הטקטיקה ששומרת על השפיות של עובדים מרחוק / עיצוב: טלי בוגדנובסקי
עם התחלתו של עידן חדש המשלב עבודה מרחוק ובמשרד, חלק מהחברות מנסות להגדיר מחדש את לוח הזמנים היומי על ידי חסימת האפשרות לקבוע פגישות בשעות מסוימות.
הטקטיקה הזאת, שנקראת "שעות ליבה", קובעת זמנים - נניח בין עשר בבוקר לשתיים בצהריים או בין אחת בצהריים לארבע אחר הצהריים - שבהם העובדים נדרשים להיות אונליין וזמינים לפגישות וידאו, לשיתוף פעולה בפרויקטים ולמשימות נוספות שדורשות אינטראקציה עם אחרים. שאר הזמן הוא נטול פגישות. הרעיון הוא שעל ידי קביעת השעות או הימים שבהם כולם מחוברים, לעובדים יהיה חופש פעולה נרחב יותר וגמישות בביצוע המשימות שלהם בנפרד.
סטנדרט עבודה חדש
הגישה הזאת, שיושמה על ידי מעסיקים מסוימים לאורך השנים בניסיון למנוע חסימת זמנם של הורים בפגישות בשעות הבוקר המוקדמות או אחר הצהריים המאוחרים, אומצה על ידי חלק מהמנהלים בזמן מגפת הקורונה, במטרה למנוע זליגה של העבודה המשותפת מרחוק לכל שעות היום. עכשיו, כאשר עסקים פותחים מחדש את משרדיהם ומתכננים ליישם מודלים ארוכי טווח של עבודה מרחוק, בכמה חברות אומרים ש"שעות הליבה" הופכות לסטנדרט.
דרופבוקס, היושבת בסן פרנסיסקו ומאפשרת לעובדיה להמשיך לעבוד מרחוק אם הם מעוניינים בכך, קבעה ששעות הליבה לעובדיה בארה"ב יהיו בין תשע בבוקר לאחת בצהריים. השעות האלה חופפות חלקית עם השעות שנקבעו לעובדי דרופבוקס באירופה ובאסיה.
סלאק, הפועלת גם היא מסן פרנסיסקו, דוחקת בצוותים להגביל את הזמן שבו ניתן לקבוע פגישות לארבע שעות ביום. היא מאפשרת לצוותים לבחור בעצמם אילו שעות מתאימות להם.
חברת התוכנה Calendly הגבילה את זמני הפגישות לשעות שבין 12 בצהריים לחמש אחר הצהריים. היא עשתה זאת אחרי שבחברה שמו לב שפגישות רבות גלשו לשעות הערב המאוחרות או הפריעו לשגרת הבוקר של העובדים, אמר מנכ"ל החברה טופה אווטונה. "מה שמעניין אותנו זה רק שתעשה את העבודה שלך מכל מקום, שתגיע ליעדים שלך ותהיה זמין בשעות הליבה שלנו". החברה שלו מתכננת לתת לאנשיה להמשיך לעבוד מרחוק אך להתאסף מפעם לפעם בחללי עבודה משותפים.
פילוסופיה שמתנגשת עם המציאות
הפילוסופיה הזאת מנוגדת למציאות של עובדי צווארון לבן. סמארטפונים, אפליקציות הודעות, שיחות זום וטכנולוגיות עבודה נוספות אפשרו לעובדים להיות זמינים כמעט בכל שעה של היום - והטעינו את הציפייה של מנהלים רבים שהם אכן יהיו זמינים כל הזמן.
עובדים רבים אומרים שעבודה מרחוק בזמן המגפה טשטשה את הגבולות בין העבודה לחיים הפרטיים אף יותר, והיא חלחלה לזמנים שהוקדשו בעבר לנסיעות, להפסקות אוכל ולהפסקות נוספות שפיצלו את יום העבודה במשרד.
מחקר שנעשה בלשכה הלאומית למחקר כלכלי בארה"ב בחן דאטה מאימיילים ויומנים של יותר מ-3 מיליון עובדים ב-2020. הוא הראה שיום העבודה הממוצע התארך ב-48 דקות ומספר הפגישות עלה ביותר מ-13% אחרי פריצתה של מגפת הקורונה.
לוח הזמנים נעשה עוד יותר מסובך בהמשך, כאשר חלק מהעובדים חזרו למשרד, אחרים נשארו בבית ורבים עובדים במודל שמשלב ימים בבית וימים במשרד. לדברי מנהלים, קביעת שעות ליבה מאפשרת לשמור על הפרודוקטיביות והשפיות של עובדים במודל היברידי ומונעים יציאה משליטה של זמני הפגישות.
גמישות לא מספיקה, צריך גבולות
"אם נותנים לאנשים לקבוע פגישות מתשע עד חמש, הם ימלאו בהן את היום ולא ישאירו זמן למשימות אחרות", אמר בריאן אליוט, סגן הנשיא של Future Forum בסלאק, קונסורציום שהושק על ידי החברה כדי לעזור לעסקים לחשוב מחדש על עתיד העבודה.
לדברי אליוט, לפני שסלאק קבעה את המדיניות שלה עצמה לגבי שעות הליבה, כבר בתחילתה של המגפה, גם הוא התקשה למצוא זמן לכתיבה בחלונות הזמן הקצרים בין פגישות. עכשיו הצוות שלו משריין את השעות שבין עשר בבוקר לשתיים בצהריים לעבודה קבוצתית ולדיונים אחרים, וכך הוא והקולגות שלו יכולים להספיק יותר במשך היום.
"יש לי כמה אנשים בצוות שהם מטפלים עיקריים, וזה לא היה אפשרי פיזית מבחינתם להיות נוכחים ופעילים מתשע בבוקר עד חמש אחר הצהריים", אמר.
במסגרת התוכנית של דרופבוקס לאפשר עבודה מרחוק גם בעתיד, החברה עשתה סקר בקרב העובדים ומצאה שרבים מהם רצו לא רק שעות גמישות. הם רצו שהחברה תציב גבולות סביב זמני הפגישות, כך שהחובה "להגן על לוח הזמנים שלהם" לא תוטל עליהם בלבד, כפי שאמרה דוברת דרופבוקס ג'סמין קסטרו-טורס.
לואיס טיילור, סגן נשיא לחוויית לקוח בדרופבוקס, אמר שהשינוי איפשר לו יותר חופש פעולה בלוח הזמנים שלו ופחות פגישות. לדבריו, עכשיו הוא מוצא זמן רב יותר להליכות עם הכלב שלו או להפסקה קצרה שעוזרת לו להיטען מחדש בימי עבודה אינטנסיביים. "אני יכול לומר, 'אוקיי, יש לי 30 דקות. אחר כך אנחנו יכולים לצאת החוצה ולזרוק פריזבי", אמר.
אתגר החברות הרב-לאומיות
בכל זאת, יש חברות שעובדיהן פרוסים על פני אזורי זמן שונים, והן אומרות ששעות ליבה לכולם עלולות להיות נוקשות מדי. בפורקייטס, חברה משיקגו המספקת פלטפורמה לשרשרת אספקה ופועלת בסינגפור ובאמסטרדם, מנהלים בחנו קביעת שעות ליבה משתנות לעובדים, בהתאם לאזור שבו הם חיים. עד מהרה הם גילו שהפרקטיקה הזאת הקשתה על העובדים לעמוד בדדליין של פרויקטים ולקבל החלטות במהירות, אמרה קריסטין שוף, מנהלת אנשים בחברה. "שאלת שעות הליבה נעשתה מסובכת מאוד", היא אמרה. "היינו צריכים לפתח אמון ולבחור עבור עובדים, ובאמת לדעת מה הם צריכים לעשות".
במקום להחיל מדיניות גורפת, יש עסקים שמנחים את הצוותים לאמץ איזו גישה שנוחה להם. מייגן פלנגן, סגנית נשיא לשיווק בחברת הסייבר Arctic Wolf Networks, אמרה שלאורך תקופת המגפה, הגן של בנה נסגר שלוש פעמים, דבר שגרם לה לג'נגל בין הטיפול בבנה לבין שיחות וידאו עם עמיתיה לעבודה. לדבריה, זה נעשה בר-ניהול אחרי שהמנהל שלה וחבריה לצוות החליטו להגביל את הפגישות לזמני השינה של הילד במשך היום, בדרך כלל בין 12 בצהריים לשלוש אחר הצהריים.
"אם לא היו לי קולגות תומכים, לא הייתי צולחת את זה", אמרה פלנגן והוסיפה שהצוות שלה עמד בלוח הזמנים הזה. "האפשרות להגמיש את השעות שלי כשג'ק היה בבית הבטיחה שאוכל להתמקד כמו שצריך בעבודה שלי - ובבן שלי".