האם מותר למעביד לבלוש אחר הדואר האלקטרוני של העובדים?

העידן הטכנולוגי, הממוחשב וההייטקיסטי, שהטביע חותם בכל תחומי המשק, לא פסח גם על מקומות העבודה. סביבת העבודה השתכללה פלאים בשנים האחרונות. כיום, מעמידים מעסיקים רבים לרשות עובדיהם דואר אלקטרוני, טלפונים ניידים, GPS ואמצעים טכנולוגיים נוספים. גם השימוש של אותם עובדים במשאבי מקום העבודה לצורך עניינים פרטיים הפך מזמן לתופעה נפוצה, שמעבידים רבים כבר משלימים איתה. הבעיה מתחילה כאשר מפנים אל אותם מעבידים ועובדים שאלה זהה: האם מותר למעביד להשתמש ביכולת הטכנולוגית המצויה ברשותו על מנת ליירט מידע באמצעות חדירה למחשבו של עובד, ובין היתר, לחטט במיילים ששלח העובד מתיבת הדואר שהוקצתה לטובתו בעבודה? באופן טבעי, התשובות של המעבידים נמצאות בקוטב אחד ותשובותיהם של העובדים בקוטב האחר. חוסר ההסכמה מבטא את חוסר הוודאות לגבי גבולות המותר והאסור בעניין הזה. וגם המצב המשפטי, מסתבר, לא ממש ברור.

"מדובר בנושא חדש יחסית, ומאוד לא מוסדר", אומרת עו"ד דפנה שמואלביץ', המתמחה בדיני עבודה. "כשתקנון המשמעת המרכזי שעל-פיו מנחה עצמו בית הדין לעבודה הוא משנת 1962, מובן למה בתי-הדין לעבודה נזקקים לעשות עבודה שאולי מישהו אחר היה צריך לעשות אותה. הפסיקה, הצדדים ליחסי עבודה קיבוציים, ובמובן מסוים גם המחוקק, לא מספיקים להדביק את קצב ההתפתחות הטכנולוגית. אין הרבה פסיקה ואין גם חקיקה בנושא".

בשוק העבודה המודרני, בהתחשב בכך שהעובד נמצא במקום העבודה מרבית שעות היום ויש זליגה של יום העבודה הביתה, כך שהגבולות בין הזמן הפרטי לעבודה מטושטשים, לא ניתן להתעלם מהצורך שלו לטפל גם בחלק מענייניו הפרטיים במסגרת העבודה. בין היתר, תוך שליחת מיילים אישיים. מיילים לרופא, לסוכנות הנסיעות ולאחים הפכו לעניין שבשיגרה, ולא ניתן לצפות שלא יהיו כאלה. כמעט שאין מחלוקת על כך שצריך לתת לעובד את האפשרות לנהל איזשהו סוג של חיים פרטיים בתוך מקום העבודה, כמו שאי אפשר לחסום באופן מוחלט את האפשרות שיעשו שיחות טלפון פרטיות מהעבודה. הציפייה הלגיטימית של העובד, כל עוד לא פעל להברחת סודות מסחריים מהחברה או ביצע פעולות לא חוקיות או לא מוסריות אחרות, היא כי תישמר זכותו לפרטיות בנוגע למיילים האישיים שהוא שולח מהעבודה. מנגד, ברור לכל, שגם למעביד קיים אינטרס לגיטימי לפקח אחר פעולות אלו ואחרות של העובדים. מעבר לכך, המעבידים לא מבינים על מה כל המהומה. המחשבים שבשימוש העובדים נמצאים בבעלותם ו"בחצרים" שלהם, וכך גם התיבה שנפתחה להם ברשת של מקום העבודה, ולכן לגישתם הם רשאים לבצע בהם כרצונם. ברור, כי הדברים אינם פשוטים. בין היתר, כשלצידו של העו בד עומדת זכות להגנה על פרטיותו, ולמעביד עומדת זכותו הקניינית.

כיוון ששאלת זכאותו של עובד לפרטיות של הודעות אלקטרוניות פרטיות הנשלחות מהתיבה שלו בעבודה, אינה מוסדרת בחוק, נאלצים בתי הדין לעבודה לגבש בעצמם את הכללים המנחים בסוגיה מתוך המקרים המגיעים אליהם. למרות שמדובר בשאלה בעלת חשיבות ציבורית מהמעלה הראשונה, שנוגעת כמעט לכול אדם המצוי כיום בשוק העבודה, המקרים שהגיעו לדיון בבתי המשפט נדירים, ומהמקרים הבודדים שכבר נדונו בבתי הדין לא יצאה עדיין הלכה מנחה. להיפך, בשני פסקי-הדין המרכזיים בסוגיה הזאת הגיעו בתי הדין השונים, בנצרת ובתל-אביב, להלכות סותרות.

פרטיות, גם בעבודה

אחד מפסקי-הדין המנחים בתחום, בעניינה של טלי איסקוב-ענבר, גרם לעובדים רבים לכסוס ציפורניים בעצבנות ובחשש. בפסק-הדין קבעה שופטת בית הדין האזורי לעבודה בתל-אביב, שבהתקיים תנאים מסוימים מותר למעביד לחטט בתיבת הדואר של העובד.

איסקוב-ענבר עבדה בחברת הסטארט-אפ פאנאיה. לאחר פיטוריה, הגישה לבית הדין האזורי לעבודה בתל-אביב תביעה בטענה שפוטרה מחמת הריון. הממונה על עבודת נשים התירה את פיטוריה מיום מתן החלטתה, וחברת פאנאיה הגישה תביעה משלה נגד החלטת הממונה, בה ביקשה היתר רטרואקטיבי לפיטורים. אחת המחלוקות המרכזיות בתיק הייתה האם איסקוב-ענבר פוטרה בפועל עוד לפני שנכנסה להריון. כראייה לעמדת החברה, לפיה פוטרה טרם הריונה, הגישה החברה הודעות דואר אלקטרוני ששלחה איסקוב-ענבר מתיבת הדואר שלה בחברה לחברות כוח-אדם, אליהן צירפה את קורות החיים שלה, וכן הודעות מהן עולה כי ניסתה למצוא מחליף לתפקיד שלה בחברה. איסקוב-ענבר התנגדה להגשת ההודעות כראיות בטענה שהושגו בניגוד לחוק האזנת סתר וחוק הגנת הפרטיות. שופטת בית הדין האזורי, סיגל דוידוב-מוטולה, דחתה את טענותיה וקבעה שיש לראות את איסקוב-ענבר כמי שהסכימה לעיון החברה בדוא"ל שלה, כמי שניתן לייחס לה, על יסוד התנהגותה, הסכמה מכללא לשליפת ההודעות על ידי החברה.

איסקוב-ענבר עדיין מתקשה לעכל את העובדה שתיבת הדואר שהוקצתה לה בעבודה "נפרצה", כהגדרתה. "ציפיתי שתהיה לי פרטיות, גם בעבודה", מתארת טלי איסקוב-ענבר את תחושותיה לאחר שהתברר לה שמעסיקיה לשעבר נכנסו לתיבת המייל, שהוקצתה לה והוציאו משם הודעות דואר אלקטרוני שונות ששלחה. "אני מאוד קנאית לפרטיות שלי בחיים בכלל, ועד שקרה האירוע הזה הצלחתי לשמור עליה. כשנודע לי שהמעסיק שלי לשעבר חדר למייל שלי בעבודה לאחר שפיטר אותי, הרגשתי מאוד לא נוח. אני לא אשתמש בביטוי אונס, אבל זה ממש כמו פריצה הביתה. אני לא מבינה גדולה בטכנולוגיה, אבל אני יודעת שהיה לי קוד כניסה למחשב וקוד כניסה למייל והיו צריכים להתגבר על מכשולים כדי לחדור למייל ולהוציא ממנו תכנים. כשגיליתי את זה הרגשתי כאילו מישהו פרץ לי הביתה, והיה צריך לעשות כמה מהלכי פריצה בשביל להיכנס. בכל מקרה, זה לא נעים".

עובדים שכירים רבים יזדהו עם תחושותיה של איסקוב-ענבר. חלקם אף יעדיפו לוותר על מקום עבודה בנסיבות בהן לא תובטח להם פרטיות בנוגע למיילים פרטיים שישלחו מתיבת הדואר העומדת לרשותם. גם בית הדין האזורי לעבודה בנצרת לא היה אדיש לבעייתיות שיש במתן הרשאה למעביד להיכנס לתיבת הדואר של העובד ללא הסכמתו המפורשת. בפסק דין שניתן לאחר פרשת איסקוב-ענבר, קבע השופט חיים ארמון כי עובדים אינם יכולים לוותר על זכותם לפרטיות בתיבת הדואר בעבודה, אלא בהסכמה מפורשת. מטבע הדברים, הגיעו שתי הפסיקות הסותרות לבית הדין הארצי. העניין הציבורי בתיק, שתוצאותיו ישפיעו על כלל העובדים והמעבידים במשק, גרם גם ליועץ המשפטי לממשלה להביע את דעתו. בחוות דעת שהגיש ביטא עמדת ביניים, שלפיה מעביד אינו רשאי לחדור לדואר האלקטרוני של עובד, אלא אם העובד נתן הסכמה מרצון חופשי והסכמתו הייתה "מדעת", במובן זה שלעובד היה המידע הדרוש לו באורח סביר כדי לגבש הסכמה תקפה לפגיעה בפרטיותו. על פי חוות הדעת, אם אין הסכמה מפורשת של העובד לעיון בדואר האלקטרוני שלו, רק במקרים חריגים ניתן יהיה ללמוד על הסכמה משתמעת כזו. במקרה של איסקוב-ענבר, אמר, לא ניתן לייחס לה הסכמה משתמעת ויש לבטל את פסק-הדין של בית הדין האזורי לעבודה.

מומחים לדיני עבודה ולדיני להגנת הפרטיות מבקשים לצנן את ההתלהבות של העובדים השכירים בעקבות חוות דעתו של היועץ המשפטי לממשלה. קודם כל, צריך להמתין להכרעת בית הדין הארצי לעבודה בנושא. גם אז, מניחים רבים מהם, עשוי הדיון להגיע לבג"ץ בעקבות חשיבותו הציבורית. מעבר לכך, הם לא בטוחים שהדרך בה הולכים בתי המשפט, וגם היועץ המשפטי, במסגרתה עומדת במרכז שאלת הסכמתו של העובד לחדירה לתיבת הדואר שלו על-ידי המעביד, היא הדרך הנכונה עבורם.

הפרשי כוחות

עו"ד אלי הלם, מחבר הספר "דיני הגנת הפרטיות", מבהיר כי שאלת ההסכמה של העובד לא יכולה להיות חזות הכול. "קראתי את חוות הדעת המלומדת של היועץ המשפטי. בהתחלה נראה שמדובר במסמך מאוד ליברלי, אבל כשקוראים אותו לעומק רואים שהיועץ המשפטי פשוט נתפס לשאלה האם ההסכמה של התובעת במקרה של איסקוב-ענבר הייתה הסכמה מדעת או לא מדעת. הדגש הוא על רמת ההסכמה ועד כמה ההסכמה הייתה מפורשת, ואני חושב שזה לא כל הסיפור כולו". הלם מסביר: "הרי אין בעיה לקחת את כל העובדים של החברות הגדולות בארץ ולהחתים אותם, עם כניסתם לעבודה, על איזשהו נייר שאומר ברחל בתך הקטנה: 'תדעו לכם שאין לכם פה פרטיות, ינטרו את הדואר שלכם, יאזינו לשיחות שלכם' ועוד. עובדים שרוצים עבודה יחתמו. הם אוכלוסיה חלשה, והם יחתמו על כל ההסכמות הכי מפורשת שיוכתבו להם". וכאן בדיוק הבעיה. להסכמה של אותם עובדים - שלכאורה ניתנה מרצון ומדעת - אין כל משמעות. השאלה הזו נדונה בעבר כאשר ביקשו מעסיקים לערוך בדיקות פוליגרף לעובדיהם בנסיבות כאלה ואחרות. ההכרעה בנושא זה, גם בפסיקה וגם בהנחיות מאוחרות יותר של היועץ המשפטי לממשלה, הייתה, שאין לחייב עובד להיבדק בפוליגרף, לסירוב שלו לא יהיה משקל ביחסי העבודה וגם הסכמה כללית של עובד כשהוא מתקבל לעבודה להיבדק בפוליגרף לא מספיקה לצורך בדיקתו באירוע ספציפי. אולי ניתן יהיה להקיש מכך גם לעניין תיבות הדואר האלקטרוני.

עו"ד חיים רביה, ראש קבוצת האינטרנט והאיי-פי במשרד פרל-כהן-צדק-לצר, ולשעבר חבר במועצה הציבורית להגנת הפרטיות, מסכים שיש בעייתיות כל עוד שאלת ההסכמה של העובד עומדת במרכז. "ביחסי עובד-מעביד הפרשי הכוחות הם כאלה שקשה להניח הסכמה בסוגיות האלה. לכן, המשטר המשפטי שמקדש את ההסכמה שגוי בעיני. מחפשים הסכמה בנסיבות שמהן קשה להסיק הסכמה, ואם יש בהן הסכמה היא נעשית בתנאים מובנים של חוסר שוויון כוחות". מנקודת מוצא זו יצא גם בית הדין האזורי לעבודה בנצרת: חולשת העובד מול המעביד.

לדברי רביה, "צריך לבדוק את הסוגיה של כניסה לדואר אלקטרוני של עובד באמצעות המבחנים האובייקטיבים שקיימים, ושהיועץ המשפטי מזכיר אותם בחוות-דעתו, שהם התכלית הראויה והמידתיות ולא באמצעות סוגיית ההסכמה".

גם עו"ד חיים ברנזון, המייצג בעיקר מעסיקים, בהם חברות פרטיות וציבוריות וארגוני מעבידים, מוטרד מדרישת ההסכמה. "היועץ המשפטי סבור שההסכמה צריכה להיות לא רק מדעת אלא גם מרצון חופשי, ואני סבור שהדרישה שההסכמה תהיה מרצון חופשי מלא לא סבירה. הדרישה שההסכמה תהיה מרצון חופשי אינה מתאימה ליחסי העבודה. ביחסי עבודה יש אילוצים וחובות שצריך לקיים. לא רק חובות של המעביד כלפי העובד, אלא גם חובת נאמנות ותום הלב של העובד כלפי המעביד. ברור שעובד לא עושה רק דברים 'מרצון חופשי' בעבודה, אלא גם דברים שהם בגדר חובות שלו שהיה מעדיף לא לעשות".

פתח לתביעות

עו"ד דרור גל, ממשרד סטריקובסקי-גל-ברוך-פורת, מציג בעיה נוספת שעלולה להדיר שינה מעיניהם של המעסיקים. "כשאומרים למעסיק שהוא צריך לבקש הסכמה מפורשת מהעובד כדי להיכנס לתיבת הדואר שלו בעבודה, זה אומר, הלכה למעשה, שאין אפשרות להיכנס לתיבה הזאת. איזה עובד ייתן את הסכמתו לכך?". לדבריו, הדרישה הזו פותחת פתח לתביעות בגין ניהול משא ומתן שלא בתום לב נגד המעסיקים, באם האחרונים יסרבו לקבל אדם שאינו מסכים לחתום על מסמך המאפשר כניסה לתיבת הדואר שלו כתנאי לקבלתו לעבודה. "זה קצת מחטיא למטרה, משום שאני נותן לעובד כלי לצורך העבודה במקום העבודה, ולא לצרכיו הפרטיים. אני יודע שהשתרשה תופעה במדינתנו, ומחוץ למדינתנו, שכשיש מכשיר טלפון על השולחן אז גם עושים בו שיחות פרטיות וקובעים בו לאן יוצאים בסוף שבוע וכדומה, אבל אני חושב שזה לא מצב רצוי, לא בטלפון ולא במייל".

עו"ד הלם מוסיף שבעבר נטה דווקא לטובת המעבידים, אך מחקר שקרא, שבו צוין ש-50% מהחברות בארה"ב מנטרות את הדואר האלקטרוני של עובדיהן, הצליח להעביר אותו למחנה העובדים. הלם: "50% זה מספר עצום. כל עובד שני בארה"ב, המעביד שלו מחטט לו בתוך המייל. אני חושש שבעוד כמה שנים לא יהיה הבדל בין מייל ל-SMS ולשיחות בנייד. הכול יהיה אותו דבר, והעובד יימצא במצב שבו הוא לא יוכל להתקשר, לא יוכל לשלוח מייל ולא יוכל לשלוח SMS. הוא יצטרך לשלוח יונת דואר כדי שמעביד לא יידע מה הוא רוצה לומר לסבתא שלו על הבוס שלו. זה מצב אבסורדי ולכן יש להציב גבולות לזכויותיהם של המעבידים בעניין הזה".

לשאלה איפה נמתח הגבול בין הזכות לפרטיות של העובד לזכויותיו של המעביד לפיקוח על סביבת העבודה שיצר, אין תשובה פשוטה. "השאלה היא מקום העבודה קניינו של מי הוא. האם הוא עדיין קניינו של המעביד או הוא קניינו המוחלט של העובד. אני דוגל בשיטה שצריך לתגמל את העובדים ולספק להם תנאי עבודה נוחים, אבל אני חושב שצריך גם לשים מגבלות לזכות לפרטיות בעבודה", אומר עו"ד גל.

"זו לא סוגיה פשוטה מפני שמדובר במחשבים ששייכים למעביד, שבמקור אינם מיועדים לשימושים פרטיים, והם בטח לא מיועדים לזה שהעובד ישתמש במחשב של המעביד כדי לחפש עבודה, כמו במקרה של איסקוב-ענבר", אומר עו"ד עופר דקל, שותף וראש מחלקת דיני עבודה במשרד עוה"ד גרוס, קלינהנדלר, חודק, הלוי, גרינברג, המייצג בעיקר מעסיקים. "חדירה לדואר אלקטרוני של עובד, ושל כל אדם למעשה, הינה הפרה של חוק הגנת הפרטיות. עם זאת, בחוק הגנת הפרטיות נקבע במפורש שאם הנפגע מוותר על פרטיותו מותר להפר את הוראותיו. אחרי שקבענו שעובד זכאי לפרטיות גם במקום העבודה, השאלה היחידה שנותרה, והיא גם המורכבת ביותר, היא מה נופל בגדר הוויתור. מתי מוותרים על הזכות".

השאלה הזו מורכבת, וכוללת גם את שאלת ההסכמה שנתונה במחלוקת ושאלת אופן ההודעה לעובד כי מנטרים או מתכוונים לנטר את הודעות הדואר האלקטרוני שלו. האם די בסעיף בתקנון החברה (שממנו מתעלמים מרבית העובדים), האם נדרש סעיף בחוזה ההעסקה של העובד, האם יש להחתים אותו על מסמך נפרד או שדי בהודעות במהלך ישיבות וכינוסים במקום העבודה. מעבר לכך, נשאלת השאלה עד כמה ספציפית צריכה להיות ההודעה לעובד. האם צריך להגדיר את השימושים שיעשו בדואר או די בהודעה כללית כי הדואר חשוף לצדדים שלישיים. התשובות לכך אינן חד משמעיות, והפתרונות מגוונים (ראו מסגרת).

המצב המשפטי, בסוגיה המעסיקה את כל העובדים והמעבידים במשק היום, עדיין מעורפל. נראה כי שני הצדדים למתרס, העובדים והמעבידים, לא יכולים לאמץ בלב שלם את המלצותיו של היועץ המשפטי לממשלה בעניין איסקוב-ענב. אך אולי בעצם זה המצב האידיאלי. היועץ המשפטי לממשלה, תוך סקירת הדין המשווה, החקיקה וההלכות הרלוונטיות, מבטא גישת ביניים בין עמדתה של השופטת דוידוב-מוטולה, שנתפסה כפרו-מעבידים, לגישתו של השופט ארמון, שנתפסה כפרו-עובדים. לא כולם מרוצים ממנה, אך אף אחד לא טוען שהוא מבטא עמדת קיצון כלשהי. מרבית העוסקים בתחום סבורים כי יש להסדיר את הנושא בחקיקה מפורשת או לכל הפחות בהסדרים קיבוציים. בינתיים, כל שנותר הוא לחכות להכרעת הערכאות הגבוהות בסוגיה.

אז מה עושים?

מה מעבידים ועובדים צריכים לעשות כדי להימנע ממחלוקות בנושא ניטור הודעות הדואר?

* עו"ד אלי הלם:

"המצב הרצוי הוא שמעביד יאמר לעובדיו בצורה מפורשת מה המדיניות שלו בנוגע לניטור דואר אלקטרוני. בנוסף, כשהוא מבקש מהעובד שלו להסכים לניטור הדואר האלקטרוני, הוא חייב להגדיר את גבולות השימוש שייעשה בדואר. הוא צריך לומר לעובד: ' לא אנטר, לא אקרא ולא אעשה שימוש במיילים אישיים שלך, שאינם קשורים למקום העבודה. אעשה שימוש במיילים שיש להם קשר לעבודה, אך ורק כאשר יתעורר חשד ממשי לפגיעה במקום העבודה'. לא יכול להיות מצב שבו כאשר אני, כעובד, מחפש מקום עבודה אחר לדוגמא, ושולח מייל או SMS מהעבודה, המעביד יקרא וישתמש בזה נגדי (כמו מקרה איסקוב-ענבר, א' ל'-ו'). העובדה שאני מחפש מקום עבודה אחר לא גורמת נזק, לפחות לא בצורה ישירה, למקום העבודה שלי. זה לא ריגול תעשייתי או הוצאת דיבה על מקום העבודה ולכן אין זכות למעביד לקרוא את זה ולהשתמש בכך נגדי".

* עו"ד דרור גל:

"בעת קבלת עובד לעבודה, על המעביד לומר לו: 'עובד יקר, דע לך כי תיבת הדואר האלקטרוני הניתנת לך לשימוש בעבודה נתונה לפיקוח וכי מעת לעת אני בודק את תוכנה'. אותו עובד יצטרך להחליט אם לחתום על מסמך המאשר את הסכמתו לכך או לא. העובד הוא ילד מספיק גדול, והוא יכול להחליט אם הוא רוצה לעבוד במקום העבודה הזה ומקבל את התנאי, או שהוא אומר אני לא רוצה והולך לדרכו. שכל אחד יעשה את חשבון הנפש שלו ויאמר האם מתאים לי או לא מתאים לי לעבוד פה".

* עו"ד דפנה שמואלביץ':

"על-פי הפסיקה שיש היום, טוב יעשה מעביד אם יכין לעצמו במסגרת הליכי קליטה של עובד, מסמך בנוגע לפרטיות העובד בתיבת הדואר שלו. כשם שהוא מחתים עובד על תקנון למניעת הטרדה מינית, צריך גם להחתים אותו על נוהל ניטור או שימוש בדואר אלקטרוני או במחשב במקום העבודה. אם העובד ירצה לעבוד אחרי קבלת הנוהל הוא ייחשב כמסכים לדרישה הזאת. זו תהיה ידיעה שתיצור הסכמה לכך שיבוצעו פעולות כאלו ואחרות בתיבת הדואר שלו. בנוסף, אחרי שהוציא נוהל עבודה מסודר בעניין, והכניס אותו לערכה שעליה חותם עובד, כדאי שיסביר לו גם את המטרות של הנוהל הזה, בהם שמירה על סביבת עבודה בטוחה, יעילה וכדומה, וגם את סוג הבדיקה המתבצעת".

* עו"ד חיים ברנזון:

"כשמפרסמים מראש את מדיניות הניטור של החברה צריך לכתוב מראש שגם אם יש שימוש סביר ומוגבל במחשב של המעביד, הוא לא יחול על דואר אלקטרוני פרטי שיש בו הפרת חובת הסודיות, חובת הנאמנות וחובת תום הלב כלפי המעביד. חשוב שהעובד יידע שהמיילים עוברים ניטור של המעביד. יכול להיות שעדיף לכולם שהעובד יפתח לו תיבת דואר פרטית מחוץ לשרת של המעביד, וישתמש בה לצרכיו הפרטיים. הרבה עובדים גם עושים את זה".

* עו"ד חיים רביה:

"העובד יכול לצפות למידה מסוימת של פרטיות, אבל היא בוודאי לא מלאה. במשטר המשפטי הנוכחי, הדורש הסכמה מדעת, מפורשת או מכללא, לא די בהודעה כללית של המעביד, שלפיה "הוא מנטר לצרכי אבטחה" כדי לעשות שימוש בדואר האלקטרוני של העובד. מעביד זהיר יקבל הסכמה בכתב. עם זאת, מעסיקים לא חייבים לקבל מסמך חתום. אפשר להודיע על מדיניות, אפשר לדאוג לזה שבכל פעם שאדם נכנס למחשב שלו בעבודה, תקפוץ לו הודעה על כך שהמעביד שומר על זכותו לנטר את הפעילות האלקטרונית שלו ויש דרכים נוספות ליידע את העובד. בנסיבות כאלה, העובד יכול לעשות בקלות ובמהירות דברים שימנעו את החשיפה של המיילים האישיים שלו. לדוגמא: לא לנהל את ההתכתבויות הפרטיות שלו מהמייל של המעביד. הכלים האלה זמינים היום לכולם בחינם גם דרך מערכות המיחשוב של המעסיק. לכולם היום יש חשבון של ג'י-מייל, וואלה-מייל וכדומה. צריך לזכור שהמייל בעבודה, הוא מייל שהמעסיק נתן לך לצרכי העבודה. בהתחשב בשעות הארוכות שאנשים נמצאים במקום העבודה שלהם, לגיטימי שייעשה שימוש פרטי סביר בכלים שהמעביד מעמיד לרשותם, אך עליהם לדעת שאם הם רוצים לשלוח משהו שנחשב בעיניהם לרגיש מבחינה אישית, עליהם להשתמש בכלים אחרים".

* עו"ד עופר דקל:

"עובד שלא רוצה שייכנסו לו לדואר האלקטרוני צריך להגיד למעביד מראש: 'אל תיכנס לי לדואר האלקטרוני'. ברגע שהוא עשה את זה, בשום פנים אסור להיכנס לו לדואר האלקטרוני. עובד שלא אומר כלום עשוי להיות חשוף לניטור המייל שלו. בהרבה מקרים יש תקנונים שהעובד לא מודע להם, או שניתן לעובד חוזה ארוך, לעיתים באנגלית, שבו כתוב שהמעביד שומר לעצמו את הזכות לחדור לדואר של העובד והעובד יכול לחתום על זה בלי לשים לב. לכן, אני אומר: 'עובדים, ראו הוזהרתם'. אם לא תגידו שום דבר פוזיטיבי, אתם עלולים להיתפס כאילו שהסכמתם לכך שייכנסו לכם לדואר האלקטרוני. כמובן, שאם המעביד לא אמר כלום, אין תקנון, אין חוזה, והעובד לא ידע ולא יכול היה לדעת, אי אפשר לטעון שיש הסכמה, גם לא מכללא, ואז אם מעביד חדר לדואר האלקטרוני בלי לומר לעובד - הוא מסתכן בפלילים ובתביעה אזרחית.

"מעביד שרוצה להבטיח את זכאותו להיכנס לדואר האלקטרוני של העובדים שלו לצורך מטרות של אבטחה או פיקוח, צריך לומר זאת במפורש, ואם העובד לא מתנגד הוא יהיה זכאי לעשות זאת. אם המעביד שאל במפורש והעובד סירב לכך או שהודיע למעביד מיוזמתו שהוא לא מוכן שייכנסו לו לדואר האלקטרוני שלו, הוא יהיה חסין. אם המעביד יפטר אותו בגלל זה, אוי ואבוי לאותו מעביד".