עמותת אירועי היובל עומדת במרכז הביקורת השנה על משרד ראש הממשלה. בין הממצאים העיקריים: המפיק של מפגן פעמוני היובל, שוקי וייס, נבחר ללא מיכרז, בלי שנבדקו כישוריו לביצוע התפקיד, ובלי שנבדקה הסבירות של עלות שכרו - 200 אלף דולר. תקציב המפגן נקבע על 4 מיליון דולר, בלי שבידי העמותה היה תחשיב כיצד נקבע התקציב. בבדיקת החשבונות שהגיש וייס נמצא, כי 4.4 מיליון שקל היו בגין חיובים בלתי מוצדקים, וכי החברה שביצעה את ההפקה הטלוויזיונית של פעמוני היובל, בבעלות עמרי מרון, קיבלה כמיליון שקל, %40 יותר מהמגיע לה.
מנכ"ל העמותה, דורון שמואלי, שכר את שירותיו של חברו המפיק רון אסולין כ"יועץ ללא שכר". חברה בבעלות אסולין הפיקה סרטונים עבור העמותה בעלות של 2.2 מיליון שקל.
בבדיקה של פרוייקט "שיירת היובל" נמצא, כי שמואלי המליץ על המפיק אלי לוי, וביקש את אישור הוועד המנהל לבחירתו ללא מיכרז, שלא ניתן לו. והעמותה פנתה ל-4 מפיקים, ביניהם לוי, וביקשה מהם להגיש לה בתוך 5 ימים הצעות בדבר שכר להפקת פרוייקט השיירה. הגיעו 3 הצעות: לוי ביקש 65 אלף דולר, מפיק ב' הציע 40,500 דולר, ומפיק ג' - 74 אלף דולר.
אלא שללוי היה יתרון בולט על המציעים האחרים: הוא ידע במדויק מהן דרישותיה של העמותה ומה היקף הפעילות הנדרשת, וכבר הציע לה תוכנית פעולה שהתאימה לדרישותיה ואף דן עימה בתוכנית זו. לעומת זאת, למציעים האחרים העמידה העמותה 5 ימים בלבד. בחוזה עם לוי נכללו הוצאות נוספות (מפיק בפועל, רכב, משרד) שהגיעו לתוספת של 29,700 דולר. יוצא, ששכרו הכולל הגיע ל-90,700 דולר, גבוה מזה שביקשו שני המפיקים האחרים.
במאי 1997 אישרה ועדת ההתקשרויות התקשרות בין העמותה לבין שוקי וייס, שנבחר לתפעל את "מפגן תולדות המדינה", שהפך ל"פעמוני היובל". יו"ר העמותה דאז, יצחק מודעי המנוח, רצה שוייס יפיק את המפגן, ולא יהיה רק מנהל האתר המתפעל אותו. הוא ביקש לאשר ללא מיכרז שינויים בהתקשרות עם וייס, והגדלת שכרו ל-200 אלף דולר.
באסיפה הכללית בדצמבר 1997 הוחלט לבקש חוות דעת משפטית על השינוי באופי ההתקשרות. אולם, עוד לפני שנתקבלה חוות הדעת, אישרה ועדת ההתקשרויות את הבקשה. ההתקשרות עם וייס נעשתה בלא שהעמותה דאגה לקבל חוות דעת מקצועית בדבר כישוריו לביצוע התפקיד בהיקפו החדש, ובלא שבדקה את הסבירות של עלות שכרו.
בחוזה שנחתם עם וייס, נקבע שהתקציב שיועמד לרשותו יעמוד "על סך השווה בשקלים ל-4 מיליון דולר; היה ותהיינה הוצאות נוספות מסויימות, יועמד לרשות ההפקה תקציב נוסף בשקלים שלא יעלה על 800 אלף דולר". בידי העמותה אין תחשיב, שממנו אפשר ללמוד כיצד נקבע תקציב המפגן. לדעת גולדברג, פעלה העמותה בעניין זה שלא על פי כללי מינהל תקין.
וייס נקבע גם כאחראי להפקה הטלוויזיונית של המפגן, בתקציב של 770,475 דולר, שהיו 2.7 מיליון שקל. העמותה אימצה את הצעת התקציב, בלא שביקשה חוות דעת מקצועית על הפקות טלוויזיוניות ועלויות בתחום, מלבד חוות הדעת של וייס עצמו.
בינואר 1998 הגישה חברה, בבעלות עמרי מרון, לוייס הצעת מחיר להפקה הטלוויזיונית שהסתכמה ב-751,110 דולר - סכום כמעט זהה לתקציב ההפקה. וייס הגיש את הצעת החברה לאישור, וכתב, כי "אין חברות נוספות בסדר גודל וברמת ציוד מתאימות לפרויקט שכזה". מאוחר יותר התברר לחברי העמותה ולעובדיה, כי לחברה של מרון אין ציוד משל עצמה. ועדת ההתקשרויות אישרה את ההתקשרות בלי לברר את טענת וייס בדבר העדר חברות אחרות, ללא בדיקת הצעות מחיר נוספות.
וייס אמור היה להעביר בכל חודש לעמותה פירוט של הסכומים שהוא דורש, פירוט הוצאותיו, תשלומים ששילם ושמות נותני שירות וספקים. אלא שהחשבונות לא הוגשו על נייר פירמה של וייס; הם לא היו חתומים; לא צורפו אליהם מכתבי לוואי, ואף נמצאה סתירה בין מסמכים שהגיש. גם הנחיות רואה החשבון של העמותה לא מולאו: לא נבדקה הסבירות של סכומי ההוצאה; העמותה לא ביקשה לקבל את הספרים; ולא נמצאו אישורים בכתב של המתאם מטעם העמותה על החשבונות שוייס הגיש.
ב-31.1.99 הגיש רואה החשבון לעמותה דו"ח על "פעמוני היובל". לדבריו, מתוך דרישת הוצאות של 20,207,333 שקל, יש להפחית 377,383 שקל בגין הוצאות ששולמו על ידי העמותה ישירות לזכאים, ועוד 4,441,151 שקל בגין חיובים בלתי מוצדקים. בסכומים אלו נכללים גם תשלומי יתר לחברת ההפקה בגין ההפקה הטלוויזיונית. הרו"ח הוסיף: "ההשלכות המשפטיות הנובעות ממצאים אלו, מן הראוי שיבחנו בידי היועצים המשפטיים".
לדעת משרד מבקר המדינה, יש לראות בחומרה את העובדה שהעמותה לא הקפידה לבחון באופן שוטף את החשבונות שהגישו לה ספקי השירותים שעימם התקשרה. ממצאי רואה החשבון בעניין חברת ההפקה הטלוויזיונית, קובע גולדברג, לפיהם שילמה לה העמותה %40 (כמיליון שקל) יותר מהמגיע לה, מחייבים את העמותה לבדוק ביסודיות את כל החשבונות שהוגשו לה, ולפעול בנמרצות להשבת הכספים העודפים ששילמה.
בסמוך לכניסתו לתפקיד ביקש שמואלי מרון אסולין לייעץ לעמותה בהתנדבות בנושא ההפקה הטלוויזיונית של המפגן. בתשובתו למשרד מבקר המדינה כתב שמואלי, שהייעוץ נעשה "על בסיס חברי וללא שכר", וכי הוא הכיר את אסולין ב-1992 "עוד מתקופת היותו מבצע סרטי תעמולה של הליכוד". ועדת ההתקשרויות לא בדקה את מידת התאמתו של אסולין לתפקידו בעמותה.
בפברואר 1998 הציעה חברת הפקות שבבעלות אסולין להפיק סדרה של סרטוני טלוויזיה, שבהם יוצגו הישגים של המדינה. להצעה צורפה הצעת מחיר, לפיה עלות כל סרטון היא 97,109 דולר. כעבור חודש הורידה החברה את המחיר ל-65 אלף דולר.
העמותה הזמינה מהחברה של אסולין 8 סרטונים בעלות כוללת של 2.2 מיליון שקל. מסוף אפריל 1998 שודרו 8 הסרטונים בערוצים 1 ו-2, כאשר העמותה משלמת עבור השידור עוד 2.6 מיליון שקל. הזמנת העבודה להפקת הסרטונים לא הובאה לפני ועדת ההתקשרויות של העמותה, העמותה לא ביקשה הצעות מכמה מפיקים לפני הזמנת הסרטים, ולא עשתה בירור מחירים כדי להבטיח שעלותה של ההצעה שהוגשה לה אינה גבוהה בהרבה מהמקובל.
בתשובתו למבקר המדינה מסר שמואלי, שהוא לא ביקש הצעות מחיר, מאחר שהצעתו של אסולין "היתה ייחודית ולא ניתן ללכת איתה לחברה אחרת ולבקש חדשה". בתשובתו הוא לא הסביר מדוע לא עשה בירור מחירים, ומדוע לא הובאה הזמנת העבודה לאישור ועדת ההתקשרויות.
בישיבתה של ועדת ההתקשרויות ב-15.4.98, הוחלטה שאסולין יחתום על התחייבות, לפיה "לא קיבל שכר ולא קיבל מהעמותה טובת הנאה". שמואלי, שנכח בישיבה, לא גילה את העובדה שהעמותה כבר הזמינה מחברה שבבעלות אסולין סרטונים שבועיים קודם לכן.
העמותה התקשרה בחוזה עם חברה בבעלות מפיק התערוכות יצחק שלו, להפקת תערוכת היובל. תקציב הקמת התערוכה הגיע ל-30 מיליון שקל. שלו גם קיבל את הקמת הביתן הגדול בתערוכה, "ביתן היובל", בתקציב של 1.1 מיליון דולר.
במארס 1998 פנה אדריכל מטעם החברה של שלו ל-3 חברות שיגישו הצעות לבניית ביתן היובל. את ההצעות העביר לוועדת ההתקשרויות עם המלצה לבחור בחברה מסויימת, שהוא שותף איתה, והיא החברה שנבחרה.
במכתב ששלח שלו לעמותה הוא הצהיר, שאין לו עניין אישי או ניגוד עניינים עם תפקידו כמפיק התערוכה. בישיבת הוועד המנהל של העמותה ב-22.6.98 העיר שמואלי, ששלו ומנכ"ל החברה שנבחרה שותפים בשווה בחברה לבניית תערוכות. עורך הדין של העמותה קבע, כי יש קשר עסקי-כלכלי בין החברה שנבחרה לביצוע הביתן לבין שלו, אך מסר, כי אי אפשר לבדוק עד תום את טיבו ומהותו של הקשר בשל סירובו של מנכ"ל החברה לשתף פעולה בעניין זה.
עוד מסר עורך הדין של העמותה, כי הביא את הדברים במלואם לידיעת שמואלי, אך הלה הינחה אותו "לא להמשיך ולהחמיר את העימות" עימה "על מנת לאפשר סיום התערוכה והליכי פירוקה ברוח של שיתוף פעולה". הוועד המנהל של העמותה לא חזר לדון בקשרים בין שתי החברות. יתרה מזו: העמותה המשיכה ושילמה לחברה את כל התשלומים, ולא פעלה נגדה ונגד מנהלה, שלכאורה פעלו בניגוד להתחייבותה על פי ההסכם