גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? כך תעשו זאת בלי להלחיץ אותם

שלל האמצעים הדיגיטליים לתקשורת ארגונית יצרו תופעה, שבה עובדים מרגישים שהם נדרשים להיות "תמיד מחוברים" ולהגיב במהירות לכל שאלה או בקשה, במיוחד כאשר מדובר באדם בעל סמכות או מעמד בארגון

מחקר אחד בשבוע. שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? / צילום: Shutterstock
מחקר אחד בשבוע. שולחים לעובדים מיילים מחוץ לשעות העבודה? / צילום: Shutterstock

 

ארגונים המוטרדים מתחושות השחיקה והעייפות של עובדיהם מנסים לקדם תוכניות לאיזון בית-עבודה, ומצהירים באופן פומבי עד כמה רווחת העובדים חשובה להם. אולם פעמים רבות, למרות המאמצים שעושה מחלקת משאבי האנוש של החברה, הרגלים מוטמעים והתנהגויות יומיומיות של עובדי החברה מעקרת מאמצים אלו מתוכן.

מיילים, ווטסאפ, סלאק וסקייפ הם רק חלק מערוצי התקשורת שעובדים מחוברים אליהם בכל רגע נתון. הסביבה הזאת יצרה תופעה של עובדים שמרגישים שכדי להוכיח שהם עובדים טובים ועובדים קשה הם נדרשים להיות "תמיד מחוברים" ולהגיב במהירות לכל שאלה או בקשה, במיוחד כאשר מדובר באדם בעל סמכות או מעמד ארגוני.

מתברר שאחד המרכיבים המאתגרים ביותר בתקשורת הארגונית מכל שלל האמצעים הדיגיטליים הוא שטף המיילים הבלתי פוסק. עובדים מצופים לבלות לפחות שעתיים ביום בממוצע בקריאת כ-100 מיילים ומענה עליהם, מדובר בכ־28% משבוע העבודה שלהם.
מיילים שאנו מגיבים אליהם בזמן העבודה גוזלים אפילו יותר זמן, שכן לוקח בממוצע כ-64 שניות לחזור לעבודה לאחר מענה למייל.

העומס האמיתי מתרחש כאשר מדובר במיילים הנשלחים מחוץ לשעות העבודה.
מחקר מ-2017 מצא כי 76% מהעובדים עונים למיילים תוך שעה, ו־32% מהעובדים אף עונים תוך כרבע שעה. נתונים מדאיגים אלו מצטרפים לטענה כי עומס המיילים מחוץ לשעות העבודה הרגילות ותחושת הצורך לענות מיידית מוסיפים לרמת המתח בעבודה.

מחקר חדש שפורסם השנה ב-Journal of Organizational Behavior and Human Decision Processes מצא כי הגורם המרכזי לעלייה ברמת המתח הוא שמקבלי מיילים לוקים בהערכת יתר של מהירות התגובה המצופה מהם, במיוחד כאשר מדובר בהודעות בנושאים לא דחופים הנשלחים מעבר לשעות העבודה המקובלות.

למי דחוף יותר, לשולח או למקבל?

חוקרים מאוניברסיטאות קורנל ולונדון ביזנס סקול ערכו סדרה של שמונה ניסויים בקרב עובדים בסקטור הציבורי בספרד, כדי לבדוק את השפעתם של מיילים בלתי דחופים על רווחת העובדים, תחושות השחיקה ורמות המתח.

הנבדקים חולקו לשתי קבוצות באופן רנדומלי: בקבוצה אחת נשאלו המשתתפים על מיילים בלתי דחופים שקיבלו, ובקבוצה השנייה נשאלו על מיילים בלתי דחופים ששלחו. בקבוצה הראשונה התבקשו הנבדקים להעריך את מהירות התגובה שמצפה לה השולח, ואילו בקבוצת השולחים נשאלו הנבדקים מה מהירות התגובה שהם מצפים לקבל.

בניתוח הנתונים מצאו החוקרים פער בין שתי הקבוצות. מקבלי המיילים חשבו שמהירות התגובה שנדרשת מהם הייתה גבוהה יותר מזו שציפו לה שולחי המיילים בפועל.
החוקרים הסבירו את הפער הזה בכך שמבחינה פסיכולוגית, שכשאנו מקבלים מיילים, אנחנו מוטרדים מציפיות אחרים ביחס למהירות התגובה הנדרשת ומהאופן שבו היא משפיעה על הדרך שבה רואים אותנו. אך כשאנחנו שולחים מיילים, אנחנו עסוקים יותר בתגובות הנמענים לתוכן המייל ששלחנו ופחות במהירות התגובה.

בניסוי אחר שביצעו החוקרים זיהו תופעה בשם "הטיית דחיפות המייל", שבמסגרתה הפער התפיסתי בין השולחים למקבלים לגבי מהירות התגובה מעלה את רמת המתח ומורידה את תחושת הרווחה הפיזית, הפסיכולוגית והחברתית (השלומות) של העובדים. מקבלי המיילים חווים את המיילים הללו כגורם מעורר לחץ, הרבה יותר ממה שהתכוונו השולחים.

עוד מצאו החוקרים כי למיילים לא דחופים שנשלחים מחוץ לשעות העבודה (בשעות הערב או בסוף השבוע) השפעה שלילית חזקה יותר על תחושת הרווחה של העובדים מאלה הנשלחים בשעות העבודה הרגילות. זאת משום שהעובדים חשים שמצפים מהם להיות תמיד מחוברים ולהגיב במהירות גם מחוץ לשעות העבודה. זה כמובן מקשה עליהם לשמור על הגבולות בין שעות העבודה לשעות הפנאי שלהם.

החוקרים הציעו כמה רעיונות לפתרון:

● בתחילת כל מייל שאיננו דחוף כדאי לכתוב מה הציפייה לזמן המענה על ההודעה. תיאום ציפיות ברור ביחס לזמן התגובה בתחילת המייל עשוי לעזור בהקטנת המתח שנוצר אצל מקבלי המייל ולשמור על גבולות בין זמן עבודה לזמן פנאי.

● בארגונים גלובליים מומלץ להוסיף לחתימה שבתחתית: "שעות העבודה שלי עשויות להיות שונות משעות העבודה שלך, ולכן אינני מצפה לתשובה מחוץ לשעות העבודה הרגילות שלך".

● ניתן לכתוב את ההודעות הבלתי דחופות בזמן הנוח לך, אך לתזמן את מועד שליחתן בשעות העבודה הרגילות. 

פרופ’ גרינשטיין מרצה וחוקר שיווק ויזמות באוניברסיטת Northeastern בבוסטון ו-VU באמסטרדם. כותב בטוויטר על מחקר התנהגותי @AmirGrinstein. יאנה שכטרמן היא יועצת ארגונית ומאמנת מנהלים ומלמדת באוניברסיטת Northeastern בבוסטון yanashechterman.com

עוד כתבות

פניות חשודות במייל / צילום: Shutterstock

הותר לפרסום: שב"כ חשף פעילות של גורמי מודיעין איראניים נגד אנשי אקדמיה ישראלים

גורמי המודיעין האיראניים פנו לאותם ישראלים תוך התחזות לאנשי אקדמיה, עיתונאים אנשי עסקים ופילנתרופים, בניסיון למשוך אותם לנסיעות בחו"ל למטרות חטיפה ורצח ● האזרחים הישראלים שקיבלו את הפניות, נמנעו מלהיענות להן ואף התריעו עליהן בפני גורמי הביטחון, וכך נחשף הניסיון

ביל קלינטון / צילום: Associated Press, Rogelio V. Solis

זה היה מחזה יוצא דופן של ניתוק והגזמה. שבועיים אחר כך הגיעה הקריסה

בסוף החודש שעבר ישבו על במה אחת נשיא ארה"ב לשעבר ביל קלינטון, ראש ממשלת בריטניה לשעבר טוני בלייר, ולידם המיליארדר סם בנקמן פריד, מייסד בורסת הקריפטו FTX ונותן החסות לכנס ● לא חלפו שבועיים, ועולם הקריפטו זועזע על ידי קריסתו המהדהדת של טרה ● אחר כך ראינו את הנפילות מגיעות גם לשתי ענקיות קמעונאות: וול מארט וטרגט

בניין רשות המסים / צילום: איל יצהר

עושים סדר בהטבת המס החדשה להורים: מי ירוויח כמה - ומתי?

הכנסת אישרה תוספת נקודות זיכוי מס להורים לילדים בני 6-12. ההטבה נוגעת ל-610 אלף הורים עובדים, והיקפה נאמד ב-2.1 מיליארד שקל ● "תוספת נקודות הזיכוי מיטיבה רק מרמת הכנסה מסויימת, כך שבעלי הכנסות נמוכות לא יהנו כלל מההטבה גם אם יש להם ילדים בגילאים הרלוונטים", מסבירה סגנית נשיא לשכת יועצי המס, דנה זטלאוי-כהן

ח”כ ג’ידא רינאוי-זועבי / צילום: נועם מושקוביץ, דוברות הכנסת

מכה נוספת לקואליציה: ח"כ גידא רינאוי-זועבי ממרצ הודיעה על פרישה

חברת הכנסת גידא רינאווי זועבי ממרצ הודיעה על עזיבת הקואליציה, שמספר חבריה מתכווץ כעת ל-59 ● במכתב לבנט ולפיד כתבה כי "ראשי הקואליציה העדיפו לחזק ולשמר את הצד הימני", ולכן היא אינה יכולה להמשיך בחברותה ● בכך היא מצטרפת לעידית סילמן מימינה, שהודיעה לפני מספר שבועות על פרישה

עו''ד כרמית יוליס / צילום: קובי שירביט

המשנה ליועמ"ש מבהירה: עבירות בנייה בפזורה עדיין יאכפו

המשנה ליועמ"ש כרמית יוליס שופכת מים צוננים על ההישגים שהציגה רע"ם בנוגע לבנייה בפזורה הבדואית, וכותבת למשרד הרווחה כי "גם סדר עדיפות נמוך לאכיפה אין משמעותו כי הבנייה אינה מהווה עבירה, ואין משמעותו כי לא ניתן לבצע אכיפה מסוג זה"

טורבינות רוח בים הצפוני בדנמרק / צילום: Associated Press, Heribert Proepper

פסגה בדנמרק: במקום גז רוסי, מדינות אירופה בונות על הרוחות בים הצפוני

מנהיגי גרמניה, בלגיה והולנד הגיעו היום ל"ועידת אנרגיית רוח" שמתקיימת בדנמרק, במטרה לדון בצעדים נוספים לקידום התחום באזור ● הרוחות העזות בים הצפוני עשויות לעזור למדינות אירופה לצמצם את התלות בגז והנפט הרוסי

הבורסה בת''א / צילום: שלומי יוסף

נעילה אדומה בבורסה; ירידות חדות בבונוס ביוגרופ ובסלקום

ירידות בסיום המסחר בתל אביב: מדד ת"א 35 איבד 2.3%, מדד ת"א 125 ירד ב-2.6% ומדד ת"א 90 נחלש ב-3.4% ● בונוס ביוגרופ, סלקום, נובה ואיי.סי.אל רשמו ירידות חדות ● הדולר מזנק ב-1.5% ונסחר סביב 3.40 שקלים ● דוחות: אנרג'יקס דיווחה על עלייה חדה ברווח

יובל גביש / צילום: רמי זרנגר

מדיסקונט לחוץ בנקאי: יובל גביש מונה ליו"ר פעיל של חברת המימון אמפא קפיטל

אחרי שנתיים כמנהל החטיבה העסקית ומעל לעשור בבנק הודיע גביש על רצונו לעזוב • הוא מצטרף לחברת האשראי החוץ בנקאי שבבעלות אמפא ומנורה מבטחים, עם היקף אשראי של כ–4 מיליארד שקל בשנה

הבורסה בת''א / צילום: שלומי יוסף

מתמקמים בצד הנכון: עליית הריבית הופכת את הבנקים ליעד מעניין להשקעה

המגמה העולמית של העלאות ריבית, שהגיעה גם לישראל, קשורה קשר הדוק לביצועים הפיננסיים של הבנקים, ועשויה לתרום משמעותית לרווחים ולתשואה על ההון שהם מציגים ● כתוצאה מכך נוצר פרופיל סיכון-סיכוי איכותי, שעשוי להזמין השקעה רוחבי במדד ת"א בנקים

שלישיית מה קשור בקמפיין אלקטרה / צילום: צילום מסך

פלאפון ואלקטרה מנסות להרשים בכל מחיר, אבל נופלות בפרטים הקטנים

השקעה גבוהה במדיה לא יכולה לחפות על קריאטיב חלש בפרסומת עצמה, כך עולה מדירוג הזכורות והאהובות של גלובס וגיאוקרטוגרפיה ● דיסקונט ומזרחי טפחות מבקשים למצב עצמם כמספר 3 חזק בדירוג הבנקים, אך לא זוכים לאהדה גדולה

ממתקי מונדלז / צילום: יח''צ

המיזמים הישראלים שמעניינים את תאגיד החטיפים מונדלז

התאגיד הענק שעומד מאחורי עוגיות אוריאו, שוקולד מילקה וטובלרון משתף לראשונה פעולה עם סטארט-אפים ישראלים, ביניהם Seebo ו-Saturas ● וגם: כ-1,200 תלמידים סיימו את שנת הלימודים במסגרת "אוניברסיטה בעם" ● אירועים ומינויים

עימותים במזרח ירושלים / צילום: Associated Press, Mahmoud Illea

הכאוס בחברה הערבית ממשיך באין מפריע. והשלטון? עוצם עין בכל תחום והיבט

אובדן הריבונות במגזר הערבי מכה שורשים החל מסכסוכי חמולות במערכת החינוך, דרך תקיפת שוטרים ועד פולגימיה ממוסדת ● כל זה לא מניע את הרשויות לטפל בשורש הבעיה ● מה עוד צריך לקרות כדי להבין שחבית הנפץ לא תתפרק מעצמה? "תחשוב טוב יהיה טוב" היא לא תכנית עבודה

מירב כהן, יש עתיד / צילום: יח''צ

האם הממשלה הגדילה את הסיוע לחלק מניצולי השואה ב-13 אלף ש'?

איך השתנה מצבם של ניצולי השואה מאז השנה שעברה? בדקנו ● המשרוקית של גלובס

צפרה כץ, מנכ''ל אורקל העולמית / צילום: תם חוגינוב

מנכ"לית אורקל על בועת ההייטק: "המחירים לא הגיוניים. לא ביצענו רכישות כבר כמה שנים"

מנכ"לית אורקל צפרה כץ כבר ראתה משבר גלובלי אחד או שניים בקריירה של כמעט 40 שנה ● בשיחה עם "גלובס" במהלך ביקור בישראל היא מסבירה מה יקרה לסטארט-אפים הראוותניים, למה משברים כאלה הם הזדמנות וגם מספקת תחזית לעתיד השוק: "אנשים חושבים שזה זמני. זה נכון, אם הכוונה ב'זמני' היא לכמה שנים"

רכבים משומשים / צילום: Shutterstock, Fedorovekb

המשקיעים והיזמים הישראלים חגגו, אך אתר הרכב המשומש איבד כבר 98% מהשיא

כמו סטארט-אפים רבים בשנים האחרונות, גם ורום - שנולד על ציר ישראל-ארה"ב - התמקד על צמיחה בהכנסות וזנח את ההשקעה בלוגיסטיקה ושירות ● התוצאה: אחרי שזינקה לשווי של מעל 7 מיליארד דולר, מניית ורום איבדה 98% מערכה

פערי שכר / עיבוד: טלי בוגדנובסקי

בקרוב מעסיקים ייאלצו לחשוף את פערי השכר בחברה, וזו לא תהיה משימה פשוטה

ב-1 ביוני יידרשו לראשונה חברות פרטיות עם יותר מ-518 עובדים וחברות ציבוריות להגיש דוח על פערי השכר המגדריים הקיימים בהן ● איך מעסיקים יכולים להתגבר על סוגיית הפרטיות, מה משמעות הדרישה לפרסום פומבי, ומה צפוי לארגון שלא יפרסם את הדוח? ● מומחים עונים על השאלות הפתוחות, ומאמינים שבשנה הבאה נראה דוחות אחרים

כיכר אתרים בתל אביב / צילום: JTLV

בעלי מלון מרינה לשעבר תבעו את עיריית ת"א על עיכוב בקשה להיתר - והפסידו

שתי חברות בבעלות דובי שיף טענו לסחבת מצד העירייה במשך שנים – שבמהלכן הגישו שבעה עררים שונים • בית המשפט פסק: "העיכוב המשמעותי בקבלת ההיתר – בשל התנהלות הנתבעות"

הבורסה לניירות ערך בניו יורק, אתמול / צילום: Associated Press, Courtney Crow/New York Stock Exchange

בתום יום מסחר תנודתי: וול סטריט ננעלה בירידה של עד 0.8%

הבורסה בניו יורק נסגרה בירידות שערים של עד 0.8% לאחר יום מסחר הפכפך ● גם בורסות אירופה ננעלו באדום ● הנפט עלה בקרוב ל-3%

בן ברננקי, יו''ר הפד לשעבר / צילום: Associated Press, J. Scott Applewhite

השריף של משבר 2008 מפרסם ספר חדש ומזהיר מתרחיש האימה של השווקים

לפני 45 שנה ניתנה לפדרל ריזרב משימה כפולה: להשיג יציבות מחירים – ותעסוקה מלאה. כיום ברור שהוא לא עמד בה ● הנגיד לשעבר, בן ברננקי, מבקר במשתמע את יורשיו, שהקלו ראש בחצי הראשון של המשימה ומזהיר מפני "סטגפלאציה" ● הוא מצטט את אחד מקודמיו, ב־1970, שאינפלציה של 6% הביאה אותו להכריז בסוף כהונתו: "נכשלתי"

זאב שומכר, מנכ''ל ובעלים של קבוצת שומכר נדל''ן / צילום: משה כהן

מתווך הנדל"ן שמשוכנע שעליות המחירים יתפסו בקרוב גם את הדירות להשכרה: "נמצא את עצמנו בשוק של משקיעים"

זאב שומכר, תושב מודיעין בן 43, נשוי ואב לארבעה ● מנכ"ל ובעלים של קבוצת שומכר נדל"ן ● "בנק ישראל הטיל בשנה האחרונה מגבלות שמקשות על הלקוחות שלי, בגמישות ובמהירות בהן הם יכולים לקבל החלטות" ● גלובס שם את הסיוע לעסקים קטנים ולעצמאים במרכז