פאנל מנהלי משאבי אנוש: איך להתייחס להמלצות של מפוטר המגיע לראיון עבודה?

"אני חוששת לקושי בעבודת צוות, מה דעתך?"

שגית רמתי, מנהלת משאבי-אנוש FTS מקבוצת פורמולה

מה משקל ההמלצה: "למכתב ההמלצה כשלעצמו איני מתייחסת, ותמיד אפנה טלפונית כדי לשמוע בעל-פה חוות-דעת מהממונה הישיר של המועמד. גם כאן צריך להיות קשובים ולהעריך את הממליץ עצמו, עוד לפני שמקשיבים לתוכן שלו. אבדוק, למשל, את מידת הרצינות של הממליץ אל פנייתי: האם הוא מקדיש לנושא זמן ומחשבה או משוחח איתי כלאחר יד, על הדרך. אני גם מקשיבה היטב לצורת התנסחותו. למשל, אם שפתו של הממליץ עילגת, פחות אייחס לדבריו משקל ואצטרך להסתייע בכלי תומך נוסף. בכל מקרה, תמיד אשוחח עם שני ממליצים לפחות".

מתי ההמלצה לא משכנעת: "המלצה שכולה חיובית. אמירות גורפות וסופרלטיבים, בלי שום התייחסות לנושאים אותם המועמד צריך לשפר ולתקן, מדליקות אצלי כמעט תמיד נורה אדומה".

איך מגיעים לאמת: "כיוון שיש היום נטייה לעדן תכנים קשים ולהסתתר מאחורי אמירות עמומות בנוסח 'פוטר בגלל המצב', אנסה להגיע אל הממליץ עם תוכן יותר ממוקד כמו 'בזמן הראיון עלתה סוגיה של קושי המועמד להתמודד עם עומסים ולחצים בעבודה, מה דעתך על זה?'. כשאני מגיעה עם תוכן 'קשה', שלא הממליץ יזם מלכתחילה, ואני רק מבקשת אישוש לדברים, אני מקלה עליו לדבר בפתיחות".

טיפ למועמדים: "לעולם אל תתנו שם של ממליץ שאינכם בטוחים לגבי דבריו. רצוי שתשוחחו איתו מראש ותחושו את התייחסותו, ואם יש ספק - אז אין ספק. טקטיקה טובה נוספת תהיה לשמור עם המראיין על כנות מלאה".

אני כממליצה: "לא אהיה מסוגלת לתת המלצה לא נכונה על עובד שלא הייתי מרוצה ממנו. במקרה כזה אומר לעובד שמבקש להפוך אותי לממליצה, שאני מעדיפה להימנע מכך. אמנם מדובר בתקופה רגישה מאוד מבחינה תעסוקתית, ולכן לעולם לא אפגע בעובד שפוטר - אתן לו את כל הסיוע האפשרי, בקורות חיים, בהכנה לראיונות ובסימולציות - אבל לא אעוות את המציאות. הרי לא הייתי רוצה שיעשו לי את זה כשאני מקבלת המלצות על מועמדים".

"האם כשהשוק יתאושש תשוב להעסיק אותו?"

קרן סימון, מנהלת גיוס ביובנק

מה משקל ההמלצה: "בעיני להמלצות המועמד לעבודה יש משקל לא מבוטל בתהליך, אם כי מדובר בכלי תומך החלטה, שלרוב עושים בו שימוש לאחר הראיון ולאחר אבחון תעסוקתי ואבחון אמינות. הערכת הממליץ עצמו היא כמובן חלק אינטגרלי מהסיפור. אני יכולה לומר, שיש לי בעיה עם ממליצים שהם קולגות של המועמד או מנהלים שלא התממשקו איתו ישירות. מאידך, אני מודעת לכך שקיימת גם תופעה הפוכה של יחסים עכורים בין ממונה ישיר ומועמד, שעלולים להשליך לרעה על ההמלצה ולהפוך אותה שלילית. כדי לנטרל הטיות כאלה אני בודקת מעסיקים נוספים בעברו של המועמד, ומוודאת שדברים שליליים שאמר המעסיק הקודם היו נקודתיים ושאינם משקפים מגמה אמיתית ארוכת טווח".

מתי ההמלצה לא משכנעת: "המלצות קלישאתיות שבאות ברמה של כותרות שטחיות נטולות עומק ותוכן. למשל, אם אני שואלת את הממליץ: 'איך היית מתאר את סגנון העבודה של המועמד בצוות?', והוא משיב: 'הוא צוותי. הוא אחלה', אני מבינה שהוא לא רוצה להזיק למועמד ושזוהי דרכו לחמוק על-ידי תשובה לא מחייבת. במילים אחרות, המלצות שבהן המשיב לא מציין דברים שניתן לפרוט אותם עד הסוף, נתפשות בעיני לעתים כבלתי מהימנות".

איך מגיעים לאמת: "אם אני יודעת שבאותו ארגון היו באמת פיטורים היסטריים, אני עוזבת את הנושא ולא מציקה. אם לא, אנסה לברר עם הממליץ האם המועמד פוטר באופן נקודתי והאם פוטרו אנשים נוספים במחלקתו. שאלה נוספת שאציג בתהליך תשאול הממליץ היא 'האם כשהשוק יתאושש תשוב להעסיק את המועמד?. ועד כמה שזה נשמע מפליא, שמעתי כבר אמירות בנוסח 'לא יודע'. תשובות כאלו, שמבטאות סוג של משיכת כתף, נותנות לך תחושה, כיוון מסוים לגבי טיבו של המועמד".

טיפ למועמדים: "לפני הכול - מניעה. חשוב מאוד, במידת האפשר, לשמור על קשרים הרמוניים, על יחסים טובים עם המעסיק הקודם, ולסיים את ההתקשרות איתו בצורה הכי יפה שאפשר. בסופו של יום, אנחנו מדינה קטנה. במיוחד אצלנו, בזירת הבנקאות ובשוק ההון, כולם מכירים את כולם. טיפ נוסף הוא ללכת אל הממליץ ולשמוע אותו, לפני שמעבירים את שמו כממליץ. ממש לבדוק שהוא אכן ערוך ומוכן ומזומן לתת את ההמלצה מכל הלב. מועמדים חייבים להבין שאמירה פושרת מצד ממליץ עלולה לחבל בסיכוייהם יותר מאשר להועיל להם, ולכן מוטב לעתים לוותר עליו מלכתחילה".

אני כממליצה: "לא אתן עדות שקר על מועמד ולא אעגל פינות, אבל אשתדל מאוד להיצמד בהמלצה שלי אל נקודות החוזק שלו, ליכולות שלו. אדגיש את הפירות שמעסיקים יכולים לקטוף ממועמד כלשהו. במקביל, אשים בשיח שלי עם המגייס פחות דגש על החולשות של המפוטר. במילים אחרות, אני בהחלט רגישה לסיטואציה של סטגנציה בשוק העבודה, אבל לא עד כדי כך שאתן עדות שקר".

"למה דווקא הוא פוטר, ולא אחר?"

טל גרנות, סמנכ"ל משאבי-אנוש ב-012 סמייל

מה משקל ההמלצה:

"למכתבי המלצה אין אצלי שום משקל, אם כי אני מעיפה בהם מבט. לעומת זאת, אני מייחסת משקל רב מאוד לשיחות טלפון עם ממליצים, כל עוד שיחת הטלפון בנויה נכון ונערכת עם האדם הנכון (לא נכון בעיני לקבל המלצה מקולגה). המלצות בעל-פה עשויות להועיל במיוחד כשמדובר בגיוס של מועמדים לתפקידי ניהול בכירים. אמנם בכל כלי ממיין, ודאי שבממליצים, יש הטיות סובייקטיביות, אחרי הכול כולנו בני אדם. מהסיבה הזו אני מקפידה לשוחח עם מספר ממליצים ולא מסתפקת בממליץ בודד. מעבר לתהליכי הסינון הרגילים, המלצה בעל פה נותנת רובד נוסף של מידע על-אודות המועמד. יחד-עם-זאת, צריך לזכור ששיחת הטלפון אל הממליץ אינה שיחה חברית. זוהי בפירוש שיחה שיש בה היבטים מקצועיים עם FLOW מסוים, עם רצף שאלות מובנה, ועם שיטתיות מושכלת".

מתי ההמלצה לא משכנעת: "המלצה לא מאוזנת. כשכל הדברים שנאמרים בשיחה עם הממליץ הם שליליים (מפתיע, אבל זה קורה) או חיוביים בצורה גורפת. כשיש ביקורת על-אודות המועמד, אני מצליחה לחוש האם היא לגופו של אדם ולא לגופו של עניין. במקרה כזה לא אתייחס לדברי הממליץ. אגב, קל לזהות מצבים כאלה כיוון שמנהל-ממונה לא מפרגן נוטה לדבר הרבה יותר על האישיות של המועמד ולא על העשייה שלו. במילים אחרות, שיחה עם אמירות באוויר ('האיש לא צוותי') שאין להם אסמכתאות, ושאי-אפשר לחבר אותן לדוגמאות קונקרטיות מהשטח (למשל, כשאני מבקשת דוגמה שתראה שהמועמד לא-צוותי והממליץ עונה: 'לא יודע' או 'לא זוכר') - לא משכנעת אותי במהימנותה".

איך מגיעים לאמת: "כשממליץ אומר שהמועמד פוטר 'בגלל המיתון' השאלה הראשונה שלי היא: 'למה דווקא הוא?', שהרי המעסיק בחר 10% מן העובדים. לכן, אנסה להתחקות מה יושב מתחת לבחירה שלו, ומהי התמונה הרחבה. המטרה שלי בשיחת המלצה כזו תהיה, לברר האם החברה תפסה טרמפ על המיתון כדי להיפטר מעובד כלשהו. שאלה מצוינת נוספת שאפשר להשחיל לממליצים שמסתפקים בתירוץ המיתון היא: 'האם הצעתם לו תפקיד אחר?'. אחרי הכול, ארגונים נוטים לשמר אצלם אנשים טובים, ואם פעילות מסוימת נסגרה אצלם הם ינסו להעביר עובד איכותי למחלקה אחרת".

טיפ למועמדים: "אל תתנו שמות ממליצים שידברו בצורה חיובית גורפת בעדכם. אם הם לא מדברים בצורה מאוזנת, הדברים שלהם יילקחו בעירבון מוגבל. טיפ אחר הוא להצטייד בממליצים רלוונטיים (2-3 מנהלים ישירים ממקומות העבודה האחרונים. לא להביא את המפקד מהצבא). בנוסף, חשוב מאוד להכין את הממליץ ולספר לו לאילו תפקידים אתה מועמדים ובאיזה שלב אתה נמצא בתהליך הגיוס. טיפ חשוב מאוד לסיטואציות שמתרחשות לעתים קרובות הוא להכין את המגייס מראש: בהנחה שלא הסתדרת עם הממונה הישיר הקודם שלך, כדאי להכין את המגייס מראש ולומר לו 'זה הטלפון שלו אבל דע לך שלא הסתדרנו'. באופן אישי אני מעריכה סוג כזה של גילוי לב".

אני כממליצה: "לעולם לא אשקר למען עובד. אנסה אמנם לעזור לעובד שפוטר ובשיחת ההמלצה אתמקד בתכונות החיוביות שיעזרו לו בתפקיד הבא, אבל אם המגייס בקצה השני יודע לערוך שיחת המלצה בצורה מקצועית - הוא גם ידע לחתור ולחלץ היבטים שליליים על אותו מועמד. במקרה כזה אציין אותם בקונטקסט הנכון ובצורה מאוזנת. האיזון הזה - כך אני מאמינה - יפעל בסופו של יום לטובת המועמד". *

"האם המועמד היה בין 5% הראשונים שהועזבו?"

שרון וינבאום, מנהלת משאבי-אנוש בפרוקטר אנד גמבל

מה משקל ההמלצה: "אצלי הוא נמוך מאוד. כמעט שאינני מסתכלת על המלצות ממספר סיבות. ראשית, תהליך הסינון אצלנו קפדני מאוד ועד היום הוא הוכיח את עצמו. שנית, אני מודעת לכך שמעסיקים קודמים רושמים המלצות שבלוניות, כיוון ש'לא נעים להם' מהעובד שפוטר. הרבה פעמים הם יאמרו לעובד: 'רשום מה שאתה רוצה, תגיש לי מסמך ואני אחתום'. רק במקרים נדירים אדבר עם ממליצים, אבל גם אז אני הרבה יותר מסתמכת על התהליכים שלנו ופחות על מה שהם אומרים. אחרי הכול, גם הדברים של הממליץ עלולים להיות מוטים, למשל, על-ידי מערכת יחסים קלוקלת (או חברית) עם המועמד".

מתי ההמלצה לא משכנעת:

"המלצה שכולה חיובית. אין דבר כזה 'עובד מושלם'. לא אני מושלמת ואין שום אדם מושלם. אם המעסיק הפסיק את עבודתו של המועמד, הרי שמהלך כזה לא התרחש בחלל ריק. ודאי נפל שם דבר. אחרי הכול, אם העובד היה כה נפלא ונהדר, כפי שהממליץ כותב, הוא לא היה מפוטר. הרבה פעמים בהמלצות אין בכלל התייחסות עניינית קונקרטית לסיבת העזיבה של המועמד. בעיני זה מדליק אור אדום ונתפש כהסתרה, ואני שואלת את עצמי מה עוד הוא מסתיר?".

איך מגיעים לאמת: "כשמעסיק קודם על תקן ממליץ פוטר את סיבת העזיבה של המועמד גנרית כמו 'עבודתו הופסקה בגלל המיתון', אני מנסה לברר מה באמת מצב הפירמה ומה היה היקף הקיצוצים שם. אם 50% מהעובדים הלכוהביתה, סביר להניח שהלכו גם אנשים מצוינים. לעומת זאת, שאלה כמו 'האם המועמד היה בין 5% הראשונים שהועזבו?' עשויה לחלץ את המידע שאני מחפשת. אני גם מציגה לממליץ את השאלה: 'האם היית מגייס את העובד בחזרה כשיתאפשר לך?', וגם כאן לא אסתפק בתשובות לקוניות כמו 'כן' או 'לא'. תמיד אחפש גם את ההסברים שמתחת לפני השטח - למה כן ולמה לא".

טיפ למועמדים: "בחברה קודמת שבה עבדתי היה נהוג להסתמך באופן רחב יותר על המלצות. קרה לי לא פעם שפניתי לממליץ שהמועמד העביר את שמו, והלה 'לכלך' עליו, במקרה הרע, או דיבר עליו במילים צוננות, במקרה הפחות גרוע. כך או כך, ההמלצה שלי למועמדים היא לבדוק היטב-היטב את השמות שהם מעבירים למגייסים, ולוודא עם הממליץ שהוא אכן רוצה בטובתם. במקום להתהדר ברשימה ארוכה ומפוארת של ממליצים, אני אומרת למועמדים: לכו על רשימה מצומצמת ואיכותית".

אני כממליצה: "לא אשרוף מועמדים שהעבירו את שמי כממליצה, אבל גם לא אשקר בשבילם. גם לא בתנאי תעסוקה קשים כפי שאנו חווים היום. אני תמיד בעד לצאת צ'אנס אמיתי לעובד שפוטר, הווה אומר לא 'אלכלך' עליו. יחד-עם-זאת, גם לא אצא מהכלים ואתן המלצות לא נכונות. במקרה שלי, תמיד אחפש את היתרונות של העובד ואדגיש אותם, אבל לא אמציא יתרונות שאינם קיימים. אם, למשל, מדובר בעובד חרוץ שאינו ניחן ביצירתיות יתר, אדגיש את חריצותו בפני הממליץ אבל לא אומר אמירה כמו 'הוא מצוין בהגיית רעיונות'".