גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

דעה: מעסיקים, כך תתארגנו לעבודה מהבית בחמישה צעדים

התפרצות הקורונה היא ההזדמנות של ארגונים ליצור פיילוט לדרכי עבודה שונות

עבודה מהבית / צילום: שאטרסטוק
עבודה מהבית / צילום: שאטרסטוק

שמונה בערב, הטלפון מצלצל. הפגישה של מחר בבוקר מבוטלת. הסמנכ"ל נקרא למשרד, צריך להיערך לקורונה. קבענו פגישה לשבוע הבא. למרבה האירוניה, היא הייתה אמורה לעסוק בגמישות העסקה. כאן בדיוק טמונה ההזדמנות של נגיף הקורונה. הווירוס הזה מפגיש אותנו עם הצורך לנתק את העבודה ממקום העבודה ולהתמודד עם כל החסמים וההזדמנויות של עבודה גמישה ואיך עושים זאת נכון.

גמישות בהגדרתה הפשוטה איננה עבודה מהבית דווקא, אלא היכולת לבחור היכן ומתי עובדים. בימים כתיקונם, כשארגונים חושבים על גמישות העסקה, השיח עובר די מהר להגדרות של יום עבודה מהבית או אולי על היכולת להגיע מאוחר או לצאת מוקדם. וגם אז, למי שזה עבורו עדיין לא דרך עבודה מקובלת, השיח הזה כולל צורך להתמודד עם שעון נוכחות, ניהול מרחוק, שימור שיח קבוצתי וארגוני ושאלות הנוגעות ליכולת באמת למדוד פרודוקטיביות של מי שלא מגיעים למשרד. אבל בהיערכות של ארגונים לקראת המגבלות שהקורונה מביאה איתה, השאלות מתהפכות. זה לא "האם אפשר לעשות את זה", אלא "איך עושים את זה הכי טוב". ולא אחד אחד, אלא הרבה, אולי כולם.

האתגר הוא להכין את הארגון לא רק לתגובה גמישה למשבר אלא לראות את התהליך הזה כהזדמנות לחשוב מחדש על דרכי עבודה ולהפוך את הגמישות לחלק ממי שאתם בעולם העבודה המשתנה. החדשות הטובות הן שרבים מהכלים הנדרשים הן מצד ארגון והן מצד עובדים כבר נכנסו לחיינו, גם אם לא לחיי העבודה. מחקרים רבים כבר הוכיחו שעבודה מרחוק, מחוץ למשרד, לא חייבת להשפיע באופן שלילי על פרודוקטיביות, ופעמים רבות היא אף מגבירה אותה ואת שביעות הרצון של העובדים.

במאמר שפורסם ב"הרווארד ביזנס רוויו" (HBR) מציעים לנו להתכונן לעבודה מהבית בחמישה צעדים:

1. להכיר בעובדה שחלק או כל כוח העבודה ייאלץ לעבוד מרחוק. זה לא אומר שצריך פשוט לתת לכולם מחשב נייד ולשלוח אותם לעבוד מהבית ביום שבו ירחיבו את הגדרות הבידוד, אלא שזה הזמן לתכנן כיצד תיראה עבודה מרחוק. זו הזדמנות ללמוד - ברמת התפקיד והמחלקה - מה באמת חייבים לעשות מהמשרד ולאילו דברים יש פתרונות אחרים. כדאי לעשות זאת, כדאי להקים צוותים רוחביים ולהושיב בין השאר יחד אנשים מיחידות עסקיות עם אנשי מחשוב, ביטחון מידע, משאבי אנוש ותקשורת, כדי לתכנן אפשרויות שונות ולהתאים סביבות עבודה פיזיות, דיגיטליות ווירטואליות שיאפשרו תגובה מהירה לתנאים משתנים.

2. מפו את התפקידים והעשייה שיושפעו מהמהלך. אילו תפקידים יכולים להתקיים ואילו פעולות יכולות להיעשות ללא נוכחות פיזית במשרד - בין שבאופן מלא ובין שבאופן חלקי? זה הזמן לאתגר את עצמכם עם הנחות לא מדויקות. האנשים שיודעים את התשובה הם אלה שמבצעים את העבודה. בנוגע לתפקידים שלגביהם אתם לא בטוחים, כדאי להתנסות. זהו את המשימות שאפשר למלא מרחוק ותתחילו מהן. זו גם הזדמנות ללמוד מהצלחות. היצירתיות איננה שמורה להנהלה ולמחלקת משאבי אנוש העוסקים בתהליך הזה בימים אלה. מנהלי צוותים ועובדים שמוצאים את עצמם נאלצים להתמודד עם עבודה מהבית ימצאו פתרונות יצירתיים בעצמם. לדוגמה, מנהל צוות פיתוח שהתכוון ממילא להריץ בתקופה הזאת "ספרינט", פעילות שבה כולם יושבים יחד בחדר וסוגרים משימות, החליט בתנאים החדשים לעשות את זה עם סקייפ פתוח, סוג של חדר שיתופי וירטואלי. כלומר, כולם יושבים בבתים אבל עם הווידיאו פתוח. איסוף שוטף של הפתרונות שעובדים ואלה שעובדים פחות יעזור להפיץ רעיונות מוצלחים בארגון.

3. הגדירו פרוטוקול תקשורת מראש. אנחנו צריכים לוודא שיש לנו דרכי התקשרות, רשימות קשר מעודכנות ומידע כיצד לתקשר עם הארגון, מתי ובאילו כלים. אי אפשר להמעיט בחשיבות של הנקודה הזאת. האתגר המהותי ביותר בארגון מבוזר הוא עצם השיבוש בערוצי התקשורת הרגילים, פגישות הצוות, אחד על אחד, שיחות מסדרון, ארוחות. פגישות בוקר, למשל, הן דוגמה לפעילות שאנחנו מגדירים כדבר שעושים יחד, כולם במשרד. אבל בכלים של היום אפשר לעשות פגישות בוקר בסקייפ או באמצעות זום. אפשר גם לפזר פגישות קצרות יותר על פני היום ולגלות שזה עובד הרבה יותר טוב מאשר השעה המסורתית היומית או השבועית של ישיבת צוות. לצורך כך, כדאי באופן מסודר להבנות את התהליכים שיש וגם את אלה שקורים מאליהם, ואז להגדיר ציפיות בנוגע לתקשורת של צוותים עם לקוחות וספקים.

4. בחנו את הכלים לעבודה מרחוק מבחינת חומרה ותוכנה וסגרו פערים. זה אומר לעזור לאנשים להרגיש בנוח עם שימוש בכלי וידיאו ופתרונות שיתופיים נוספים, לספק ציוד במקרה הצורך ולדבר על שיטות עבודה מומלצות. זה הזמן שמחלקות IT צריכות לאשר שימוש במכשירים שאנשים מביאים, להבדיל ממכשירים שהארגון מספק, וכמובן, לטפל בסוגיות ביטחון מידע, חיבורים מאובטחים וכדומה.

5. למדו מהניסיון כיצד למדוד ביצועים. יגיע יום שבו התקופה הזו תעבור והמידע שנאסף יעזור לנו לשפר את האופן שבו אנחנו עובדים. ייתכן, לדוגמה, שנגלה שהתפוקה שהתקבלה באמצעות שיחות וידיאו, שחוסכות הוצאות נסיעה, דומה מספיק לאלה שהיו קודם לכן וכדאי לשמר חיסכון כזה. אולי אפילו נגלה שאפשר לחשוב אחרת על שימוש בשטחי משרד אישיים ושניתן לאפשר לעובדים גמישות רבה יותר גם בשגרה. ולא פחות חשוב, ניהול מרחוק של אנשים אתגר ניהולי ותרבותי, המציף ומחדד אתגרים ניהוליים שהיו קודם לכן. מנהלים רבים עדיין חושבים שאנשים שעובדים מהבית לא באמת עובדים. הדבר שמנהלים באמת צריכים לחשוב עליו בתקופה כזאת הוא הביצועים שהם רוצים לראות בזמן מוגדר, למשל שבוע. תשאלו את עצמכם, מה הצוות שלי צריך להשיג השבוע, איך נראה את ההתקדמות ואיך נבדוק אותה? ומה צריך לעשות לאורך השבוע כדי להישאר עם היד על הדופק?

סביר להניח שארגונים יראו עקומת למידה, אבל חשוב לזכור בתהליך הזה שמחקרים רבים מראים שעובדים פרודוקטיביים בבית לפחות כמו במשרד, אם רק מתארגנים נכון. כמו כל שריר, צריך לאמן גם את השרירים האלה כדי שיעבדו ביעילות. סביר להניח שאם תעצרו לחשוב על זה, תגלו שכבר יש לכם כלים ומשאבים לנהל את העבודה באופן הזה וההבדל הוא רק בהיקף.

ארגונים שישכילו להכין את הארגון לא רק לתגובה גמישה למשבר אלא לראות את התהליך כהזדמנות להפוך את ההתמודדות בתקופה הזו כפיילוט, יגלו שהם יוצאים מחוזקים, עם כלים מעודכנים לעבודה שמתאימה לעולם המשתנה.

בתוך כל זה, אסור לשכוח להוביל עם הלב, ולהבין שאנשים צריכים להיות גם עסוקים במשפחה, בבריאות, בפעולות חיים אחרות שישתנו בתקופה הזו וישפיעו על היכולת שלהם להתרכז.

הכותבת היא מומחית לעולם העבודה העתידי, niritcohen.com

עוד כתבות

אסף גולדברג, מנכ''ל סלייס עד לאחרונה / איור: גיל ג'יבלי

בדיקת אי הסדרים בעיצומה, אז איך זה שאפשר להפקיד חיסכון לכל ילד בסלייס

רשות שוק ההון מצאה לאחרונה אי סדרים חמורים בהתנהלותו של בית ההשקעות סלייס ● למרות זאת, באתר הביטוח הלאומי סלייס מוצגת כאפשרות להפקדת כספים בתוכנית "חיסכון לכל ילד" ● עד תחילת מאי לא ניתן יהיה למשוך כספים מקופות סלייס, אך הרגולטור לא מודאג

ביתן של קבוצת צ'אנגן בתערוכת מכוניות בסין / צילום: ap, Ng Han Guan

קבוצת הרכב השלישית בגודלה בסין בדרך לישראל

משלחת בכירה של צ'אנגן (Changan) סינית נערכת לייצא לישראל, הכניסה של החברה לישראל היא חלק ממהלך ההתרחבות הגלובלית שעליו הכריזה השנה ● מרצדס E קלאס והקרוסאובר של פורד: הדגמים החשמליים שבדרך ● השבוע בענף הרכב

דובר צה''ל, תא''ל דניאל הגרי / צילום: דובר צה''ל

דובר צה"ל: בכיר בחמאס חוסל בביה"ח שיפא

נזק נגרם לחצר בית בשלומי אחרי רצף אזעקות בגליל המערבי • דיווח: ישראל תקפה אזור פעילות של חיזבאללה בדמשק, 2 נפצעו • בית הדין בהאג הורה לישראל להכניס סיוע לעזה ללא הגבלה • מוקדם יותר: פצוע בינוני בפיגוע ירי בכביש 90 מצפון ליריחו • עדכונים שוטפים

משה ארבל, שר הפנים / צילום: מארק ישראל סלם - הג'רוזלם פוסט

בעקבות חשיפת גלובס: השר ארבל קורא לנתניהו לאפשר כניסת פועלי בניין פלסטינים לישראל

שר הפנים מציין במכתבו: "גוברות ההערכות כי אלפי פועלים פלסטיניים מיהודה ושומרון מועסקים שלא כדין בענף" ● הוא קורא לראש הממשלה לבחון הסדרה של הכנסת הפועלים לישראל, בין היתר על ידי בחינה פרטנית של כל פועל והגבלת גיל

הראלי בוול סטריט יימשך? זה מה שמלמדת ההיסטוריה

מדד המניות המוביל S&P 500 עשוי לסיים את הרבעון הראשון עם עלייה של 10% ● האם ניתן להסיק מכך שהמשך השנה יתאפיין בראלי? לפי מחקרים של כמה גופי השקעות, החדשות הרעות נוטות להגיע במחצית השנה השנייה

המדינה החדשה שמצטרפת להליך נגד ישראל בהאג

גלובס מגיש מדי יום סקירה קצרה של ידיעות מעניינות מהתקשורת העולמית על ישראל במלחמה • והפעם: רוב האמריקאים מתנגדים להמשך המלחמה, הממשלה הצרפתית מצהירה שלא סיפקה נשק לישראל מאז ה-7 באוקטובר, ואירלנד מצטרפת לתביעה נגד ישראל בהאג ● כותרות העיתונים בעולם 

צילום: ap, AP23024601572019_e5rllq

וול סטריט סגרה את הרבעון הראשון הטוב ביותר מאז 2019; מדד S&P 500 שבר שיא חדש

שיא חדש גם לדאו ג'ונס ● סיכום הרבעון הראשון באירופה: השווקים עלו בכ-7% ● בלומברג: "שוק הקקאו קורס", וולס פארגו: "עליית המחיר תגולגל אל הצרכנים" ● מייסד בורסת הקריפטו FTX נידון ל-25 שנות מאסר ● הצמיחה בארה"ב עמדה על 3.4%, יותר מהצפוי ● ג'יי.פי מורגן: "אתם לא תדעו כשהירידות יגיעו" ● מחר "יום שישי הטוב" אין מסחר בוול סטריט ובמדינות רבות אחרות

חיילים צרפתים מפטרלים בפריז / צילום: Reuters, Benoit Tessier

באירופה מתכוננים לאירוויזיון ואולימפיאדה תחת חשש כבד מחטיפות ופיגועים

אירוויזיון במאלמו, אליפות היורו בגרמניה ואולימפיאדה בפריז: שורת האירועים ההמוניים באירופה הקיץ, במקביל למלחמה בעזה והסיכון הגבוה לטרור איסלמי, מעלים את הכוננות בה לשיאים חדשים ● האמצעים שעל הפרק: שימוש ברחפנים והחזרת הנוכחות המשטרתית בגבולות

גזירת סרט בפתיחת משרדי ASI, חברת הבת בהודו יחד עם שגריר ישראל בהודו, נאור גילאון / צילום: תעשייה אווירית

מתחת לרדאר: התעשייה האווירית הקימה חברה בת בהודו

התעשייה האווירית השיקה השבוע את חברת הבת ההודית שלה בניו דלהי ● החברה הוקמה במסגרת שיתוף הפעולה בין התעשייה האווירית לבין DRDO, גוף המחקר והפיתוח בנושאי הגנה של ממשלת הודו

יזמיות המגורים מדווחות על עלייה בקצב מכירת הדירות בחודשים האחרונים / צילום: שלומי יוסף

דוחות חברות הנדל"ן מגלים: "המשבר ההיסטורי" נמשך בקושי חודשיים

למרות נבואות הזעם והמחסור המתמשך בעובדי בניין בצל המלחמה, יזמיות המגורים מדווחות על התאוששות ● מחודש דצמבר נרשמת עלייה בקצב מכירת הדירות, לא נרשמים עיכובים במסירות, לפי בכירים בענף רוב אתרי הבנייה חזרו לעבוד, ואפילו מדד המניות הענפי רושם תשואת שיא

הסכם אינו נדרש כתנאי עבור זוגות במערכות יחסים כאלה ואחרות / צילום: Shutterstock, Viacheslav Lopatin

זוג הקפיא עוברים ואז נפרד. האם האישה תוכל להשתמש בהם?

כשלושה עשורים לאחר פרשת נחמני, בתי המשפט עדיין נאלצים לדון בתביעות בלתי אפשריות לגבי גורלם של עוברים מוקפאים ● מן הראוי היה לחייב כל זוג שפונה לבצע הפריה חוץ-גופית, לחתום על הסכם שמתייחס לאפשרות הריאלית של פרידה במהלך הזמן שחולף בין יצירת העוברים המוקפאים לבין השימוש בהם

צילומים: נועם מושקוביץ-דוברות הכנסת, אייל רדושיצקי, עיבוד: טלי בוגדנובסקי

כועסים על היציאה לפגרה, אבל הבעיה עמוקה מזה

הבנקים כביכול תחת אש, אבל לא צפויים לספוג ריקושטים כבדים ● פגרת הכנסת מעוררת ביקורת, אבל לא היא הבעיה ● והטעם לפגם בפרס על צילום העיתונות ● זרקור על כמה עניינים שעל הפרק

מישל וונטסוס, לשעבר מנכ''ל ביוג'ן / צילום: Quris

"ביוג'ן הייתה פסגת הקריירה שלי עד כה": המנכ"ל לשעבר מדבר על התוכניות לעתיד

מישל וונטסוס היה מנכ"ל ביוג'ן בתקופה שבה הייתה במוקד תשומת הלב בעקבות התרופה החדשנית שלה לאלצהיימר, אבל בסוף שילם בכיסאו על הכישלון שלה בשוק ● בראיון ל"גלובס", הוא מגיב על הביקורת שהושמעה נגדו, מספר אילו חברות מעניינות אותו עכשיו ומדבר על ההשקעה שלו בקיוריס הישראלית ● על המיזם החדש שהוא מקים בסינגפור, הוא עדיין לא מוכן לפרט

מתחם חזית הים בחיפה / הדמיה: מן-שנער-יעד אדריכלים

נסגר המכרז הראשון של רמ"י בחזית הים בחיפה: כמה תשלם הזוכה?

יורו ישראל זכתה במכרז של רמ"י על קרקע של 23 דונם, להקמת 500 יחידות דיור ושטחי מסחר באחד מהמתחמים המסקרנים בישראל ● החברה תשלם על הקרקע, הסמוכה לבית החולים רמב"ם בחיפה, כ-205 מיליון שקל כולל הוצאות פיתוח

חברת הסייבר הישראלית Coro (קורו) / צילום: CORO

המשבר בהייטק נגמר? סטארט-אפ ישראלי שני מודיע בתוך שבוע על גיוס של 100 מיליון דולר

חברת קורו (Coro) הישראלית, העוסקת במכירת מערכות סייבר לעסקים קטנים ובינוניים, הודיעה על גיוס של 100 מיליון דולר ● ככל שנודע, כספי הגיוס כולם הושקעו בחברה ולא בקניית מניות מיזמים או משקיעים קודמים ● כל הגיוס התבצע מקרנות הון סיכון זרות

בנק ההשקעות ג'יי. פי מורגן / צילום: Reuters, Mike Segar

האסטרטג של הבנק הגדול בעולם: "אתם לא תדעו כשהירידות יגיעו"

בבנק ג'יי פי מורגן שוב מזהירים מפני ירידות בשווקים, למרות שהתחזיות שלהם לא פוגעות כבר שנתיים וחצי ● האם הפעם התחזיות שלהם יתממשו? ומה הם ממליצים למשקיעים?

חנן מור, מנכ''ל קבוצת חנן מור / צילום: איל יצהר

הנושים זעמו, וחנן מור ידולל ל-1% ממניות קבוצת הנדל"ן שהקים

לפי הסדר החוב המתגבש, חנן מור יחזיק כ-1% ממניות החברה ● במקביל, יוקצה לנושי החברה, בעיקר בנקים וגופים מוסדיים, מניות שיהוו כ-96% מהון החברה

פרויקט תמ''א 38 בחיפה / צילום: פאול אורלייב

משרד המשפטים יוזם: יזמי התחדשות עירונית יתחייבו מראש על מועד מסירת הדירות

שורת תקנות שיזם משרד המשפטים, שיידונו בקרוב בוועדת הפנים של הכנסת, יחייבו יזמי התחדשות עירונית במתן מועדי מקסימום לאישור תוכנית הפרויקטים שלהם ואכלוס הדירות שהם מקימים ● תקנות בולטות נוספות הן חשיפת ערבויות מחייבות, גילוי ניגוד אינטרסים של היזמים, וידוא שהדיירים מבינים את ההסכם ועוד

אילוסטרציה: טלי בוגדנובסקי, צילומים: AP (Mosa'ab Elshamy), אתר החברה, שאטרסטוק

באפריקה הצעירים מנצחים, וביפן מייצרים חיתולים רק בשביל קשישים

בסנגל בוחרים נשיא חדש וצעיר, ובאירופה רוצים להפקיע את הריבית הרוסית ● בינתיים, סין נזכרת שהיא אינה רוצה בחורבן המערב, וארה"ב מנסה למנוע את מושחתי העולם מלהלבין בנדל"ן ● חמישה אירועים מהשבוע שהיה בעולם 

קבוצת רוכבי אופניים עם טל ברודי. מימין: ריבה פרידמן בורוביק / צילום: דבורין תקשורת

מקבוצות אופניים ועד קבלת פנים בחזרה לבית: הארגון שמלווה מפונים במלחמה

מאז פרוץ המלחמה מלווה ארגון "הרוח הישראלית" אלפי משפחות של מפונים, ואף גייס תרומות בהיקף של 2.5 מיליון שקל ● מ"מ המנכ"לית, ריבה פרידמן בורוביק: "האתגר הגדול הוא שיקום הקהילות"