צליל הרינגטון הפנימי

אנו חיים בעידן של הצפה מתמדת. עומס משימות, עומס מידע, עומס הסחות דעת ועומס מתחרים על תשומת לבנו המוגבלת. אלה מאיתנו שעובדים מול מחשב יכולים לראות זאת בכמות החלונות הפתוחים בו זמנית. לאחרונה ביקשתי להציץ במחשב של כמה מנהלים עמם אני עובד ומצאתי שהם עובדים עם כ-30 חלונות פתוחים בממוצע. התעניינתי מדוע יש כל כך הרבה חלונות פתוחים, וענו לי שהם מפחדים לשכוח, לפספס או שדברים ייפלו בין הכיסאות.

החלונות הפתוחים מסמלים את עומס המשימות וההצפה. ניתן לראות זאת גם בצרור המפתחות. ככל שיש לך יותר מפתחות על הצרור - כך יש לך יותר מחויבויות. או תיק העבודה: ככל שהתיק עמוס יותר כך יש אינדיקציה לבעיה של הצפה. דוגמאות נוספות: תיבת הדואר האלקטרוני המתפוצצת אצל רוב המנהלים, כמות הספרים שאתם קוראים במקביל ונמצאים פתוחים על השידה ליד המיטה, וקצב צריכת האקמולים: האם יש לכם קופסת אקמול (או דומיו הג'ליים) בתיק? או שאתם משנוררים?

דווקא נשים שומרות על גבולות

הצפה יכולה לגרום ל"סינדרום מותשות המידע" (Information Fatigue Syndrome), מושג שטבע הפסיכולוג הבריטי דייוויד לואיס. הסינדרום כולל תגובות נפשיות וגופניות של לחץ, חרדה, ירידה בביטחון העצמי, חוסר סבלנות ופגיעה ביכולת קבלת החלטות. רבים מהמנהלים ועובדי הידע עמם אני נפגש סובלים מחלק מהבעיות האלה.

באופן פרדוקסלי, בעלי הקיבולת (capacity) הגבוהה ביותר להתמודד עם עומס ולחץ הם הנפגעים הקשים ביותר של התופעה, ואילו אלה שיכולתם להתמודד עם עומסים נמוכה נפגעים פחות. הכיצד? אלה ש"התברכו" ביכולת גבוהה של עמידה בלחצים ובריבוי-משימות נוטים לקחת על עצמם עוד ועוד משימות, והם מרגישים מאוחר מדי שנקלעו להצפה הבלתי נמנעת. אלה שמראש יודעים כי קיבולתם מוגבלת נוטים לעצור בזמן ולבנות לעצמם מנגנונים של ניהול עצמי שיעזרו להם לבצע את המשימות תוך מיקוד וחוסר התפזרות. לכן, דווקא בעלי הקיבולת הנמוכה יותר הם בהפוך על הפוך מנהלים טובים יותר בעידן של הצפה.

מבלי להתחייב על כך באופן מדעי, אני מתרשם כי נשים מתמודדות עם אתגר ההצפה טוב יותר מאשר גברים. מדוע? כנראה שהדבר קשור למודעות גבוהה יותר שלהן למגבלות, ביכולתן לשים גבולות ברורים. אולי יש משהו באמונה הרווחת כי נשים יכולות לעבוד באופן מקבילי לעומת גברים העובדים באופן טורי. תהיה התשובה אשר תהיה, נראה כי בעידן של הצפה יש לנשים יתרון כלשהו כמנהלות, ולנו הגברים יש מה ללמוד.

התירוץ המקובל לכך שלקינו בהצפה הוא שאנו חיים בעידן כזה, כלומר שיש יותר מדי מידע, יותר מדי ערוצים, יותר מדי עומסים ויותר מדי דרישות מיותר מדי גורמים. אלה תירוצים, וכולם מייחסים את הבעיה לגורמים חיצוניים. ואולם, נראה כי הבעיה היא חוסר היכולת הפנימית להתמודד בהצלחה עם העומסים הללו.

יסוד הבעיה הוא בחוסר מיקוד פנימי ובחוסר היכולת לומר לא. חוסר מיקוד הוא חוסר באמירה פנימית ברורה לגבי מהם הדברים עמם אני רוצה להתעסק היום, השבוע, החודש או השנה. לחלקנו יש תרשימי גאנט ותוכנות ניהול זמן, אבל אלה לא פותרים את חוסר המיקוד הפנימי.

כשם שארגונים עושים לעצמם סדנאות חזון מדי פעם, כך גם האדם צריך לברר עם עצמו מה חשוב לו, מה הפוקוס, מה בעדיפות עליונה. מעבר לכך, יש צורך בפיתוח השרירים המדולדלים של "להגיד לא". הכוונה היא להגיד לא באופן פנימי, לעצמך. רוב ההסחות והסטיות מהמיקוד שלך באות מבפנים ולא מבחוץ כפי שנוטים לחשוב. אם אתה ממוקד פנימית יהיה לך קל לסנן את הגירויים החיצוניים ולשדר לסביבה מהו המיקוד שלך. כך הסביבה לומדת בעצמה לא להטריד אותך בעניינים שמחוץ למיקוד. אם זה לא המצב - כנראה שמשהו בשדר שלך לסביבה אינו ברור.

מי יצליח לפרוץ את ההגנות שלך

טלפונים סלולריים, פאלמים, זימוניות, מכשירי קשר, ניוזלטרים, משיבונים, כולם נלחמים על תשומת הלב שלך. מי מנצח? האם זה שחשוב לך או זה שהצליח באופן מתוחכם יותר לפרוץ את ההגנות שלך? האם אתה משקיע זמן במה שחשוב לך או במה שמסיחי הדעת רצו? רוב הטכנולוגיות מסיחות את הדעת. קיים צורך בפיתוח טכנולוגיות שעוזרות להתרכז ולחשוב. הגיע הזמן שפסיכולוגים ישתפו פעולה עם טכנולוגים ליצירת סביבת עבודה שטובה לעובד ולא רק לספקי השירותים. בחן את עצמך:

* אתה מכבה את הסלולרי בפגישות או מעביר לשקט?

* כמה SMS אתה שולח ומקבל בפגישה?

* האם אתה מסיט את המבט מהאדם שיושב מולך כאשר נשמע הצליל של קבלת אימייל חדש?

* האם אתה חותם על צ'קים תוך כדי פגישה?

כל אלה דוגמאות לכך שהדבר תלוי בך ובמיקוד הפנימי שלך. לדעת להגיד לא, לדעת לסגור את הסלולרי, לדעת לא לענות לאימייל שיוצר תגובת שרשרת מיותרת, לדעת לא להיכנס לדיון שאתה לא צריך להיות בו, לדעת להאציל סמכויות ולקבל טעויות של כפיפים - כל אלה הן יכולות קריטיות הכרחיות בתקופה שבה אנו חיים. *