במינוי נציגות בעלי הדירות חשוב להביא בחשבון גם היבטים חברתיים. להלן כמה דגשים בנושא והצעה לדרך מומלצת לבניית אמון בין בעלי הדירות בבניין.
את מי להזמין? רצוי לכנס את כלל בעלי הדירות בבניין לאספה כללית. חשוב להקפיד להזמין גם את בעלי הדירות הגרים בדירות וגם את אלה הגרים במקום אחר ומשכירים את דירותיהם (רצוי להזמין אותם ישירות, השוכרים לא תמיד מעבירים הודעות לבעל הדירה). חשוב לאפשר לדיירים השוכרים דירות להשתתף במקרה שירצו וחשוב להזמין גם את דיירי הדיור הציבורי. במקרה שיש תושבים שיתקשו להשתתף בפגישה או להבין את הדברים שייאמרו בה (מטעמי גיל או שפה) מומלץ ליידע אותם מראש באופן אישי ולהציע להם להגיע עם מישהו תומך שיסייע להם להבין זאת (ילדיהם של תושבים מבוגרים, חברים, דוברי השפה, מתורגמנים וכו').
איך לפרסם? את פרסום האספה יש לעשות בדרך חכמה וממוקדת. חובה לתלות מודעה בכל כניסה לבניין. חשוב לשים לב שהמודעה ממשיכה להיות תלויה ואם מישהו מסיר אותה לפני מועד הפגישה - לתלות שוב (יש דיירים החוששים מהנושא, התולשים את המודעות). מומלץ גם להניח מכתב הזמנה אישי לכל דייר בתיבת הדואר ולפתוח קבוצת ווטסאפ ייעודית לנושא. ניתן לעשות את כל אלו יחד אך חשוב לעשות דברים במידה ולא להטריד.
איך לוודא הגעה לאספה? הדרך הטובה ביותר לוודא הגעה לאספה היא לדבר עליה בכל הזדמנות במעלית, בחדר המדרגות או בכל מפגש מקרי אחר. חשוב להדגיש לפני הדיירים את חשיבות הנוכחות באספה ולוודא שיגיעו אליה. בתוך הבניין יש תת-קהילות קטנות, קבוצות של שכנים הקשורות לוותק, למוצא, לשפה או לגיל. חשוב להיות בקשר עם שכנים מכל הקבוצות הללו - ולעודד אותם להזמין את חבריהם. במקרה ששכן כלשהו לא מתכוון להגיע, חשוב להתעניין מדוע ולנסות לשכנעו להגיע בכל זאת. ככלל, חשוב לא לתקוף בשאלות שיפוטיות ובניסיונות לחץ ושכנוע, אלא להביע עניין אמיתי ולנסות לראות אם יש פתח ומקום לדיון עם השכן או אפשרות לסייע לו.
איפה לערוך את האספה? את האספה ניתן ורצוי לערוך בביתו של אחד התושבים אך ניתן לקיים אותה גם בכניסה לבניין או בחדר המדרגות, במקרה שיש בו מקום להכיל את כולם בנוחות. אפשר גם להציע לאנשים להביא כיבוד קל, כך אפשר לשפר את ההרגשה של המשתתפים. אפשר לנסות להיפגש במוסד קהילתי קרוב לבניין (מתנ"ס או אולם בבית ספר), אך חשוב לזכור שככל שהפגישה תהיה רחוקה יותר מהבית, כך סביר להניח שיגיעו פחות אנשים בשל חוסר נגישות.
על מה לדבר באספה ובה יבחרו בנציגות? חשוב מאוד להסביר שתהליך התחדשות עירונית יכול להיות ביוזמת התושבים או היזם, ומה ההבדל בין היוזמות האלה. כשהיזם מתחיל בתהליך, הקלפים בידיו ומידת ההשפעה שלו על התהליך רבה מאוד. כשבעלי הדירות מתארגנים מראש, הכוח שלהם להשפיע על התהליך גדול יותר. ייתכן גם שתבחרו בישיבה לתת ליזם להוביל את התהליך, וזה בסדר, אך חשוב להדגיש לפני כולם את ההשלכות של החלטה כזאת בטרם תתקבל. במהלך האספה, מומלץ גם להקריא את סיכום ממצאי המיפוי שנעשה בבניין, כדי לאפשר לכולם להיחשף לתקוות ולחששות של השכנים.
על מה לא לדבר באספה? לרוב, כאשר אנשים מדברים על התחדשות עירונית, מיד סובבת השיחה סביב השאלה "בעד או נגד". חשוב מאוד להבין ששיחה הסובבת סביב השאלה הזאת היא תמיד שיחה המובילה לקונפליקט. ברגע שאנשים מביעים את דעתם, מיד נוצרים שני מחנות - תומכים ומתנגדים - המתחילים להיאבק זה בזה וללחוץ זה על זה. במקרים רבים, הסכסוך שנוצר גורם לנזקים אדירים ליחסי השכנות בבניין. רצוי לקיים שיחה בנושא זה: "יש לנו אפשרות לחידוש של הבניין. האם אנחנו מעוניינים באפשרות כזאת? מה חשוב לנו לחדש? מה היתרונות האפשריים? מה החסרונות? מה החששות? אילו דברים כדאי לבדוק כדי שנוכל לקבל החלטה מושכלת?" אלה שאלות שיעודדו שיחה מעמיקה בין הדיירים והגעה להסכמות. ניתן ורצוי להשתמש במידע שעלה מן המיפוי החברתי. ניתן להשתמש בדוגמאות, אך יש לעשות זאת בזהירות, כדי שלא לגרום לזיהוי ולחשיפה של מידע אישי שעלה בשיחות המיפוי, דבר אשר עלול להביך ולגרום לתחושת אי נוחות בקרב משתתפי הפגישה או אפילו לשבירת האמון בין בעלי הדירות השונים.
האם נכון ליצור דיון פתוח? כן. כדאי ליצור אווירה פתוחה שבה כל אחד יכול לשתף. ניתן לעורר דיון ולהעלות רצונות וצרכים שאולי לא הושמעו לפני כן. מומלץ לקיים סבב שיאפשר לכל מי שנמצא להתבטא, וחשוב להקפיד על הגבלת זמנים כדי שכולם יוכלו לדבר. חשוב לדובב את השכנים שלא נוהגים לדבר, יש להם דברים חכמים לומר בדרך כלל. נוסף על כך, חשוב מאוד לא לתת לוויכוחים להתפתח. אנשים נוטים לענות אחד לשני ולסתור זה את זה, והשיחה הפתוחה מטרתה לאפשר לכולם לדבר ללא הפרעה. רצוי לשאול שאלה מנחה, כגון "מה הדבר הכי חשוב לכם בהתחדשות עירונית? ממה אתם הכי חוששים?" וכיו"ב.
איך לתת במה לכל אחד ולכל דעה? חשוב להקפיד על כבוד הדדי ועל רשות דיבור ולתת חשיבות לדברים של כל אחד ואחת. כל דעה היא לגיטימית וצריכה להישמע. גם מי שבעד, גם מי שנגד. מומלץ לחזור בכמה מילים על מה שכל אחד יאמר במהלך הסבב, מיד כשהוא יסיים לדבר. החזרה הזאת נקראת שיקוף ויש לה שתי מטרות חשובות: היא מוכיחה למי שדיבר שהקשיבו לו ושמעו את דבריו, והיא נותנת לגיטימציה לקול שלו מול כולם.
ומה קורה אחרי הבחירה בנציגות? אם הישיבה תתנהל היטב, סביר להניח שהדיירים יצאו מהפגישה בתחושה טובה ושהאמון בין הדיירים לבין עצמם ובינם לבין הנציגות יתחיל להיבנות. בניית אמון היא תהליך עדין וארוך טווח. תהליך זה לעולם איננו פאסיבי - האמון בנציגות כל הזמן בתנועה - מתרחב או מצטמצם. לכן הנציגות צריכה לפעול ללא הפסק לבניית האמון של הדיירים בה ולשמירה עליו. חשוב מאוד לשמור על קשר רציף, לעדכן בהתפתחויות בתדירות גבוהה (גם אם אין מה לעדכן), להיות זמינים לשאלות הדיירים וכו'. נוסף על כך - אין לפסול אף אחד, חשוב לדבר עם כולם (ובייחוד עם אנשים שפחות מחוברים לתהליך, כגון מתנגדים, קשישים, קבוצות אוכלוסייה שונות וכו').
שימו לב: תפקיד הנציגות איננו לקבל החלטות בשם כולם. תפקידה של הנציגות הוא להניע את התהליך ולדחוף אותו קדימה, אך ההחלטות תמיד חייבות לחזור אל מליאת הדיירים. ההחלטות הגדולות והחשובות יתקבלו בקרב כולם אחרי שיקבלו מידע רלוונטי מהנציגות.
