תוכנת אקסל. כמה עקרונות בסיסיים שיקלו על השימוש / צילום: Shutterstock
רבים מאיתנו פוגשים את תוכנת האקסל לא מעט במהלך חיי היומיום שלנו. הטבלאות והנוסחאות שלה יכולות להקל את ההתמודדות עם נתונים מורכבים או רשימות ארוכות, אבל היא עלולה להיות גם מסובכת לשימוש למי שלא מכיר אותה היטב.
גלובס עושה סדר ומציג את הטיפים שישפרו את חווית המשתמש שלכם.
● הקוד הסודי שישדרג את חוויית הצפייה: טיפים לשימוש נכון יותר בנטפליקס
● קיבלנו את מכשיר הפרימיום החדש של סמסונג ל-24 שעות. אלו המסקנות
הגדרות התצוגה: איך אפשר להגדיר את הטבלאות מימין לשמאל?
אם האקסל שלכם בעברית, הטבלאות יהיו מימין לשמאל, אך אם הוא באנגלית, הטבלאות יהיו משמאל לימין. במידה ואתם מעדיפים שהאקסל יישאר באנגלית אך תרצו את הטבלה בצורה שמתאימה לעברית, תוכלו לגשת ל"פריסת עמוד" ("Page layout") ולשנות את זה.
גרפים: איך אפשר לראות את הנתונים בצורה הרבה יותר נוחה?
נניח ואתם מקבלים מסמך עם נתונים רבים, ואתם רוצים להבין מגמות או לראות אותם בתצוגה של גרף או עוגת נתונים נוחה. אקסל מאפשרת לכם לייצר אינפוגרפיקה נוחה לצפייה ובקלות. כל שעליכם לעשות זה לסמן את הנתונים הרלוונטיים, תחת לשונית "הוספה", תוכלו לראות את אזור התרשימים. מעבר לכך שהאקסל יציע לכם תרשימים מומלצים, תוכלו גם לבחור את התרשים שתעדיפו: גרף, עמודות, עוגת נתונים ועוד.
אקסל גם מאפשרת להציג תצוגה לפי מפה, אפשרות שיכולה להיות נוחה מאוד כאשר עובדים על נתונים של מדינות. במקרה כזה, תוכלו לסמן את המדינות הרלוונטיות בטבלה שלכם ואת הנתונים שאתם רוצים להגיד (נגיד היקף האוכלוסייה), ואז לקבל מפה עם צבעים שתואמים את גובה הנתונים (למשל ירוק בוהק למדינה עם האוכלוסייה הגדולה ביותר וכדומה).
עיצוב כולל: הטבלה לא נעימה לעין וחבל
אם עובדים על אקסל הרבה, יש חשיבות לנראות של הטבלה. ראשית אפשר לצבוע את השורה העליונה ואת העמודה הימנית ביותר כדי שיובהר שאלו פרמטרים של הטבלה.
לצורך העמודות והשורות עצמן, יש אפשרות לקבוע שהן יהיו כולן באותו הגודל. בפינת הטבלה, ישנו חץ שפונה כלפי פנים (בין A ל-1). לחצו עליו, וזה יסמן את כל הטבלה כולה. מה שעליכם לעשות זה לשים את העכבר בין שתי עמודות או שתי השורות, עד שיתקבל סמן של מחיצה, וללחוץ פעמיים. זה יסדר לכם את כל הטבלה.
נניח ויש לכם ציונים של תלמידים או כל דבר שאתם רוצים לראות בטבלה בצבעים או סימונים שונים - אתם יכולים להכיל עליו עיצוב רלוונטי. תחת לשונית "בית" ואחרי שסימנתם את העמודה עם הנתונים המתבקשים, תוכלו ללחוץ על "עיצוב מותנה". שם ישנם כמה סרגלים שונים, כמו צבעים ואפשר לצבוע את הנתונים - ירוק לגבוה ואדום לנמוך. יש הרבה אפשרויות כדי לסדר את המידע שמול העיניים שלכם יותר טוב.
נוסחאות מהירות: לא צריך להסתבך עם מחשבון
אם בעמודות השונות שלכם ישנם נתונים מספריים רבים, ואתם רוצים לקבל את המידע המהיר ביותר עליהם - אקסל מאפשרת לכם להשתמש בנוסחאות מרובות כדי לקבל תוצאות טובות. המוכרות ביותר אלו הסכום, ממוצע, ספירת מספרים, מקסימום ומינימום - כל אלו נמצאים תחת סכום אוטומטי בלשונית נוסחאות, ומה שעליכם לעשות זה לסמן את הנתונים שאתם מעוניינים וללחוץ על האפשרות.
עם זאת, יש לציין, שעבור משתמשי אקסל מנוסים יותר, ישנן נוסחאות רבות יותר כמו נוסחת IF או Xlookup. כך לדוגמה, Xlookup, מאפשרת לכם להכניס לנוסחה את השם או הנתון לפיו אתם רוצים לחפש בעמודה מסוימת (למשל שם של אדם כלשהו), ולבקש איזה נתון אחר מעמודה אחרת בטבלה (למשל הרחוב שבו האדם הזה גר). הנוסחה הזו תאפשר לכם לקבל את התשובה בלי צורך לחפור על כל הנתונים שבטבלה.
כלי חדש יחסית שעלה לרשת לאחרונה הוא Excel Formulator. כותבים באתר תיאור באנגלית של הנוסחה שאתם רוצים (למשל סיכום של עמודה A רק אם בעמודה B כתוב "כן"), והאתר פשוט יוצר עבורכם את הנוסחה. הכלי מאפשר הפקת עד 7 נוסחאות כאלה בחודש ללא תשלום. המשתמשים הכבדים יותר יצטרכו להירשם למנוי חודשי או שנתי שיאפשר נוסחאות ללא הגבלה.
מעמודה לשורה והפוך: כך לא תצטרכו להעתיק נתון-נתון
אם תעתיקו עמודה של נתונים, ותרצו להדביק אותה כשורה - כל שעליכם לעשות זה לבחור את התא שממנו ההדבקה תתחיל, ללחוץ על קליק ימני ולבחור ב"הדבקה מיוחדת". בעברית זה "שחלף" ובאנגלית זה "Transpose".
לצמצם קובץ ענקי: מחיקת שורות ריקות
לצורך העניין, יש לכם קובץ מלא נתונים שונים, אך מחקתם מתוך הרשימה כמה שורות. אתם רוצים לצמצם את הרווחים הללו, אבל לא רוצים לעבור שוב אחד אחד בצורה ידנית. ישנה אפשרות מהירה לכך. תחת לשונית "בית" יש את אפשרות "חפש ובחר" בסוף התפריט. לחיצה עליו תפתח כמה אפשרויות, עליכם ללחוץ על "מעבר מיוחד". שם תבחרו "ריקים" ולחצו על אישור. זה אמור לסמן את כל השורות הריקות. מיד לאחר מכן השתמשו בקיצור Ctrl+ - במקרה של ווינדוס או Command+ - במקרה של מק, וזה יאפשר לכם למחוק מיד. בחרו שהתאים יעלו למעלה, וכך מחקתם את השורות הריקות.
בעזרת הגיבוי: כך תוכלו לשמור את הקובץ
אם קובץ האקסל שלכם נשמר על ה-One Drive של מיקרוסופט, אתם תוכלו לחזור אחורה להיסטוריית הגרסאות. אם אותו הקובץ משותף בכל החברה או בבית, ומישהו בטעות מחק משהו או שינה משהו לא נכון - במידה והקובץ מגובה, אפשר ללחוץ על לשונית "קובץ", בתפריט שנפתח, ללחוץ על "מידע" ושם ללחוץ על "היסטוריית גרסאות". כך אפשר לחזור להיסטוריית גרסאות קודמות.
במקום להעתיק אחד-אחד: כך תעבירו טבלת נתונים מ-PDF ישר לאקסל
ישנה אפשרות להעתיק טבלה לאקסל מקובץ PDF בפשטות רבה. לוחצים על הלשונית "נתונים", והאפשרות הראשונה בתפריט שנפתח היא "ייבא נתונים". שם נפתחות המון אפשרויות שונות, אך תחת הלשונית "מקובץ", יש אפשרות לבחור קובץ PDF. ברגע שתבחרו את הקובץ הרלוונטי, תפתח לכם הודעה שתעביר אתכם על כל טבלה שנמצאת בקובץ שבחרתם.
אם תבחרו "טען" - זה פשוט יעביר לכם את הטבלה שבחרתם לקובץ (ויש מצב שיקח קצת זמן עד שהנתונים יעברו במלואם). אם תבחרו "המרת נתונים" תוכלו לשחק עם ההגדרות ולבחור איזו עמודה או על מה לוותר.
ניתן לייבא נתונים גם דרך אתרי אינטרנט, למשל טבלאות שונות באתרים, במקום להעתיק ולהדביק.
מילוי מהיר: לחסוך כתיבת נתונים שכבר במסמך
אחד הכלים שכדאי להכיר באקסל, הוא מילוי מהיר. אם לדוגמה יש לכם רשימת שמות בעמודה מסוימת - ואתם רוצים שבעמודה ליד יהיה לכם רק את השם הפרטי או שם המשפחה, זה מה שעליכם לעשות: לכתוב את השם הפרטי או המשפחה ליד השם הראשון בעמודה הצמודה, ואז תחת הלשונית "נתונים" ללחוץ מילוי מהיר. כך לכל מי שברשימה יופיע השם הפרטי או המשפחה לידו. זה יעבוד גם אם יש לכם שתי עמודות, אחת לשם פרטי והשנייה לשם משפחה, ואתם רוצים לאחד בין השניים - אז תעשו מהלך דומה: כתבו בשורה הראשונה את השם המלא לפי הנתונים בשתי העמודות הקודמות, ולחצו על מילוי מהיר.
שימו לב שזה יעבוד עם כל מידע רלוונטי מתוך נתונים קיימים. למשל אם ברשימת כתובות רוצים להוציא את המיקוד או את העיר - כל שעליכם לעשות הוא לכתוב את העיר בעמודה שליד, וללחוץ מילוי מהיר. ישנם כמה קיצורים שיסייעו בכל אחד מאלו, כמו ctrl+E או לגרור את הקובייה בפינה השמאלית של התא ולשנות את ההגדרות.
עוד מילוי מהיר שיכול מאוד לסייע, זה מילוי תאריכים, חודשים או סתם מספרים. כל שעליכם לעשות זה לכתוב את ההגדרה הראשונה שאתם רוצים, למשל: ינואר 2022 או 01/01/2022, ובתא הזה יש לכם את הקובייה הבולטת בפינת התא - אם תגררו אותה עד לנקודה המתבקשת ותלחצו על "מלא סידרה", תקבלו מילוי אוטומטי קדימה.
מלא סולמיות: למה הנתונים לא נראים בקובץ אחרי פעולה?
בחלק מקבצי האקסל, לאחר העתקת מידע לקובץ או פעולת נוסחה כזו או אחרת - הנתונים עשויים "להיעלם" ובמקומם מוצגים בתא #####. אם לצורך העניין ביצעתם פעולה חשבונית ואמור לצאת מספר, תחת לשונית "בית", תוכלו לראות אזור "מספר" ובתיבת הבחירה לבחור מספר. זה אמור להציג לכם את הנתונים החסרים. בתיבה יש בחירות נוספות בהתאם למה שאתם צריכים, כמו אחוזים, שברים ועוד.
עוד דוגמה לכך - אם בסעיף הקודם ניסיתם לעשות את התאריכים, וזה הציג לכם רק חודשים - תחת תיבת הבחירה הזו תוכלו לבחור תאריכים ולקבל את המספרים ולא רק את החודש.