יהלי רוטנברג, החשב הכללי במשרד האוצר / צילום: רפי קוץ
החשב הכללי באוצר הודיע היום (ב') לחברת האשראי כאל על זכייתה במכרז להקמת מערכת תשלומים דיגיטלית עבור המדינה. בין השאר, מיועדת המערכת החדשה להחליף את ההתעסקות השוטפת של חשבי המשרד באישור הזמנות רכש קטנות. אם עד היום נאלצו באוצר לאשר פרטנית כל הצטיידות זניחה, כמו הזמנת כיבוד קל לישיבות, מעתה כל רכש עד 5,000 שקל יעבור הליך אישורים אוטומטי במחשב ללא מגע יד של פקיד אוצר.
לפי נתוני המשרד, הרכישות הקטנות הללו מהוות כ־28% מתוך כלל ההזמנות של הממשלה - כ־50 אלף עסקאות בשנה. בסך הכל, מדובר בהיקף הזמנות של 78 מיליון שקל בממשלה לבדה. במונחי משרד האוצר לא מדובר בסכום כסף גדול, אבל כזה שמכלה 5,000 שעות עבודה בחודש של חשבי האוצר. כלומר, כיום הם צריכים להשקיע כמחצית משעות העבודה שלהם על עסקאות כמו הצטיידות בביסקוויטים, בנורות ובכלי כתיבה. ואילו כעת, יוכלו למקד את האנרגיה בפרויקטים הגדולים.
נוסף על כך, הסכומים הגדולים שיוכלו גופי המדינה לשלם באופן מהיר לא נמצאים אצל משרדי הממשלה. המהפכה הגדולה ברכש תשפיע קודם כל על צרכנים גדולים כמו צה"ל והמשטרה (שם התלוננו בתקופת התקציב ההמשכי כי אין להם אפשרות אפילו לקנות עטים), מערכת החינוך (מנהלי בתי ספר יוכלו להוציא כספים במסלול המהיר גם מעל 5,000 שקל, בהיקף שנתי של כמיליארד שקל), ותמיכה באזרחים זכאים (מאות מיליוני שקלים בשנה לשיקום, רכישת מזון ועוד). יצוין כי הפרטים יהיו כפופים להליך ניהול סיכונים ובחינת בקרות של האוצר.
היישום המיועד של המערכת: עד יוני 2023
מתי כל זה יקרה? לפי היעדים שהוגדרו במכרז, יישום והטמעת מערכת התשלומים החדשה יבוצע עד יוני 2023. באוצר מעריכים כי כבר בינואר יתחילו משרדי ממשלה להתממשק למערכת הדיגיטלית. איך זה יעבוד? לאחר שהמשרד יבצע התקשרות קטנה, הוא יסרוק את החשבונית לתוך המערכת. האלגוריתם יוודא כי החשבונית תואמת את העסקה ויעביר אותה אל מערכת התשלומים. כיום ישנם עובדים באגף החשב הכללי שכל תפקידם הוא בקרת חשבוניות לעסקאות קטנות. המשרות הללו צפויות להתייתר עם המעבר לאוטומציה, כאשר הטיפול הידני יימשך רק במקרים שבהם תתריע המערכת החדשה מפני חריגות או ליקויים.
המערכת החדשה מיועדת לא רק לחסוך בביורוקרטיה לגופים הציבוריים ולספקיהם, אלא גם לחסוך כסף למדינה. באוצר גילו כי במהלך השנים שילמה המדינה מאות מיליוני שקלים עודפים במחירים מופקעים לספקים. במצב הקיים, ספקים רבים נמנעים מהתקשרויות מול המדינה בשל ה"טופסולוגיה" המסובכת והתשלומים המאוחרים. ומאידך, הקשיחות של מנגנון הרכישות הקיים מקשה על מנהלי הרכש לבחון ספקים שונים. כך יצא שנוצרה בפועל רשימה מצומצמת של ספקים יחידים, שמנצלים את הבלעדיות דה־פקטו שלהם מול הגופים הציבוריים לדרישות תשלומים מפליגות, הרבה מעל מחירי השוק המקובלים.
בחשכ"ל ערכו תחשיב שלפיו יכולים משרדי הממשלה לחסוך 36 מיליון שקל בשנה, רק על השוואת המחירים המופקעים המשולמים על עסקאות קטנות למחירים הנהוגים בשוק. להמחשה, סעיף הקפה הנמס לבדו מתוקצב ב־12 מיליון שקל בשנה מתקציב המדינה עבור משרדי הממשלה. למרות כוח הקנייה המרוכז של המדינה, היא משלמת על המוצר 10% יותר ממה שהאזרח הממוצע משלם בסופרמרקט. המשמעות: בזבוז של מיליון שקל בשנה על קפה בלבד.
המדינה משלמת 193% יותר על כלי עבודה
אם הקפה נשמע לכם כמו קוריוז, קחו בחשבון שמדובר רק בדוגמה אחת להוצאות המופרזות של הממשלה. עבור נורות הפלורסנט הנפוצות במשרדים, משלמת הממשלה 52% יותר מהמחיר המקובל בשוק. בכלי עבודה כמו מקדחות, פערי המחירים כבר מתרחבים ל־193%.
בגרף המצורף לכתבה ניתן לראות את פילוח התשלומים המנופחים שמשלמת המדינה לספקים. למשל, ניתן לראות שהמדינה הייתה יכולה לחסוך 6.8 מיליון שקל בשנה רק על התקשרויות קטנות של עד 5,000 שקל. בהוצאות בטווח שבין 5,000־10,000 שקל ההוצאה המיותרת מגיעה לכ־4.5 מיליון שקל בשנה, ועוד כ־4.7 מיליונים אבודים על עסקאות עד 20 אלף שקל.
כיצד יעזור המהלך החדש לצמצם את בזבוז כספי הציבור? קבלו דוגמה קטנה להמחשה: מנהל בית ספר שעד היום היה יכול לרכוש קרטיבים לתלמידים רק מחנות מסוימת, נאלץ לשלם חמישה שקלים לכל קרטיב קרח. כעת הוא יקבל מהאוצר מסגרת להוצאה מסוג זה, שאותה יוכל לנצל גם בחנויות אחרות - ובכך להוזיל את העלויות. המנהלים יקבלו כרטיסי הוצאה מהאוצר, שמזכירים קצת תווי שי: כל כרטיס כולל סכום קבוע מראש וניתן לניצול בעסקים ספציפיים. הציפייה היא שהשימוש בכרטיסים הללו יורחב בהמשך לעסקים נוספים, במטרה להגדיל את הגמישות של מנהלי הרכש.
מצד שני, קיים חשש ברור שהפחתת הפיקוח האנושי מצד אנשי החשכ"ל ייצור פרצות אותן ינסו לנצל במשרדים וברשויות השונות. על כן, באוצר מצויים כיום בתהליך נרחב של ניהול סיכונים וחיזוק הבקרות. החשכ"ל עדיין יחזיק בכלי להגבלת ההוצאות של היחידות, במונחים של הוצאה ליום או לחודש. שנית, הוא יוכל לקבל התראות מרחוק בהתאם למה שיגדיר מראש, גם לכל רכישה אם ירצה. ולבסוף, באוצר עדיין יראו את החשבונית הסרוקה ויקבלו חיווי אוטומטי האם היא תואמת את הרכישה. החשבים יחזיקו ביכולת שליטה מרחוק בתשלומים, ובנוסף יקבלו לראשונה יכולת תחקור בדיעבד של התקשרויות, שתאפשר לזהות האם משרד מסוים עובד באופן קבוע מדי עם ספקים יחידים או האם הוא משלם מחירים מופקעים עבור התמורה.
דרך חתחתים עד לקבלת תשלום מהמדינה
כיום עובר ספק של המדינה מסלול מכשולים ארוך בדרך לקבלת התשלום. לעתים, הוא נדרש למלא 15 טפסים. כל משרד ממשלתי נוקט בשיטת "טופסולוגיה" עצמאית, ולכן ספק שעובד מול כמה משרדים נדרש להתאים את עצמו לכל אחד מהם. אפילו בתהליך רכש של עד 50 אלף שקל (גובה תקרת הפטור ממכרז במדינה), מתרוצץ הספק בין גופים ממשלתיים שונים, עובר סבב אישורים של ארבעה גורמי הוצאת הזמנת רכש - ולאחר מכן מערכה נוספת של שלושה אישורי קליטת החשבונית. הנהלים המסורבלים גורמים להמתנה ממוצעת של יותר מחודש עד לקבלת המוצר מהספק. הספק עצמו מחכה 2־3 חודשים נוספים עד להסדרת התשלום. את מרבית הבעיות אמורה לייתר הטכנולוגיה החדשה.
אין זאת הפעם הראשונה שבאוצר מנסים לרענן את שיטת התשלומים המאובנת של המדינה. החשכ"לית לשעבר, מיכל עבאדי־בויאנג'ו, הובילה ב־2017 מהלך לקיצור תקופת ההמתנה של ספקי המדינה לתשלום למודל של שוטף פלוס 45 לכל היותר (כלומר, חודש וחצי מתום החודש שבו סופק השירות או המוצר). כעת, כצעד המשך, החשכ"ל הנוכחי יהלי רוטנברג יפטור את ספקי השירותים הקטנים מהמתנה לתמורה שמגיעה להם. את הפרויקט הובילו אורי שאשא, סגן בכיר לחשב הכללי, חטיבת משרדים כלכליים ומנהל הרכש, ומור אהרנשטם, רכזת משרדים כלכליים.
האם מדובר בסנונית ראשונה לקראת ביטול גורף של שיטת ה"שוטף פלוס" ומעבר לתשלומים ישירים בכל הצטיידויות המדינה, גם בסכומים גדולים יותר? כנראה שלא. עסקאות יקרות יותר ימשיכו לצאת בצורה של הזמנות רכש והעברות בנקאיות, גם בטווח הרחוק. עם זאת, הצעד עשוי לצמצם את ימי התשלום גם בהתקשרויות עתירות כסף.