ההוצאות על כנסים בעולם מטפסות, אבל גם הפופופלריות שלהם

בזמן שמטוטלת המאבק בין המעסיקים לעובדים בנוגע לעבודה מהבית או מהמשרד נוטה לטובת המעסיקים, בכל הנוגע לכנסים מקצועיים המצב דווקא הפוך. מאז ומעולם הכנסים, המאפשרים שילוב של עבודה שאינה בין קירות המשרד, אך עדיין מצליחים להפגיש בין עובדים, לקוחות ושותפים עסקיים, היו פופולריים, עניין של שגרה שקטעה מגפת הקורונה.

הפופולריות נבעה מכך שהכנסים הם למעשה תצוגת תכלית לעוצמתה של תעשייה מסוימת, ומאפשרים מינגלינג הכרחי בעיקר בחברות גלובליות. אך כיום עולה קרנם בקרב העובדים מסיבה אחרת: הם מעניקים תחושת אוורור וניתוק מהאפרוריות המשרדית.

בטור באתר בלומברג מתארת הכתבת ג'וליה הובסבאון כי הביקוש הגדול לכנסים מקצועיים ולוועידות, נוסף טוויסט חדש - האפשרות להעניק לעובדים תחושה שהם נמצאים הרחק מארבעת קירות המשרד.

הדרישות גדלות, אך גם ההוצאות

אך יחד עם הרצון לצאת מקירות המשרד שהובילה לעלייה בביקוש לכנסים צץ אתגר נוסף המטריד את המנהלים - העלויות הכבדות, בעיקר בתקופה של צמצומים והידוק החגורה.

ניתוח שערכה פירמת דלויט מגלה כי כמות נסיעות העסקים מעבר לים ממשיכה לצמוח. עם עליית כמות הנסיעות לכנסים בינלאומיים, המנהלים מתמודדים עם העלויות הגבוהות, ומקיימים ומשא ומתן קשוח במיוחד עם ספקים האמונים על הנסיעות הללו במטרה להוזיל, ולו במעט את ההוצאות הגדולות.

כך למשל, מעריכים בדלויט, שהחברות השונות בארצות הברית מצפות שעלויות הנסיעות הבינלאומיות לטובת כנסים יזנק ב־12% בשנה הקרובה (מ-21% בשנת 2022 ל-33% בשנת 2023).

בעוד שהחברות באירופה מצפות גם הן לזינוק משמעותי בהוצאות על נסיעות לכנסים. לפי הערכות כ־32% מההוצאות השוטפות שלהן בשנת 2023 יוקצבו לנסיעות וטיסות בתוך אירופה ו־28% מחוצה לה.

שילוב של צרכים חברתיים ועסקיים

פבל גורביץ', מנהל הפעילות בישראל של חברת אקמאי הפועלת בתחום הסקיוריטי, הפצת תוכן וענן, מספר כי רק ביום שישי האחרון הוא חזר מכנס RSA הענק שהתקיים בסן פרנסיסקו שבארצות הברית ומפגיש בין חברות ולקוחות בעולמות אבטחת הסייבר ברחבי העולם.

גורביץ מעריך כי "בכנס היו כ־50 אלף איש, ואילו בשנה שעברה כמות המשתתפים עמדה על כ־22-25 אלף. העולם העסקי זקוק לזה. לקוחות רוצים לפגוש את השותפים, להחליף ידע" מסביר גורביץ'. "בנוסף, כנס משלב בצורה מאוד נכונה בין הצרכים החברתיים של הארגון והעובדים, לבין הצרכים העסקיים".

הובסבאון מסבירה בבלומברג כיצד "כשהשתתפתי בפורום הכלכלי העולמי בדאבוס, אולם הכנסים היה לעתים קרובות ריק למחצה, אבל הברים והמסיבות היו עמוסים. בכנס עצמו ניתן לצפות מכל מקום כיוון שהוא משודר, אבל אנשים נמצאים לעתים קרובות במקום שבו המידע המעניין מוחלף. ועידות עוסקות בבניית אמון והחלפת מידע, כלומר במינגלינג. לכן, ועידות הן דרך טובה להשתחרר מחיסרון ברור של חיי המשרד המונוטוניים".

הביקוש נובע מהרצון להיפגש

רוני וקסלמן, סמנכ"ל השיווק בפלטפורמת הבינה המלאכותית אופטימוב, מעיד גם הוא כי הצורך במינגלינג עולה. "אנחנו מחזירים את כנס הלקוחות שלנו השנה מתוך ההבנה שאנשים בתעשייה שלנו רוצים להיפגש ולעשות נטוורקינג".

וקסלמן מדגיש שמבחינתו אין לזה קשר למשיכת עובדים שלא לעבוד מהבית, אבל ברור שיש פה התנערות מהרוטינה היומיומית. "הביקוש לכנסים מגיע מהרצון להיפגש, ורואים את זה המון" הוא אומר.

"אני רואה את זה המון, וגם בשנה של תקציבים קשים. זה נכון שזה אתגר אבל יש חשיבות לא מבוטלת לאפשר לעובד ללכת לכנס מקצועי. אפשר לחזור משם עם תובנות שניתן להטמיע - או לרכוש כישרונות וכישורים חדשים. בכנס שלנו למשל, אנחנו מציעים קורס סרטיפיקציה על המוצר, והיום אנחנו באמת חושבים על איך לבנות אותו כך שהוא הרבה יותר יתאים ללקוחות שמגיעים לכנס, כדי להצדיק את ההוצאה לחברה. עשינו סקרים ללקוחות כדי להבין מה רוצים לשמוע. אנחנו לדעתי היום יותר קשובים לצרכים של המבקרים בכנס, ממה שהיינו לפני ארבע שנים".

"אם כבר הטסנו את כולם לכנס, בואו ננצל את זה"

נעמה זלצמן, מלווה חברות בצמיחה וקרנות הון סיכון בארה"ב ובישראל מסבירה כי העלייה במספר המשתתפים בכנסים קשורה לצורך של אנשים ליצור קשרים אנושיים. "גיוס לקוחות חדשים ובניית מערכות יחסים לא מבוצעת בקלות באופן וירטואלי, ולכאן הכנסים נכנסים" טוענת זלצמן. "הם פלטפורמה מעולה גם להתחבר ללקוחות וגם לגבש את הצוות". בנוסף לכך, היא מדגישה כי זו הזדמנות נהדרת לאוורר צוותים, בין אם כאלה שעובדים במשרד, או בבית.

"אם כבר הטסנו את כולם ושילמנו את הוצאות הנסיעה הגבוהות, אז בואו ננצל את ה־Brain power שיש בחדר לטובת גיבוש, חשיבה אסטרטגית, פתרון בעיות, חיזוק המוטיבציה ותכנון קדימה. זה אידיאלי, את מוציאה את כולם מהסביבה הטבעית שלהם, זה כר פורה לפעילות משותפת".

בנוסף לכך, לדברי זלצמן, פירמת דלויט הזכירה כי כנסים ותערוכות ישחקו תפקיד מרכזי ב"נורמלי החדש" של הארגונים, "מה שכן, למרות שרואים עלייה בכמות הנסיעות, 2023-2024 לא יהיו נטולות אתגרים, ולא מעט חברות וארגונים בוחנים את מדיניות הנסיעות שלהן, כמו גולדמן זאקס, וגוגל, שהגבילו את מדיניות הנסיעות שלהן לנסיעות שהן 'קריטיות בלבד לביזנס'".

זלצמן מתארת גורם נוסף: "יש גם את נושא הקיימות - 4 מתוך 10 חברות אירופאיות, ושליש מהחברות בארצות הברית רוצות להפחית את הנסיעות לעובד ביותר מ־20% כדי לעמוד גם ביעדי הקיימות שלהן לשנת 2030".

לטענתה השינוי המדובר: "מחייב חברות לחשוב בצורה יצירתית, ולתכנן בצורה מדויקת כל נסיעה שכזו, כך שתענה על הצרכים האישיים והמקצועיים. כך שזה מן מצב של win-win לכולם".

עוד מוסיפה זלצמן, כי בסופו של דבר, גם תחת תנאי עבודה היברידית, הצוותיות חסרה לאנשים, וזו עוד דרך יעילה במיוחד להתגבש. כשמדובר על נסיעות עבודה לכנס שבהן נוסעת קבוצה, הנסיעה כוללת לא אחת ארוחות ערב חוותיות וסיורים. משום כך, למרות העלייה במחיר ולמרות הצורך בצמצומים, ולמרות שחלק מן החברות בחרו לחתוך דווקא בתקציב הכנסים, יש לכך חשיבות גבוהה. עם זאת, היא מוסיפה, יש הבדלים בין התעשיות והתחומים השונים. "בעולמות הסייבר למשל, זה חיוני במיוחד".

אך לא רק עולמות הסייבר מבינים את ערכם של הכנסים. זלצמן מעידה על בן זוגה, שעובד בתעשיית הבריאות. "בעולמות ה־Health care, הכנסים אף הפכו יותר חזקים ומשמעותיים ממה שהם היו לפני מגפת הקורונה. ההשקעה שלהם בתחום עלתה ב־100%".