מגדירים מטרות ויעדים עסקיים לשנה החדשה? כך לא תיכשלו

שנה חדשה מתחילה, וכולם מדברים על הגדרת מטרות. מטרות אישיות, מטרות בקריירה, יעדים עסקיים. להגדיר מטרות ולמדוד את מידת השגתן בדרך זה חשוב, אבל בפועל במקרים רבים התהליך הזה כושל, ובסופו של דבר רק מבזבז זמן לעושים במלאכה. מדוע תוכניות כה רבות נוצרות ומפותחות - ולבסוף מתמוטטות על המדף?

מתי די?

מכשול שכיח ומוכר למדי הוא היעדר תכנון ויציאה לפעולה בלעדיו, אך פחות מוכר ממנו הוא מכשול של תכנון עודף. כל-כך עודף, שהמשאבים שהושקעו בשלב התכנון עולים על התוצאה הצפויה מהשגת המטרה שלשמה תוכנן התהליך.

כך, במישור הארגוני, המנהל עלול לקבוע מטרה של עלייה של 5% בהיקף המכירות, אך לצורך הגדרת העלייה הרצויה מושקעים בתהליך איסוף הנתונים משאבים שערכם כפול ומכופל מערך חמשת האחוזים הנוספים ברווחי החברה.

יש סיבות שונות לתקיעות בשלב התכנון, חלקן בשל הליכי עבודה והתנהלות כאוטיים, וחלקן בשל סיבות פסיכולוגיות כתופעת ה-"Paralysis by analysis" ("שיתוק מרוב ניתוח"): הקושי של המתכננים להבחין מתי די - מתי הגיע הזמן להפסיק לתכנן? מתי די לאסוף מידע ולסקור אותו, ויש להתחיל להשתמש במידע זה הלכה למעשה, לקבל החלטות ולהמשיך הלאה?

אמנות ההפחדה: כמה מציאותי? כמה מחייב?

לעתים נקבעים יעדים ארגוניים מלמעלה למטה, על-ידי מנהלים המנותקים מאתגרי העובדים בשטח, ושחסר להם מידע חיוני. כך נוצרות מטרות לא מציאותיות, שלא מסוגלות לשקול את משאבי הארגון האמיתיים ואת יכולות המבצעים בשטח.

אולם למרות זאת, כולם מחויבים למטרות, שלא לומר לגזרות הללו. כולם יודעים ש"יקבלו על הראש" אם לא יעמדו ביעדים שהוצבו: "לקראת סוף הרבעון הייתי עובד כמו משוגע רק כדי להשלים את המכירות שהיו חסרות לי כדי להגיע ליעד. לפעמים הייתה בדיוק מכירה אחת שתציל את המשרה שלי, ולא יכולתי לנוח עד שאשיג אותה. את אף אחד לא היה מעניין לשמוע למה לא השגתי אותה. סומנתי באדום, וכדי להיות מסומן בירוק - עליי למכור, גם אם זו דרישה מוגזמת ובזמן לא סביר, וגם אם עליי לשכוח מביצוע דרישות ארגוניות אחרות בשביל שזה יקרה".

הבעיה, חוץ מהתשת העובדים ויצירת דמורליזציה ותסכול רב, היא שההתעקשות לדבוק ביעדים שנקבעו, גם כשאינם הגיוניים, יוצרת התנהגויות שליליות. למשל, שיטת תחיבת ההוצאות אל התקציב העתידי, מבלי להחשיבן בזמן האמיתי שלהן. או לדוגמה שימוש בפרסום יקר רק כדי לעמוד ביעדי המכירות, וזאת גם אם עלויות הפרסום גבוהות מרווחי המכירה. כך מתהווה תרבות של כיבוי שריפות, במקום תרבות של יצירת אסטרטגיה. כמה אירוני, שהרי יצירת תוכנית יעדים לעתיד אמורה להיות פעילות אסטרטגית.

ומה מטרת המטרות?

גורם נוסף שפוגע בתוכניות יעדים לעתיד הוא המטרה שלשמה הן נוצרות מלכתחילה. במקרים רבים מטרה זו אינה תמימה כלל, והגדרת המטרות היא לא יותר מאשר דרכם של מנהלים להרשים את הדרג שמעליהם או גורמים חיצוניים שונים. לעתים זו אף דרכם להטעות ארגונים מתחרים, ויש מקרים שבהם הארגון מבלה זמן ואנרגיה לא מבוטלים ביצירת התוכנית העסקית המקיפה, בידיעה שבסופו של דבר היא תנוח עמוק במגירה. משמעות הדבר היא בזבוז זמן יקר על... כלום.

ככלי תדמיתי, התוכנית אולי יכולה לחזק, לפחות לכמה רגעים, את תדמית המנהל או המותג. אולם בד בבד היא פוגעת בעובדים, שנאלצים להתאים את עצמם לתוכנית עבודה שלא נוצרה מהסיבות הנכונות. העובדים אינם טיפשים. כשמשתמשים בהם כאילו היו חלק מכאני של מכונה שיווקית, הם מבחינים בכך, ומתמרמרים. כך למשל אמר לי אחד המרצים במכללה טכנולוגית: "אני לא מבין למה אני נדרש ללמד את הנושא הזה במסגרת הקורס. בינינו, לסטודנטים אין צורך בידע הזה כלל. ברור לי שזה רק כדי שהמכללה תוכל להשתמש בתחום הזה כ-Buzz Words בפרסומים שלה".

כמה קדימה?

אי-אפשר לדבר על תכנון מקדים לעתיד בלי להזכיר את שיטת 5 השנים. ארגונים רבים מתכננים תוכניות ל-5 שנים, ולא מעט פרטים עושים זאת כדי לתכנן את הקריירה שלהם. הבעיה היא שבמקרים רבים מדי, יעדים שהיו חשובים וברורים בנקודה אחת - לאחר 5 שנים הם אינם רלוונטיים עוד.

איך יוכל ארגון לצפות מראש את ההזדמנויות, האתגרים והסיכונים שיפקדו אותו במהלך 5 שנים? אלה שידרשו ממנו להגדיר מחדש את המטרה לאור המציאות המשתנה בקצב כל-כך מהיר? איך יוכל ארגון לדעת עם אילו הפתעות טכנולוגיות יפרצו ארגונים אחרים סביבו? אילו התפתחויות יהיו בצרכי השוק, בחקיקה, בגופים המתחרים ובמצב המשאבים? אפשר רק לדמיין היכן היו נמצאות היום חברות רבות מהמגזר הציבורי לו היו מסוגלות להתאים את עצמן יותר למציאות המשתנה.

וגם האדם, הפרט, המגדיר לעצמו מטרות, שוגה אם הוא מאמין שתכנון לתקופה כה ארוכה מייצר ביטחון. להיפך, דווקא החתירה לעבר המטרה שהוגדרה עלולה לגרום להחמצת הזדמנויות רבות שיצוצו בדרך, ולצמצום היצירתיות וההתפתחות הדרושות למול מצבים משתנים, שהן יכולות מחייבות להצלחה במציאות הדינמית של ימינו.

מילה לסיום

איני אומרת שעלינו להפסיק להגדיר מטרות. אולם במקום להתחייב לרעיון של קביעת מטרה והשגתה, שאלו את עצמכם אם אתם נותנים מענה לצורך שעמד מאחורי קביעת המטרה. הרי הייתה סיבה - צורך או בעיה - שבגללה הוגדרה מלכתחילה.

הסטודנט שרצה לעסוק במקצוע יוקרתי ומכובד לא היה נתקע עם רבבות הניגשים לבחינת הלשכה, כי היה מזהה בשלב מוקדם יותר את ההצפה ואת העובדה שאין צורך במספר כה רב של בוגרים. הוא יכול היה להגדיר מחדש את המטרה - את המקצוע הרצוי ובהתאם לכך את הלימודים הנחוצים, בהתאם לנסיבות המשתנות.

■ יעל מהודר היא יועצת ארגונית וכותבת הספר "המועמד הנבחר". המאמר מיועד להעשרה, אינו תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליו ככזה. אפשר ליצור קשר עם יעל בפייסבוק או באתר.