ג'ימייל מזהה את המיילים החשובים שאתם מקבלים / צילום: Shutterstock, Burdun Iliya
שירות הדואר האלקטרוני של גוגל, Gmail, הוא כלי חשוב בחיי היומיים שלנו וגם בחיי העבודה של רבים מאיתנו. מדובר בשירות שלא מפסיק להתחדש ולהשתנות, וכדי לשפר את העבודה איתו ולהפוך אותה להרבה יותר יעילה, אספנו כמה פיצ'רים שאתם חייבים להכיר.
● מסתבכים עם הנתונים והטבלאות? הטיפים שיהפכו את השימוש באקסל לפשוט
● הסמארטפון שלכם נגנב או אבד? אלה הכלים שיכולים לעזור לכם
סדר וארגון: איך אפשר לראות את המיילים החשובים קודם?
יש דרך להתמודד עם ההצפה במיילים שמגיעים לחשבון הג'ימייל שלכם. אחת מהאפשרויות שמציעים בגוגל היא ארגון מחדש של המייל כך שיהיה נוח לשימוש בשבילכם. לחצו על גלגל השיניים של ההגדרות, ואז על "הצגת כל ההגדרות". תחת לשונית "דואר נכנס", אפשר לראות את האפשרות הראשונה - והיא סוג תיבת הדואר.
בין האפשרויות המוצעות, ניתן לבחור בהצגה קודם של ההודעות החשובות, הודעות שלא נקראו, הודעות מסומנות בכוכב וכדומה. ג'ימייל מזהה את המיילים החשובים שאתם מקבלים, בעיקר כאלו שאתם עונים להם או מעבירים הלאה למשל, ומציעים לכם את האפשרות למקם את המיילים האלו מעל השאר. תוכלו לסמן את המיילים החשובים או לבטל סימון אם המערכת טעתה. אפשרות נוספת היא לבחור שכל מייל שלא נקרא יופיע מעל כולם, וככה לא תפספסו שום הודעה חדשה שאתם מקבלים.
עיצוב: קיר גרפיטי, שחמט או צבע בנאלי
לכל אחד נוח לעיניים עיצוב אחר - אז בעת לחיצה על גלגל השיניים בצד, תוכלו לראות אפשרויות דחיסה, כלומר עד כמה עמוד המייל יהיה דחוס או אוורירי. המערכת מאפשרת לבחור בין ברירת המחדל - תצוגה יחסית מרווחת בה אפשר לראות גם קבצים מצורפים, לבין גרסה אוורירית שמכילה שורות גדולות יותר ויותר מידע, לבין גרסה דחוסה, בה שורות המיילים צרות וקטנות יותר. נסו את האפשרויות כדי לבחון מה הכי מתאים לכם.
לצד זאת, אתם יכולים לבחור עיצוב לכל הג'ימייל שלכם, ואם תלחצו על "הצגת הכול" תוכלו להגיע לאפשרויות שונות - מגרפיטי, דרך שחמט ועד סתם צבעים ועיצובים באנליים.
חיפוש מתקדם: כבר לא מחט בערימת שחת
גוגל מאפשרת לכם לעשות חיפוש הרבה יותר מהיר במייל במקום שתגללו ותעברו על יותר מדי עמודים. בשורה העליונה יש תיבה עליה כתוב "חיפוש באימייל", ובסוף השורה יש אייקון של הגדרות. לחצו עליו, ותיפתח לכם לשונית עם הרבה אפשרויות. שם תוכלו לכתוב ממי קיבלתם את המייל, למי שלחתם, מה הנושא במייל, מה המייל כולל או מה הוא לא מכיל, מה הגודל שלו, מה היה התאריך ואפשרויות נוספות. כמובן שאפשר להכניס כמה הגדרות ביחד ולקבל תוצאה יותר מדויקת.
ביטול שליחה: כך תמנעו מטעויות אנוש
כמה פעמים קרה לכם ששלחתם מייל וכמה שניות אחרי שמתם לב שיש בו טעות? את זה גוגל מעוניינת לעזור לכם לפתור. אם תיכנסו לכל ההגדרות, תחת לשונית "כללי" יש את אפשרות ביטול שליחה. שימו לב שהפיצ'ר הזה פועל כל הזמן, אבל תוכלו להגדיר זמן ארוך יותר לביטול ההודעה. זה נע מחמש שניות לביטול ועד חצי דקה - משמע, חצי דקה עד שתוכלו ללחוץ ביטול שליחה ולהחזיר את המייל. שימו לב, שזה גם אומר שהמייל ישלח רק חצי דקה אחרי שלחצתם על הכפתור.
תזמון הודעה: לא צריך להתעורר ב-8 בבוקר
הבוס ביקש מכם לשלוח מחר על הבוקר את התוכנית היומית או שאתם לא רוצים לשכוח לעשות משהו? אתם יכולים לתזמן את ההודעות שלכם להמשך. אם אתם תעבדו על מייל מסוים, תראו ליד כפתור השליחה הכפול, חץ הפונה כלפי מעלה. אם תלחצו עליו, הוא יציע לכם לתזמן את השליחה למחר בבוקר, מחר בצהריים או ליום מרוחק יותר. יש גם את האפשרות לקבוע זמן יותר ספציפי, לפי מה שאתם צריכים.
חתימה: אפשר לקבוע כמה אפשרויות לפי הצורך
לכל מייל שנשלח, אפשר לצרף חתימה אישית. אם תכנסו להגדרות, תחת לשונית "כללי", רדו למטה וראו את אפשרות החתימה. שם תוכלו לסגנן את החתימה שאתם מעוניינים בה, ושימו לב: תוכלו להגדיר יותר מחתימה אחת, בהתאם לצרכים שלכם. אם אתם מעוניינים שיופיע חוצץ ( - ) לפני החתימה, עליכם לסמן זאת בתיבה המיועדת לכך.
הודעת חופשה: כך ידעו לא להציק לכם כשאתם בחו"ל
בסוף לשונית "כללי" בהגדרות, תוכלו להגדיר הודעת חופשה כך שישלח מענה אוטומטי להודעות נכנסות. לפי גוגל, אם איש הקשר שולח אליך מספר הודעות, המענה האוטומטי יישלח פעם ב-4 ימים לכל היותר. אתם יכולים להגדיר כי רק מי שנמצא באנשי הקשר יקבל את ההודעה האוטומטית, וכמובן שאפשר לקבוע עד לאיזה תאריך ההודעה האוטומטית צריכה לפעול.
תבניות: כך לא תצטרכו להקליד שוב ושוב הודעות חוזרות
אם אתם מקבלים מיילים קבועים ולכן התשובות שלכם דומות או חוזרות על עצמן, אתם יכולים להגדיר תבניות למיילים קבועים שאתם שולחים. כל שעליכם לעשות זה להיכנס להגדרות, ללכת ללשונית "מתקדם" ולהפעיל את ההגדרה של "תבניות". לאחר מכן, ליצור מייל חדש ולכתוב את ההודעה שאתם חוזרים עליה באופן קבוע. מכאן, עליכם ללחוץ על שלוש הנקודות שיש בסוף שורת הסרגלים ליד השליחה, ללחוץ על תבניות וליצור תבנית חדשה. בפעם הבאה שתרצו להשתמש בתבנית המוכנה מראש, עליכם להיכנס לשלוש נקודות ולבחור את התבנית הרצויה.
מצב סודי: המייל ימחק בזמן קצוב, ובינתיים לא ניתן להדפיס או להעביר אותו
אחת האפשרויות החדשות ואולי הלא-מוכרות שיש בכלי, זה מצב סודי. בסרגל הכלים בהודעת המייל (ליד כפתור השליחה), יש אייקון של מנעול שמאפשר לשלוח מייל במצב סודי שיעלם אחרי זמן מוגדר מראש. לצד זאת, "לנמענים לא תהיה אפשרות להעביר, להעתיק, להדפיס או להוריד את הודעת האימייל הזו". המטרה היא להגן על מידע רגיש מפני גישה בלתי מורשית. ברגע שתשתמשו בכלי כדי להגדיר תאריך תפוגה להודעות, כשמועד התפוגה של המייל מגיע, המייל ייעלם. שימו לב, זה לא אומר שאי אפשר לצלם מסך או להוריד את הקבצים המצורפים למחשב.
התראות בשולחן העבודה: כך תראו כל מייל שמגיע
ג'ימייל רוצה לעזור לכם שלא תפספסו אף מייל. למעשה, המערכת מאפשרת להציג הודעות קופצות בשולחן העבודה כאשר מגיעות הודעות אימייל חדשות. אם תיכנסו להגדרות, תחת לשונית "כללי", תוכלו לראות את ההגדרה "התראות בשולחן העבודה". גוגל מאפשרת שלוש אפשרויות מרכזיות: כבוי, התראות לגבי אימייל חדש פועלות והתראות לגבי אימייל חשוב פועלות.
הודעות אישיות: המייל נשלח לתפוצה או רק אליכם?
ישנם הרבה מיילים שנשלחים לתפוצה רחבה במיוחד, וחלקכם צריכים לדעת מתי זה מייל שנשלח רק אליכם או מתי הוא נשלח לכמות של אנשים. בהגדרות, תחת לשונית "כללי", תוכלו להפעיל את ההגדרה של "סמלים של הודעה אישית". שם, תוכלו לבחור להפעיל את האפשרות הבאה: "הצגת סמנים - חץ יופיע ( › ) לצד הודעות שנשלחו לכתובת שלי (לא לרשימת דיוור), וחץ כפול ( » ) יופיע לצד הודעות שנשלחו רק אלי".
השתקה או טיפול בהמשך: כך תשתיקו מיילים לא רצויים ותחזרו למיילים דחויים
אם ישנו רצף מיילים שמעיק עליכם ואתם לא צריכים להיות מעודכנים בו, אתם יכולים להשתיק אותו. אם תסמנו את המייל, לחצו על שלוש הנקודות בראש העמוד, תוכלו לראות את אפשרות "השתקה". זה אומר שהמייל ייעלם מהדואר הנכנס, אבל הוא יישאר בארכיון גם אם יישלחו לשם הודעות חדשות. אם לא תחפשו את המייל במיוחד או אם אתם לא הנמענים הישירים, לא תראו את ההודעות החדשות שמתקבלות בו.
עם זאת, אם המטרה שלכם היא לטפל במייל שהגיע, אבל בזמן יותר מאוחר, אתם יכולים לבקש מגוגל להזכיר לכם. אם תכנסו למייל, יש אפשרות של שעון בסרגל הכלים העליון. זה אומר שהמערכת תזכיר לכם לטפל בו בזמן שתגדירו מראש. אפשרות נוספת היא להוסיף את המייל ל"גוגל משימות" אם אתם משתמשים ביישום, וזה יזכיר לכם בהתאם.
להשתמש בחשבון אחד: איך תבדקו דואר מחשבונות אחרים
אם יש לכם כמה כתובות מייל בשירותים שונים, אבל הממשק של ג'ימייל הוא האהוב עליכם, אתם יכולים להוסיף חשבונות דואר אלקטרוני צד שלישי. ההגדרות -> חשבונות וייבוא -> בדוק דואר מחשבונות אחרים > הוסף חשבון דואר. המהלך פשוט והמערכת ממש הולכת צעד צעד כדי לעשות את זה. בהגדרות אפשר גם להוסיף עוד חשבונות כך שאפשר לשלוח הודעות בשם כתובות מייל אחרות, אחרי שנותנים את האישור הנדרש. כל זה תחת הלשונית "חשבונות וייבוא".
אבטחה: חשוב להגן על החשבון שלכם
הרבה אנשים משתמשים בג'ימייל שלהם בתור כלי מאשר לחשבונות אחרים. לכן, ההגנה על החשבון חייבת להיות חזקה. לכן, ראשית, חשוב שכתובת המייל שלכם תהיה מוגנת כמו שצריך, ולכן הסיסמה צריכה להיות חזקה במיוחד. מאוד חשוב שהסיסמה תהיה שונה משאר החשבונות שלכם, כדי שלא יהיה מצב שאתם תחוו אירוע אבטחת מידע בכמה מקומות בו זמנית. עם זאת, המערכת מאפשרת לכם לעקוב אחרי ענייני הפרטיות שלכם. אם תלחצו על התמונה שלכם ותכנסו להגדרות ה- Google שלכם, תוכלו לגשת ללשונית אבטחה.
שם יש הרבה אפשרויות שונות: יש שם טיפים לאבטחה שמיוחדים לכם, פעילות אבטחה בתקופה האחרונה, דרכים שניתן לאמת את הזהות, המכשירים המחוברים ואפליקציות צד שלישי בעלות גישה. חשוב להכיר את הכלים האלו כדי לשמור על עצמכם ברשת.
מקום אחסון: כך תוכלו להמשיך לשמור בלי לשלם כסף
הרבה פעמים, בגלל קבצי דרייב או מיילים כבדים, המערכת תתריע שהגעתם לניצול כמעט מוחלט של שטח האחסון שלכם. עם זאת, רגע לפני שמשלמים, יש דברים שניתן לעשות. לאחר שתיכנסו לחשבון הגוגל שלכם, ב"דף הבית" שם, תהיה לשונית של "שטח אחסון" בחשבון. אם תלחצו על "ניהול האחסון", תוכלו להגיע לכמה שטח אחסון פנוי ועוד הצעות נוספות. עם זאת, ישנה אפשרות של "פינוי מקום אחסון", ותופיע אפשרות לחיצה בשם "כניסה לאחסון שלי".
האופציה הראשונה מאפשרת למחוק פריטים שנמחקו במייל או בדרייב, או למחוק את ההודעות שמוגדרות כספאם. האופציה השנייה, במקרה בו יש קבצים גדולים, מאפשרת למחוק את המיילים הכבדים שקיבלתם ולפנות מקום.