כל הדרכים שבהן מעסיקים יכולים לעקוב אחרי העובדים שלהם

כמה פעמים קמתם היום מהכיסא, ומה היה טון הדיבור שלכם בישיבת העבודה האחרונה? יותר ויותר חברות משתמשות בכלים טכנולוגיים כדי לאסוף נתונים על עובדיהן כדי לאתר "כוכבים שקטים", לזהות רשתות קשרים פנים-ארגוניים ולאבחן בעיות ביחסים בין קולגות • עד כמה עובדים יכולים לסרב למעקב אחריהם, והאם בכלל מדובר בשיטות יעילות להגברת הפרודוקטיביות?

כל הדרכים שבהן הבוס יכול לעקוב אחריכם / צילום: Shutterstock
כל הדרכים שבהן הבוס יכול לעקוב אחריכם / צילום: Shutterstock

נימת הקול שלכם בישיבה. מספר הפעמים שבהן אתם קמים מהכיסא. המהירות שבה אתם משיבים על אימיילים. היכן במשרד אתם מסתובבים. מה מופיע על צג המחשב שלכם. לעבוד בחברה גדולה בארה"ב פירושו לא פעם להפוך למקור נתונים - מהאימייל הראשון ששלחתם מהמיטה בבוקר, דרך נקודת ה-Wi-Fi שהתחברתם אליה בארוחת הצהריים ועד איש הקשר שהוספתם לפני שיצאתם הביתה. המעסיקים מנתחים את האינטראקציות האלה כדי לגלות מי ניחן בכוח השפעה, מי הם הצוותים הפרודוקטיביים במיוחד ומי מועד לעזוב את החברה.

החוק האמריקאי נוטה לתת לחברות יד חופשית למדי בבואן לנטר את העובדים שלהן, והחברות מצדן אינן תמיד מיידעות את העובדים על פרטי המעקב.

כאשר ביקשו מנהלים בכירים בסיטונאית התרופות מק'קסון לברר מדוע תחלופת כוח-האדם בכמה מן הצוותים בחברה ניכרת יותר מאשר בצוותים אחרים, הם נעזרו בסטארט-אפ לניתוחי כוח-אדם כדי לבחון נתונים הנוגעים לשולחים, לנמענים ולתזמון של יותר מ-130 מיליון הודעות דואר אלקטרוני - אך לא לתוכנן - מיותר מ-20 אלף עובדים של החברה בארה"ב, בשאיפה להשכיל באשר ליחסים ביניהם.

חברת האנליטיקה שהופקדה על המשימה, TrustSphere, מצאה שהצוותים שבהם הייתה תחלופת כוח-אדם נמוכה התאפיינו לרוב בתמהיל מגוון של קשרים פנימיים במעלה ובמורד המדרג הניהולי בחברה, כמו גם עם גורמים מחוץ לה, ואילו צוותים שהפגינו תחלופה משמעותית התאפיינו בקשרים חזקים יותר מחוץ לחברה וביחסים חלשים יותר עם עמיתים בדרגתם או תחתיה בתוך החברה. מק'קסון מציינת שבחנה רק קבוצות של עובדים, ולא עובדים ספציפיים, מתוך כבוד לפרטיותם, והחליטה שלא לחשוף את המהלך בפני העובדים עצמם, בשעתו, משום שלא בחנה את תוכן ההודעות.

"היופי הוא שאנחנו מקבלים כאן מידע שמאפשר לנו לגרום לצוותים שלנו לתפקד טוב יותר," אמר ר"ג'. מילנור, סגן נשיא לענייני תכנון כוח-אדם ואנליטיקה במק'קסון.

מק'קסון טרם הכריעה אילו שינויים עליה לבצע לאור הממצאים, אך שקלה לעבור למרחב משרדי פתוח יותר בשאיפה לעודד שיח בין העובדים. היא בוחנת גם דרכים לבדוק אילו צוותים נמצאים בסיכון לאובדן עובדים בהתבסס על דפוסי יחסים.

ולא רק הודעות אימייל עוברות בירורים וניתוחים. יותר ויותר חברות בוחנות הודעות טקסט, תכתובות Slack - ובמקרים מסוימים, גם שיחות טלפון מוקלטות ומתועתקות ממכשירים ניידים.

חברת מיקרוסופט משתמשת בנתונים הנוגעים לתכיפותן של שיחות, הודעות דוא"ל ופגישות בין עובדיה ולקוחותיה, ונסמכת על שירותי Office 365 שלה כדי לאמוד את הפרודוקטיביות של עובדיה, את יעילותו של הניהול ואת האופן שבו מאזנים העובדים בין חייהם הפרטיים לעבודה.

מעקב אחרי הדוא"ל, התכתבויות הצ'אט ויומני הפגישות יכול לשרטט תמונה של האופן שבו מבלים העובדים כ-20 שעות מזמן העבודה שלהם מדי שבוע, בממוצע, אומרת נטלי מק'קולו, מנכ"לית העוסקת באנליטיקה של מקום העבודה במיקרוסופט. החברה מאפשרת רק למנהלים לבחון קבוצות שבהן חמישה עובדים ומעלה.

מוקדם יותר השנה קיבלו חברי צוות המכירות של מיקרוסופט לוחות מחוונים בהתאמה אישית, המאפשרים להם לבחון את האופן שבו הם מנצלים את זמנם, ומפיקים הבחנות שאינן גלויות למנהלים. הפורטל מספק הצעות לגבי האופן שבו ניתן לכונן רשתות אנשי קשר בדגש על גורמים מחוץ לחברה ולהקדיש יותר זמן לפגישות עם לקוחות מאשר לפגישות פנים-ארגוניות.

מיקרוסופט מוכרת תוכנות לאנליטיקה של מקום העבודה גם לחברות אחרות דוגמת מייסיז, שבחנה את הנתונים הנוגעים לאיזון בין חייהם הפרטיים לעבודתם של אנשיה על ידי כך שמדדה כמה זמן משקיעים העובדים בשליחת אימיילים וחיבור למערכת מחוץ לשעות העבודה. ענקית המשכנתאות פרדי מק השתמשה בתוכנה של מיקרוסופט כדי להעריך כמה זמן מקדישים העובדים לפגישות ולנסות לקבוע אם כולן אכן נחוצות.

מרגע ההתעוררות ועד היציאה הביתה
 מרגע ההתעוררות ועד היציאה הביתה

"אנחנו כבר ב'מראה שחורה'"

במשך שנים, חברות חייבו את עובדיהן לחתום על הסכמי טכנולוגיה שהבהירו שכל מידע דיגיטלי שעובר במכשיר טלפון או במחשב שסיפקה החברה יהיה קניינה של החברה. עורכי דין מתחום התעסוקה מבהירים כי מעסיקים בארה"ב מורשים על פי חוק לגשת לכל תכתובת או פריט קניין רוחני שנוצרו במקום העבודה או בהתקנים שמקום העבודה משלם עליהם ומשמשים את העובדים לצורך עבודתם.

כיום, חברות מצטיינות יותר ויותר בניתוח מכלול נתוני העובדים שברשותן. אחד המחוזות החדשים ביותר הוא ניתוח של שיחות טלפון ושל שיחות המתקיימות בחדרי הישיבות. לעתים ניתן להשתמש בניתוח טונאלי כדי לאבחן סוגיות תרבותיות בצוותים, לבדוק מי שולט בשיחה, מי מהוסס ומי מתנגד לניסיונות לקיים דיונים אמוציונליים.

Life Time Inc, המפעילה רשת של מכוני כושר, משתמשת בשירותי עיבוד השפה שמספקת Ambit Analytics בת השנתיים כדי להעריך את יכולתם של מנהלי המכונים לפתור בעיות בקבוצות קטנות. תרגולי הכשרה כאלה מציפים מידע הנוגע למידה שבה אנשים נוטים לגבור בקולם על אחרים, ומדרגים את אופן הדיבור ואת עוצמת הקול.

ארבעה עד שמונה משתתפים ומנחה מורידים אפליקציה למכשירי הטלפון שלהם ומפעילים את ההקלטה בלחיצת כפתור. לרוב הם מקבלים בעיה היפותטית שדורשת פתרון. לאחר מכן מייעצת Life Time לעובדיה החדשים לגבי המיומנויות שעליהם לשפר, בין שמדובר בשיפור יכולת ההקשבה ובין שמדובר בהגברת התכיפות של ההשתתפות. "יש אנשים שקל להם יותר לקבל משוב מבוסס נתונים מאשר משוב מאדם אחר, שעלול להצטייר כסובייקטיבי", אומר דייוויד פטרון סוואלב, סגן נשיא לענייני חינוך ב-Life Time. "אנחנו כבר ב'מראה שחורה'", מזכיר סוואלב את הסדרה העתידנית הפופולרית מבית נטפליקס.

השימוש באימיילים לפענוח דפוסי היחסים הפנימיים והיחסים עם הלקוחות סייע ליצרנית התוכנה Ramco Systems לצמצם את זמן ההכשרה של אנשי צוות המכירות החדשים במשרדיה, הפרושים מפרינסטון ועד סינגפור. כאשר נציג או נציגת מכירות עוזבים את החברה, לדוגמה, Ramco יכולה לזהות את 50 קשרי הלקוח החזקים ביותר שלהם ולמהר להעביר את המידע אל מי שהחליף או החליפה אותם. באופן כזה נדרשים כמה שבועות, ולא עד חמישה חודשים, כדי לעדכן את העובדים החדשים בפרטים, אומרים בחברה. 

מזהים את בעלי ההשפעה הנחבאים

מנכ"ל TrustSphere מאניש גואל אומר שבאמצעות ניתוח תעבורת המיילים והצ'אטים, בלי לקרוא את תוכנם, החברה שלו יכולה להצביע על בעלי כוח ההשפעה בחברה, גם השקטים בהם, ועל העובדים שמקיימים יחסים איתנים ומתמשכים עם עמיתיהם בחברה, על ידי זיהוי ההודעות שזוכות למענה מהיר. החברה יכולה לסייע כך באיתור "כוכבים" פחות מובנים מאליהם. לדבריו, ניתן לקבל רמזים שימושיים מהנתונים בדרכים אתיות ושקופות, ולצד זאת לכבד גם את פרטיותם של העובדים.

יש מנהלים וחוקרים המתריעים על כך שהשימוש בבינה מלאכותית ובעיבוד שפה טבעית במקום העבודה עודו בחיתוליו וכי הנתונים העומדים לרשותם של המעסיקים מציירים תמונה חלקית בלבד של יומם של העובדים ושל מערכות היחסים ביניהם. קל לזהות שמחה וכעס, אך קשה יותר לזהות ניואנסים דקים. 

הדרישה לניתוח נתונים במקומות עבודה הצמיחה עשרות חברות סטארט-אפ, ובהן Bunch.ai המנתחת נימות דיבור בערוצי Slack כדי לאמוד את הכימיה והמורל בקרב צוותים. יותר מ-2,000 עובדים בתחומים שונים - ובכלל זה בריאות, אנרגיה, משפטים, רכב וממשל - משתמשים בטכנולוגיית הניטור של חברת Teramind. רבות מהן עסוקות במניעת זליגה של מסמכים וקניין רוחני אל המתחרים.

Teramind משתמשת במערך תוכנות המסוגל לבחון צגים, לתעד הקלדות ולהקליט וידיאו של פעילויות העובדים בזמן אמיתי, ולנתח את האופן שבו העובדים מנצלים את זמנם. יש מעסיקים המבקשים להפעיל מערכות התראה ברגע שעובד או עובדת יפתחו או ינסו להדפיס מסמכים מסוימים. החברה יכולה גם לסווג את שעותיהם של העובדים כפרודוקטיביות או בלתי פרודוקטיביות בהתבסס על פעילויות כמו שיטוט בפייסבוק.

הטכנולוגיה מראה לחברות כיצד מתבצעת העבודה הלכה למעשה, אומרים בחברה, ורוב המעסיקים מציינים בפני העובדים שייתכן שפעולותיהם מנוטרות. 

תגים שמזהים את רמת הסטרס

חברות אחרות בודקות באיזו מידה מוכנים העובדים לוותר על פרטיותם. בן ואבר מ-MIT, מייסד-שותף של חברת הסטרטאפ Humanyze מבוסטון, עמד בראש קבוצה של חוקרים מ-MIT שבדקו תגים המצוידים במיקרופונים שישמשו כדי להקליט את נימת קולם של עובדים ולזהות שינויים בדרגת העקה (סטרס) שלהם. הטכנולוגיה נבחנה בבנק מרשימת פורצ'ן 500 בארה"ב ובכמה חברות ביפן, שהתאבדות על רקע עקה הקשורה בעבודה היא בעיה ידועה בה. התגים נמצאו אפקטיביים, אף שפרישה רחבת היקף שלהם אינה עניין פשוט, אומר ואבר.

"המעסיק שלך שולט בפרנסה שלך, ואם הוא אומר 'תן לי את הנתונים' קשה מאוד לסרב", אומר ואבר.

העובדים שלקחו חלק בפרויקט המחקר הצטרפו לניסוי מרצונם וידעו שהם מנוטרים.

Humanyze מתמקדת כעת בתגי בלוטות' שניתן להשתמש בהם כדי לנטר את תנועותיהם של עובדים ברחבי המשרד. היא מצליבה בין הנתונים הללו לבין מידע על תדירות הודעות הדוא"ל של העובדים כדי לסייע לחברות לאמוד את שיתוף-הפעולה בין עובדיהן ואת הפרודוקטיביות שלהם. ואבר אומר כי ארה"ב זקוקה לתקנות ברורות יותר בכל הנוגע לניטור עובדים ולאיסוף נתונים.

לסלו בוק, שסייע לטבוע את המושג "אנליטיקת אנוש" בזמן שעבד בגוגל מבית אלפבית, מתריע כי המעסיקים עלולים להשרות על עובדים חוסר נוחות כאשר הם מנטרים כל תנועה וכל הודעה שלהם. כיום הוא משמש מנכ"ל של חברת תסקירי העובדים Humu. "לא צריך לחבר כל עובד ל-MRI כדי לגלות איך לגרום לו לעבוד יותר טוב", הוא אומר.

יומן קורונה:
ניוזלטר יומי על כל מה שצריך לדעת
הרשמה
הרישום נכשל
✓ הרישום בוצע בהצלחה!
צרו איתנו קשר *5988