מערכת המשפט עושה צעד נוסף להגברת השקיפות באולמות הדיונים, במטרה להסדיר את תופעת הדיונים שמתנהלים ללא תיעוד מלא. בחוות-דעת מקיפה שפרסם השופט בדימוס אשר קולה, נציב תלונות הציבור על השופטים, הוא קובע כללים מקיפים בנוגע לניהול פרוטוקול בבית המשפט - בין השאר גם בכל הנוגע לתיעוד ההליכים שנעשים "מחוץ לפרוטוקול", נוהל מאוד שכיח אבל כזה שזוכה לביקורת רבה.
● תמורת אלפי שקלים לתיק: בתי הדין הפרטיים שעוקפים את הסחבת
● המשטרה ומשרד המשפטים חושדים: כך הסתיר פושט הרגל דודי אפל את נכסיו
המסר המרכזי הוא שהאחריות לניהול פרוטוקולים היא לא דרישה טכנית, אלא חובה שתכליתה לשמור על זכויות הצדדים, על מראית פני הצדק, על השקיפות ועל אמון הציבור במערכת המשפט.
הנציב מדגיש כי האחריות לרישום הפרוטוקול מוטלת על בית המשפט, ולא על הקלדנית או על מי מהצדדים. לצד זאת, הנציב מבהיר כי אפשר לתקן טעות בפרוטוקול, אך התיקון צריך להיעשות בהליך מסודר.
עוד נקבע כי עומס עבודה אינו מצדיק רישום חסר בפרוטוקול, וכי יש לתעד את השאלות שנשאלות על-ידי בית המשפט. כך גם יש לתעד התנהלות חריגה באולם, כמו ביקורת על עורך דין שהוא צד להתדיינות.
חוות-הדעת שמה כאמור דגש על הנוהל השכיח של עריכת דיונים "מחוץ לפרוטוקול", שמעלה שאלות מהותיות כמו אם די בהסכמת הצדדים לניהול הדיון באופן שכזה, מה חייב בית המשפט לתעד, וכיצד מתקנים פרוטוקול. במסגרת חוות-הדעת מבהיר הנציב כי מוטב להפחית בפרקטיקה של קיום דיונים "מחוץ לפרוטוקול", כאשר למשל הצדדים רוצים לפנות לגישור או לפשרה.
למנוע חלל ראייתי
הסיבה לכך היא הניסיון להבטיח שההתנהלות הדיונית תשוקף בפרוטוקול באופן מלא ומהימן, ועל-מנת למנוע מצב של "חלל ראייתי" שעלול לפגוע ביכולת לברר בדיעבד מה התרחש בדיון, וכן במטרה להגביר את השקיפות ואת אמון הציבור.
עוד נקבע כי אם מתקבלת החלטה לקיים דיון מחוץ לפרוטוקול, יש לתעד בפרוטוקול עצמו את ההחלטה, את הסכמת הצדדים ואת חילופי הדברים שקדמו לה.
עוד הובהר בחוות-הדעת כי "מחוץ לפרוטוקול" אין פירושו מחוץ לאולם בית המשפט או ללא תיעוד כלל, אלא לכל היותר הקלה באופן הרישום, כאשר החוק עדיין מחייב לתעד את עיקרי הדברים שנאמרו. הנציבות מבהירה את הדרישה שקיום דיון מחוץ לפרוטוקול ייעשה רק לאחר קבלת הסכמה מדעת של הצדדים ותוך תיעוד הסכמתם בפרוטוקול.
גם ניסיונות פשרה יתועדו
חוות-הדעת מזכירה את החובה לתעד (גם במסגרת דיונים מוקלטים) את הסברי בית המשפט לצדדים ביחס להצעות פשרה או להוצאות אפשריות שיוטלו על אחד מהצדדים, מראשית הדיון ובאופן מלא. באשר לדיונים מוקלטים, מובהר שאם בית המשפט עוצר את ההקלטה, ומתקיים דיון מחוץ לפרוטוקול - עם חידוש ההקלטה יש לתעד את עיקרי הדברים שלא הוקלטו.
עוד נקבע כי אין לפרט בפרוטוקולים תוכן הצעות לפשרה שנדחו, אך ראוי לציין את עובדת קיומו של ניסיון פשרה, את הצעת בית המשפט לסיים את ההליך בפשרה ואת ההסבר שנתן בית המשפט במסגרת הצעת הפשרה. ניתן לפרט את הצעת הפשרה לצורכי שימור הזיכרון, אם הצדדים נדרשים להגיב לה במועד מאוחר יותר.
הנציבות מעניקה חשיבות מיוחדת לתיעוד דיונים שמתקיימים בהיעדר של אחד הצדדים. כך למשל, הנציבות קובעת כי דיון שהתקיים ללא נוכחות צד (האישה) בבית הדין הרבני הוא דבר חמור, והעובדה שלא נערך פרוטוקול לדיון מהווה לדברי הנציב כשל חמור.
באשר לבית המשפט לתביעות קטנות, שם ההליך המשפטי נערך תוך הגמשת הכללים ובאופן פחות פורמלי כאשר הצדדים עצמם אינם מיוצגים על-ידי עורך דין, הנציבות עמדה על כך שיש חשיבות לכך שהתיעוד יהיה מלא ככל האפשר, ושיש להרחיב במסגרת זו את התיעוד.
נקבע כי "ייתכן שהסכמת הצדדים לאי-רישומו של פרוטוקול, משאינם מיוצגים, אינה הסכמה מדעת". הפניית הצדדים בהליכי תביעות קטנות על-ידי השופט להסתייע במתנדבי משפט, או האפשרות להכריע בדין על דרך הפשרה, חייבים להיות מתועדים במדויק בפרוטוקול.
