גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

תשכחו ממסמכים ותיוקים: הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים למשרד ללא נייר

דיגיטציה של כל הניירת בארגון והמעבר ל-Paperless Office היא מגמה מבורכת ● כיצד תוכלו לייעל את התהליך ואף להתמודד מול סוגיות משפטיות הקשורות אליו - כמו למשל, סוגיית החתימה הדיגיטלית

חתימה דיגיטלית מאפשרת נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב
חתימה דיגיטלית מאפשרת נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב

הכתבה בשיתוף SPS

בשנים האחרונות הולכת ומתחזקת מגמת המשרדים ללא נייר (Paperless Offices), שבמסגרתה עסקים וארגונים שונים מצמצמים עד מעלימים את השימוש בחומרים מודפסים. היא כוללת בין השאר את סריקת כלל המסמכים באופן ממוחשב ויצירתם מלכתחילה באופן דיגיטלי (כמו למשל מרשמי תרופות, נסכי טאבו ועוד). מהפכה זו מתאפשרת הודות למגוון רחב של פתרונות טכנולוגיים, שמייצרים למשרדים חיסכון גדול במשאבים ושליטה אופטימלית בסידור וקיטלוג מסמכי הארגון.

יחד עם זאת, מכלול הפתרונות המדובר חייב להתייחס למספר סוגיות טכנולוגיות ומשפטיות חשובות, זאת על מנת לאפשר לעסקים לפעול בצורה חוקית, לפי תקנות מדינת ישראל, ולהפוך את תהליך הדיגיטציה של המסמכים ליעיל באמת. שכן, המטרה המרכזית של עסק היא להצליח לארכב ולאחזר מסמכים בצורה יעילה כדי להתנהל מול הלקוחות באופן שוטף. פגיעה בהליך יכולה ליצור לאותו העסק הפסד כספי, תקלות מול לקוחות ואפילו תסבוכת מול הרשויות. מכאן עולה השאלה: כיצד ניתן לבצע את תהליך הדיגיטציה בארגון בצורה נכונה? איך ניתן באמת להימנע מהנייר ולשמור את המסמכים בצורה מיטבית. "השאלה אינה רק טכנולוגית, אלא הרבה מעבר לכך. צריך לעמוד בכללים מסוימים וזה לחלוטין אפשרי אם עושים זאת נכון", מסביר פליקס כהן, מנהל, מייסד ושותף ב-SPS פתרונות הדפסה. כהן מנהל את מערך המכירות של בית תוכנה ישראלי המפתח ומשווק תוכנות המספקות פתרונות מתקדמים בתחום הארכיון הדיגיטלי אבטחת הדפסה, חתימה דיגיטלית, סבב חתימות דיגיטלי מכל מקום ,והקבילות מבחינה משפטית.

במקום עשרות מסמכים: מסמך מאוחד

חתימה דיגיטלית היא אחד המרכיבים המהותיים בעולם המשרדים ללא נייר. החתימה הדיגיטלית מאפשרת למעשה נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני, כשכל ניסיון לערוך אותו לאחר שנחתם נרשם ובו במקום הוא מאבד את ערכו. "מדובר במפתח שנועל את המסמך. אם ניסו לערוך אותו, קרי לפרוץ אותו, נרשמת התרעה ואז יודעים שהמסמך אינו קביל יותר", מסביר כהן. כך, מבחינה חוקית, ניתן לחתום דיגיטלית שורה ארוכה של מסמכים, ממרשמים רפואיים, דרך מסמכי בית משפט ועד למגוון רחב של עסקאות.

לדברי כהן, אחד האתגרים שעסקים שונים מתמודדים עימם נוגע לשימוש במרכיב החתימה הדיגיטלית ולמשלוח חשבוניות עסקה, הזמנות עבודה ומסמכים נוספים שהם חלק מתהליך העבודה השוטף מול לקוחות. הוא מסביר כי "פתרונות שעסקים רבים משתמשים בהם, כמו למשל מערכות ERP ועוד, מתמקדים בייצור מסמך לכל עסקה או שלב בתהליך בנפרד והוצאתו ללקוח". כך עבור כל הזמנת עבודה או רכש או חשבונית, המערכת מוציאה מסמך נפרד ושולחת אותו ללקוח והתהליך אינו מיטבי".

נמאס מהבלאגן במשרד, הכירו את התוכנה שמאפשרת לכם לחסוך זמן וכסף. לפרטים הקליקו כאן>>

מוצר חדשני, שירות חשבונית למייל, אשר פותח על ידי SPS, ולדברי כהן מהווה פתרון ייחודי בשוק, מאפשר לאחד באופן דיגיטלי את כל מסמכי העסקה מול לקוח מסוים ולהפיק מסמך מאוחד. "נניח שמול לקוח מסוים יש לי עסקה מתמשכת שכוללת תעודות משלוח והזמנות רכש, ומסמכים נוספים, המוצר שלנו יודע לספח לכל חשבונית את המסמכים שקשורים אליה ולהפיק PDF אחד, חתום דיגיטלית באופן חוקי, מאובטח, קביל על ידי רשויות המס ושניתן בקלות לארכב אותו באופן דיגיטלי", אומר כהן. "בכל רגע נתון, למשל במענה למקרים שלקוח מאבד את המסמך מסיבה כזו או אחרת, ניתן לשלוף אותו מחדש ולשלוח בשנית. לא מדובר במסמך נאמן למקור, אלא במסמך המקורי שפשוט נשלף מהארכיון. במקום עשרה מסמכים שונים קיימת חשבונית במייל עם כל הנספחים מרוכזים", הוא מדגיש.

משטח החתמה VPSign Vpad / צילום: יח"צ SPS

משטחי החתמה דיגיטליים חוקיים

מכירים את הסיטואציה שבה אתם נדרשים לחתום על עסקה מול גוף עסקי כלשהו ולצורך כך מוגש לכם משטח שחור עם עט דיגיטלי אשר משמש אתכם לצורך החתימה? אז מתברר שבמקרים מסוימים לא הכירו בחתימה זו. "אין במדינת ישראל חוק בנושא או תקנות שקובעות כיצד יש להחתים לקוחות על מסמכים דיגיטליים וזה יוצר בעיה", מציין כהן. וכשיש לקונה בחוק או בתקנות, כמו בהרבה מקרים אחרים, הפסיקה היא שמתווה את הכללים.

לדברי כהן, כבר בשנת 2010 פסק בית המשפט לתביעות קטנות כנגד חברה, אשר החתימה לקוח על משטח מסוג זה. הטענה אז הייתה כי הנוהג במסגרתו הלקוח חותם על משטח כאשר ההסכם לא מונח לפניו, פסולה. זאת מאחר שהוא אינו רואה על מה הוא חותם תוך כדי הליך החתימה. ארבע שנים לאחר מכן נדרש לכך גם בית משפט השלום בירושלים, בתביעה שהוגשה נגד חברה אחרת. אז, ביקר בית המשפט את העובדה שהחתימה האלקטרונית שמבצע הלקוח למעשה משוכפלת ו"מודבקת" על המסמך, כך שהוא לא חותם בעצמו עליו. בכך, פסק בית המשפט כי החתימה נעדרת כל ערך משפטי. יצויין כי בית משפט לא פסל את המשטח, אלא את העובדה שלא הראו את התהליך או כי החתימה הועתקה.

"עדיין נעשה שימוש במשטחים האלה. לא רק ברכישות של מוצרים, אלא אפילו במוסדות פיננסים וחברות גדלות", מציין כהן ואף מדגים ממקרה אישי שחווה: "הפקדתי צ'ק באחד הבנקים. הפקיד החתים אותי באמצעות טבלט, לא ראיתי את המסמך ופתאום הופיע מסך שחור, שאלתי את הפקיד (טלר) איפה לחתום כי, כאמור, לא הראו לי על מה אני חותם. צילמתי סרטון של התהליך והעברתי אותו באופן אישי למנהלת מהפיקוח על הבנקים בצירוף הסבר על העדר תקינות של ההליך. היא כתבה לי שתבדוק את המקרה הספציפי של הבנק, כי על פניו נראה שאין בו עמידה ברגולציה הקיימת".

על מנת להתמודד עם הבעיה המשפטית, הרגולטורית והטכנולוגית שהוצגה בשורות מעלה, משווקת חברת SPS את משטח החתמה VPSign Vpad, תואם חתימת נייר עם עט, הכולל גם את כל הנתונים הביומטריים של החותם, לרבות וידוא זהות באמצעות תעודת זהות המוכנסת למשטח. מדובר במשטח ביומטרי בגודל 10 או 14 אינץ', שמאפשר לחתום על מסמכים בצורה דיגיטלית, תוך כדי שהחותם יכול לראות את המסמך במלואו ולדפדף בין העמודים השונים. בנוסף, המקום שבו הלקוח חותם על המסך הוא האזור שבו נדרשת החתימה. בדיוק כפי שנעשה עם דף ועט - והיא אינה מועתקת למקומות שונים במסמך. "מאחר שמדובר בטכנולוגיה ביומטרית, היא גם רגישה לעוצמת הלחיצה על המשטח ולתנועתיות ולכן גם מאפשרת ניתוח גרפולוגי במקרה של מחלוקת משפטית", מסביר כהן. "המסמך החתום דיגיטלית עובר לתיקיה או לענן, מוצפן לפי תקנים מחמירים ומאורכב", הוא מוסיף.

עושים סדר ב-ERP - התוכנה החכמה שתייעל לכם את ניהול המשרד. לפרטים הקליקו כאן>>

הדוגמאות של האחדת מסמכי העסקה באופן דיגיטלי למסמך אחד והפיתוח של משטחי החתימה הדיגיטלית הם רק חלק מהטכנולוגיות המתקדמות הזמינות כיום בשוק ומובילות את מהפכת המשרדים ללא נייר. כפי שניתן לראות, התהליך אינו כולל דיגיטציה פשוטה, אלא חשיבה טכנולוגית, משפטית ורגולטורית מורכבת המוטמעת במוצרים השונים. זאת על מנת להעניק את השירות היעיל ביותר למשרדים ולסייע להם בתהליך.

אין באמור לעיל משום יעוץ משפטי. יעוץ משפטי פרטני, אמור להינתן לכל מקרה לגופו.

עוד כתבות

פרנצ'סקה פונטנה ואביה / צילום: Lucy Hewett for the Wall Street Journal

אבא עושה בושות: היא רצתה לדעת הכל על אבא שלה. העבריין

יש הרבה דברים שאנחנו לא יודעים על הורינו, ולעיתים אי הידיעה הזו נוחה ● אבל פרנצ'סקה פונטנה סירבה להרגיש בנוח ● היא רצתה לדעת את האמת המדויקת על אבא שלה, העבריין ● "גלובס" מגיש: הכתבות הטובות של השנה ממיטב עיתוני העולם

ניר קלקשטיין / איור: גיל ג'יבלי, גלובס

מיליארדר האלגו-טריידינג ומלחמתו בקורונה: מייסד פיינל מציג - טוויסט בעלילה

אחרי שהפך את חברת האלגו-טריידינג פיינל לאחת המצליחות בעולם, הקים
ניר קלקשטיין כמה חברות ביג דאטה בתחום הבריאות ● עכשיו הוא מתמקד במיפוי תסמיני הקורונה דרך מכון מחקר שייסד ● כך עבר היזם המסתורי ממסחר בשוק ההון לניבוי תחלואה

רחוב יגאל אלון בתל אביב. הכביש ריק בצל הגבלות הממשלה בצל הקורונה / צילום: איל יצהר, גלובס

הכלכלנית הראשית באוצר: עלות הסגר נאמדת בכ-11-12 מיליארד שקל

מלבד העלויות הכלכליות שלאט לאט מתחילות להתבהר, לאור חוסר היכולת של הממשלה לעדכן את חוק הקורונה, גם בשבת הקרובה בלפור תתמלא במפגינים ● "גלובס" עם כל מה שידוע עד עכשיו 

ירדן ג’רבי (מימין) באולימפיאדת ריו 2016 / צילום: Markus Schreiber, Associated Press

כדורגל ישראלי? עדיף להשקיע את הכסף במגוון ענפים שימשכו גם עוד נשים

רק 1.2% מאוכלוסיית ישראל עוסקים בספורט תחרותי, כך לפי נתוני משרד הספורט שנחשפו לבקשת "גלובס" ● ההשקעה הרבה בכדורגל ובכדורסל ניכרת והם הענפים הפופולריים ביותר, אך בעלי דומיננטיות גברית מוחלטת ● נשים מהוות פחות מרבע מהספורטאים המקצועיים

שר האוצר, ישראל כ"ץ / צילום: אוהד צויגנברג-ידיעות אחרונות

השר כ"ץ משנה את הכללים לפקידי האוצר, וקורא לזה "מסורת"

שר האוצר טען שהפגישות של ראש אגף התקציבים עם יו"ר האופוזיציה היו הדלפות בלתי מקובלות • לפיד גרס שתדרוכים של בכירי אוצר לח"כים הם פרקטיקה דמוקרטית שגרתית • האם השר הטרי ממציא כללי משחק חדשים?

יצחק תשובה, בעל השליטה בקבוצת דלק / צילום: גדעון לוין

רמי לוי בחוץ: תשובה צפוי לחתום עם קרן ארבל השקעה בדלק ישראל תמורת 450 מיליון שקל

העסקה עם קרן ארבל חוזרת להיות רלוונטית ולפי הערכות צפויה להיחתם עד כניסת יום הכיפורים ● קרן ארבל תעמיד לדלק את התמורה בעסקה מורכבת שעשויה להניב לה תשואה של 10% לחמש שנים בתוספת של 20% ממניות דלק ישראל

השופטת האמריקאית איימי קוני בארט / צילום: Matt Cashore/Notre Dame University, רויטרס

טראמפ צפוי לבחור בשופטת השמרנית איימי קוני בארט לעליון

ב"רויטרס" ציינו כי טראמפ יודיע היום על מועמדותה של השופטת, שמכהנת בבית המשפט הפדרלי לערעורים ● אם הסנאט האמריקאי יאשר את המינוי, לשופטים השמרנים יהיה רוב של שישה לעומת שלושה בעליון

ZOOM. קשה למצוא ארגון או מוסד לימודים שפסח על השימוש במערכת  / צילום: shutterstock, שאטרסטוק

אקדמיה אנלוגית בעידן דיגיטלי: מערכת ההשכלה הגבוהה חייבת להשתנות

כדי להתאים את עצמה לשוק העבודה המשתנה, האקדמיה צריכה לעבור למודל פתוח וגמיש, ולהפסיק להגן על מערכת התארים המסורתית

אדם עם מסכה עובר ליד בניין בורסת ניו יורק / צילום: Mark Lennihan, AP

וול סטריט ננעלה בעליות: מדד נאסד"ק טיפס 2.25% ומחק את הירידה השבועית

אירופה ננעלה במגמה מעורבת כאשר לונדון עלתה 0.35% ופרנקפורט ופריז איבדו עד 1.1% ● השווקים האסייתים ננעלו במגמה מעורבת כאשר הונג קונג איבדה 0.3% ואילו טוקיו עלתה ב-0.55% ● מניין הקורבנות ממגפת הקורונה נושק למיליון

"תוכנות לזיהוי פנים סופגות ביקורת כי חלקן שוגות בזיהוי אנשים שאינם לבנים" / צילומים: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב

מחברות קוסמטיקה ועד אתרי שידוכים, כולם רוצים לזהות את הפנים שלנו, לפי הגזע

חברות קוסמטיקה, אתרי שידוכים, חנויות רהיטים ופרסומאים מגבירים את השימוש בתוכנות לזיהוי פנים לפי גזע ● האם החקיקה תוכל להילחם בטכנולוגיה החדשה השנויה במחלוקת, וה"מדויקת באופן מבהיל", כדברי המדענים?

חגי ברנר / צילום: יוסי זמיר

בנק לאומי והבנק הבינלאומי מבקשים מביהמ"ש לקיים דיון דחוף בעניין כנפי משק

הבקשה לדיון באה לאור ההמלצות של הנאמן הזמני ● דו"ח הנאמן הזמני ייחס כשלים והתנהלות כספית בלתי תקינה לנושאי משרה, דירקטורים, משרד רואי החשבון, המבקר החיצוני, ומבקר הפנים של "כנפי משק"

הקמת הרכבת הקלה ברחוב ארלוזורוב בת"א. שווי חניה פרטית כ־700 אלף שקל  / צילום: כדיה לוי, גלובס

"תקן החניה החדש יצמצם מאוד התחדשות עירונית"

מסמך המדיניות של תל אביב שמצמצם משמעותית את מספר החניות בתב"עות ישנות ישפיע עם על פרויקטים של פינוי בינוי

מנדלבליט מודיע על הגשת כתב אישום נגד נתניהו/ צילום: רפי קוץ

מלחמת מנדלבליט בשמיעת עמדה מתחרה

בין כפל תפקידיו של אביחי מנדלבליט, כיועץ משפטי וכפרקליט מדינה, להתנגדותו להשמעת עמדה משפטית אלטרנטיבית בקבינט הקורונה עובר קו ישר אחד: צמצום טווח העמדות המשפטיות בקרב הממשלה • זו כבר לא בעיה של ניגוד עניינים מובנה, זו דוגמטיות משפטית

המוזיאון הלאומי של קטאר / צילום: shutterstock, שאטרסטוק

השושנה של קטאר: המוזיאון הלאומי של האמירות הוא לא רק מבנה מעניין, אלא חוד החנית של הטכנולוגיה

במפרץ הפרסי יש גל של מבני פאר מתוחכמים שתוכננו בידי אדריכלי-על

בדיקות קורונה בדרייב אין, תל אביב. "מקסימום 800 חולים קשים בגל הזה" / צילום: Sebastian Scheiner, Associated Press

8,221 נדבקים חדשים אתמול; 13.8% מהנבדקים חיוביים

728 חולים מאושפזים במצב קשה בבתי החולים ברחבי הארץ ● במגזר החרדי ישנם 11 חולים ל-10 אלף נפש, לעומת 5 במגזר הכללי ו-4 במגזר הערבי ●  4,902 מאנשי הצוות הרפואי נמצאים בבידוד

הרכבת הקלה בירושלים / צילום: Eliricon, שאטרסטוק

החל מיום שלישי: התחבורה הציבורית תצומצם

בעקבות צמצום נפח הפעילות של התחבורה הציבורית, השירות העירוני ימשיך לפעול בתדירות נמוכה וברשת קווים בסיסית בלבד ● במהלך ימות השבוע יופעל השירות עד לשעה 20:00 בערב ויתחדש בכל בוקר עם תחילת השירות

מפגינים נגד נתניהו בבלפור בירושלים / צילום: יוסי זמיר, גלובס

אלפי מפגינים נגד רה"מ; התקנות לשעת חירום להגבלת הפגנות לא יקודמו בממשלה

המפגינים הגיעו סמוך למעון רה"מ בבירה ולביתו הפרטי בקיסריה לאחר שנסעו בשיירות מרחבי הארץ ● ארגוני המחאה הבהירו כי הם יקפידו על המגבלות, המשטרה החלה באכיפה וחלוקת דוחות על אי-שמירת מרחק ועטיית מסיכות

ג'ף בזוס / צילום: AP - Reed Saxon

בתוך הראש של האיש העשיר בעולם: תוכנית העל של ג'ף בזוס

בזוס לא מרבה להביע עמדות או לשתף בתוכניות ארוכות הטווח שלו ● כדי להבין אותו, כתב האטלנטיק הקדיש 5 חודשים לשיחות עם עובדים ומנהלים באמזון, עם עובדים בחברות מתחרות וגם עם חוקרי אקדמיה - וחזר עם מסמך מרתק ● "גלובס" מגיש: הכתבות הטובות של השנה ממיטב עיתוני העולם

תיירות בים המלח / צילום: Shutterstock

"ככל שישראל תהיה מדינה פתוחה וירוקה נצליח להחזיר את מספרי התיירים"

אביטל קוצר-אדרי ונירה פישר ייצגו עד לאחרונה את ישראל כמנהלות לשכות התיירות באיטליה ובשבדיה בהתאמה ● כעת, לאחר שגויסו למטה השיווק במשרד התיירות, השתיים מתמודדות עם אחד האתגרים המורכבים בקריירה המקצועית שלהן: החזרת האירופאים ארצה, ועדיף בכמויות שלפני המשבר

סניף של ג'מבו באלקסדרופוליס, יוון / צילום: שאטרסטוק

האם הסכם הזיכיון של פוקס עם ג׳מבו היוונית נמצא בסכנה?

הדיווח - בעקבות פניית רשות ני"ע ● הסימן המסחרי ג׳מבו שבאמצעותו פוקס מתעדת להקים רשת חנויות כלבו מוזלות בישראל עדיין לא שייך לה, והוא פתוח להתנגדויות ברשם החברות עד סוף החודש ● המתחרה המקומית שנקראת ג'מבו סטוק ומפעילה 10 חנויות בתחום הגישה גם היא בקשה לרישום הסימן המסחרי לשם