עסקים באוויר הווירטואלי - כלי עבודה שימשיך ויתחזק או הייפ חולף?

מזג אוויר סוער, תקציבי נסיעות מוגבלים והתראות ביטחוניות לא צפויות גורמים לחלק מהנוסעים המתמידים לחשוב פעמיים לפני שהם יוצאים לנסיעה העסקית הבאה שלהם. למרות זאת, עד לא מזמן נחשבו התצוגות, התערוכות והכנסים כאחד מעמודי התווך של עולם העסקים, ונראה היה שהם חסינים בפני הפיתוחים הטכנולוגיים שכרסמו בתחומים אחרים.

גם לנוכח העלייה בפופולריות של רשתות חברתיות, אנשים המשיכו להאמין בערך הרב של מפגשים עסקיים פנים מול פנים. שיעור הנוכחות בכנסים תמיד היה נתון תחת איומים שונים, שהטילו אימה על כל תעשיית התעופה, דוגמת מגיפת הסארס, שפעת החזירים והתקפות טרור. בשנה האחרונה הפך המשבר הכלכלי לגורם מרכזי במערכת השיקולים של המבקרים באירועים עסקיים. ניסיונות לחסוך בהוצאות נסיעה והשתתפות באירועים הללו, תוך שימור החוויה של עשיית עסקים פנים מול פנים, לא איחרו לבוא.

עלייה ניכרת במספר האירועים

את התוצאה של הניסיונות האלה אפשר היה לראות לאחרונה כשהמגזין "Information Week" ערך כנס בנושא אבטחת מידע. בתוך אולם האירועים רחב הידיים התגודדו המבקרים סביב ביתני התצוגה, ועיינו בדפי מידע שחולקו להם על ידי נציגי החברות, בהן נובל, AT&T ו-Imperva. בצד אחר של האולם החליפו הנציגים ביניהם פרטי התקשרות, באזור שנקרא אתר הנטוורקינג, בעוד מבקרים אחרים שהו באודיטוריום והאזינו להרצאה ודיון בנושא הכנס.

אך הכנס האמור לא נערך באחד מאולמות האירועים או בתי המלון בניו יורק או בלונדון. מארגני הכנס בחרו לערוך את כולו באינטרנט. המציגים והמבקרים היו אוואטרים (דמויות וירטואליות), שהתהלכו בסביבה המקוונת. בביתני התצוגה חולקו פודקאסטים (שידור אודיו אינטרנטי) עמוסי מידע, במקום כרטיסי הביקור המסורתיים הוחלפו בין המשתתפים כרטיסים וירטואליים (Vcards) וההרצאות הועברו באמצעות וובקאסטים (שידור וידיאו אינטרנטי).

מאז שהופיעו לראשונה לפני כשלוש שנים, החלו כמה מחברות הפקות האירועים העסקיים המובילות בעולם להציע ללקוחותיהן את האפשרות לעריכת אירוע וירטואלי מקוון, לרוב בסיוען של חברות טכנולוגיה המתמחות בכך דוגמת CGS, InXpo, ON24 והסטארט-אפ הישראלי Unisfair, שגייס עד היום 22 מיליון דולר.

את הפופולריות אפשר לראות, למשל, במספר האירועים הווירטואליים שערכה חברת UBM (יונייטד ביזנס מדיה) בשנים האחרונות. ב-2008 היא הפיקה 15 אירועים כאלה, בשנה שעברה גדל המספר ל-48 אירועים והשנה מספרם צפוי להגיע כבר ל-100, לפי הערכת מנכ"ל החברה, דיוויד לוין.

מנכ"ל ON24, שרט שראן, מעריך כי עד כה הפיקה החברה שבראשה הוא עומד יותר מ-300 אירועים וירטואליים. לדבריו, 30 אלף הוובקאסטים שהועלו באירועים אלה תרמו לגידול שנתי של 30%-40% בהכנסות החברה. "2009 הייתה שנת הפריצה של האירועים העסקיים הווירטואליים", אומר שראן. לדבריו, הנתונים הללו מרשימים את אנשי התעשייה. "מדובר בכלי עבודה שלא צפוי להיעלם. הוא הולך לשלב את היתרונות של אירועים בסביבה פיזית ביחד עם היתרונות של הסביבה הווירטואלית דוגמת רשתות חברתיות", מסביר שראן.

ההתלהבות של שראן נשמעת מוכרת, כשדברי השבח שלו לטכנולוגיה דומים לאלה שלהם זכה העולם הווירטואלי "סקנד לייף" לפני מספר שנים. סקנד לייף התקבל בהתלהבות רבה, והיה אמור להפוך לזירת ההתרחשות הראשית ברשת. הפלטפורמה שסיפק סקנד לייף בזמנו לכדה את תשומת ליבם של מפיקי האירועים.

ניסיון מעניין, אך יקר

"זה היה ניסיון מעניין, אבל מאוד יקר", מספר מייק ראסברידג', ראש חטיבת האירועים העסקיים בחברת ריד אלסבייר העולמית. הניסיונות הראשונים לארגן אירועים עסקיים וירטואליים מקוונים, שהתבצעו ב-2007, עשו שימוש בפלטפורמה של סקנד לייף, והתמקדו בקהל מתעשיית הטכנולוגיה. לדברי לוין מ-UBM, "הפקת כנס עלתה לנו אז יותר ממיליון דולר. החדשות הטובות היו שהצלחנו למשוך יותר מ-1,000 משתתפים. אך למרות זאת, סקנד לייף לא היה ידידותי מספיק לאירועים עסקיים".

כדי למצוא פיתרון לבעיות שהתגלו אז, רכשה UBM את סטודיו העיצוב הדיגיטלי שיקגו, על מנת שזה יפתח ממשק משתמש ייחודי עבור אירועים עסקיים וירטואליים. "הדבר היחיד שניתן להבטיח כשעורכים אירוע במלון חמישה כוכבים הוא שההוצאות יהיו גבוהות", אומר לוין. "כדי להבטיח הצלחה של אירוע, נדרשת השקעה בתכנים, בארגון ובאיכות הקהל. הכללים הללו נכונים גם לעולם הווירטואלי. הטכנולוגיה היא רק אמצעי ולא המטרה".

האירועים הווירטואליים לא נועדו להחליף את האירועים הממשיים שמארגנת UBM. הם מעניקים אלטרנטיבה כדאית מבחינה כלכלית לאירועים קטנים יותר, או לאירועים שממוקדים בתחומים מסוימים מאוד. שארן מ-ON24 מתאר את האירועים שהחברה מפיקה כ"פתרונות שיווקיים", שמתמקדים ביצירת הזדמנויות עסקיות חדשות למציגים. בנוסף, לדבריו, האירועים הווירטואליים מציעים מידע רב ערך, אליו לא ניתן להיחשף באירועים מסורתיים. "אתה יכול לאסוף ולנתח מידע על המבקרים בביתן התצוגה שלך, ולהבין טוב יותר את הלקוחות שלך", אומר שארן.

להשלים פערים בקלות

אירועים וירטואליים יכולים להימשך יותר זמן מאשר אירועים ממשיים, ובכך הם מאפשרים לאנשים שהחמיצו את האירוע החי להשלים פערים בשבועות שלאחר מכן. דבר זה הופך את ההפקה של אירוע וירטואלי למשימה, שדורשת מעקב רציף ותמידי. לדברי ראסברידג' מחברת ריד אלסבייר, "אתה חייב למנות אדם שיהיה זמין ברשת כל הזמן כדי להגיב להתרחשויות באירוע ולענות על שאלות של מבקרים".

ראסברידג' מגלה ספקנות מסוימת לגבי המודל העסקי של האירועים הללו. "עוד לא נתקלתי באף אחד שנהיה עשיר מזה. יש לא מעט אנשים שסבורים שכל ההתלהבות תיעלם, כמו מה שקרה עם סקנד לייף", הוא מודה. עם זאת, יש פחות מחלוקת על כך ששילוב של אירועים וירטואליים באירועים ממשיים הוא צעד נכון. אם, למשל, משתתף החמיץ תערוכה שהתקיימה במקום מסוים, הוא יכול לנסות ולמצוא את ההרצאות וביתני התצוגה שעניינו אותו בגרסה הווירטואלית של אותה תערוכה, שעדיין קיימת ברשת.

לדברי סוזנה קמפה, סמנכ"ל השיווק של חברת התקשורת והפקת האירועים Emap, "קיומו של אירוע וירטואלי במקביל לזה הממשי מבטיח שהדו-שיח בין המציגים והמבקרים נמשך ונבנה עם הזמן, והאירוע הממשי הופך להיות נקודת השיא של מערכת היחסים הזו". אולם, גם מארגני הכנסים הווירטואליים מודים שאין תחליף לעשיית עסקים פנים מול פנים. שארן, למשל, מספר כי "אתמול נסעתי במיוחד לפילדלפיה כדי לקיים פגישה. זה פשוט משהו שהייתי חייב לבצע באופן אישי".