ההיערכות כוללת לא מעט סדר וניקיון; פן נוסף של ההתארגנות הביתית לפסח הוא עריכת סדר בניירת. לא מעט מסמכים רשמיים עוברים תחת ידינו ביומיום, כצרכנים פעילים בעולם עמוס תשלומים, כשרבים מהם עדיין מתקבלים בדואר ממש (ואחרים, יותר ויותר, באמצעות המייל). הערימות מצטברות, וגם כאן נדרש לא מעט "ניקיון" לצד שימור ותיעוד במקרים מסוימים.
"הכלל הוא כי תקופת ההתיישנות היא 7 שנים ממועד האירוע", מזכירים באופן כללי במועצה לצרכנות. "בהתאם, מומלץ לשמור עותק חשבונות והוכחות תשלום במשך 7 שנים מיום הרכישה או התשלום, לפי המאוחר".
שמירת המסמכים לתקופה ארוכה מכבידה עלינו, אומרים במועצה, אולם לעתים זו הדרך היחידה להיחלץ ממצבים בלתי אפשריים ולהוכיח כי הצדק עמנו.
סקר "מותגים": שומרים בעיקר תעודות אחריות
עד כמה אנו מקפידים לשמור את הניירת המצטברת? סקר "מותגים" עבור "גלובס" מגלה כי תעודות אחריות הן המסמך השמור ביותר - 77% מהנשאלים שומרים אותן לטווח רחוק, ו-3% משליכים אותן מיד או תוך חודש.
מנגד, בולט נתון אחר - 55% מהנשאלים נפטרים מהקבלה מיד לאחר הרכישה, מבלי לחשוש שיזדקקו לה בהמשך, כאשר שליש מהצרכנים שומרים קבלות לפרק זמן של חודש.
במקום השני במצעד השמורים, אישורי תשלום על חובות וקנסות: קרוב ל-60% מקפידים לשמור אותם לטווח רחוק כדי לוודא שאיש לא בא אליהם בטענות. 20% שומרים אותן עד שנה, ו-10% לא טורחים לעשות אפילו את זה.
36% מאיתנו שומרים על-פי הסקר לטווח ארוך את דפי החשבון מהבנק ומחברת האשראי, וכחמישית שומרים למשך שנה; כאן כבר גדל ל-20% שיעורם של אלה שכלל אינם שומרים את המסמכים (ו-17% שומרים אותם לחודש).
ומה עם החשבונות השוטפים? מחצית מהנשאלים שומרים אותם לטווח רחוק, וכרבע - לשנה; עשירית מחזיקים בהם חודש, ו-6% כלל לא מחזיקים בהם.
תעודות אחריות
עקרונית, מסבירים במועצה לצרכנות, תעודת האחריות תקפה במשך שנה בלבד. אולם היצרן חייב להחזיק מלאי חלקי חילוף במשך תקופה ארוכה יותר - 7 שנים לפחות (כלומר שנת האחריות 6 שנים נוספות) עבור מוצרי חשמל "לבנים" וטלוויזיה.
* כמה זמן לשמור?
בהתאם, מומלץ לשמור חשבונית וקבלה או תעודת האחריות עם חותמת המוכר ותאריך הרכישה במשך 7 שנים לפחות. ניתן לשמור מעבר לתום האחריות, כדי לדעת מי מתקן את המכשיר.
דפי חשבון (בנק)
תדפיס דפי בנק וכרטיסי אשראי ופירוט פנקסי ההמחאות בהם עשינו שימוש, אוצרים בחובם לא מעט מידע פיננסי חשוב במיוחד. כעיקרון, ניתן להשיג עותקים של דוחות פעולות אשראי או חשבון בנק דרך חברת האשראי או הבנק - אולם הדבר כרוך בתשלום ניכר.
* כמה זמן לשמור?
עו"ד מוטי וחדי, שותף במשרד וחדי דינס, העוסק בדיני בנקאות והוצאה לפועל: "לפי חוק ההתיישנות, ניתן להגיש תביעות כספיות ותביעות מכורח עילה צרכנית כלפי הבנק או חברת האשראי במשך 7 שנים מיום תחילת המחלוקת. לכן מומלץ לשמור את האסמכתאות במשך 7 שנים".
במועצה לצרכנות מסכימים. אם אתם משלמים משכנתא, מזכירים במועצה, כדאי לשמור את העותקים עד תום תקופת ההחזר או ביטול רישום המשכנתא בטאבו.
תלושי שכר וטופס 106
טופס 106 כולל את האינפורמציה המופיעה באופן פרטני בכל תלוש שכר, ולכאורה אין הכרח לשמור את תלושי השכר, אולם בפועל, הימצאות תלושי שכר ייקלו באופן משמעותי על העובד לנהל תביעה ולבסס טענותיו אל מול המעביד.
* כמה זמן לשמור?
עו"ד דגנית לפידור זינגר, מומחית לדיני עבודה, ממליצה לשמור תלושי שכר 7 שנים מסיום יחסי העבודה: "תביעה בין עובד ומעביד, גם באשר לשכר המשולם, מתיישנת כעבור 7 שנים. באשר לטופסי 106, הרי שהטופס מעיד על תשלום המסים לביטוח לאומי ומס הכנסה. קרו לא מעט מקרים בהם הועלו דרישות מצד רשויות אלה כעבור שנים בשל חוב שנצבר - והנישום או המבוטח לא יכול היה לסתור את טענתם מאחר שלא שמר את הטפסים".
קבלות וחשבוניות
כשרוצים להחליף מוצר או להחזירו, הוכחת קנייה היא הכרחית. גם עם תחילת השימוש במוצר הוא עלול להתגלות כפגום, ונדרשת קבלה כדי לפנות לחנות או לחברה.
במועצה מתקבלות תלונות של צרכנים שרכשו שירותי תיקונים של מוצרי החשמל בבית מסוכן מכירות שראה את המוצרים והבטיח כי ניתן לתת שירותי תיקונים. הצרכנים חותמים על עסקה ל-5 שנים או יותר עבור מוצר בן 8 שנים או יותר, וכאשר הוא נזקק לשירות - החברה טוענת כי אין חלקי חילוף, משום שהמוצר ישן. החשבונית מוכיחה כי הסוכן ידע שהמוצר ישן.
* כמה זמן לשמור?
במועצה לצרכנות ממליצים לשמור את כל החשבוניות של המוצרים שבהם אתם עדיין עושים שימוש. "לעתים אנחנו צריכים להוכיח כי רכשנו את המוצר בתקופה מסוימת, וזו הדרך היחידה לעשות זאת".
אישורי תשלום קנסות
"אנחנו משלמים דוחות חניה וקנסות ומניחים שזה סוף הסיפור", אומרים במועצה לצרכנות, "אולם לפעמים מערכת המחשוב של הגובה לא עודכנה, וממשיכה לשלוח דרישות תשלום בתוספת הוצאות גבייה, ריבית וכדומה".
* כמה זמן לשמור?
מומלץ לשמור 7 שנים למעקב והוכחה. במועצה לצרכנות התקבלה תלונה מצרכן ששילם קנס, ולמזלו שמר על הקבלה במשך שנתיים. אחרי תקופה זו קיבל עוד דרישת תשלום והוכיח כי הקנס שולם. הפעם הוא דרש מכתב התנצלות ואישור בכתב כי מדובר בטעות וכי החוב שולם ושמר אותו. אולם מספר שנים לאחר מכן הוא קיבל דרישה נוספת לתשלום אותו חוב בדיוק - למזלו, למד הוא מהניסיון ושמר את כל הוכחות התשלום.
דוחות פיננסיים
רבים מתקשים לעקוב אחר הדוחות הפיננסיים - ביטוחים, תוכניות חיסכון, קופות גמל ועוד, וצוברים אותם למקרה הצורך. מתי זה עשוי לקרות?
"סביב נכסים פיננסיים וביטוחים עלולה להתעורר מחלוקת אף כעבור שנים באשר לסכומים שנצברו", אומר עו"ד ערן יעקובוביץ', מומחה לדיני ביטוח. "שמירת האסמכתא מאפשרת לבחון את השתלשלות החיסכון. לגבי תוכניות חיסכון, מספיק לשמור את הדיווח האחרון. כשמדובר בקופות גמל וקרנות השתלמות, יש לשמור דיווח רבעוני אחרון לצד הדיווח השנתי האחרון".
ומה עם ביטוחים (רפואי, ביטוח חיים)? "לאחר כמה חודשים אנו מקבלים את הפוליסה, את פירוט הכיסוי, ואת העתק ההצעה עליה חתמנו. שמרו את כל האסמכתאות, את הדיווחים השנתיים לכל השנים, ואת הדוח הרבעוני האחרון. כשמדובר בביטוח רפואי, לעתים יש שינויים (למשל בהתאם לגיל הילדים). ההמלצה: לשמור דיווח באופן קבוע".
חשבונות שוטפים
המעקב אחר תשלום שוטף לגורמים השונים אינו פשוט: טלפון, סלולר, אינטרנט, ערוצים, חשמל, מים, גז, ארנונה - רשימה חלקית של גורמים עבורם אנו מחויבים בסכומים שונים מדי חודש. ערמות הניירת, בהתאם, תופסות לא מעט נפח.
"מאחר שהמטרה היא לייעל את המערכת ולא רק לתייק הכל לשם השקטת הנפש", אומר ד"ר דורון מייסון, יועץ ומרצה לכלכלת המשפחה המנהל את חברת "בדק-בית לעתיד המשפחה", "מוטב לעשות כן תוך 'היגיון תיוקי' מסוים - שמירת החשבונות בקלסר מסודר לפי תיקיות המוקצות לכל חברה, וסידור כרונולוגי על-פי מועד קבלתן".
* כמה זמן לשמור?
ד"ר מייסון ממליץ לשמור במשך שנה את פירוט החשבונות לצורך מעקב אחר ביצוע התשלום. במקרים בהם ספק השירות טען כי התשלום לא הועבר או נפרע, נדרש פעמים רבות הלקוח לטרטר את עצמו בחיפוש אחר ההוכחה הנדרשת. שמירת האסמכתאות יסייעו במקרה שיתעוררו חילוקי דעות עם ספקי השירותים.
* סלולר ותקשורת:
כשמדובר בחשבונות של ספק סלולר או שירותי תקשורת אחרים - מומלץ לשמור את החשבונות גם לצורך מעקב אחרי תנאי התוכנית, שינויים חד-צדדיים שהחברה עלולה לבצע ומועדי סיום הטבות. פעמים רבות מדי, כשמדובר בענף הזה, נוצר מצב בו יש לדרוש תיקון רטרואקטיבי של טעות.
"החשבונות אף נדרשים לצורכי השוואה בין חודשים, במידה שחל שינוי מפתיע בגובה החשבון", מזכיר מייסון.
* חשבון חשמל:
רצוי לנצל את המידע בחשבונית שמתקבלת מחברת החשמל, הכוללת פירוט של צריכת החשמל ב-12 החודשים שקדמו למועד קבלת החשבון המסוים.
גם כאן, שמירת החשבוניות שנה אחורה מאפשרת לנו להשוות את הצריכה והתשלום בתקופה המקבילה בעבר, ולדרבן אותנו לחסוך במקרה הצורך.
* קופת-חולים:
באמצעות הדיווח ניתן לבדוק מי מהמשפחה כלול בכיסוי, ולפי איזו דרגה (בסיסי, משלים וכו'). די בשמירת הדיווח האחרון.
* חוזים:
את חוזי ההתקשרות עם ספקי השירות - מחברת האשראי או הבנק ועד לשירותי תקשורת - מומלץ מאוד לשמור לפרק זמן של שנה לאחר תום ההתקשרות, כדי לוודא שהיא אכן נחתמה כנדרש מבלי דרישות תשלום נוספות (וכמובן, לבדוק במהלך ההתקשרות מה אומר החוזה במקרה הצורך).
8 דברים נוספים שכדאי לדעת על סדר בניירת
1. חשבונות במייל:
כמעט את כל החשבונות מומלץ לקבל במייל. זה לא רק ירוק ותורם להגנת הסביבה, וגם חוסך לא מעט מקום. זה גם עשוי להקל על שליפת המסמך הרצוי בעת הצורך, אם תדאגו לשמור ולגבות הכול בתיקיות ייעודיות על המחשב (ומחוצה לו).
2. סדרניות בתשלום:
לא מעט חברות מציעות שירותי סדר בבית - וכחלק מהם, גם שירותי מיון וסידור של ניירת שאין לכם את הכוחות להתמודד עמה - תמורת תשלום סמלי יותר או פחות.
3. סדר בניירת הפיננסית:
במנורה מבטחים השיקו שירות "סדר בניירת" - באמצעותו יכול כל עמית של החברה שיש לו דוח שנתי גם מקרנות/חברות אחרות לפנות לחברה ולקבל ייעוץ והסבר דרך מוקד שירות הלקוחות של החברה.
ללקוחות דיסקונט המנויים על שירותי האינטרנט מוצע שירות דואר@דיסקונט - באמצעותו יכול הלקוח לנהל את כל ה"ניירת" מהבנק ולשמור בתיקיות ממחשבות את המסמכים השונים 7 שנים לאחור.
4. לא להכניס הביתה:
את מיון הדואר הראשוני עשו ליד תיבת הדואר ומשם היפטרו כבר מדואר זבל - פרסומות ודברים שאין לכם צורך בהם. אל תשמרו לאורך זמן דואר שיווקי ש"אולי תצטרכו".
5. כל אחד והדואר שלו:
הכינו מגירות לכל מקבל דואר בבית ופזרו את הדואר שמגיע לכל אחד מהדיירים.
6. מיון תקופתי:
קבעו מועדים קבועים למיון וסידור הדואר הנכנס למניעת הצטברות של ניירת. מדי פעם, רצוי וחשוב לדלל את החומר שכבר אין בו צורך כמו, הוראת הפעלת מכשירי חשמל ותעודות ביטוח של מכוניות שכבר אינן או מקררים שכבר החלפנו.
7. מיון כרונולוגי:
סדרו את הניירת במגירות או מגשים לפי טיפול מיידי, בעוד כמה זמן וכדומה.
8. תיוק עם חוצצים:
התאימו את שיטת התיוק המתאימה לכם - מהקלסרים הקונבנציונליים (שגם אותם רצוי להתאים לכמות החומר שצריכים לתייק), דרך ארוניות תיוק עם תיקים נתלים ועד תיקיית מגירות (כמו זו של "חוליות").
בכל שיטה שלא נבחרה, חשוב להשתמש בחוצצים שעליהם יהיה רשום מה בתיק, לרשום מה יש בפנים ולא לסמוך על הזיכרון. אפשר להשתמש בצבעים שונים לזיהוי נושא או שנה, בדרך מובנת ופשוטה.
הטיפים נאספו בעזרת שרית גושן-פנטי, בעלת "סידורים" החברה לארגון וסידור הבית והמשרד - www.weorder.co.il.
