בפרק הזמן שיחלוף עד שתגמרו לקרוא את הכתבה הזאת, הייתה יכולה להסתיים הפגישה הבאה שלכם. אהרון שפירו, מנכ"ל יוג' (Huge), סוכנות דיגיטל ניו יורקית שמעסיקה 1,500 עובדים, כל כך התעצבן שיומנו גדוש פגישות שאורכות שעה כל אחת, עד שהוא החל לקיים פגישות של חמש דקות בלבד. כשעובדים מבקשים להיפגש עמו, הוא מקיים עמם פגישות בזק לצד השולחן, ואין לו שום נקיפות מצפון כשהוא קוטע אנשים המאריכים בדבריהם. "בוטות מנומסת" הוא מכנה זאת. "לעתים קרובות זה מזעזע אנשים בתחילת דרכם בחברה", הוא מספר.
שפירו ניצב בחוד החנית של המלחמה בפגישות שזוללות נתחי זמן מופרזים. שיטות הניהול הזריז שאימצו חברות הטכנולוגיה לפני שנים מובילות כעת לקיצור הפגישות היומיומיות השוטפות בחברות שיווק, סחר מקוון, פרסום ותחומים אחרים. המהלך הזה שם קץ לכמה טקסים ולמנהגים במקום העבודה: מונולוגים ממושכים ומצגות פאוורפוינט - אאוט. אין זמן ללפטפוטים, ויש פחות סובלנות לפגישות של 30 או 60 דקות כשניתן לקיים אותן ב-5 עד 15 דקות. המשתתפים חייבים ללמוד כיצד לתמצת את רעיונותיהם ואת בקשותיהם בחדר הישיבות, ולהפוך אותם למקבילה של ניסיון שכנוע זריז במעלית. ב-Scrum50 מתחילים העובדים את ישיבותיהם היומיות הקצרצרות בדיוק בזמן ומסיימים אותן כעבור 4 עד 6 דקות, לדברי כריס פרקר, שותף בסוכנות השיווק הדיגיטלי South Norwalk בקונטיקט. "אם אתה מאחר 5 או 6 דקות, אתה מחמיץ את זה".
אנשי מקצוע בתחום הקריאייטיב, שרגילים להראות מצגות מלוטשות, חייבים להסביר בקצרה את ליבת הרעיונות שלהם או לתמצת את ההתקדמות שנרשמה עד כה, לדברי סמנכ"לית הקריאייטיב ב-Scrum50, ג'ניפר מילר. "אתה צריך להפקיד את האגו שלך במלתחה לפני שאתה נכנס לחדר", היא מציינת.
בפגישה שנערכה זמן קצר לאחר הצטרפותו לסוכנות הדיגיטל LaneTerralever, ב-2015, נדהם ג'יימי אברוסקטו, מנהל חשבונות, לגלות שקוטעים אותו באמצע הדיבור. "זה כאילו מישהו נותן לך בוקס בבטן", אומר אברוסקטו, מנהל חשבונות. לסוכנות יש 25 צוותי עובדים שנפגשים מדי בוקר לעדכוני בזק על עשרות פרויקטים, מציין דייוויס פוסטר, סמנכ"ל התפעול של החברה. בדרך כלל, המשתתפים מדברים במשך 15 עד 30 שניות בכל פעם - או שהם נקטעים בידי מנהל הישיבה. כעת מקדיש אברוסקטו 5 דקות לפני כל פגישה כדי לתמצת עדכונים של 3 עד 5 דקות לעדכונים של 30 שניות מקסימום. הוא מספר שהוא רושם לעצמו נקודות עיקריות כדי לא לשכוח דברים.
צילום / שאטרסטוק
חוק שלוש החבטות
רבים מהעובדים שמנהלים את הפגישות האלה משתמשים בחוק שלוש החבטות, לדברי ג'ק סקילס, מנכ"ל AgencyAgile הפועלת מלוס אנג'לס ומספקת שירותי הכשרת מנהלים. לאחר שלושה חילופי דברים בין שני משתתפים, מועברת הסוגיה לפגישה נפרדת. מנהלי פגישות אחרים אוכפים תקנת "עשיתי X כדי ש...", שלפיה כל עדכון חייב לכלול תיאור של ההשפעה על אחרים, כגון "סיימתי את עבודתי על הפרויקט ההוא כדי שאנג'לה תוכל להציג אותו היום ללקוח", לדברי סקילס. כשמנהלת הפרויקטים אלכסנדרה רוט נשאבה לחילופי דברים ממושכים עם עובדת אחרת במהלך פגישה שנערכה לאחרונה במשרדי החברה המעסיקה אותה, Fingerpaint marketing, לחצה ג'ניפר מקנה על כפתור המוזיקה במחשב הנישא שלה, וניגנה את השיר שהכינה מראש, Good Day של Nappy Roots. מקנה, סמנכ"לית תפעול בסוכנות השיווק הניו יורקית Saratoga Springs, מדמה זאת למוזיקה המושמעת בטקסי חלוקת פרסי האוסקר כדי לאותת שהגיע הזמן שהזוכה יחדל לדבר. זה כמו לומר "או.קיי. בסדר, כבר סיימנו עם השיחה הזאת. אני בזבזתי את הזמן של שבעה אנשים אחרים", מוסיפה רוט.
לינדסי ווסט, מנכ"לית Track1099, יצרנית תוכנה למילוי טופסי מס, אומרת שבפגישות הווידיאו הקצרצרות שהיא עורכת עם עובדים פשוט אין לה זמן לדאוג לגבי התדמית או ההופעה שלה. "זה אחד הדברים היפים בפגישות של חמש דקות: הן כל כך מהירות שאף אחד לא שם לב איך נראה השיער שלך", אומרת ווסט.ב-
Netamorphosis, חברת סחר מקוון ניו יורקית, אם מישהו מתקשקש יתר על המידה, מרימה המנכ"לית לייד ספאן את ידה ואומרת: "לא, אנחנו לא הולכים לדבר על זה עכשיו". לאחר מכן היא נפגשת עם העובדים שהיא השתיקה כדי ליישר את ההדורים לגבי "מה שעלול להיחשב כחוסר נימוס", היא אומרת.
"אחת התוצאות השליליות של יעילות מהסוג הזה היא שבעבר שימשו הפגישות כהזדמנות לטפח קשרים", מציינת ספאן. "היית שואל אנשים איך עבר עליהם סוף השבוע שלהם. היית בונה מערכות יחסים. כעת אנחנו עלולים להחמיץ את זה". לדבריה, היא מפצה על כך באמצעות הקצאת זמן בימי שישי לבילוי חברתי, ומדי 30 יום היא נפגשת עם עובדים כדי לשוחח על תחושותיהם, כדי "לקחת נשימה עמוקה ולקבל עידוד".
לתשומת לבכם: מערכת גלובס חותרת לשיח מגוון, ענייני ומכבד בהתאם ל
קוד האתי
המופיע
בדו"ח האמון
לפיו אנו פועלים. ביטויי אלימות, גזענות, הסתה או כל שיח בלתי הולם אחר מסוננים בצורה
אוטומטית ולא יפורסמו באתר.
כתבות
ני"ע
