לכל בניין אופי ואנשים הייחודיים לו. לכן, יש כמה סוגים של נציגויות דיירים וחשוב להתאים את מבנה הנציגות לאופי הבניין והקהילה. להלן כמה מודלים אפשריים לפעילות הוועד המייצג. בעלי דירות בכל בניין יוכלו לבחור מה המודל המתאים להם.
אפשרות 1: נציגות רחבה שבה משתתפים כמה תושבים, שבה יש חלוקת תפקידים, וכל נציג מתנהל מול גורם אחר בתהליך. כך, לדוגמה, נציג אחד מול עורך הדין, אחד מול העירייה והמינהלה להתחדשות עירונית, אחד מול היזם, אחד מול הדיירים וכו'. רצוי שבמקרה כזה יהיה יו"ר לנציגות, שינהל את הצוות ויוודא שתחלופת המידע טובה.
היתרון: חלוקת העבודה מפחיתה עומס מכל אחד מהנציגים, כל נציג מתמחה בתחום שהוא עוסק בו ויוצר קשרים אישיים.
החיסרון: ישנו צורך בתיאום קבוע ורציף בין כל הנציגים, יש סכנה שדברים ייפלו בין הכיסאות אם לא יגדירו את האחריות בבהירות ואם שיתוף המידע ייעשה בצורה לא יעילה, אם חבר נציגות אחד לא יהיה זמין או יעזוב את תפקידו הרבה מהמידע ילך לאיבוד.
אפשרות 2: נציגות שבה כל הנציגים עובדים יחד במקביל ומתואמים מול כל הגורמים, ללא הפרדה. כל הנציגים עוסקים בכל התחומים. חברי הנציגות לוקחים על עצמם מטלות שונות, אבל אין הפרדה קבועה לפי נושאים, אלא כולם עובדים יחד על הכול.
היתרון: רמת המעורבות של כל הנציגים גבוהה, יש קבלת החלטות משותפת וכולם נושאים בנטל העבודה ובאחריות. מודל כזה מאפשר לנציגות לנהל טוב יותר את הקשר עם שאר התושבים, משום שבעבודה משותפת ואחידה של הנציגים אפשר לחזק את הרגשת שותפות הגורל בכל הבניין.
החיסרון: נדרשת מעורבות גבוהה של כל הנציגים. דברים עלולים ליפול בין הכיסאות עקב חוסר תיאום והיעדר חלוקת תפקידים ברורה. כמו כן, נדרשת התנהלות מנומסת וסבלנית ויש להקפיד שאדם אחד ידבר בכל עת לשם שמירה על שיח מכבד ולא מתלהם.
אפשרות 3: נציגות שבה רק אחד או בודדים מן החברים נמצאים בקשר מול כל הגורמים המעורבים בתהליך באופן שוטף. על פי האפשרות הזאת, החבר המתקשר עם הגורמים השונים יידרש לעדכן את הנציגות כל הזמן (בישיבות ובשטף) בנוגע להחלטות שיהיה צורך לקבל באותו שלב, כדי שהנציגות כולה תוכל לקבל החלטות יחד. מודל זה יכול להתאים לבניינים קטנים בעלי מספר מצומצם של דיירים.
היתרון: אדם אחד שרואה את התמונה הגדולה, אפשרות שפחות דברים ייפלו בין הכיסאות, לא יידרש תיאום.
החיסרון: כל עומס העבודה נופל על אדם אחד. נוסף על כך, הריכוזיות שתיווצר מסוכנת, שכן כל האחריות תימצא בידיו של מישהו אחד ותהיה לו השפעה גדולה ובלעדית על הפרויקט. בדרך כלל, רצוי לעשות בכל מקרה חלוקת עבודה בין הנציגים.
