבים לפרופיל האינסטגרם של ג'ניפר אניסטון

השחקנית, שהתפרסמה בסדרת הקאלט "חברים", הצטרפה אתמול לראשונה לרשת החברתית והצליחה לשבור את האינטרנט ● לתמונה הראשונה שפרסמה, בה היא מופיעה לצד חבריה מהסדרה, יש כבר כמעט 9 מיליון לייקים