הפרעת קשב משרדית? לא בארגון שלנו!

כשזורקים בפני מנהלים את המונח "שיפור תפוקות עובדים", עיניהם נדלקות, אוזניהם נפערות והלסת נשמטת. הם כמהים לדעת כיצד הם עורכים אופטימיזציה למשאב שעולה להם הכי הרבה כסף.

אבל אם תגידו להם שתפוקות העובדים פועלות בקורלציה הפוכה עם הזמזום הקבוע במשרד - מחשבים מהמהמים, רעש מזגנים, צלצולי טלפונים וקולות הפטפטת הבלתי פוסקת של העובדים במסדרונות - הם ייכבו, ימשכו כתף, ירימו גבה ויפטרו את השיחה באמירה ש"השד לא כל כך נורא".

רוצים שינוי? לא

רעש משרדי לדידם של מרבית המנהלים הוא ברירת מחדל, שלא צריך בכלל להתעכב עליו ולהעניק לו תשומת לב ניהולית. אחרי הכול, טוענת סמנכ"לית משאבי אנוש של חברת היי-טק גדולה: "אנחנו לא מדברים על רעש של דחפורים ומטוסים, אלא על אותה המיה משרדית קבועה, שלא עוברת את רמת הדציבלים המותרת בחוק.

"האם מגיעות תלונות מעובדים? כל הזמן ('אני לא יכול לשמוע את עצמי חושב'), אבל כשבדקנו כיצד מטפלים ברעש ואיזה ציוד נדרש להחליף, התברר שהעלויות גבוהות מאוד- עשרות אלפי דולרים. אמרנו לעצמנו שרעש ברמות כאלו הוא חלק אינטגרלי של העבודה ולהנהלה אין הרבה מה לעשות בנידון".

לכאורה, היא צודקת. לא מדובר במפגע שנובע ממבנה מסרטן או מאוויר נגוע בכימיקלים, אלא במפגע שקוף, לא משיש, לא מדיד ניהולית (שהרי קשה לבודד את האימפקט של מרכיב בודד זה על תפוקות), ובעיקר בדבר שעובדים ישראלים, שממילא נוטים להיות רעשניים, חיים איתו בשלום יחסית. יחד עם זאת, הנה נתונים שכדאי לתת עליהם את הדעת:

מחקר שנערך באוניברסיטת קורנל, גילה שעובדים ב"אופן-ספייס", אשר חשופים באופן רציף לרעש המשרדי הרגיל, מאופיינים ברמות אדרנלין גבוהות יותר וטווח ריכוז קצר יותר וגם סובלים מעיכול עצבני יחסית לעובדים בחדרים סגורים ושקטים. מחקרים אחרים מראים קשר בין רעש מתמשך קבוע ועלייה בלחץ הדם. רעש קבוע מתמשך, גם אם בעוצמות נמוכות, מייצר גם סטרס.

רעש - זיהום

החדשות הטובות הן שהניצנים למודעות בנושא מתחילים לנבוט גם בארץ. שלומית לוי, סמנכ"לית משאבי אנוש קודאק ישראל, מסבירה שיש אפילו ארגונים שכמדיניות מחייבים את העובדים להשאיר את הניידים שלהם על רטט ואוסרים עליהם לדבר בסלולרי בין כתלי הארגון.

 שלומית לוי / צלם: עינת לברון

לדבריה, "זה בעיקר נובע ממקום של תרבות ארגונית וכבוד למרחב הקולי של הזולת, אבל גם מחשיבה ניהולית מושכלת, כיוון שזיהום רעש, כמו גם רשרוש קבוע ורציף בווליום מתון, נחשב לפי דוקטרינת הניהול הרזה (Lean Management) ל'בזבוז', ממש כמו כתם שמן על הרצפה שהארגון צריך להתעסק איתו במקום להשקיע בעשייה המקצועית".

* עד כדי כך?

לוי: "בהחלט. מהסיבה הזו פצחנו לפני מספר שנים בקמפיין לעובדים בנושא. ראשית, הגדרנו את הרעש המשרדי כזיהום, השקענו בבידוד, בחיפוש פתרונות להפחתת רעשים ובמיכון שקט, אבל גם הכנסנו לשיח של העובדים ולתרבות בארגון את השקט כערך ארגוני. למשל, הנהגנו מדיניות של הפחתת עוצמת הצלצול בטלפון הנייח, הנחלת קודי התנהגות ש'לא צועקים לעמית שלך מעבר לפינה' ומנמיכים טונים כאשר עוברים ומשוחחים במסדרון".

* כיצד העובדים הגיבו?

"בהתחלה הם לא הבינו מה רוצים מהם. לוקח זמן להתרגל לקודי התנהגות חדשים ולתובנה שרעש הוא זיהום ממש כמו לכלוך. לוקח זמן עד שזה מחלחל ובוודאי שיש גם פער בין-תרבותי.

"כשעבדתי כמנהלת משאבי אנוש בחברת היי-טק בארה"ב, שהפעילה עובדים ישראלים ומקומיים, קיבלתי תלונות מהעובדים אמריקנים על העובדים הישראלים שהם רעשנים, שהם משוחחים דרך הספיקר בטלפון ושזה מפריע להם לעבוד. כך שבעיניי התרבות הזו של שקט סביבתי במשרד, היא מגמה שרק תתחזק בארץ.

"לפני מספר שנים לעשן סיגריה ליד העמית שלך, היה דבר שבשגרה והיום זה הפך לדבר שלא יעלה על הדעת, לא רק מפני מוראה של מלכות, אלא כנורמה ארגונית/חברתית לא מקובלת. אותו דבר יקרה גם בהקשר של רעש משרדי".

* מנהלים שמציגים להם את סוגיית הרעש כזיהום, מתכווצים ואומרים שהטיפול בנושא יקר וכמעט בלתי אפשרי.

"נכון אמנם שזה דורש השקעה בהתאמות ציוד ומבנה, אבל הם שוכחים את הרכיב של שינוי התנהגות ארגונית, שלא עולה להם אגורה. כמה כסף עולה לארגון להקפיד לקיים ישיבות בחדר ישיבות בלבד ולא במסדרון? כמה עולה להנהיג מדיניות של העברת סלולרים לרטט? כמה כבר עולה להעביר הנחיה להפחית את עוצמת צלצול הטלפון הנייח, כדי לא להפריע לעמיתיך בתאים הסמוכים? במילים אחרות, זה רק עניין של מודעות".

כך תצמצמו את הזמזום במחשב

בעבודה מול מחשב שולחני רגיל, נחשפים לשאון מטרטר קבוע משורה של מאווררים רעשניים, ששתולים בחלקים פנימיים, כמו מאוורר המארז, מאוורר המעבד, המאוורר של כרטיס המסך וכמובן מאוורר ההספק. עוצמת הרעש מכל אחד מהם זניחה, אבל הרעש המצטבר שלהם יכול להפריע, להסיח את הדעת ולהטריד.

גלן גארט, יזם בריטי שזיהה את המפגע האוניברסלי הזה כהזדמנות, וכנישה עסקית לא רוויה, הקים חברה בשם Quiet PC, שמספקת קשת רחבה של פתרונות לצמצום הרעשים הללו במשרד במגוון רחב של מחשבים ושרתים, עד כדי ביטולם המוחלט.

למנהלים שנרתעים מהשינוי משיקולי תקציב, הוא מציע ללכת לפי חוק פארטו: לזהות את ה-20% שמייצרים 80% מהרעש. "לפי תובנה זו, שני הרכיבים הבולטים שמייצרים במחשב השולחני את מרבית הרעש, הם המאוורר של הספק והמאוורר של המעבד" אומר גארט. המלחמה ברעש תתחיל בהם.