בעקבות הזמן האבוד / איור: Shutterstock | א.ס.א.פ קריאייטיב
בינואר האחרון, רגע או שניים לפני התפרצות המגפה בישראל, עשה יבגני דיברוב אקזיט כשמכר את חברת הסייבר שלו, ארמיס, לקרן אינסייט ולגוגל ב-1.1 מיליארד דולר. כמי שהקים את החברה, ניהל אותה בחמש השנים האחרונות ועדיין משמש כמנכ"ל שלה, את החודשים שלפני ואחרי המכירה בילה דיברוב בפגישות אינסופיות עם המשקיעים החדשים - על הקו שבין ישראל לקליפורניה - במקביל ללו"ז העמוס שלו גם ככה. ואז הגיעה הקורונה.
"הכול השתנה לי בבום", מספר דיברוב. "לפני הקורונה הייתה לי שנה עם חצי מיליון מייל במטוסים ו-148 לילות במלונות. עכשיו אני רוב הזמן בבית. הפעילות שלנו בעיקר בקליפורניה, אבל נשארתי כאן כדי להיות קרוב למשפחה. השהייה בישראל מאפשרת לי לכסות יותר אזורי זמן".
את הזמן שלו מחלק דיברוב בין המשקיעים, הלקוחות והעובדים - כולם מפוזרים במקומות שונים בעולם. "אני מתחיל את היום ב-11:00, השעות הראשונות מוקדשות בעיקר לעבודה מול הצוותים והלקוחות שלנו באירופה ואסיה או מול החבר'ה של המוצר בישראל. בסביבות 15:00 אצלנו זה כבר בוקר בחוף המזרחי; בחוף המערבי מתעוררים לקראת 18:00 ומשם אני כבר מושך עד 3:00 לפנות בוקר, סוף יום העבודה באזור הזמן הפסיפי. אני נמצא בזום כמעט כל הזמן, גם בשעות המאוחרות. ניסית פעם לקיים פגישת זום ב-2:00 לפנות בוקר אחרי יום עבודה עמוס? זו משימה די קשוחה".
"בקורונה נפתחו לרבים מאיתנו 24 שעות של ואקום", אומרת פרופ' שרון טוקר, חוקרת לחץ ושחיקה בעבודה בפקולטה לניהול על שם קולר באוניברסיטת תל אביב. "לפני המגפה היה ברור לכולם שאם הבת שלי לא תצא עד 17 דקות לפני השעה 8:00 לבית הספר היא לא תגיע בזמן. כלומר, בית הספר ניהל את הבקרים שלי. הקורסים שהעברתי באוניברסיטה והפגישות שהיו לי במשרד ניהלו את סדר היום שלי. הארוחות המשפחתיות ניהלו לי את יום שישי בערב".
אבל פתאום, אומרת פרופ' טוקר, הזמן הפך להיות נזיל, "וזה אילץ אותנו להתחיל לנהל אותו. פתאום שאלנו את עצמנו מה אנחנו אמורים לעשות קודם - כעת כשכל האפשרויות פתוחות?
"בקורונה נפגעו כל חמשת היסודות לניהול אפקטיבי - תכנון, ארגון, פיקוד, תיאום ובקרה. פתאום אנחנו צריכים גם לתכנן וגם לארגן במסגרת של 24 שעות, וכשאין מישהו חיצוני שיגדיר זאת עבורנו, זה מעורר הרבה מאוד שאלות וגם הרבה חרדה. השורה התחתונה היא שהקושי לנהל יומן ולדבוק בו היה כאן גם לפני, והקורונה הפכה את המשימה הזאת לכמעט בלתי אפשרית".
נדמה שעד שהכאוס הזה יחלוף לא נוכל לגבש עקרונות מנחים מדויקים לניהול זמן בימי קורונה. אבל יש מי שמצאו שיטות וכלים כדי לייעל את סדר היום שלהם באופן אופטימלי, שיכולים להיות רלוונטיים לכל אחד ואחת מאיתנו, בטח בתקופה הקרובה. הנה כמה מהם.
"מנסים למצוא נקודות שליטה"
אז למה ניהול הזמן כל כך מאתגר גם בימים כתיקונם? "הזמן הוא משאב מוגבל, וגם אם נתאמץ לא נצליח לייצר יותר מ-24 שעות ביממה", אומרת פרופ' טוקר. "אנחנו מורגלים לחשוב על משאבים כחסרי גבולות באופן פוטנציאלי: כביכול, אם נתנהל נכון, נוכל לרכוש עוד חפצים, תארים, חברים. אבל הזמן הוא חריג בהקשר הזה, וההבנה שאין לנו יכולת לשלוט בו מאתגרת עבורנו.
"אז בתוך הגבולות האלה אנו מנסים למצוא נקודות שליטה. אם לא נוכל לנהל את הזמן, ננסה לפחות לנהל את המשימות שלנו בתוכו, את ההתנהלות שלנו. אבל גם כאן האתגר גדול. אני יכולה לתכנן מה אעשה בכל דקה, בכל יום, בכל חודש ובכל שנה. ברמת העיקרון אני יכולה להחליט שלא אעשה דבר מלבד עבודה או מטלות לאוניברסיטה, אבל ברור לגמרי שלחיים יש קצב משלהם. כל התכנונים המדוקדקים שלי נתקלים בקיר המציאות. אחד המנהלים שעמם שוחחתי סיפר ש-80% מהתוכניות שלו משתנות בגלל אילוצים סביבתיים.
"כדי לשמר תכנון זמן נדרשים לא מעט פרמטרים: שליטה עצמית גבוהה, הבנה של חשיבות ומהות המשימה במסגרת הזמן שהקצינו לה, אומדן ריאלי של המורכבות שלה, יכולת לדחות סיפוקים וגירויים, יכולת להתעלם מהפרעות ועוד. זה נשמע נחמד על הנייר, אבל קשה מאוד לביצוע. אילוצים סביבתיים מבקשים ללא הפסק שנפנה להם את משאבי הזמן שלנו".
מהם גנבי הזמן הגדולים?
"השימוש במונח ‘גנבי זמן' מניח שכוח חיצוני לקח לי אותו. אם אני חושבת כך, אני מתייחסת לסביבה כזו ששאבה לי שעות ומסירה מעצמי אחריות. לדעתי, לא ניתן להגדיר בבירור מהם גנבי הזמן, אבל כן ניתן לומר שיש ארגונים, כמו מדיה חברתית, שיש להם אינטרס כלכלי למשוך אותנו להשתמש בשירותיהם ולהקדיש להם חלק מהזמן שלנו. גם משפחה וקולגות יכולים לגנוב לנו זמן.
"בסופו של דבר הרבה מזה נמצא בראש שלנו וטמון באופן שבו אנו תופסים את הסביבה. בסקר שנערך בהרווארד ביקשו מאנשים למנות גורמי לחץ בחייהם, ‘גנבי זמן' שכאלה. אנשים התייחסו לתור לרופא, מטלות בית וטסט לרכב כאל אילוצים שכביכול ניחתו עליהם. אבל בפועל אלה החיים. אם לא נקבל את המטלות האלה כחלק אינהרנטי נרגיש תמיד כאילו מישהו אחר מנהל אותנו".
ובכל זאת, יש אנשים שזה קל להם יותר.
"אני לא בטוחה שיש אנשים שקל להם יותר. אולי זה מיתוס. כרגע, בקורונה, לכולם קשה. השאלה היא כמה אנו מתייסרים על הפרת מסגרת הזמן הזאת, עד כמה העובדה שהתכנונים שלנו ירדו לטמיון מייסרת אותנו. עבור אנשים בעלי צורך גדול בשליטה הפרה של מסגרת הזמן היא מקור למצוקה, וקשורה מאוד לחוויית לחץ. אם נתייחס לניהול זמן כמנגנון התמודדות עם אתגרי החיים, הרי שהפרה שלו מבליטה את חוסר היכולת שלנו להתנהל אל מול האתגרים האלה".
"המפתח טמון ביכולת להסתגל"
ד"ר שושי חן, מרצה בפקולטה לניהול על שם קולר באוניברסיטת תל אביב, דווקא סבורה שיש אנשים "חסינים" יותר, שיש להם יתרון בניהול זמן בימי משבר. לדבריה, המפתח טמון ביכולת שלהם להתאים את עצמם למצב חדש ולא להישען על הרגלים ישנים.
מה מייצר את אותו החוסן? ד"ר חן מדברת על תיאוריית שימור המשאבים שפיתח פרופ' סטיבן הובפול. "לכל אחד מאיתנו יש ארבעה סוגים של משאבים: חפצים; משאבים אישיים כמו חוסן, תחושת מסוגלות, תחושת שליטה; משאבים שהוא מכנה ‘אנרגיות', כמו זמן וכסף; והסטטוס שלנו, כלומר זוגיות, משפחה, עבודה. לפי הובפול, מי שיש לו יותר משאבים יתמודד טוב יותר עם משברים. הורים שהילדים שלהם בבית יבזבזו זמן ומחשבה בעבודה בשאלה מה קורה איתם כרגע, אבל מי שיש להם משאבים שמאפשרים להם לשכור בייביסיטר יתעסקו בזה פחות ולכן גם יהיו חסינים יותר".
ד"ר חן ממפה שלושה אתגרים עיקריים בניהול זמן - אקוטי, כרוני ומטרדים: "משימה אקוטית היא כזו שאנחנו יודעים שיש לה התחלה, אמצע וסוף. הלחץ הכרוני מאפיין ארגונים שיש להם דרישות גבוהות - ואלה צריכים להעסיק עובדים שטובים בהתמודדות כזו או לטפל במחירים שלחץ כזה גובה. מטרדים הם מטלות קטנות ולא צפויות, למשל אם חסמו לי את האוטו או שהמחשב בעבודה לא עולה. כל אחד מהם בפני עצמו אולי לא בעייתי מבחינת ניהול הלו"ז, אבל יחד הם גזלני זמן.
"הקורונה החלה כאירוע אקוטי, הפכה למשהו שמצריך טיפול כרוני ובהמשך נוספו לה הרבה מטרדים חדשים, בעיקר על קו העבודה-בית. השיבוש בניהול הזמן בקורונה נובע בעיקר מהמטרדים, אבל גם מהמעבר מהאקוטי לכרוני".