גם הפרזנטורים המוכשרים ביותר "נתקעים" לפעמים

גם הפרזנטורים המוכשרים ביותר "נתקעים" לעתים. ערב כנס TEDxTelAviv הראשון בישראל, מאמני הדוברים בכנס ומומחים נוספים מסמנים שמונה מכשולים נפוצים בפרזנטציה, ונותנים טיפים איך להיחלץ מהם בזריזות.

1. קהל עוין

הבעיה: מתווכחים כרוניים

"נתקלנו בסמנכ"ל כספים של חברה בינלאומית שמצא עצמו לפני קיר אטום בכל פעם שערך פרזנטציה של רעיונות בפני הצוות הבכיר בחברה. לעתים הקהל הביט בו ללא מילים ולא הגיב כשהוא פתח את הדיון לשאלות.

"במקרים אחרים הקהל פרש טיעוני נגד לכל הדברים שנשא. התגובה האוטומטית שלו הייתה להציג עוד ועוד נקודות שתומכות ברעיון המקורי שלו. כך הוא מצא עצמו נגרר לוויכוחים עם יחידים בקהל, שלא הובילו לשום מקום.

"מלכודת של ויכוח, הוכחה וניצחון נובעת מהאשליה של המרצה ש'אם אני אוכיח את דברי ואקבל הסכמה מהקהל, סימן ששמרתי על שליטה במצב'. בפועל, הדבר האחרון שעובד הוא להיכנס למקום של וכחנות עם קהל".

הפתרון: לזרום איתם

"ישנו עיקרון בתיאטרון, בעיקר באימפרוביזציה, שנקרא 'כן, ו...'. התפקיד של הדובר הוא לא להיות צודק או לשכנע את מי שאינו מסכים, בוודאי שגם לא להוכיח למי שמתנגד לו שהוא טועה. על הדובר ליצור אווירה שמזמינה דיאלוג ומעורבות, תוך שמירה על השליטה במצב והימנעות מהיגררות לווכחנות.

"אם מישהו מביע התנגדות או מתווכח, הקשיבו לו באמת ובתמים ואז ניתן גם לתת חיזוק חיובי כמו 'זו נקודה מעניינת' או 'תודה על ההערה'. אפשר גם לחדד את מה שהמתנגד אמר, ולהשמיע לו שוב את קולו 'אז אורי, אתה אומר שלמעשה אין סיכוי שהשינוי יצליח, נכון?'.

"מכאן כבר יש למרצה הרבה אפשרויות - להיות סקרן לגבי נקודת הראות של המתנגד בקהל ולשאול כמה שאלות (מה שיכול לעתים גם להוריד את האגרסיה של הצד השני); לומר 'אשמח שנדבר על זה אחרי הפגישה' ולהתכוון לזה; לפתוח את המחלוקת לדיון בקהל, 'זו נקודה מעניינת, אני סקרן לדעת מה אחרים חושבים. מה הניסיון שלכם בנדון?'.

"העיקרון שמאחורי כל זה הוא להיות פתוח, לשמוע ולהקשיב. לומר, 'שמעתי אותך ואני מכבד את דבריך' (לאו דווקא במילים, אלא בפתיחות, בהקשבה), ולהציע פרספקטיבה אחרת מבלי להפוך את הקהל ל'טועה', ל'טיפש' או ל'לא חשוב'. קוראים לעי קרון הזה 'יצירת הזמנה'".

2. כשל טכנולוגי

הבעיה: הרצאה שבנויה על מצגת

"יש מרצים שבונים מצגת ועל בסיסה מחליטים מה לומר בכל הצגת שקף. מאוחר יותר, כשהם מגיעים לאולם ההרצאות, הם מגלים שהמצגת לא עובדת מטעמים טכניים: הדיסק און קי לא מתאים למערכת ההפעלה, המחשב הנייד לא נדלק או שהרמקולים מזמזמים בגלל איזושהי תקלה".

הפתרון: הזמנת הקהל להפעלת הדמיון

"מומלץ לעבוד הפוך. להסתכל על כל פרזנטציה, על כל פגישת צוות, על כל הרצאה, ובעצם על כל תקשורת מילולית מול קהל, כפי שמחזאי בונה מחזה. צריכה להיות התחלה חזקה שתזמין את הקהל, אמצע שבונה מתח, וסוף ברור ובעל מסר חזק שמחדד את האימפקט ('מה בעצם השתנה אחרי ששמענו את הפרזנטציה?') פאוור-פוינט?

"תפקידו להוסיף, כמו תפאורה ואביזרים בתיאטרון, הם אלמנטים ויזואליים שאינם באים במקום הסיפור. כשאנו רואים את הפאוור-פוינט ככלי עזר ואת הדובר כמרכז, ולא ההיפך, קל להתגבר על כשלי הטכנולוגיה. אגב, במקרה של כשל טכנולוגי כדאי להיעזר בכלי הנפלא שיש לכולנו: דמיון. הדובר תמיד יכול לתאר את השקף שלא עבד, 'דמיינו שמאחוריי יש תמונה של ים ושקיעה'. כך, כל אחד שיושב בקהל מוזמן לבנות לעצמו את השקף האישי שלו".

3. בלאק-אאוט

הבעיה: התרגשות

"לקראת פרזנטציה חשובה במיוחד יש כאלה שקופאים. הם שוכחים את הדברים הבאים שחשבו לומר, מוחם מתערפל והם נתקעים. אפשר לראות על-פי המבט הקפוא של הפנים, שהמרצה נמצא בבלאק-אאוט, שהוא מתרגש, שלחץ הדם שלו עולה".

הפתרון: להישען על העוגן

"במקרים כאלה אנו מציעים למרצה לנסות להיזכר במסר המרכזי של הפרזנטציה שלו. זהו תמיד אוד מצוין להיאחז בו. גם אם הוא שוכח את המילים המדויקות או את הנקודה הבאה שתכנן לומר, עוגן זה משמש כעמוד שדרה של כל פרזנטציה ומאפשר לנואם לאלתר ולקפוץ אל כל חלק אחר בה.

"אנו גם מזכירים למרצה, שהקהל אינו יודע מה הטקסט שלו או מה הוא הכין. הדרך היחידה שהקהל ידע שטעית היא אם תראה לו שטעית (בתיאטרון נהוג לומר, 'הקהל לא ידע שטעית אלא אם תאמר לו'). כלי נהדר נוסף הוא הפאוזה. הקהל לא ידע שהפאוזה בעצם נובעת מפאניקה, שאתה חושב, 'אוי לא, שכחתי מה רציתי לומר'. הקהל יחשוב דווקא שזה מעיד על ביטחון עצמי - לעמוד מולו, להתבונן ולחשוב".

4. התקצרות ההרצאה

הבעיה: שיבוש בלו"ז

"לעתים לוחות הזמנים בכנסים משתבשים. מרצה שמגיע עם חומר לשעת הרצאה מוצא עצמו נדרש להעביר את התכנים שלו ברבע שעה. אגב, זה מקרה קלאסי שפגשנו בהכשרת הדוברים לכנס TEDxTelAviv. מרבית הדוברים הם אנשים בעלי ידע וניסיון של עשרות שנים, ובעלי רעיונות חדשניים ומעוררים השראה. הם רגילים לתת הרצאות מקצועיות ארוכות ומלאות בפרטים, בעיקר מול קהל מקצועי. ב-TED האורך המקסימלי של הרצאה הוא 18 דקות, והקהל הוא קהל כללי. הפיתוי במצבים כאלה הוא לרצות לכווץ שעתיים לתוך 18 דקות".

הפתרון: להתמקד במסר המרכזי

"העיקרון המנחה כשיש עומס תכנים וזמן קצר הוא 'תפסת מרובה לא תפסת'. במקום לדבר באופן שטחי על נושאים רבים, ההמלצה שלנו היא למצוא ציר המרכזי, רעיון אחד שאותו רוצים להעביר, ולהעמיק בו. הרצאה קצרה צריכה ליצור סקרנות, לפתוח אצל הקהל משהו חדש. כשמעמיקים בנושא אחד, הדובר לא רק מעביר מידע אלא חושף משהו אישי, זווית הסתכלות ייחודית, וגם מה באמת חשוב לדובר - מי הוא כאדם וכאיש מקצוע".

מייקל וויטס ואביגיל טננבאום, נציגי TAI העולמית בישראל, שגם עבדו עם מרצי TEDxTelAviv

 מייקל וייטס / צלם תמר מצפי

 אביגיל טננבאום / צלם תמר מצפי

5. דריכה על יבלת

הבעיה: פרשנות שגויה

"אתה עומד מול קהל וזורק משפט שמבחינתך הוא נטרלי לגמרי, אבל אצל אנשים מסוימים בקהל הוא לוחץ על 'הכפתור האדום'. הרבה פעמים אנטגוניזם זה מדביק את שאר היושבים בחדר, ממש כמו המעגלים המתרחבים בעקבות אבן שנזקרת למים. אתה מתחיל להרגיש אי-שקט בחדר, איתותים של אי-נחת. הקהל זז, מאבד קשר עין, מסתכל לצדדים. אם מישהו מעיר לך על האמירה, מצבך טוב יחסית.

"הבעיה גדולה יותר כשההתנגדות סמויה מהעין. למשל, בהרצאה שנתתי בנושא תקשורת משותפת השוויתי בין בעלי חיים לבני אדם. משפט שאמרתי, 'החלק החייתי שבאדם', עורר אצל קבוצות מסוימות (אנשים שחושבים שמותר האדם מן הבהמה) התנגדות. זה יכול לקרות גם עם תכנים פוליטיים. למשל, יצא לי פעם לומר ש'בגין היה פרפורמר מעולה'. עצם זה שלא התייחסתי למשנתו הפוליטית, גרם לאנשים מסוימים לראות באמירה הזו עלבון לאיש (לחלופין, לאנשים שלא מסכימים עם משנתו מגלים התמרמרות על ששיבחת אותו). מבחינת המרצה זו עלולה להיות נקודה עיוורת".

הפתרון: להציף את ההתנגדות

"מקצוענות של מרצה מתבטאת בכמה מהר הוא מזהה את הרחש-בחש בקהל, וכאן צריך להפנים שהוא לא יכול להמשיך הלאה בלי לנקות את ה'הד'. עושים זאת על-ידי אלמנט ההפתעה כשמציעים לקהל, 'בואו נחזור לנקודה המרכזית שעליה דיברנו', ואז לזרוק משפט פרובוקטיבי שיציף את התנגדויות. במקרה של 'החלק החייתי באדם', למשל, אפשר להחזיר את הנושא בכלים של אימפרוביזציה: 'נניח שאתם לא מאמינים שיש קשר בין אדם לבעל חיים', ומשם להמשיך. אמירה כזו מציפה את אי-ההסכמה, נותנת לה לגיטימציה וממסמסת אותה. אתה ממחיש שמותר לחשוב אחרת, שאתה מכבד גם דעות אחרות".

6. קהל לא מעוניין

הבעיה: התוכן לא מתאים לקהל

"קורה שבכנסים הקהל מקבל תכנים שלא בחר. המרצה מגיע ומגלה שהאנשים לא איתו, שהם מגיעים לשם ללא פתיחות לנושא ועם רצון לברוח. עם אנרגיות שליליות כאלו התגובה הראשונית של הקהל היא, 'אני לא רוצה להיות פה'. גם המרצה כמו הקהל רק רוצה שזה ייגמר".

הפתרון: לתת לזה לגיטימציה

"לסובב את ההרצאה סביב המקום הזה של 'הקהל לא איתנו'. למשל, מנהל שנמצא באמצע של הסבר פיתוח טכנולוגי וחש שלא מקשיבים לו, יכול להרשות לעצמו לצאת מהליין ולומר משהו כמו: 'דיברתי על הפיתוח הזה בחודש שעבר מול משקיעים והרגשתי שהם לא מקשיבים לי, בדיוק כמוכם'.

"אמירה מחויכת כזו מציפה את הבעיה ומחברת את הקהל אליך. כשאתה מדבר על מה שמציק להם, אתה נוגע להם ברגש ומשדר אמפתיה. אתה בעצם אומר: 'אני נותן לרגש שלך לגיטימציה'. זו בדיוק הווירטואוזיות שנדרשת ממרצה מיומן: לשקף את הדברים לא ממקום ביקורתי של 'אתם לא בסדר שאתם לא מקשיבים לי', אלא להפוך את זה להדגמה של חלק מההרצאה, בקלילות".

בתיה בנדל, מייסדת ומנהלת STAGE-הבמה, מיזם העוסק בהכשרת פרפורמרים

 בתיה בנדל / צלם תמר מצפי

7. קהל יבשושי

הבעיה: הקהל לא מגיב

"לעתים נתקלים בקהל יבשושי שלא ניתן לנחש את מחשבותיו. אתה מגיע, מתחיל לדבר והקהל לא מגיב. הוא לא צוחק איפה שצריך, לא המום, לא שואל שאלות, אתה זורק נתון מדהים - הוא לא מזדעזע. ארשת הפנים שלו נותרת זהה לכל אורך ההרצאה. יכול להיות שהם נהנים מההרצאה שלך, אבל הם לא מראים זאת.

"המרצה מצדו מתחיל לאבד ביטחון, ולא יודע איך לנווט את המשך ההרצאה. מצבים כאלה יכולים לקרות, למשל, בסקטורים של מנהלים בכירים מאוד, שרגילים להיות רציניים, מאופקים וחמורי סבר. אבל אתה כמרצה מפרש את זה כאילו הם משועממים".

הפתרון: להניח את הקלפים על השולחן

"כדאי להניח את הקלפים על השולחן ולנסות לשתף, למשל, לשאול: 'חבר'ה, הכול בסדר? חם כאן מדי? אתם מחכים לארוחת צהריים?', לעשות תיאום ציפיות בהומור ועם מסר מילולי נכון. חשוב מאוד לזכור ש'קהל יבשושי' הוא גם קהל מנומס, לא עוין.

"לפיכך, ההמלצה למרצה תהיה להמשיך עם כל 100% האנרגיה, אחרת מתחיל 'מעגל רשע' ואתה הורס לעצמך. בנוסף, אתה צריך להזכיר ולפמפם לעצמך שהיבשושיות הזו לא אומרת שפישלת. יש קהלים כאלה, שגם אם תצית את האולם בלהבות, הם יצאו החוצה בנימוס ובשקט".

8. הקהל לא משת"פ

הבעיה: אף אחד לא קם

"אתה מזמין מתנדב כדי להדגים משהו מהותי בהרצאה שלך בצורה חווייתית, אך אף אחד לא קם. לפעמים זה עניין של אווירה, ביישנות או אפקט העדר ('אף אחד לא מתנדב, למה שאעשה מעצמי טמבל?'). הקהל מרוצה, מחייך אבל לא מתנדב. זה עשוי להיות שכיח בהרצאות בארגונים, כשעובדים נמצאים בסביבה מוכרת, יחד עם קולגות ובוסים, והם לא רוצים להיחשף".

הפתרון: הומור

"אפשר לדרבן את הקהל דרך הומור: 'תראו חבר'ה, בהפעלה הקודמת הגעתי לבית חולים וזה המקסימום שיכול לקרות', או לזרוק את בדיחת המורה: 'לא כולם יחד'. כאן אתה משחרר ושובר קרח. מעבר להומור, ניתן להשתמש בטכניקה של הרגעה ('הפעלה זו אינה דורשת מיומנות מיוחדת, כולם יכולים'). הרבה פעמים בקהל יש אנשים שמתחילים לנדב את החברים שלהם ('שלום רוצה'). זו ההזדמנות שלך כמרצה לומר, 'אתה המנדב הלאומי? בוא ותביא איתך מישהו אחר'. כלומר, אתה פונה אליו ונותן לו תפקיד משתף. לפעמים הדרך הנכונה היא פשוט לוותר ולתאר מה היית עושה אילו הם היו משתתפים, כדי לשכך חששות. נכון שזה הורס את הפואנטה אבל זה פותח לך סיכוי למתנדבים בהפעלה הבאה".

עדי בלדרמן, מחברת דיבייט, ייעוץ והדרכה בתקשורת

איך בונים נאום מנצח - על-פי גיל שרון, מנכ"ל פלאפון

על הנואם מוטלת משימה לא פשוטה: עליו לרתק את קהל השומעים, ליצור בהם סקרנות ועניין. כל זאת, על מנת לשמור על דריכותם וערנותם עד לסוף הנאום. לעתים יפתח באנקדוטה מעוררת סקרנות, לעתים בשאלה או בחידה, אך תמיד הנואם יהיה מודע לחשיבות של יצירת עניין בקרב שומעיו.

מניסיון שצברתי עם השנים, אני ממליץ על מספר עקרונות חשובים שההקפדה עליהם תהפוך את המשימה לפשוטה ומוצלחת יותר.

העיקרון הבסיסי והחשוב ביותר הוא להתכונן היטב מראש. נאום טוב הוא נאום שנעשתה לקראתו הכנה מוקפדת, הכוללת מספר מסרים שנושא הדברים מעניין להעביר, תכנון רצף לוגי ויצירת תזה, וכן תכנון הריתמוס והזרימה של הדברים.

כאשר מדובר בנשיאת דברים מול קהל בן מאות רבות של צופים, מומלץ לכתוב מספר נקודות מראש - או אף נאום כתוב מלא, על מנת להבטיח איכות וזרימה טובה גם ברגעי התרגשות. אך כשמדובר בפורום המאפשר יצירת קשר בלתי-אמצעי עם היושבים בקהל, מומלץ להגיע ללא נאום כתוב מראש ואפילו ללא רשימת נקודות. הוויתור על קריאה מתוך דף מסייע ביצירת שטף דיבור ספונטני וביצירת תחושה של חיבור עם הקהל.

במקרים בהם מדובר בקהל קטן עד בינוני, ה"פטנט" להיערכות מראש פשוטה ויעילה היא להקפיד לפרק את הנאום לחמש יחידות, שכל אחת מהן מעבירה מסר מרכזי. לאחר מכן, בתהליך של ויזואליזציה, יש ליצור המחשה של המסרים בראש, דבר שמסייע בשמירה על קו מחשבה וביצירת ה-Flow. כך, תוך כדי נשיאת דברים אני מעביר בראשי חמישה שקפים דמיוניים, בזה אחר זה, ומדבר עליהם. כך אני גם שומר על האותנטיות של הדיבור החופשי והקולח, מבלי לאבד את המסרים או את הרצף הלוגי.

עיקרון חשוב נוסף הוא לדעת מתי לבחור בנאום ומתי לבחור במצגת. בחירה בנאום תהיה כשהמטרה היא לסחוף את הקהל סביב רעיון או חזון. לעומת זאת, כשהמטרה היא להעביר נתונים על נושא מורכב ולהוביל לקבלת החלטות, מצגת היא הבחירה הנכונה. עם זאת, גם כשהבחירה היא במצגת חשוב להימנע מהצגת נתונים יבשים ולשמור על מסגרת וסיפור.

היצמדות לעקרונות הבסיסיים שציינתי לעיל, לצד מודעות לטון הדיבור, לתנועות הידיים ולמבע הגוף, מבטיחה נאום מוצלח שיזכה לקשב רב.

 גיל שרון, פלאפון / צלם תמר מצפי

פלאפון מעניקה חסות לכנס TEDxTelAviv, הראשון שנערך בישראל