מהו בעצם מערך פנסיוני?
אחד האתגרים הגדולים במארג היחסים המורכב בין מקום העבודה לעובד טמון בתחום התנאים הסוציאליים, ובמיוחד ביצירת רשת ביטחון פנסיונית איכותית לעובד. כזו שתלווה אותו לאורך שנים ותיטיב עמו גם במהלך תקופת העבודה שלו אצל המעביד, וגם בעתיד.
למעשה, מערך פנסיוני בחברות תלוי במידה רבה מאוד ברצון המעביד לתרום זמן ומרץ ניהוליים, ומשאבים נוספים, מעבר למינימום ההפקדות הפנסיוניות הנדרשות מהוראות הפנסיה חובה.
ואכן, מעבידים רבים הולכים הרבה מעבר למינימום המחויב היום, ורובם עשו זאת גם קודם לקביעת החובה הפנסיונית מצד המעביד.
אולם, איך יוצרים מערך פנסיוני יעיל בחברות העסקיות, שגם ייטיב עם העובדים וגם יתופעל בקלות יחסית על-ידי ה-CFO-ים ומנהלי משאבי-האנוש, מבלי שיהפכו למומחים פנסיונים?
קודם לפתיחה במהלך לבניית מערך פנסיוני בארגון, על מנהליו להבין מהו בעצם החיסכון הפנסיוני.
החיסכון הפנסיוני הינו חיסכון לטווח ארוך, שההפקדות אליו נעשות במשותף על-ידי המעביד והעובד, עם שתי מטרות:
הראשונה - לאפשר לעובד להתקיים לאחר שפרש מעבודה, כלומר יצא לגמלאות, ברמת חיים נאותה ביחס לזו שהורגל בה בתקופת עבודתו;
השנייה - להבטיח לחוסך הכנסה חלופית לשכר העבודה במקרים של אסון בריאותי שגורם לו לאבד את יכולתו להמשיך לעבוד, או להבטיח לבני משפחתו הכנסה במקרה מוות.
כלומר, החיסכון הוא חלק מרכזי מאוד בחיסכון הפנסיוני. אבל, הוא כולל עוד שני מרכיבים משמעותיים שבלעדיהם הוא אינו שלם: ביטוח למקרה מוות (הנקרא "ביטוח חיים טהור" או "ריסק מוות"), וביטוח למקרה של נכות או אובדן כושר עבודה.
בנוסף, המערך הביטוחי-הפנסיוני הקיים בארגונים וחברות רבים כולל גם את קרנות ההשתלמות - אפיק חיסכון לטווח בינוני, שבדומה לחיסכון הפנסיוני גם הוא נעשה בהפקדות משותפות של העובד והמעביד; ושורת הטבות ביטוחיות נוספות כגון ביטוחי בריאות קבוצתיים.
5
השלבים לבניית מערך פנסיוני מוביל
עפ"י רן שאול וישראל לחמן, מחברת הייעוץ הפנסיוני "שאול את לחמן"
1. האבחון. בחינת מאפייני הארגון ועובדיו.
כמה עובדים יש, כמה הם משתכרים, מה מצבם האישי וכו'; ומנגד, מה המעביד מעוניין לספק מצדו. כל זאת, תוך בחינת הסכמים פנסיונים קיימים מול יצרנים פנסיונים או סוכני ביטוח, וקביעת מטרות המהלך והתנאים המבוקשים.
2. הביצוע .הגדרת מפרטי שירות ויציאה למכרזים פנסיונים מול היצרנים.
בשלב זה מוציאים לפועל את הדרישות והמטרות שהוגדרו בשלב האבחון - בין אם במכרז לסוכני הביטוח (עם דגש על מפרט השירות) ובין אם במכרז לבחירת היצרן. זאת השעה להעמיד את הדרישות ולראות עד איפה השוק הפנסיוני מוכן ללכת לקראת הארגון, ואילו הטבות ניתן לקבל.
3. ההטמעה. לאחר שהתקבלו בארגון או בחברה מפרטי השירות והתנאים שהיצרנים התחייבו להם, יש לבנות או להתאים מחדש את התשתית הארגונית, כך שתתמוך במהלך החדש ותאפשר אימוץ יעיל ויומיומי במערך הפנסיוני של הארגון.
4. הבקרה. תחילה יש לבחון האם התנאים שהובטחו על-ידי היצרנים והמשווקים אכן ניתנים לארגון. כלומר, האם הפוליסות החדשות עומדות בתנאים שנקבעו במכרז. לאחר מכן יש לקיים מעקב ובקרה שוטפים אחר הטיפול השגרתי בתחום בתוך החברה.
5. התקשור. יש לתקשר את השינוי לעובדים וליצור 'שיגרה' פנסיונית. זהו שלב התפעול השוטף, במסגרתו פועלים יחדיו כל השחקנים - בתוך החברה ומחוצה לה - שלקחו חלק בבניית המערך הפנסיוני של הארגון. בשלב זה יש להקפיד על מתן ייעוץ ושיווק פנסיוני נאות וראוי לעובד, להקפיד על הסדר בהעברת הכספים מהחברה ליצרנים, ולטפל בתביעות ביטוחיות בגין מקרי מוות או אובדן כושר עבודה. בסופו של יום, כל השלבים המוקדמים נועדו לאפשר את המהלך התקין של שלב השגרה, שצריך להתעדכן אחת לכמה שנים, בכפוף למציאות, להטבות ולתנאים הנהוגים הקיימים בשוק הפנסיוני. **
אילו חברות זקוקות לו?
"בארגון עסקי יש למעשה שני אורגנים האחראים על המערך הפנסיוני: ה-CFO ומערך הכספים בראשותו, האחראי גם על ברירת המחדל של החברה לעובדיה וגם על בקרת הכספים והתקציב האדיר של החברה, כולל הכספים הגדולים שהולכים לטובת החיסכון הפנסיוני של העובדים; ומערך משאבי-האנוש, האחראי על ההטבות ועל רווחת העובדים בחברה", מסביר רן שאול, מבעלי חברת הייעוץ הפנסיוני "שאול את לחמן".
מדוע אם כן נדרשת מעורבות של שתי מערכות בתוך החברה לטובת החיסכון הפנסיוני? מהסיבה הפשוטה, שמעבר לחשיבות העצומה של החיסכון הפנסיוני מבחינת העובד, מדובר גם בשאלה הרת משקל (הנמדדת בכסף רב) מבחינת מקום העבודה. למשל, נניח חברה בה עובדים 500 איש עם שכר ממוצע של 10 אלף שקל בחודש. מדובר בתקציב שנתי של כ-30 אלף שקל לעובד (כולל ההפקדות של העובד עבור החיסכון הפנסיוני וקרן השתלמות), מה שאומר שבחישוב שנתי מדובר בתקציב של כ-15 מיליון שקל עבור אותה החברה. המון כסף.
"מניסיוננו, בחברות קונבנציונליות (לא ענקיות) מדובר לרוב ברכיב ההוצאה השני בגודלו בארגון אחרי השכר", מסביר ישראל לחמן, הצלע השנייה ב"שאול את לחמן". אך מסתבר, שבתחום הפנסיוני אין את הסדר, התקנות, הנהלים והבקרות המאפיינים את יתר תחומי ההוצאות בחברות, כמו פעילות מול ספקים "רגילים", מסבירים שאול-לחמן, העוסקים בתחום הייעוץ הפנסיוני לחברות וארגונים מאז 2002. "בתחום הפנסיוני אין בקרת כספים. המעביד שולח את הצ'ק למנהל ההסדר הפנסיוני (סוכנויות ביטוח גדולות המתמחות בתחום הפנסיוני) או לסוכן הביטוח או ליצרן הפנסיוני ומקווה שהכול טוב", אומר שאול. כך עובר בכל חודש צ'ק גלובלי אחד מהמעביד, בגין החיסכון הפנסיוני של כל עובדיו.
בשל כך, המעביד צריך לסגור מבחינתו גם את נושא הסיכון הביטוחי. "אמנם המעביד לא רוצה שהעובד יוותר ללא הכנסה. אך חשוב מכך, הוא צריך להבטיח שלא הוא, המעביד, יידרש לשלם זאת בעתיד", מסביר לחמן. כאן בדיוק נכנסת לתמונה הסוגיה של הביטוחים הפנסיונים, המהווים חלק משמעותי מהחיסכון הפנסיוני, מעבר לחיסכון עצמו.
למעשה, גורסים לחמן-שאול, ישנם ארבעה סיכונים שיש לתת להם מענה בחיסכון הפנסיוני: הסיכון הפיננסי, הסיכון הביטוחי, הסיכון המשפטי והסיכון המיסויי. מכאן ש"החשיבות בעשיית ביטוח פנסיוני מקיף היא לא רק הטבה לעובד אלא גם הורדת אחריות מהמעביד עצמו", הם אומרים.
*מבחינת מספר עובדים, מהו הרף שיש צורך במערך פנסיוני של ממש, ולא רק בעבודה מול סוכן ביטוח שעושה הכול?
"מעל 100 עובדים כבר מדובר בחברה בעלת גודל שמצריך מערך פנסיוני פנימי בחברה. מה גם, שכמות כזאת של עובדים הופכת לכוח עסקי להשגת תנאים טובים בשוק הפנסיוני".
אז איך עושים זאת נכון?
"השלב הראשון בבניית מערך פנסיוני הוא שלב האבחון", אומר לחמן ומפרט, "בשלב זה יש ללמוד את המאפיינים הייחודיים של הארגון".
במה הדברים אמורים? בבחינת המצב האקטוארי בארגון. כלומר, בדיקת מספר העובדים, הגילאים שלהם, מצבם האישי (נשואים, רווקים, מספר ילדים וכו'), החבות המשפטית (כגון עמידה בצווי הרחבה ובהסכמים קיבוציים), המצב המקצועי של הארגון ומאפייני המקצוע של העובדים (למשל, האם מדובר במפעל של עובדי צווארון כחול בו נחשפים העובדים לאדים רעילים, או שמא מדובר בחברת היי-טק שעובדיה יושבים מול מחשב בסביבה מבוקרת), השכר הממוצע בארגון ועוד.
"בשלב זה יש לבדוק עוד כמה דברים ברמת ההתנהלות הפנסיונית", מוסיפים שאול-לחמן, "ובראשם, האם ישנם הסכמים קיימים עם יצרנים ומשווקים פנסיוניים (מנהלי הסדר פנסיוני או סוכני ביטוח)". בהקשר זה יש לבדוק גם מה הם תנאי הפגישות של העובד עם הסוכן.
"לרוב השלב הזה צריך להיות מובל על-ידי ה-CFO, אבל רצוי שתהיה גם מעורבות של ה-HR. זהו שלב חשוב, שכל הצדדים הרלוונטיים בארגון צריכים לקחת בו חלק. זאת, כיוון שמדובר בשלב קבלת ההחלטות", מציין לחמן. "לרוב, בשלב זה מוחלט מי בארגון ייקח את ההובלה על התחום הפנסיוני להמשך הדרך", מחדד שאול. לדברי לחמן-שאול, לוח הזמנים לביצוע השלב הראשון הינו כחודש, ואין כל סיבה למשוך זאת מעבר לכך.
השלב הבא הוא שלב הביצוע. "בשלב זה מוציאים לפועל את ההחלטות שהתקבלו בשלב הראשון, מגדירים מפרטי שירות רצויים, ויוצאים למכרז הפנסיוני לבחירת סוכן ביטוח או מנהל הסדר, במיוחד מול היצרנים הפנסיוניים", אומר לחמן.
"מהות השלב הזה הינה מקסום הרצונות והעדפות של המעביד, בהתאם להחלטות שקיבל בשלב הראשון. למשל, מקסום ההטבות כגון החזרי דמי ניהול גבוהים ככל הניתן מצד היצרנים (כלומר, מתן הנחה גדולה ככל הניתן בעלות הניהול שמשלם העובד) או הרחבת הכיסויים הביטוחיים הניתנים", מוסיף שאול. לדברי השניים, פרק הזמן הראוי לעריכת ולביצוע השלב השני הינו כחודשיים.
*מהן המטרות העיקריות במכרז הפנסיוני?
"לקבלת תועלת כלכלית מקסימלית להשקעה של המעביד, וגם של העובדים. יש לדאוג בעיקר לבחור גוף מנהל טוב, עלויות ניהול מינוריות, היקפי כיסויים ביטוחיים רחבים, הטבות ותנאים מיוחדים נוספים. זה המקום לבוא בדרישות רחבות ככל האפשר, בתקווה שהתחרות בשוק הפנסיוני תוביל להגשמה מקסימלית של מטרותיכם", אומר לחמן. אגב, אין להבין מכך ששיפור תנאי ההסדר הפנסיוני הקיים כבר בארגון תלוי בהחלפת יצרן פנסיוני - מכרז יכול לשמש (כפי שקורה לא אחת בשוק) לשיפור התנאים אצל היצרן הפנסיוני הקיים, באותה המידה שהוא מאפשר מעבר ליצרן פנסיוני אחר.
השלב הבא הינו שלב ההטמעה. "אחרי שהושגו הישגים מול היצרנים הפנסיונים ונותני השירות - סוכני הביטוח, יש להטמיע את תוצאות המכרז. מדובר בעיקר בשינויי מערכות ותוכנות, המשמשות את פעילות התפעול בתחום הפנסיוני בארגון כמו תוכנות שכר, חוזי עבודה, חוזים פנסיונים (תיקוני פוליסות קיימות ועוד)", מסביר לחמן.
לאחר מכן מגיע השלב הרביעי, שלב הבקרה. בשלב זה יש לבחון שכל מה שהתקבל בשלב השני, על סמך המטרות שהוגדרו בשלב הראשון, בוצע כיאות והכול יושב טוב במערכות המחשוביות והפנים ארגוניות. זאת, באופן שיש בו עמידה בכללים שהוגדרו ונקבעו בתחילת התהליך. לא מדובר בשלב של מה בכך, נהפוך הוא. "היצרנים הפנסיונים וסוכני הביטוח לא תמיד נותנים את ההטבות שסוכם עליהם", מתריע שאול, "אם אין 'כלב שמירה ופיקוח', כ-20% מההטבות והמוצרים המובטחים ללקוח הקצה לא מתקיימות", הוא אומר ומדגיש, שיש לבדוק פוליסה-פוליסה ולוודא שכל ההטבות וההנחות מתקיימות בפועל.
השלב האחרון הוא שלב התקשור לעובדים. בשלב זה מתחיל לפעול משולש ספקים חיצוניים: היצרן הפנסיוני - חברת ביטוח, קרן פנסיה או קופת גמל; סוכן הביטוח או מנהל ההסדר - שמספק את שירותי התפעול השוטפים, הסליקה והייעוץ בפועל לעובדים; והיועץ הפנסיוני - אם החברה או הארגון בחרו לפעול באמצעות יועץ במסגרת המהלך, כפי שקורה בארגונים רבים ובוודאי במובילים בהם. מכאן, שברוב הארגונים הגדולים מתקיימים יחדיו כל שלושת הגופים. בשלב זה המעביד יכול לשוב לכיסא הנוסע ולדאוג רק לכך שהכסף יוצא כסדרו מדי חודש.
עם זאת, גם לאחר שכל השלבים הללו הושלמו על-ידי החברה או הארגון, ונוצר מערך פנסיוני חדש ומקיף בחברה, על המנהלים האחראים עליו - בין אם מדובר באנשי משאבי האנוש או באנשי הכספים בחברה - להיות מוכנים להידרש לסוגיה הפנסיונית באופן שגרתי, ובראש ובראשונה במקרים של עזיבת עבודה של אחד העובדים. *