היזהרו מ"סקרים אנונימיים"

כתבתי כאן בעבר על האמון הדל שלי בהדרכות בארגונים בצורתן הנוכחית, אך נראה שהבעיה הגדולה ביותר של הדרכות בפרט ושל כלי פיתוח ארגוני בכלל היא חוסר האמון של המשתתפים, העובדים

המשימה: חשיפה

בפעילויות פיתוח ארגוני כהדרכות, מפגשים, שאלונים וסקרים אודות הארגון או ההנהלה, מבקשים היועצים, המנהלים או אנשי משאבי האנוש לקבל תמונה על מצב העובדים ועל בעיות ארגוניות או ניהוליות, ולהסיק ממנה לגבי תהליכי השיפור הנדרשים. זוהי מטרה מבורכת, אך לכל הכלים הללו מכנה משותף שהוא גם העקב אכילס שלהם: העובדה שהעובדים מצופים להיחשף.

במפגשים קבוצתיים המנחה או היועץ הארגוני אמנם מגיע מבחוץ ומוצג כמסייע לעובדים המצוי "בצד שלהם", אך בעיני העובדים תמיד ייתפס קודם כל כנציג של ההנהלה ורק אחר כך כחברם החדש. גם בהיעדרם של המנהלים הישירים נותר חשש בקרב המשתתפים בהנחיה שהדברים שיגידו או האופן שבו יבחרו להתנהג יגיעו להנהלה וישפיעו על תדמיתם.

היועצים הארגוניים מודעים לבעיה ומנסים לרכוש את אמון העובדים, כדי שידברו וינהגו בחפשיות בפעילויות המשותפות או ביתר הכלים. למשל, על ידי עריכת חוזה עם המשתתפים שבמסגרתו מובטחת דיסקרטיות. אולם אז הבעיה לובשת צורה אחרת: הדברים נשמרים בסוד, לא מגיעים להנהלה, ולא ניתנים לשיפור בעת הצורך. כך, לא ממש נותר טעם לפעילות הארגונית מלכתחילה.

פעילויות שמעודדות חשיפה "דיסקרטית"

בנוסף לחוזה הדיסקרטיות, בתחילתם של מפגשים קבוצתיים מנחים משתמשים בכלים שונים ליצירת אחווה, אמון ושיתוף. למשל, תרגיל שבו כל אחד מציג תמונת ילדות ומספר על ילדותו, פעילות שבמסגרתה כל אחד בוחר חפץ או קלף ומתאר את הקשר שלו אליהם, או הפעלות שונות מעולם התיאטרון. ההנחה היא שאווירת הפתיחות תכשיר את הקרקע לשיתוף פעולה ולסיעור מוחות פורה ויעיל.

דרך נפוצה אחרת היא הטלת משימות משותפות כחידות לוגיות, עבודה עם אבני לגו או הכנת מצגי נתונים. ההנחה היא שהתנהגות המשתתפים במשימות מלמדת על התנהלותם בארגון, סגנונות התקשורת שלהם, ואופני ההתמודדות שלהם עם אתגרים בעבודה. אולם הדיסקרטיות במקרה זה חמקמקה: בסיום הפעילות המנחה אמור לנתח את התוצאות. כדי להיטיב לעשות זאת, רבים נוהגים לברר עם המנהלים את נסיבות הממצאים, ובירור זה כשלעצמו שולח להנהלה רמזים עבים אודות מאפייני העובדים שעלו בפעילות.

דרך אחרת לאיסוף מידע מהעובדים בחפשיות היא להנחותם לעבוד לבד, במטרה להרוויח מקסימום אותנטיות, ורק לאחר מכן להפגישם עם הקולגות. למשל, בשאלון העדפות אישיות, שבו, כדי שיפעלו בכנות, ניתן המסר ש"הכל הולך" - אין תשובה נכונה ואיש אינו שופט. לאחר מכן, תוצאות כל מבחן ניתנות לעובדים כתיוגים קטגוריאליים ("מופנם", "חברותי", "יוזם"), ועליהם לשתף בכך את חבריהם. זו דרך לא רעה ליצור שיתוף פעולה, אך גם כאן ישנו חשש שהמידע יגיע להנהלה בצורת מסקנות חותכות.

"אנונימי" זה לא "חסוי"

גם שאלונים או סקרים אישיים הנחשבים לאנונימיים עלולים להכזיב. המילה "אנונימי" לא מצטיירת כהבטחה לכך שהמידע חסוי. "אנונימי" משמעו שהאדם אמנם לא מוסר את פרטיו, אך איש לא מבטיח שלא ינסו לעלות עליהם. לרוב, בשום מקום גם לא כתוב שלא ניתן לעשות שימוש במידע הנמסר.

רק לא מזמן סיפר לי עובד שחש נבגד כשמילא בכנות וללא חשש סקר שביעות רצון שהוצג כאנונימי. כעבור שלושה ימים יצא המרצע מן השק: מנהל משאבי האנוש ביקש ממנו לקבל מידע נוסף על אחת מתשובותיו, שכפי הנראה הדליקה אצלו נורת אזהרה.

טוב, בואו נהיה ריאליים. אילו מנהלים לא יסתקרנו לפשפש מאחורי הקלעים? לעלות על כתב היד של העובד הוותיק שלהם, לגלות מאיזה מחשב נשלח השאלון? מעטים. הכרתי מנהל צוות שעשה זאת: במסגרת אבחון ארגוני, קיבל מההנהלה מידע כללי על מצב עובדיו, שכלל פידבקים אישיים ואנונימיים - שמונה מהם חיוביים, ושניים שליליים. הוא חשף בפניי שהבין מן התוכן מי כתב את הפידבקים השליליים, ושקל להזמין את השניים לשיחות אישיות. מלבד מהעלבון, חשש שהשניים "ידביקו" את היתר.

הצעתי לו להפיק לקח מעשי מתוכן הביקורת, ובמקביל לקיים מפגש כן ופתוח שבו יעלה את התוצאות לעובדיו - בלי לייחס את הביקורת לכותביה, ובלי לחשוף שעלה על שני מבקריו השליליים. בדרך זו גם תיקן את הדרוש, גם הפגין התייחסות לרחשי ליבם של העובדים, וגם עודד את מי מהם שאולי לא היו כנים במשוביהם - להיחשף בעתיד.

ניגוד אינטרסים

זהו ניגוד אינטרסים מובהק: מצד אחד ישנה טובת הארגון, ששואף להכיר את המתרחש מאחורי הקלעים, לפתור בעיות ולהשתפר. מצד שני ישנה טובת העובד, שאמנם ישמח אם עוולות יתוקנו, אך יותר מכך, ישאף לשמור על מקומו בארגון.

אולם מעל לכל, מבחינת העובד יש בכך היגיון הישרדותי. ניסיוני הראה לי שמוטב לעובדים להניח שכל מידע פרטי שישתפו בין גבולות הארגון - ייחשף בדרך זו או אחרת. גם אם מנהלם הגון וחביב, גורמים נוספים נוגעים בדבר. אם כך, האם ניתן לצפות מעובדי הארגון לשתף ברחשי ליבם?

1. האם בארגון שלכם נראה שהדיסקרטיות נשמרת? אם לא, איך זה מתבטא?

1. כיצד ניתן להשתמש במידע דיסקרטי מבלי לפגוע בנוגעים בדבר?

• יעל מהודר היא יועצת ארגונית. תוכן מאמריה מבוסס על הניסיון והידע שרכשה באינספור תהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני היי-טק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה. יודגש כי פרטי הסיפורים האישיים במאמרים טושטשו לצורך שמירת פרטיות מושאיהם.
• פניות ליעל מהודר לקבלת ייעוץ אישי יש לשלוח לדוא"ל: Yaelmehoudar@gmail.com, ואפשר ליצור עמה קשר גם בפייסבוק.